För in anställningsförhållandet i Varda

Uppgifterna om arbetstagarens anställningsförhållande ska föras in i Varda från och med 1.9.2020. Om anställningsförhållandet har avslutats före 1.9.2020 förs uppgiften inte in i Varda. Om anställningsförhållandet är i kraft 1.9.2020 ska det första gången föras in med det verkliga begynnelsedatumet då den anställda börjat hos arbetsgivaren. Om man inte har ett exakt begynnelsedatum ska man som begynnelsedatum ange den första dagen i den månaden då anställningsförhållandet inleddes.

Övriga uppgifter som gäller anställningsförhållandet (typ av anställningsförhållande, arbetstidens karaktär, arbetstid per vecka och examen) förs in enligt den situation som gäller 1.9.2020 eller då anställningsförhållandet börjar, om det börjar efter 1.9.2020. Första gången man för in uppgifter ska man föra in som arbetstplats det verksamhetsställe där arbetstagaren arbetar 1.9.2020, eller då hen börjar, om hen börjar senare än 1.9.2020.

Exempel: Arbetstagaren har arbetat inom småbarnspedagogik sedan 1.1.1985 hos samma arbetsgivare med ett anställningsförhållande som gäller tills vidare. Arbetstagaren har fortfarande 1.9.2020 samma anställningsförhållande hos samma arbetsgivare och hen arbetar på heltid (100%, 48 h) och har 13.12.2019 slutfört en Grundexamen i pedagogisk verksamhet och handledning. Hen arbetar sedan 1.1.2000 vid Daghemmet Hallon som barnskötare inom småbarnspdeagogik.

I Varda införs:

  • Anställningsförhållandet: begynnelsedatum 1.1.1985, anställningsförhållandets karaktär: i kraft tills vidare (1), arbetstidens karaktär: heltid (1), arbetstid per vecka:  48 (h), grundexamen i pedagogisk verksamhet och handledning (384246).
  • Arbetsplatsen: begynnelsedatum 1.1.2000, daghemmet Hallon, behörighet: ja, yrkesbenämning: barnskötare inom småbarnspedagogik

Uppgifterna ska föras in i Varda så nära anställningsförhållandets verkliga begynnelsedatum som möjligt. Arbetstagaren kan ha högst sju gällande anställningsförhållanden samtidigt. Personer som är företagare inom småbarnspedagogik, såsom privata familjedagvårdare, ska föra in minst ett anställningsförhållande och en arbetsplats i Varda.

Anställningsförhållandet kan vara i kraft tills vidare (stadigvarande) eller tidsbundet. Om anställningsförhållandet är tidsbundet är slutdatumet en obligatorisk uppgift i Varda. Som slutdatum för ett tidsbundet anställningsförhållande anges det slutdatum som nämns i det tidsbundna arbetsavtalet.

I koderna för anställningsförhållandets och arbetstidens karaktär används de kodvärden som används inom Projektet för att grunda ett nationellt inkomstregister (KATRE).


Sök uppgifter om arbetstagare 

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-läsare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar, Varda-personal-läsare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-läsare av fortbildning, Varda-personal-registrerare av fortbildning

Du kan söka uppgifter om arbetstagarna via vyn För in uppgifter. Du kan söka arbetstagare vid alla verksamhetsställen (arbetsplatser) eller begränsa sökningen enligt verksamhetsställe (arbetsplats). Du kan söka bland alla arbetstagare eller med en enskild arbetstagares namn. Skriva in namnet eller en del av det i fältet Sök med namn och tryck på Enter.

Med användarrättigheter på aktörsnivå kan man också välja att söka enbart ambulerande arbetstagare genom att välja Endast ambulerande arbetstagare.

Uppgifterna som visas är beroende av användarrättigheterna.

  • En läsare eller registrerare av uppgifter om arbetstagare ser inte uppgifterna om fortbildningar
  • En läsare eller registrerare av uppgifter om fortbildning ser inte arbetstagarens anställningsförhållanden eller arbetsplatser
  • En användare med användarrättigheter som är kopplade till ett specifikt verksamhetsställe ser bara de arbetstagare vars arbetsplats är verksamhetsstället i fråga
  • En användare som har rättigheter både för uppgifter om småbarnspedagogik och/eller uppgifter om vårdnadshavare samt uppgifter om arbetstagare ser både barnen och arbetstagarna.

Om inget anställningsförhållande eller ingen arbetsplats har sparats för arbetstagaren anges detta i sökresultatet med en röd text bredvid arbetstagarens namn. Man kan då öppna arbetstagarens uppgifter och komplettera med de uppgifter som saknas. 

