Lähdejärjestelmän vaihtaminen

Tällä sivulla ohjeistamme varhaiskasvatustoimijoita ja järjestelmätoimittajia tilanteessa, jossa nykyisestä lähdejärjestelmä siirrytään uuteen lähdejärjestelmään.

Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee huomioida lähdejärjestelmän muuttuessa?

1) Ilmoita muutoksesta Opetushallitukselle

• Lähetä sähköposti osoitteeseen varda@opintopolku.fi
• Kerro:
  • suunniteltu aikataulu
  • koskeeko muutos henkilöstö- vai varhaiskasvatustietoja
  • mihin järjestelmään ollaan siirtymässä

2) Varmista yhteistyö uuden järjestelmätoimittajan kanssa

Käykää yhdessä läpi:

• järjestelmävaihdon ohjeet (varhaiskasvatustiedot / henkilöstötiedot)
• teknisen integraation vaatimukset: Ohjeet järjestelmätoimittajille
• miten järjestelmävaihto toteutetaan (vaihtoehto 1 tai 2)

3) Varmista tiedonsiirron toteutustapa: Vaihtoehto 1 tai 2

• vaihtoehto 1 (suositeltava): Vardaan integroitavaan järjestelmään tallennetaan vanhasta järjestelmästä Vardaan tallennetut tiedot sekä tietojen yksilölliset tunnisteet eli linkitysavaimet.

  • Kysy järjestelmätoimittajalta onko järjestelmään toteutettu Vardan tietojen hakutoiminnot ja linkitysavainten käsittely 

  • jos ei, tulee järjestelmävaihto tehdä vaihtoehdon 2 mukaisesti
• vaihtoehto 2: Vanhan järjestelmän kautta päätetään voimassa olevat varhaiskasvatustiedot ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet varhaiskasvatustiedot

  • Tätä käytetään, jos linkitysavaimia ei voida siirtää.

  • Jos et voi päättää tietoja vanhassa lähdejärjestelmässä → ota yhteys Vardan asiakaspalveluun ja päätä tiedot manuaalisesti Vardassa.

 4) Testatkaa integraatio Vardan QA-ympäristössä

• Järjestelmätoimittaja tekee tekniset testit.
• Varmistakaa, että kaikki tietosisällöt siirtyvät oikein.

5) Palvelukäyttäjätunnuksen salasanan vaihtaminen

• Kun integraatio on testattu toimivaksi Vardan testiympäristössä (QA) ja on tarkoitus siirtyä tuotantosiirtoihin, vaihda palvelukäyttäjätunnuksen salasana.
• Tallenna uusi salasana uuteen lähdejärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaan.
  • Kunnissa salasanan vaihtaa vastuukäyttäjä tai Varda-pääkäyttäjä
  • Yksityiset palveluntuottajat ottavat yhteyttä Vardan asiakaspalveluun

6) Tarkista, että kaikki toimii tuotannossa

• tietojen siirtyminen
• uudet tiedot muodostuvat oikein
• ei virheilmoituksia järjestelmässä tai Vardassa

7) Mahdolliset katkokset tiedonsiirrossa

• Ilmoita Vardan asiakaspalveluun, jos siirrossa on yli kuukauden katkos.
• Tiedonsiirron katkokset voivat vaikuttaa Vardan tietojen luovutuksiin, kuten Kelalle viikoittain Vardasta siirtyviin tietoihin.

Yleistä tietojen synkronoinnista järjestelmävaihtotilanteessa

Uudella integroituvalla järjestelmällä ei ole tietoa siitä, mitä tietoja Vardaan on jo tallennettu. Tämän voi ratkaista kahdella vaihtoehtoisella tavalla:

1. vaihtoehto (suositeltava): Vardaan integroitavaan järjestelmään tallennetaan vanhasta järjestelmästä Vardaan tallennetut tiedot sekä tietojen yksilölliset tunnisteet eli linkitysavaimet.
2. vaihtoehto: Vanhan järjestelmän kautta päätetään voimassa olevat varhaiskasvatustiedot ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet varhaiskasvatustiedot

Varhaiskasvatustietoja Vardaan siirtävän lähdejärjestelmän vaihtaminen

Vaihtoehto 1 (suositeltava)

Vardaan integroitavaan järjestelmään tallennetaan vanhasta järjestelmästä Vardaan tallennetut tiedot sekä tietojen yksilölliset tunnisteet eli linkitysavaimet.

