Uppgiftsförteckningens definition

Ett verksamhetsställe inom småbarnspedagogiken är ett daghem, ett familjedaghem eller ett gruppfamiljedaghem, som är beläget på en och samma gatuadress. Det innebär att till exempel ett daghems filialer är egna verksamhetsställen. 

Vad avses med ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik? 

Ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik definieras enligt följande i uppgiftsförteckningen för informationsresursen Varda: ” till exempel ett daghem, ett familjedaghem eller ett gruppfamiljedaghem, som är beläget på en gatuadress. Till exempel är ett daghems filialer egna verksamhetsställen. En kommunal familjedagvårdare bildar ett eget verksamhetsställe i Varda. Om det ordnas småbarnspedagogik i en skola förs skolan in som ett verksamhetsställe i Varda. 

Aktörerna inom småbarnspedagogik ska ange uppgifterna för respektive verksamhetsställe så, att verksamhet som ordnas på en och samma gatuadress utgör ett eget verksamhetsställe. På det här sättet kopplas barnen till verksamhetsstället på adressen i fråga. För verksamhetsstället som är bundet till gatuadressen anges också antalet platser inom småbarnspedagogik som tillåts på verksamhetsstället. Informationsresursen Varda beaktar inte administrativa strukturer som varierar mellan olika aktörer inom småbarnspedagogik.  

Exempel: Om Daghemmet Jordgubben finns beläget på Regeringsgatan 1 och har en filial på adressen Regeringsgatan 3, är daghemmet och dess filial i enlighet med definitionen i Varda två skilda verksamhetsställen. I sådana här fall ska namnen på verksamhetsställena anges i Varda enligt följande för att skilja dem åt: Daghemmet Jordgubben Regeringsgatan 1 och Daghemmet Jordgubben Regeringsgatan 3.  

Om den småbarnspedagogiska verksamheten ordnas hemma hos familjedagvårdaren ska man ange familjedagvårdarens egen adress eller adressen för den privata familjedagvårdarens företag. Om den småbarnspedagogiska verksamheten genomförs hemma hos barnet/i barnets eget hem, ska man som verksamhetsställets adress alltid ange familjedagvårdarens adress eller adressen för den privata familjedagvårdarens företag. I fråga om gruppfamiljedagvård ska man som verksamhetsställets adress ange den adress där småbarnspedagogiken ordnas, men ändå aldrig barnets egen adress. Om familjedagvården är så kallad trefamiljsdagvård ska man bara ange adressen till en familjedagvårdare. Om trefamiljsdagvården inte ordnas på familjedagvårdarens egen adress utan hemma hos flera barn, kan man som verksamhetsställets adress ange arbetsadressen till familjedagvårdens handledare eller någon annan ansvarsperson för familjedagvården.

Om kommunen har administrativa verksamhetsställen och om kommunerna inte genast från och med 1.1.2019 kan ange barnen och personalen för ett visst verksamhetsställe som motsvarar Vardas definition kan kommunen tillfälligt föra in uppgifterna i Varda så att barnen och personalen anges under dessa administrativa verksamhetsställen. Kommunen ska ändå utöver de administrativa verksamhetsställena i Varda också från och med 1.1.2019 föra in verksamhetsställena som motsvarar Vardas definition. Kommunen ska föra in barnen och personalen som hör till dessa verksamhetsställen så fort som möjligt, men senast 1.1.2020. 

Hur för man in ett verksamhetsställe i Varda?

Ett verksamhetsställe förs in antingen i informationssystemet som aktörerna inom småbarnspedagogik använder eller direkt i Vardas användargränssnitt beroende på hur aktören för in uppgifterna i Varda. Verksamhetsställen för småbarnspedagogik får inte läggas till via Organisationstjänsten!

Hur namnges ett verksamhetsställe?

Verksamhetsställets namn ska vara beskrivande. Om verksamhetsstället inte ännu har ett beskrivande namn kan den privata familjedagvårdaren och gruppfamiljedagvårdaren namnge sitt verksamhetsställe genom att använda sitt eget namn i formen FDV Förnamn Efternamn eller GFDH Förnamn Efternamn. Verksamhetsstället får inte sparas med namnet "Familjedagvårdare" eller "Familjedagvårdare Tina". 

Om aktören har två verksamhetsställen med samma namn ska man i Varda namnge verksamhetsställena Verksamhetsställets namn, gatuadress, t.ex. Lisas daghem, Blåbärsvägen och Lisas daghem, Lingonstigen. En aktör kan i Varda kan inte ha två verksamhetsställen med samma namn även om de skulle ha olika besöksadress.  

Vad avses med verksamhetsställets startdatum?

Med verksamhetsställets startdatum avses den dag då man inlett den småbarnspedagogiska verksamheten vid verksamhetsstället. Om det exakta startdatumet inte är känt för in startdatumet enligt följande:

  • Om det exakta datumet inte är känt, spara som startdatum i Varda den första dagen i den månad då verksamheten börjat, tex. 1.8.2000
  • Om den exakta månaden inte är känd, spara som startdatum i Varda den första dagen i januari det år då verksamheten börjat, t.ex. 1.1.1997

Ett verksamhetsställe förs in i Varda först då verksamheten inleds.

Vad ska aktören göra om det sker ändringar i uppgifterna om verksamhetsställen?

Om uppgifterna om verksamhetsstället ändrar, ska ändringarna föras in i informationssystemet som aktörerna inom småbarnspedagogik använder eller direkt i Vardas användargränssnitt beroende på hur aktören för in uppgifterna i Varda.  Uppgifterna om verksamhetsställen får inte administerars via Organisationstjänsten!