Du kan själv avgöra hur många personer som ska visas per sidan under punkten Resultat. På sidan visas högst 100 arbetstagare åt gången. Du kan gå till nästa sida genom att klicka på pilen.

Lägg till anställningsförhållande

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare, Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

  • En arbetstagare kan ha högst sju aktiva tjänsteförhållanden samtidigt. Företagare inom småbarnspedagogik, såsom privata familjedagvårdare, ska föra in minst ett anställningsförhållande i Varda. I koderna för anställningsförhållandets och arbetstidens karaktär används de kodvärden som används inom Projektet för att grunda ett nationellt inkomstregister (KATRE).

Då du har lagt till arbetstagarens personuppgifter och examen får du fram symbolen + Lägg till anställningsförhållande. Lägg till arbetstagarens anställningsförhållande genom att klicka på Lägg till anställningsförhållande.


En blankett öppnas och du kan föra in uppgifterna om arbetstagarens tjänsteförhållande på blanketten.


  • Lägg till anställningsförhållandets karaktär. Anställningsförhållandet kan vara i kraft tills vidare (stadigvarande) eller tidsbundet.  
  • Lägg till begynnelsedatum. Anställningsförhållandets begynnelsedatum är datumet då arbetstagarens senaste anställningsförhållande inom uppgiften i fråga börjat hos arbetsgivaren. Om det inte finns ett exakt begynnelsedatum ska man som begynnelsedatum ange den första dagen i den månad då anställningsförhållandet inleddes. En företagare ska som begynnelsedatum föra in det datum då den småbarnspedagogiska verksamheten inleddes.
  • Lägg till slutdatum, om det finns ett slutdatum. Om det är frågan om arbetsavtal som är i kraft tills vidare kan fältet lämnas tomt; datumet förs endast in om anställningsförhållandet upphör. För tidsbundna anställda har slutdatumet angetts i arbetsavtalet. Uppgiften är obligatorisk för tidsbundna arbetstagare. I Varda kan man inte föra in anställningsförhållanden som avslutats före 1.9.2020.
  • Lägg till arbetstidens karaktär. Välj heltid om arbetstiden är 100 % av den inom branschen tillämpade maximiarbetstiden för arbetstagare i heltidsarbete. Välj deltid om arbetstiden är mindre än 100 % av den inom branschen tillämpade maximiarbetstiden för arbetstagare i heltidsarbete. Aktören inom småbarnspedagogik ska själv räkna ut arbetstiden för en arbetstagare som arbetar deltid.
  • Lägg till arbetstiden per vecka. För in arbetstagarens timantal per vecka. Som arbetstid per vecka för en arbetstagare som arbetar deltid anges antalet timmar per vecka räknat utifrån procentandelen av heltidsarbetet (t.ex. 50 %). Aktören inom småbarnspedagogik ska själv räkna ut arbetstiden för en arbetstagare som arbetar deltid. Arbetstiden kan anges med högst två decimalers noggrannhet. Arbetstiden som sparas i Varda kan vara högst 50 timmar per vecka.
  • Lägg till examen. Välj arbetstagarens examen från listan. Examen ska vara en av examina som lagts till under arbetstagarens examen. Examen kan också vara ”Ingen examen eller utbildning inom småbarnspedagogik”.

Då du klickar på fältet där uppgiften ska anges syns en kort instruktionstext till höger om fältet. Om uppgiften som förts in har fel form syns en noggrannare anvisning under fältet. Alla uppgifter förutom slutdatumet är obligatoriska (slutdatumet är också obligatoriskt om det är frågan om ett tidsbundet anställningsförhållande).

Då du har lagt till uppgifterna, klicka på Spara. Anställningsförhållandet som lagts till syns under arbetstagarens anställningsförhållanden. Du får upp uppgifterna om sparade anställningsförhållanden genom att klicka på anställningsförhållandet.

Då du har lagt till arbetstagarens anställningsförhållande får du fram symbolen + Lägg till arbetsplats. Lägg därefter till arbetsplatsen.

 


Ändringar i uppgifterna om anställningsförhållandet som ska föras in i Varda

Om det sker en ändring i någon uppgift i anslutning till arbetstagarens anställningsförhållande (anställningsförhållandets karaktär, arbetstidens karaktär, arbetstid per vecka, examenskod) ska man föra in ett nytt anställningsförhållande och en ny arbetsplats i Varda. Ändringarna förs in så att man för in uppgifterna som ett nytt anställningsförhållande och en ny arbetsplats så att man i Varda får tillförlitliga uppgifter om ändringar som sker i anställningsförhållanden och de datum då de varit gällande.

