Tälle sivulle on kerätty keskeisiä toimenpiteitä ja vinkkejä varhaiskasvatustoimijoille tiedon laatutyön tueksi.
Varhaiskasvatustoimijoiden ja Opetushallituksen vastuut tiedonlaadun varmistamisessa
Kunnan, kuntayhtymän ja yksityisen palveluntuottajan vastuulla on
- Tallentaa Varda-tietovarantoon varhaiskasvatuslaissa tarkoitetut tiedot tuottamastansa varhaiskasvatuksesta, sekä
- huolehtia tallentamansa tietosisällön oikeellisuudesta, virheettömyydestä sekä ajantasaisuudesta Vardassa.
Vain Varda-pääkäyttäjä näkee kaikki Vardassa olevat tiedot sekä Raportit –kokonaisuuden työkalut - tämän vuoksi Vardan tiedonlaadun varmistaminen on ennen kaikkea Varda-pääkäyttäjien vastuulla!
Opetushallituksen vastuulla on
- tarjota riittävät välineet kunnille, kuntayhtymille ja yksityisten palveluntuottajille tiedonlaadun varmistamisen tueksi
- osaltaan tehdä tiedonlaadun seurantaa muun muassa Vardan vuosiraportin tietojen tarkistusten yhteydessä. Mikäli Opetushallitus seurantansa pohjalta huomaa puutteita tai virheitä tallennetuissa tiedoissa, muistuttaa se varhaiskasvatustoimijoita tietojen tallentamisesta.
Lisäksi Vardassa on käytössä kolme automaattimuistutusta, jotka lähtevät Varda-pääkäyttäjille tai organisaation sähköpostiosoitteeseen, kun edellisestä tietojen päivittämisestä on kulunut liian kauan tai toimijalla ei ole yhtään Varda-pääkäyttäjää.
Miten varmistan tiedon laadun Vardassa?
Tiedon laatutyö on jatkuva prosessi, joten
1) Nimeä vastuuhenkilöt ja huolehdi riittävästä perehdytyksestä
Vardan määräyksen ja ohjeen mukaisesti jokaisen varhaiskasvatustoimijan tulee järjestää Vardaa varten tarvittavat resurssit sekä Vardaan liittyvät prosessit omassa organisaatiossaan. Vardan parissa työskenteleville tulisi omassa organisaatiossa varmistaa myös perehdytys tehtäviin.
- Jokaisessa organisaatiossa (kunta, kuntayhtymä, yksityinen päiväkoti) tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää.
- Tiedonlaadusta vastaavien Varda-pääkäyttäjien tulee varmistaa, että organisaatiossa on selvää kuka tai ketkä huolehtivat tietokokonaisuuksien tiedonsiirroista ja Vardassa olevien tietojen laadusta sekä
- varmistaa yhteistyö organisaation sisällä ja mahdollisesti organisaation ulkopuolisten toimijoiden kanssa (esimerkiksi mahdolliset palvelukeskukset tai tilitoimistot ja järjestelmätoimittajat).
2) Huolehdi tarvittavista käyttöoikeuksista
Kohdan 1 jälkeen varmista, että vastuuhenkilöillä on riittävät käyttöoikeudet tiedon laatutyön toteuttamiseksi. Varhaiskasvatustoimija on vastuussa organisaatiossa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta. Mikäli varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille, palvelukeskukselle tai tilitoimistolle) osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä tai päivittää olemassa olevaa sopimusta.
3) Tutustu huolella Varda-ohjeistuksiin ja tietoluetteloon
Tutustu kaikkiin Varda-ohjeistuksiin ja Vardan tietoluetteloon. Lisäksi OPH järjestää säännöllisesti Varda-klinikoita Varda-työn tueksi.
4) Varmista, että Vardasta löytyy kaikki vaaditut tietosisällöt
Huolehdi, varhaiskasvatustoimijasi on tallentanut kaikki Vardan vaatimat tiedot eli
- toimipaikat
- lasten tiedot
- huoltaja- ja maksutiedot
- työntekijätiedot (mukaan lukien varhaiskasvatustoimijaan palvelussuhteessa olevat sijaiset) sekä mahdolliset kokoaikaiset ja yhtäjaksoiset 60 päivää tai pidemmät samasta syystä johtuvat poissaolot.
- tiedot varhaiskasvatustoimijan vuokratusta kasvatus- opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevästä henkilöstöstä.
- varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot (Vain kunnat ja kuntayhtymät tallentavat varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot Vardaan)
5) Varmista, että tietoja tallennetaan Vardaan ajantasaisesti ja oikein
Vardan ohjeen mukaisesti tieto tulee olla rajapinnalla tallennettaessa varhaiskasvatuksen tietovarannossa yhden (1) vuorokauden kuluessa. Käyttöliittymällä tallennettaessa tietojen tulee olla ajan tasalla Vardassa kuukauden 15. päivään sekä kuukauden viimeiseen päivään mennessä.
