Alla aktörer inom småbarnspedagogik för in uppgifter om sin personal i Varda.

Fast och tidsbunden personal

För in uppgifter i Varda på individnivå för varje anställd inom småbarnspedagogiken som arbetar med följande befattningar, antingen fast eller tidsbundet. Även vikarier som är anställda hos aktören med tidsbunden eller tillsvidareanställning ska lagras i Varda.

  • Daghemsföreståndare (även föreståndare som enbart har administrativa uppgifter)
  • Personer med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter
  • Lärare inom småbarnspedagogik
  • Speciallärare inom småbarnspedagogik
  • Socionomer inom småbarnspedagogik
  • Barnskötare inom småbarnspedagogik
  • Familjedagvårdare (även privata familjedagvårdare och andra företagare inom småbarnspedagogik)
  • Steinerpedagogiska småbarnspedagoger
  • Assistentpersonal som deltar i fostran och vård, antingen för enskilda barn eller barngrupper

Lagra personalen i Varda oavsett om personen har behörighet för uppgiften eller inte.

Lagra personen i Varda också om hen arbetar med förutnämnda uppgifter och är anställd med lönesubvention som beviljas av arbets- och näringsbyrå.

  • personal som enbart arbetar med administrativa uppgifter inom småbarnspedagogiken med untantag av daghemsföreståndare
  • personal som enbart arbetar inom öppen småbarnspedagogisk verksamhet
  • personal som enbart arbetar inom förskoleundervisning
  • personal som enbart arbetar med köks- och rengöringsuppgifter
  • praktikanter och personer som deltar i läroavtalsutbildning  
  • personer som deltar i arbetskraftsutbildning
  • personer som deltar i arbetsprövning
  • personer som fullgör sin civiltjänstgöring


Sammanfattningsvyn för uppgifter om personal
  • Arbetstagare: visar aktörens arbetstagare vid samtliga verksamhetsställen (summan av arbetstagarobjekten)
  • Anställningsförhållanden som är i kraft: För samtliga arbetstagare visas kumulativt och på summanivå arbetstagarens anställningsförhållanden som är i kraft. I antalet ingår alla tidsbundna och stadigvarande anställningsförhållanden som är i kraft.
  • Tidsbundna anställningsförhållanden som är i kraft: visar antalet tidsbundna anställningsförhållanden som är i kraft
  • Examen inom småbarnspedagogik: Visar alla examina inom småbarnspedagogik som kopplats till en eller flera anställningsförhållanden
    • summan av examina innehåller alla examina som kopplats till anställningsförhållanden, både sådana som kopplats till tidsbundna och stadigvarande anställningsförhållanden samt sådana som är i kraft eller som avslutats
    • examina med kodvärdet ”ingen examen inom småbarnspedagogik” ingår inte i antalet.
  • För arbetsuppgifterna behöriga arbetstagare enligt arbetsplats: visar summan av alla huvudsakliga arbetsplatser, där uppgiften om behörighet är ja/true. 
    • uppgiften innefattar alla anställningsförhållanden och arbetsplatser, både sådana som är gällande och som avslutats samt sådana som gäller tillsvidare eller är tidsbundna där arbetsplatsen har uppgiften "behörig".
  • Fortbildningar som avlagts under det gångna året: visar summan av alla fortbildningar som arbetstagarna avlagt under det gångna året.
  • Hyrd personal under det gångna året: visar antalet hyrd personal som man haft under det gångna året. Uppgifterna om arbetade timmar av hyrd personal visar "Uppgiften saknas" om innevarande års hyrd personal inte har lagrats i Varda.
  • Av hyrd personal utförda arbetstimmar under det gångna året: visar antalet av hyrd personal utförda arbetstimmar under det gångna året. Uppgifterna om arbetade timmar av hyrd personal visar "Uppgiften saknas" om innevarande års hyrd personal inte har lagrats i Varda.