Om det endast sker ändringar i anställninsgförhållandet begynnelse- eller slutdatum eller frånvaroperiodens datum kan man redigera datumen utan att föra in en helt ny uppgift i Varda. Då arbetstagarens huvudsakliga arbetsplats ändrar kan man föra in den nya arbetsplatsen från den dag då hen börjat vid den nya platsen och ge det gamla ett slutdatum utan att redigera anställningsförhållandets uppgifter. Övriga uppgifter om anställningsförhållandet ska redigeras endast om de innehåller fel. 

Om uppgifterna som gäller anställningsförhållandet ändrar ska man för tidigare införda uppgifter om anställningsförhllande och arbetsplats föra in ett slutdatum. Efter detta ska man i Varda föra in ett nytt anställningsförhållande och en ny huvudsaklig arbetsplats med det begynnelsedatum då ändringarna träder i kraft.

Därmed, även i de fall där en ny juridisk anställning inte nödvändigtvis lagras i aktörens eget system, förs de ändrade uppgifterna in som en ny anställning i Varda. När uppgifter om anställningsförhållande förs in via integration, måste källsystemet dock ha uppgifter om de anställningar som förs in i Varda. Till exempel, med hjälp av versionshistoriken som underhålls i källsystemet, måste aktören ha möjlighet att korrigera fel eller ändra anställningens varaktighet i de uppgifter som förs in i Varda.

Om en anställd har flera på varandra följande anställningar i Varda som omfattas av samma längre frånvaro, registreras samma uppgifter om den längre frånvaron för alla på varandra följande anställningar. Om den anställdes längre frånvaro fortsätter av samma anledning, kan endast den frånvaro som lagts till den senast registrerade anställningen förlängas. Om den anställdes längre frånvaro fortsätter av samma anledning och om detta är enklare ur systemintegrationssynpunkt, kan ändringen av den längre frånvaron lagras i uppgiften för alla anställningar som omfattas av frånvaron.

Exempel: En anställd har en heltidsanställning med tillsvidareanställning från och med 1.1.2015 (38,25h). Dessutom har den anställde en längre frånvaro 1.11.2020-15.02.2021. Följande ändringar i arbetstiden sker i den anställdes anställning:

  • 12.2020-31.12.2020 arbetstid 30,00h
  • Från och med 1.1.2021 arbetstid 38,25h

I Varda lagras:

  • Anställning 1.1.2015 - 30.11.2020: heltid (38,25h) och frånvaro: 1.11.2020-15.2.2021
  • Anställning 1.12.2020 - 31.12.2020 deltid (30h) och frånvaro: 1.11.2020-15.2.2021
  • Anställning från och med 1.1.2021 → heltid (38,25h) och frånvaro: 1.11.2020-15.2.2021


Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

  • Enskilda uppgifter kan redigeras om det förekommer fel i uppgifterna om anställningsförhållandet i fråga. Om arbetstagaren och arbetsgivaren ingår ett nytt anställningsförhållande ska det tidigare anställningsförhållandet avslutas med ett slutdatum. Därefter kan man lägga till ett nytt anställningsförhållande.

Sök först arbetstagaren vars uppgifter du vill redigera och klicka på personens namn. Du får upp arbetstagarens uppgifter på skärmen. Klicka på anställningsförhållandet vars uppgifter du vill redigera. Klicka sedan på Redigera om du vill redigera uppgifterna som sparats under anställningsförhållandet. Alla fält kan redigeras. Kom ihåg att spara de redigerade uppgifterna.

Observera att om du behöver redigera uppgifterna om den examen som sparats under anställningsförhållandet, ska examen först läggas till för arbetstagaren och först därefter kan den läggas till under anställningsförhållandet.

Radera anställningsförhållande

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

Observera att längre frånvaroperioder och huvudsakliga arbetsplatser som lagts till under anställningsförhållandet först ska raderass innan det är möjligt att radera själva anställningsförhållandet.

Sök först arbetstagaren vars uppgifter du vill radera och klicka på personens namn. Du får upp arbetstagarens uppgifter på skärmen. Välj det anställningsförhållande som du vill radera. Radera-knappen blir synlig då du klickar på Redigera. 


Observera att en uppgift som raderats inte kan återställas, utan uppgiften ska om det behövs läggas till på nytt i Varda! Klicka på Radera om du vill ta bort uppgiften från Varda. Klicka på Ångra om du inte vill redigera eller radera uppgiften.