• Tämä tarkoittaa sitä että, varhaiskasvatuksen järjestäjä pystyy yksilöllisten tunnisteiden avulla ylläpitämään uuden järjestelmän kautta Vardaan aiemmin tallennettuja tietoja.
• Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan hakea Vardasta uuteen integroitavaan järjestelmään Vardan teknisten rajapintojen avulla ja palvelukäyttäjätunnuksella.
  • Edellytyksenä on, että järjestelmän toimittajalla on tekninen toteutus tietojen hakemista varten. 
  • Vardan tietojen hakemiseen liittyvät toiminnallisuudet on eritelty tämän sivun alla Vardan teknisten rajapintojen mukaan kohdassa Vardan tekniset toiminnallisuudet tietojen hakemiseksi lähdejärjestelmään
• Varhaiskasvatustoimijalle näytetään tietojen yksilölliset linkitysavaimet Vardan käyttöliittymässä Katsele tietoja -osiossa.
  
  

Vaihtoehto 1: tarvittavat linkitysavaimet

Vaihtoehto 2

Vanhan järjestelmän kautta päätetään voimassa olevat varhaiskasvatustiedot ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet varhaiskasvatustiedot

• Tämä tarkoittaa, että varhaiskasvatustoimija tallentaa alla listatuille tiedoille päättymispäivämäärät vanhasta järjestelmästä:
  • Varhaiskasvatuspäätökset
  • varhaiskasvatussuhteet
  • maksutiedot

Jos tietojen päättäminen vanhan järjestelmän kautta ei onnistu, tulee varhaiskasvatustoimijan päättää tiedot manuaalisesti Vardassa. Tällöin varhaiskasvatustoimijan tulee olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi.

Uudesta järjestelmästä luodaan varhaiskasvatuksessa jatkaville lapsille uudet varhaiskasvatustiedot päättymispäivää seuraavasta päivästä.

• Uusien päätösten, suhteiden ja maksutietojen luomisessa voidaan toimia kahdella tavalla:*
  1. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon lasten ja toimipaikkojen linkitysavaimet. Tämän jälkeen linkitysavaimilla pystytään luomaan lapsille uudet päätökset, suhteet ja maksutiedot.
  2. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon vain toimipaikkojen linkitysavaimet.
     • Uudesta järjestelmästä luodaan henkilö ja lapsi uudestaan, jolloin luonnissa palautuu lähdejärjestelmään lapsen linkitysavain. 
     • Lapsen ID otetaan talteen lähdejärjestelmään, jolloin linkitysavaimella pystytään luomaan päätös, suhde ja maksutieto uudesta järjestelmästä.

Ennen uusien päätösten ja suhteiden tallentamista Vardaan, pitää varhaiskasvatuksenjärjestäjän tallentaa järjestelmäänsä lasten ja toimipaikkojen linkitysavaimet.

Vaihtoehto 2: linkitysavaimet

Henkilöstötietoja Vardaan siirtävän lähdejärjestelmän vaihtaminen

Vaihtoehto 1 (suositeltava)

Vardaan integroitavaan järjestelmään tallennetaan vanhasta järjestelmästä Vardaan tallennetut tiedot sekä tietojen yksilölliset tunnisteet eli linkitysavaimet

• Tämä tarkoittaa sitä että, varhaiskasvatuksen järjestäjä pystyy yksilöllisten tunnisteiden avulla ylläpitämään uuden järjestelmän kautta Vardaan aiemmin tallennettuja tietoja.
• Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan myös hakea Vardasta uuteen integroitavaan järjestelmään Vardan teknisten rajapintojen avulla ja tietosisältöön oikeuttavalla palvelukäyttäjätunnuksella.
  • Tämä edellyttää, että järjestelmän toimittaja on toteuttanut teknisen ominaisuuden hakea rajapintojen kautta Vardan tietoja.
  • Vardan tietojen hakemiseen liittyvät toiminnallisuudet on eritelty tämän sivun alla Vardan teknisten rajapintojen mukaan kohdassa Vardan tekniset toiminnallisuudet tietojen hakemiseksi lähdejärjestelmään
• Varhaiskasvatustoimijalle näytetään tietojen yksilölliset linkitysavaimet Vardan käyttöliittymässä Katsele tietoja -osiossa.
  
