För in arbetsplatsen i Varda

I anslutning till anställningsförhållandet ska man föra in minst en arbetsplats. Arbetstagaren kan samtidigt ha högst tre gällande uppgifter om arbetsplatser. Om det finns fler arbetsplatser ska arbetstagaren föras in som en ambulerande arbetstagare.

En ambulerande arbetstagare arbetar vid fler än 3 huvudsakliga verksamhetsställen eller hör inte till den stadigvarande personalen vid något verksamhetsställe. Som begynnelsedatum för en ambulerande arbetstagare anges det datum då personen har börjat arbeta som ambulerande arbetstagare. En ambulerande arbetstagare kan vara antingen från arbetsplatsen eller så anställs personen skilt som en ambulerande arbetstagare. I bägge fallen ska det finnas ett begynnelsedatum för arbetstagaren. Arbetet som ambulerande arbetstagare kan upphöra då personen övergår till en del av den stadigvarande personalen vid 1–3 verksamhetsställen eller då personens anställningsförhållande upphör. 

Då en arbetstagare arbetar med två olika uppgiftsbenämningar i ett och samma anställningsförhållande vid ett och samma verksamhetsstålle ska man i Varda föra in ett anställningsförhållande och två arbetsplatser. Om arbetstagaren arbetar vid två arbetsplatser med två olika uppgiftsbenämningar ska man föra in uppgiftsbenämningarna under två arbetsplatser. Om arbetstagaren arbetar vid endast en arbetsplats ska man för bägge uppgifterna om arbetsplats välja samma verksamhetsställe.

Exempel: Arbetstagaren har ett stadigvarande anställningsförhållande på heltid (100% och 48 h) från och med 1.1.2015 och hen arbetar vid Daghemmet Hallon som lärare inom småbarnspedagogik och som daghemsföreståndare.

I Varda införs: 

  • Anställningsförhållandet: inledningsdatum 1.1.2015, på heltid (48h), i kraft tillsvidare 
    • arbetsplats 1. Daghemmet Hallon från och med 1.1.2015, uppgiftsbenämning Lärare inom småbarnspedagogik
    • arbetsplats 2. Daghemmet Hallon från och med 1.1.2015, uppgiftsbenämning Daghemsföreståndare


Lägg till arbetstagarens arbetsplats i anställningsförhållandet

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

  • Arbetstagaren kan i Varda ha högst tre arbetsplatser som är i kraft samtidigt. Om antalet arbetsplatser är fler ska arbetstagaren föras in som en ambulerande arbetstagare.
  • I koderna som berör yrkesbenämningen används de kodvärden som används i Kevas koder över yrkesbenämningar.

Lägg till arbetstagarens arbetsplats genom att klicka på + Lägg till arbetsplats.

Du får upp en blankett där du fyller i uppgifterna om arbetstagarens arbetsplats.

  • Är arbetstagaren en ambulerande arbetstagare? Välj ja om arbetstagaren har fler än tre huvudsakliga arbetsplatser. Välj nej om arbetstagaren har högst tre huvudsakliga arbetsplatser.
  • Välj arbetsplats (om det inte är frågan om en ambulerande arbetstagare). Verksamhetsstället som var valt när du började lägga till arbetstagaren föreslås automatiskt. Välj arbetsplatsen i rullgardinsmenyn.
  • Lägg till datumet då arbetet inletts vid verksamhetsstället. Som begynnelsedatum anges det datum som anges i Utbildningsstyrelsens föreskrift och anvisning som gäller införandet av uppgifter om personalen i Varda. Du hittar föreskriften och anvisningen här. Begynnelsedatumet för arbetsplatsen kan inte vara tidigare än anställningsförhållandets begynnelsedatum.
  • Lägg till slutdatumet för arbetet vid verksamhetsstället om det finns ett slutdatum. Om det är frågan om ett tidsbundet anställningsförhållande ska man också lägga till ett slutdatum för arbetsplatsen. I övriga fall ska slutdatumet föras in då arbetstagarens arbete vid verksamhetsstället upphör. Arbetsplatsens slutdatum kan inte vara senare än slutdatumet för anställningsförhållandet.
  • Lägg till yrkesbenämning. Yrkesbenämningen avser arbetstagarens huvudsakliga uppgift på verksamhetsstället. Välj yrkesbenämningen i rullgardinsmenyn. Mera information om yrkesbenämningarna hittar du här.
  • Examen som lagts till under arbetstagarens anställningsförhållande. Här syns den examen som lagts till under anställningsförhållandet och på basis av vilken man kan välja om arbetstagaren är behörig för uppgiften i fråga. Examen kan inte redigeras i samband med att man lägger till arbetsplatsen.
  • Lägg till behörighet för arbetsuppgiften. Välj ja om arbetstagaren har behörighet för den arbetsuppgift som förts in för arbetstagaren i fråga. Välj nej om arbetstagaren inte har behörighet för den arbetsuppgift som förts in för arbetstagaren i fråga. Mera information om behörighet hittar du här.