Längre frånvaro hos arbetstagaren

Längre frånvaro innefattar följande frånvaroperioder som pågått av samma orsak på heltid och utan avbrott i 60 dagars tid eller mer: sjukfrånvaro, moderskaps-, faderskaps- och föräldraledighet, särskild moderskapsledighet, graviditetsledighet, graviditetspenning period och särskild graviditetspenningperiod och föräldrapenning period, rehabilitering, frånvaro på grund av barns sjukdom eller tvingande familjeangelägenheter, alterneringsledighet, studieledighet, strejk eller arbetsavstängning, avbrott i arbetsutbudet, tjänsteledighet, militär- eller civiltjänstgöring, permittering, olyckor och vårdledighet. Arbetstagarens semester räknas inte som sådan här frånvaro. Uppgifter om frånvaro på deltid samlas inte in i Varda.

Uppgiften om frånvaro ska föras in i Varda under arbetstagarens anställningsförhållande så fort man känner till att arbetstagaren har en frånvaroperiod som pågår på heltid och utan avbrott i minst 60 kalenderdagar. Varda kontrollerar att frånvaroperiodens omfattning är minst 60 kalenderdagar utan avbrott. Det är också möjligt att föra in frånvaroperioden i efterhand i Varda om frånvaron till exempel ursprungligen har varit kortare än 60 dagar men den sedan har pågått utan avbrott och av en och samma orsak i minst 60 dagar.

Det är inte möjligt att i Varda föra in flera uppgifter om frånvaro för samma tidsperiod. Ett anställningsförhållande kan alltså samtidigt ha endast en gällande, längre frånvaroperiod. För ett anställningsförhållande kan man ändå föra in flera frånvaroperioder, på heltid och till en omfattning av minst 60 dagar, som följer efter varandra.

Uppgifterna om begynnelse- och slutdatum är obligatoriska, men de behöver inte infalla inom anställningsförhållandets begynnelse- och slutdatum. Frånvaroperiodens begynnelsedatum kan infalla innan anställningsförhållandet börjat och slutdatumet kan infalla efter att anställningsförhållandet upphört. Ifall samma frånvaroperiod infaller tidsmässigt under två anställningsförhållanden ska man föra in samma frånvaroperiod för bägge anställningsförhållande.

Man kan föra in längre frånvaroperioder som varit gällande 1.9.2020 eller efter det i Varda.

Lägg till längre frånvaroperiod i anställningsförhållandet

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare, Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

  • Längre frånvaro innefattar följande frånvaroperioder som pågått på heltid och utan avbrott i 60 dagars tid eller mer: sjukfrånvaro, moderskaps-, faderskaps- och föräldraledighet, särskild moderskapsledighet, rehabilitering, frånvaro på grund av barns sjukdom eller tvingande familjeangelägenheter, alterneringsledighet, studieledighet, strejk eller arbetsavstängning, avbrott i arbetsutbudet, tjänsteledighet, militär- eller civiltjänstgöring, permittering, olyckor och vårdledighet. Arbetstagarens semester räknas inte som sådan här frånvaro. Uppgifter om frånvaro på deltid sparas inte i Varda. Uppgiften om frånvaro ska anges för det anställningsförhållande som uppgiften gäller.
  • Observera att om arbetstagaren har flera gällande anställningsförhållanden ska frånvaron läggas till skilt för varje anställningsförhållande som frånvaron berör.
  • I Varda sparas endast frånvaroperioder som börjat från och med 1.9.2020.

Lägg till en längre frånvaroperiod för arbetstagaren genom att klicka på + Lägg till frånvaro.

Du får upp en blankett där du kan lägga till längre frånvaroperioder för arbetstagaren.

  • Lägg till begynnelsedatum för frånvaron. Välj datumet i kalendern eller mata in uppgiften i fältet.
  • Lägg till slutdatum för frånvaron. Välj datumet i kalendern eller mata in uppgiften i fältet.

Uppgifterna kan sparas endast om tiden för frånvaron är minst 60 kalenderdagar. Frånvaroperioden kan äga rum utanför anställningsförhållandets begynnelse- och slutdatum.

Då frånvaron har sparats syns den under uppgifterna om arbetstagarens anställningsförhållande. Du öppnar och stänger uppgifterna om frånvaron genom att klicka på frånvaron.

Redigera längre frånvaro som sparats under anställningsförhållandet

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

Sök först arbetstagaren vars uppgifter du vill redigera och klicka på personens namn. Du får upp arbetstagarens uppgifter på skärmen. Välj anställningsförhållande och den frånvaroperiod i anslutning till anställningsförhållandet som du vill redigera. Klicka sedan på Redigera om du vill redigera frånvaron som sparats under anställningsförhållandet. Observera, att om du har lagt till frånvaro för flera anställningsförhållanden ska varje frånvaro redigeras skilt för sig.