Granska uppgifter om en enskild arbetstagare
  • Placering i gränssnittet: Granska uppgifter
  • Användarroll: Varda-huvudanvändare för privata serviceproducenter, Varda-personal-läsare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar, Varda-personal-läsare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-läsare av fortbildningsuppgifter, Varda-personal-registrerare av fortbildningsuppgifter

Avgränsning av sökresultat enligt verksamhetsställe:

  • Du kan se arbetstagarnas uppgifter genom att klicka på knappen "Arbetstagare". Första gången du öppnar fliken Arbetstagare för dig är "Alla verksamhetsställen" valt i fältet Verksamhetsställen. Om du har rättigheter till endast ett verksamhetsställe ser du dock endast arbetstagaruppgifter för detta verksamhetsställe.
  • Du kan lägga till ett nytt verksamhetsställe i visningsmenyn under Verksamhetsställen. Om du har användarrättigheter till en nivå eller flera verksamhetsställen inom småbarnspedagogiken kan du välja att granska flera verksamhetsställen samtidigt. Från krysset bredvid verksamhetsstället kan du avmarkera det valda verksamhetsstället.

Avgränsning av sökresultat enligt personuppgifter:

  • Du kan söka en enskild arbetstagare med förnamn, efternamn, personnummer, arbetstagarens OID, arbetstagarens Varda-ID. Dessutom kan du söka arbetstagare på basis av examen, anställning, arbetsplats, fortbildningens ID. Som standard gäller sökningen gällande anställningar, men man kan ändra villkoren för sökningen.

Avgränsning av sökresultat enligt innehåll:

  • Du kan begränsa sökresultaten till arbetstagare med gällande kontrakt. Kryssa för Endast arbetstagare med gällande kontrakt och välj vilket tidsintervall du vill visa. Avgränsningen ger som sökresultat arbetstagare med gällande anställningsförhållande och arbetsplats, och som inte har en gällande längre frånvaro.
  • Du kan begränsa sökresultaten efter anställning, arbetsplats, frånvaro eller fortbildning. Observera att du bara ser den information som du har åtkomst till.
  • Du kan begränsa sökresultaten efter tid. Välj först enligt vilket innehåll du vill begränsa sökresultaten. Välj sedan I kraft, Startdatum eller Slutdatum och sedan det tidsintervall som du vill visa.
    • Exempel 1: Välj anställningsförhållanden + I kraft + 1.1.2020-31.12.2020. Du får en lista över alla anställda vars anställningsförhållande har varit i kraft under hela tidsperioden i fråga. Genom att öppna en enskild arbetstagares uppgifter ser du alla uppgifter som lagts till arbetstagaren oberoende av sökbegränsningarna.
    • Exempel 2: Välj frånvaro + Startdatum + 1.9.2020-30.9.2020. Du får en lista över alla anställda vars frånvaro har börjat i september 2020. Genom att öppna en enskild arbetstagares uppgifter ser du alla uppgifter som lagts till arbetstagaren oberoende av sökbegränsningarna.
    • Du kan begränsa sökresultaten efter de anställdas befattningsbenämningar, examen eller anställning. Välj examen, befattning eller anställning.

Vy i Varda över sökfilter


 Uppgifter som ska lagras  

  • namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål och kontaktuppgifter
  • verksamhetsställe och i lagen om småbarnspedagogik avsedd arbetsuppgift
  • anställningsförhållande och arbetstid
  • avlagd examen som ger behörighet enligt lagen om småbarnspedagogik
  • deltagande i fortbildning, om fortbildningen har slutförts senast 31.12.2024

Lagring av e-postadress

Det är frivilligt att lagra arbetstagarens arbets-e-postadress i Varda. Lagra adressen om ni genomför självutvärdering kopplad till kvalitetsledning via kvalitetskutvärderingssystemet Valssi.