  

Vaihtoehto 1: tarvittavat linkitysavaimet

Vaihtoehto 2

Vanhan järjestelmän kautta päätetään voimassa olevien työntekijöiden henkilöstötiedot ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet henkilöstötiedot

• Tämä tarkoittaa, että varhaiskasvatustoimija päättää poistuvan järjestelmän kautta voimassa olevat työntekijöiden tiedot:
  • Palvelussuhteet
  • Työskentelypaikat

Mikäli työntekijän tiedoissa on pidempi poissaolo, poissaolon päättymispäivämäärää ei muokata, vaan sama poissaolo tallennetaan myös uudelle palvelussuhteelle.

• Esimerkki: Vardassa olevat palvelussuhteet päätetään päivämäärällä 31.3.2022 ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet palvelussuhdetiedot 1.4.2022 alkaen. Jos päätetyn palvelussuhteen tiedoissa on ollut pidempi poissaolo ajalla 1.3.2022-1.6.2022, pidemmän poissaolon päättymispäivämääräksi ei aseteta 31.3.2022. Sen sijaan uudesta järjestelmästä 1.4.2022 siirretylle palvelussuhteelle tallennetaan sama pidempi poissaolo 1.3.2022-1.6.2022. Poissaolon alkamispäivämäärä voi olla ajallisesti ennen palvelussuhteen alkamispäivämäärää.

Jos tietojen päättäminen vanhan järjestelmän kautta ei onnistu, tulee varhaiskasvatustoimijan päättää tiedot manuaalisesti Vardassa. Tällöin varhaiskasvatustoimijan tulee olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi.

Uudesta järjestelmästä luodaan varhaiskasvatuksessa jatkaville työntekijöille uudet palvelussuhteet, työskentelypaikat päättymispäivää seuraavasta päivästä.

• Uusien palvelussuhteiden, työskentelypaikkojen ja maksutietojen luomisessa voidaan toimia kahdella tavalla:
  1. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon työntekijöiden ja toimipaikkojen linkitysavaimet. Tämän jälkeen linkitysavaimilla pystytään luomaan työntekijöille uudet palvelussuhteet ja työskentelypaikat.
  2. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon vain toimipaikkojen linkitysavaimet.
     • Uudesta järjestelmästä luodaan henkilö ja työntekijä uudestaan, jolloin luonnissa palautuu lähdejärjestelmään työntekijän linkitysavain. 
     • Työntekijän ID otetaan talteen lähdejärjestelmään, jolloin linkitysavaimella pystytään luomaan palvelussuhde, työskentelypaikka sekä mahdollinen pidempi poissaolo uudesta järjestelmästä.

Vaihtoehto 2: linkitysavaimet

Vardan tekniset toiminnallisuudet tietojen hakemiseksi lähdejärjestelmään

Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan myös hakea Vardasta palvelukäyttäjätunnuksen ja Vardan teknisten rajapintojen toiminnallisuuksien kautta.

• Tietojen hakeminen edellyttää, että järjestelmän toimittaja on toteuttanut tiedonhakuun tarkoitetut toiminnallisuudet lähdejärjestelmään. 

• Varhaiskasvatuksen järjestäjän kannattaa kysyä näiden toiminnallisuuksien käyttämisestä aina uudelta järjestelmäntoimittajalta.

Varhaiskasvatustiedot

Henkilöstötiedot

Lue lisää

• Palvelukäyttäjätunnuksen luonti ja muokkaaminen