Datumen för frånvaron kan redigeras. Om till exempel frånvaron pågår utan avbrott under en längre tid än vad som anmälts från början, ska aktören inom småbarnspedagogik redigera slutdatumet för frånvaron. Frånvaron ska ändå pågå utan avbrott i minst 60 kalenderdagar.


Uppgifterna kan sparas endast om tiden för frånvaron är minst 60 kalenderdagar. Frånvaroperioden kan äga rum utanför anställningsförhållandets begynnelse- och slutdatum.

Om frånvaron redigeras så att tiden för frånvaron är mindre än 60 dagar ska frånvaroperioden raderas.

Radera frånvaro

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

Sök först arbetstagaren vars uppgifter du vill radera och klicka på personens namn. Du får upp arbetstagarens uppgifter på skärmen. Välj anställningsförhållandet och sedan den frånvaro som sparats i anslutning till anställningsförhållandet och som du vill radera. Radera-knappen blir synlig då du klickar på Redigera. 

Observera att en uppgift som raderats inte kan återställas, utan uppgiften ska om det behövs läggas till på nytt i Varda! Klicka på Radera om du vill ta bort uppgiften från Varda. Klicka på Ångra om du inte vill redigera eller radera uppgiften.


Frågor och svar

Timantalet per vecka för personalen på deltid varierar hos oss. Hur ska man föra in uppgiften i Varda?

  • Om man använder sig av en tidsintervall på till exempel 10 till 15 timmar i vecka, ska man i Varda föra in det högsta timantalet.
  • Om timanställda inte har ett tidsintervall utan kan arbeta till exempel mellan 0-38,83 timmar i veckan, ska den högsta planerade timmängden (38,83) föras in i Varda och dessutom ska arbetstidstypen föras in som deltid.

Timantelet per vecka förs in i Varda på ovannämnda sätt även för en vikarie vars anställningsförhållande är under en vecka.


Avser man med ett stadigvarande arbetsförhållande ett arbetsförhållande som är i kraft tills vidare? Varför använder man inte begreppet i kraft tills vidare i Varda?

Kodvärderna för anställningsförhållandets karaktär är detsamma som i Inkomstregistrets motsvarande kodverk.


Ska vi föra in uppgifter om en arbetstagare i Varda även om det skulle vara frågan om en person som arbetar hos oss enbart en natt?

Ja, om det är fråga om en arbetstagare med ett tidsbundet anställningsförhållande hos kommunen eller den privata serviceproducenten.


Varför samlar man i Varda in information om längre frånvaroperioder? 

Uppgifterna om frånvaro förs in för att man ska få noggrannare information om personalens arbetsförhållanden och arbetstider. I 70 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) anges alla uppgiftsinnehåll som ska föras in i informationsresursen, bland annat personens arbetsförhållande och arbetstid. Om en arbetstagare är frånvarande från arbetet under en längre tid, är detta även information som berör personens arbetstid och möjligtvis även hens anställningsförhållande. Införandet av uppgifter berörs även av 68 § i samma lag, enligt vilken Utbildningsstyrelsen kan ge bestämmelser angående uppgiftsstrukturen och hur man ser till att uppgifterna som förs in hålls aktuella.


Kan en frånvaroperiod utan avbrott bestå av flera frånvaroperioder av en eller samma orsak, om de följer efter varandra och tillsammans bildar en frånvaroperiod på minst 60 dagar?

I Varda ska man föra in arbetstagarens frånvaroperioder som pågått på heltid och utan avbrott i 60 dagars tid eller mer av en och samma orsak. Om orsaken till en frånvaroperiod som pågår utan avbrott ändrar, ska man alltid föra in en ny uppgift om frånvaro i Varda, om frånvaron varar i minst 60 kalenderdagar.


Ska man i Varda också föra in uppgifter om vikarier?

Om en vikarie arbetar som en tidsbunden arbetstagare hos aktören inom småbarnspedagogik ska man i Varda föra in de uppgifter som krävs på personnivå. Om en vikarie anställs till exempel via ett personaluthyrningsföretag ska uppgifterna föras in på summanivå under punkten tillfällig personal. Se separata anvisningar om hur en privat familjedagvårdare för in uppgifter om en vikarie.


Behöver en privat familjedagvårdare föra in uppgifter om vikarier i Varda?

En privat familjedagvårdare för in uppgifterna om vikarier under uppgifterna om tillfällig personal. Så här ska man gå till väga till exempel om en privat familjedagvårdare kommer överens om vikariearrangemang med en annan familjedagvårdare eller skaffar en vikarie på något annat sätt, till exempel via MLL eller kommunen.


Innehållsförteckning

 

Läs mera