  • Lagra arbetstagarens personliga arbets-e-postadress i Varda om en sådan används.
  • Det är även möjligt att lagra en personlig e-postadress som arbetstagaren använder i sitt arbete.
  • Lagra inte exempelvis verksamhetsställe- eller gruppspecifika e-postadresser som arbetstagarens uppgifter.

Nationella centret för utbildningsutvärdering NCU genomför lagstadgade nationella externa utvärderingar av småbarnspedagogiken. NCU har separat kontakt med de aktörer som deltar i urvalet för den nationella utvärderingen. Det är obligatoriskt att delta i utvärderingen. Datainsamlingen för bedömningen sker med hjälp av Valssi-systemet och kräver en e-postadress för den anställda som finns lagrad i Varda.

  • Om det inte finns någon arbets-e-postadress (till exempel för familjedagvårdare och korta eller tillfälliga vikarier) kan uppgiften bli tom. Adresser till korttidsvikarier är inte nödvändiga om de inte är anställda vid tidpunkten för den nationella bedömningen. Det väsentliga är att göra det möjligt för fast anställd personal att delta. 
  • En förutsättning för den nationella bedömningen är att de personalsystem som överför data till Varda har en funktion som gör det möjligt att lagra arbetstagarens arbets-e-postadress i Varda.
  • Om ni lagrar personalens uppgifter genom integration, kontrollera alltså med den egna systemleverantören att det går att överföra arbetstagarens arbets-e-postadress från källsystemet till Varda.

Hur uppgifter lagras i Varda

  • Uppgifter kan lagras i Varda antingen via integration eller via ett användargränssnitt. Du kan bara spara via användargränssnittet om dina användarrättigheter innehåller den lagringsrätt som krävs och uppgifter inte lagras i Varda genom integration.
  • Innan arbetstagaren lagras, kontrollera att arbetstagarens arbetsplats, det vill säga verksamhetsställe, är lagrat i Varda (undantag: arbetsplats behövs inte om det är fråga om en ambulerande arbetstagare).
  • I Vardas användargränssnitt kan du se lagrade uppgifter till exempel för att testa datakvaliteten via vyn Granska uppgifter. Du kan se uppgifterna även om själva lagringen sker via integration.


Lägg till arbetstagarens uppgifter

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

Då man lägger till en arbetstagare ska man spara arbetstagarens personuppgifter, examen, anställningsförhållande, huvudsakliga arbetsplatser och eventuella längre frånvaroperioder. Då arbetstagarens uppgifter har lagts till kan man lägga till uppgifter om fortbildning. Du kan spara alla uppgifter om en enskild arbetstagare på en och samma gång eller föra in uppgifterna i omgångar. Vi rekommenderar att man sparar åtminstone basuppgifterna, anställningsförhållandet och arbetsplatsen på en och samma gång. Kom ihåg att föra in varje uppgiftsinnehåll.

Börja föra in arbetstagarens uppgifter genom att i rullgardinsmenyn välja det verksamhetsställe (arbetsplatsen) under vilket du vill lägga till arbetstagaren. Klicka sedan på + Lägg till arbetstagare för att få upp en blankett där du lägger till arbetstagarens uppgifter i två steg, 1) personuppgifter, 2) examen, anställningsförhållande, arbetsplats, frånvaro och fortbildning.


Lägg till personuppgifter

Arbetstagaren kan läggas till i Varda på två olika sätt: antingen med personbeteckningen och namnuppgifterna eller med studentnumret och namnuppgifterna. Om det är frågan om en arbetstagare som inte har en finländsk personbeteckning ska arbetstagarens basuppgifter först sparas i Studentnummerregistret i Studieinfo. Därefter lägger man till arbetstagaren i Varda med studentnumret. Läs anvisningarna om att lägga till en arbetstagare som saknar personbeteckning.


Om du använder personbeteckningen, fyll i fälten Personbeteckning, Förnamn, Tilltalsnamn och Efternamn och klicka på ”Lägg till”.

Om du använder studentnumret, klicka på ”Lägg till med hjälp av studentnummer” och fyll i fälten Studentnummer, Förnamn, Tilltalsnamn och Efternamn och klicka på ”Lägg till”.