Exempel på ändringar i uppgifterna om verksamhetsställe som förs in i Varda:

  • Om verksamhetsställets (daghem, familjedaghem, gruppfamiljedaghem) namn ändrar, ändrar aktören inom småbarnspedagogiken verksamhetsställets namn antingen a.) i det egna informationssystemet för småbarnspedagogik (om uppgifterna förs in med dataöverföring) eller b.) direkt i användargränssnittet (om uppgifterna förs in via användargränssnittet). Om verksamhetsställets namn skiljer sig i informationssystemet och i Varda misslyckas överföringen av uppgifterna
  • Om verksamhetsstället flyttar antingen permanent eller tillfälligt och om dess adress ändras, ska man uppdatera verksamhetsställets adressuppgifter. Man behöver inte skapa ett helt nytt verksamhetsställe på grund av adressändring.
  • Om det t.ex. sker ändringar i antalet platser inom småbarnspedagogik, betoningar eller form för anordnandet, ska uppgifterna uppdateras 

Vad ska aktören göra då verksamheten upphör?

Då verksamhetsställets verksamhet upphör ska man i verksamhetsställets uppgifter ange ett slutdatum. För alla barn som har ett deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet anges också ett slutdatum. Efter slutdatumet är verksamhetsstället inte längre i kraft och barn kan inte föras in under verksamhetsstället, men genom att radera slutdatumet från verksamhetsställets uppgifter kan man ta i bruk verksamhetsstället på nytt. Om en familjedagvårdare blir familjeledig eller på någon annan längre ledighet och man vet att familjedagvårdaren fortsätter sin verksamhet efter ledigheten anges i Varda i uppgifterna om verksamhetsstället 0 platser inom småbarnspedagogik. Därtill kontrollerar man att familjedagvårdaren i fråga inte har barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet. Om den kommunala familjedagvårdaren säger upp sig avslutas verksamheten genom att ange ett slutdatum i verksamhetsställets uppgifter.

 

Vad ska aktören göra om det finns ett verksamhetsställe som inte ska finnas i Varda?

Aktören inom småbarnspedagogik kan inte radera verksamhetsställen som redan förts in ur Varda eller Organisationstjänsten. Om uppgifterna förts in felaktigt ska man meddela om dem till Vardas kundtjönst (varda@opintopolku.fi) som raderar verksamhetsställena ur Varda och Organisationstjänsten. Ett verksamhetsställe kan raderas om det inte kopplats till uppgifter om småbarnspedagogik, avgifter eller personal.

Verksamhetsställena överförs från Varda till Organisationstjänsten 

Uppgifterna om ett verksamhetsställe överförs till Varda antingen från ett befintligt informationssystem för småbarnspedagogik eller via Vardas användargränssnitt. Från Varda överförs uppgifterna till Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst. Organisationstjänsten fungerar som masterdata för organisationernas grunduppgifter för alla Utbildningsstyrelsens tjänster. Uppgifter om verksamhetsställen utnyttjas av bland annat Koski-tjänsten då förskoleuppgifter förs in.

Diverse frågor och svar

Kan flera verksamhetsställen ha samma e-postadress?

Ja, till exempel om föreståndaren ansvarar för flera verksamhetsställen. Om möjligt ska e-postadressen vara verksamhetsställets gemensamma e-postadress, i annat fall ska adressen vara till den instans som ansvarar för verksamhetsstället.


Har innehållsfältet för uppgiften om verksamhetsställets namn i Varda ett maximalt antal tecken?

För närvarande tillåts högst 200 tecken.


Ska man ange datum för antalet platser inom småbarnspedagogiken? Platsantalet ändrar tidvis. 

För uppgiften om antalet platser anges inget start- och slutdatum, utan endast det antal platser verksamhetsstället för stunden har. I uppgiftsförteckningen redogörs närmare för hur olika kriterier inverkar. I Varda registreras alltid det antalet platser inom småbarnspedagogik som gäller då uppgiften förs in.


Om verksamhetsstället inte har någon betoning, hur ska uppgifterna anges då uppgifterna överförs till Varda via en integration?

I anslutning till verksamhetsstället finns väljaren ”ingen betoning” och i anslutning till språk som betonas finns koden ”inget språk som betonas”. Vi rekommenderar att man använder väljaren i de fall uppgifterna överförs till Varda via en integration. I Vardas kodsystem finns kodvärdet 99 = annan. Koden ”annan” används om man har en betoning som inte finns angiven. 


Hur sparar man sådana betoningar i verksamheten som Varda inte känner till?

I Varda finns alternativet Övriga i fråga om verksamhet som betonas eller pedagogiska inriktningar och detta alternativ kan väljas i sådana fall. Man kan vid behov meddela om behov av nya betoningar i Varda till Utbildningsstyrelsen på adressen: varda@opintopolku.fi.


Hur meddelas adressen för ett verksamhetsställe, som befinner sig på en tillfällig adress?

Om verksamhetsstället för småbarnspedagogik ordnas tillfälligt på en annan adress (t.ex. p.g.a. ombyggnad) uppdateras den tillfälliga adressen i verksamhetsställets kontaktuppgifter, d.v.s. besöksadressen och vid behov postadressen uppdateras. Om verksamhetsstället delas upp på flera tillfälliga adresser, t.ex. flera olika daghem, och det inte längre är möjligt att ange en entydig besöksadress, anges den adress dit posten skickas. Detta kan också innebära att verksamhetsställets adress inte alls ändras i Varda om verksamhetsstället delas upp på flera tillfälliga adresser. Adressen uppdateras vid dataöverföring i det egna systemet för småbarnsfostran eller, om man använder Vardas användargränssnitt, direkt i Varda.


Läs mer

Innehållsförteckning