Integraatiolla tietoja siirrettäessä selvitä mahdolliset tiedonsiirron ongelmat mahdollisimman pikaisesti järjestelmätoimittajan kanssa, jotta tallennusvelkaa ei pääse syntymään. Integraatiolla tietoja siirrettäessä varmista, että lähdejärjestelmään tehdyt lisäykset ja korjaukset näkyvät myös Vardassa. Hyödynnä tässä Vardan käyttöliittymän työkaluja.
6) Korjaa virheet ajantasaisesti ja hyödynnä tiedon laatutyössä Vardan käyttöliittymän työkaluja
Vardan käyttöliittymään on tehty raportteja tukemaan varhaiskasvatustoimijoiden tiedon laatutyötä. Varda-pääkäyttäjät näkevät Vardan käyttöliittymässä kaikki Vardaan tallennetut tiedot sekä raportit. Jos tietoja tallennetaan Vardaan integraatiolla on hyvä seurata myös oman lähdejärjestelmän virhelogeja. Vardan tiedon laadun työkaluissa on nähtävissä vain Vardaan jo siirtyneet tiedot sekä epäonnistuneisiin tiedonsiirtoihin jääneet tiedot. Jos tieto ei ole siirtynyt ollenkaan Vardaan tai tiedonsiirtoa ei näy Epäonnistuneet tiedonsiirrot -raportilla, Vardasta ei pääse virheeseen käsiksi.
Varhaiskasvatustoimija voi hyödyntää tietojen tarkastamisessa Vardan käyttöliittymän
1. Katsele tietoja -näkymää. Näkymässä on mahdollisuus tarkastella Vardaan tallennettuja tietoja kolmella eri välilehdellä sekä tehdä erilaisia hakurajauksia tiedon laadun varmistamiseksi Vardassa.
2. Raportit-osiota, joista löytyy seuraavat raportit:
- Puutteelliset tiedot -raportti kokoaa varhaiskasvatustoimijan tallentamien tietojen puutteet yhteen paikkaan. Puutteet on listattu toimipaikkoja, lapsia ja työntekijöitä koskeviin puutteisiin. Kun puute on korjattu, häviää kyseinen puutteellisen tiedon ilmoitus raportilta.
- Tiedonsiirrot -raportti koostuu kolmesta kokonaisuudesta: tietojen siirtojen yhteenvedosta sekä onnistuneiden että epäonnistuneiden tiedonsiirtojen koontinäkymästä.
- Excel-raportille voit ladata Vardaan tallennetut voimassa olevat lasten varhaiskasvatus- ja huoltaja- ja maksutiedot, voimassa olevat työntekijä- ja täydennyskoulutustiedot sekä kaikki puutteelliset tiedot. Lisäksi Vuosiraportti-Excelissä Varda-pääkäyttäjä voi tarkastella Vardan vuosiraportille poimittavia tietoja.
7) Ongelmatilanteissa ole yhteydessä joko Vardan asiakaspalveluun tai järjestelmätoimittajaan
Ongelmatilanteet eivät ole syy jättää tietoja tallentamatta tai korjaamatta!
- Ongelmatilanteissa ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.
- Mikäli tietoja siirretään Vardaan integraatiolla, ole tiedonsiirron ongelmista ensisijaisesti yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan, jolla on paras tietämys käytössänne olevasta lähdejärjestelmästä.
Tiedonlaadun vuosikello
Vuosikellon tarkoitus on tukea varhaiskasvatustoimijoita tietojen tallentamisen ja tiedon laatutyön aikatauluttamisessa ja suunnittelussa omassa organisaatiossaan. Vuosikello on suuntaa antava ja aikatauluissa voi tapahtua muutoksia suuntaan ja toiseen. Varhaiskasvatustoimija voi soveltaa vuosikelloa parhaaksi katsomallaan tavalla luodessaan omalle organisaatiolle toimivaa tapaa huolehtia Vardan tietojen tallentamisesta, ylläpitämisestä ja laadusta.
| tammikuu | helmi-maaliskuu | huhtikuu | touko-kesäkuu | heinäkuu | elo-syyskuu | lokakuu | marraskuu | joulukuu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|
|
|
|
|
Mitä jos varhaiskasvatustoimija ei huolehdi Varda-tietojen tallentamisesta, ylläpitämisestä ja laadusta?
Jos varhaiskasvatustoimija ei tallenna tietoja Vardaan varhaiskasvatuslain sekä Opetushallituksen määräyksen ja ohjeistuksen mukaisesti eikä osoita tekevänsä tarvittavia toimenpiteitä asian korjaamiseksi, varhaiskasvatustoimijan toiminta ei ole varhaiskasvatuslain mukaista. Varhaiskasvatuksen valvontaviranomainen voi tässä tilanteessa aloittaa asian käsittelyn valvonta-asiana.