Tilltalsnamnet ska vara ett av arbetstagarens förnamn. På basis av uppgifterna som matats in hämtas arbetstagarens personuppgifter från Studentnummerregistret/Befolkningsdatasystemet. Arbetstagarens uppgifter hämtas till Varda och namnuppgifterna syns sedan uppe på blanketten som öppnas och där du lägger till arbetstagarens uppgifter (anställningsförhållanden, arbetsplatser, eventuella längre frånvaroperioder och avlagda fortbildningar).

Arbetstagarens personuppgifter kan inte redigeras i efterhand. Mindre skrivfel korrigeras automatiskt då Varda hämtar personuppgifterna som finns i Befolkningsdatasystemet. Om du för in personbeteckningen eller namnet fel, ta kontakt med Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi).

Om arbetstagaren har en spärrmarkering visas uppgiften om spärrmarkering i hens uppgifter. Läs mer om spärrmarkeringar: Spärrmarkering

Lägg till examen

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal- registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar


Lägg till arbetstagarens examen genom att välja examen i rullgardinsmenyn. Enligt Vardas anvisningar ska man för arbetstagaren lägga till den högsta examen inom småbarnspedagogik som personen i fråga avlagt. Examen kan också vara ”Ingen examen eller utbildning inom småbarnspedagogik”. Ytterligare information om examina hittar du på sidan Uppgifter om examen


Spara den valda examen genom att klicka på Spara.

Då examen har lagts till för arbetstagaren syns examen i fråga under rubriken Examina och uppgiften kan läggas till i uppgifterna om arbetstagarens anställningsförhållande.

Lägg till arbetstagarens e-postadress

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare, Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

  • Arbetstagarens e-postadress används i det digitala kvalitetsutvärderingssystemet Valssi. Att lägga till arbetstagarens e-postadresser till Varda startar i början av år 2023.

I vyn För in uppgifter öppna arbetstagarens uppgifter genom att klicka på hens namn i listan. E-postadress visas efter grunduppgifterna och examina inför anställningsförhållanden. Lägg till en e-postadress genom att klicka på knappen Redigera.

För in arbetstagarens e-postadress i fältet som visas.

Då du har lagt till uppgifterna, klicka på Spara.

E-postadressen som lagts till syns under rubriken E-postadress.

Radera en examen

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

Radera-knappen blir synlig då du klickar på Redigera till höger om den examen som ska tas bort. Du kan också ångra valet genom att klicka på Ångra.

En examen som lagts till för arbetstagaren kan raderas om examen har sparats felaktigt (t.ex. om arbetstagaren inte har avlagt examen i fråga eller om det inte är den högsta examen inom småbarnspedagogik som arbetstagaren avlagt, eller om man av någon orsak valt fel examenskod bland examenskoderna). Observera att uppgiften om examen inte kan raderas om den har lagts till under ett anställningsförhållande. Om uppgiften om examen är felaktig och den behöver raderas ska man först radera den från alla de anställningsförhållanden under vilken denna examen lagts till. Läs också Redigera uppgifter om anställningsförhållande.


Vilka personalgruppers uppgifter ska man föra in i Varda på summanivå?

I Varda ska man föra in kvantitativa uppgifter (antal) om följande personer som arbetar inom småbarnspedagogiken:

Vilka uppgifter om personal ska man föra in i Varda på personnivå?

Följande uppgifter ska lagras i Varda om personalen inom småbarnspedagogik:

  1. namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål och kontaktuppgifter
  2. verksamhetsställe och i lagen om småbarnspedagogik avsedd arbetsuppgift
  3. anställningsförhållande och arbetstid
  4. avlagd examen som ger behörighet enligt lagen om småbarnspedagogik
  5. deltagande i fortbildning, om fortbildningen har slutförts 31.12.2024 eller tidigare


Ytterligare information


Innehållsförteckning