Då du klickar på fältet där uppgiften ska anges syns en kort instruktionstext till höger om fältet. Om uppgiften som förts in har fel form syns en noggrannare anvisning under fältet. Alla uppgifter förutom slutdatumet är obligatoriska. Då du har lagt till uppgifterna, klicka på Spara.

Arbetsplatsen som sparas syns bland arbetsplatserna som förts in under uppgifterna om arbetstagarens anställningsförhållande. Du öppnar och stänger uppgifterna om arbetsplatsen genom att klicka på arbetsplatsen.

Nu kan du föra in ett annat anställningsförhållande och/eller en annan arbetsplats för arbetstagaren, eller uppgifter om eventuell frånvaro och om fortbildning.

Lägg till ambulerande arbetstagare

Du lägger till en ambulerande arbetstagare genom att klicka på + Lägg till arbetsplats och välja Ambulerande arbetstagare - Ja vid den första frågan. En ambulerande arbetstagare kan endast läggas till av en Varda-huvudanvändare eller -registrerare som har rättigheter till aktörens alla verksamhetsställen. De övriga uppgifterna om ambulerande arbetstagare ska sparas enligt anvisningarna i punkt 2.5.2.4.


Observera att uppgifterna om ambulerande arbetstagare endast kan granskas med användarrättigheter på aktörsnivå i användargränssnittet.


Redigera arbetsplatsen

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

Sök först arbetstagaren vars uppgifter du vill redigera och klicka på personens namn. Du får upp arbetstagarens uppgifter på skärmen. Välj det anställningsförhållande och den arbetsplats vars uppgifter du vill redigera. Klicka på Redigera om du vill redigera uppgifterna som lagts till under arbetsplatsen.


Du kan redigera alla uppgifter om arbetsplatsen, förutom uppgiften om själva arbetsplatsen (verksamhetsstället) och uppgiften om arbetstagaren är ambulerande eller ej. Om det för arbetsplatsen felaktigt har valts ”ambulerande arbetstagare”, behöver man radera arbetsplatsen och lägga till arbetsplatsen på nytt med korrekta uppgifter under anställningsförhållandet. Om man som arbetsplats har sparat fel verksamhetsställe (arbetsplats) behöver man radera arbetsplatsen och lägga till arbetsplatsen på nytt med korrekta uppgifter under anställningsförhållandet. I punkt D finns anvisningar om hur uppgiften raderas. Radera arbetsplatsen.

Enskilda uppgifter kan redigeras om det förekommer fel i uppgifterna om arbetsplatsen. Om det finns ett slutdatum för arbetstagarens anställningsförhållande ska ett slutdatum också anges för arbetsplatsen.

  • Uppgiften om behörighet kan redigeras:
    • inte behörig → behörig
    • behörig → inte behörig

Behörigheten är kopplad till personens yrkesbenämning och avlagda examen. Om personens examen och/eller yrkesbenämning redigeras kan det här också inverka på behörigheten. Anvisningar som gäller behörigheten hittar du på sidan Personalens behörighet för uppgifter inom småbarnspedagogik.

Kom ihåg att spara de redigerade uppgifterna.

Om du lägger till ett nytt anställningsförhållande för arbetstagaren ska du också lägga till en ny arbetsplats.

Radera en arbetsplats

Plats i användargränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: Privata serviceproducenters Varda-huvudanvändare
Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter, Varda-personal-registrerare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

Sök först arbetstagaren vars uppgifter du vill radera och klicka på personens namn. Du får upp arbetstagarens uppgifter på skärmen. Välj anställningsförhållandet och sedan den arbetsplats som finns i anslutning till anställningsförhållandet och som du vill radera. Radera-knappen blir synlig då du klickar på Redigera. 


Om en arbetsplats raderas ska man först redigera eventuella uppgifter om fortbildning ifall det i uppgifterna ingår en yrkesbenämning som är kopplad till arbetsplatsen i fråga.

Observera att en uppgift som raderats inte kan återställas, utan uppgiften ska om det behövs läggas till på nytt i Varda! Klicka på Radera om du vill ta bort uppgiften från Varda. Klicka på Ångra om du inte vill redigera eller radera uppgiften.

Arbetstidens karaktär

Med arbete på heltid avses 100 procent av den inom branschen tillämpade maximiarbetstiden för arbetstagare i heltidsarbete. Med arbete på deltid avses mindre än 100 procent av den inom branschen tillämpade maximiarbetstiden för arbetstagare i heltidsarbete.

Arbetstid per vecka

I fältet Arbetstid per vecka i Varda ska man föra in arbetstagarens planerade arbetstid per vecka. För en arbetstagare som arbetar deltid beräknas arbetstiden per vecka i timmar utifrån deltidsprocenten (till exempel 50 procent). Aktören inom småbarnspedagogik räknar ut arbetstiden per vecka för en deltidsanställd.

Om timantalet per vecka varierar för arbetstagaren inom småbarnspedagogik, ska man i Varda föra in det högsta planerade timantalet. På samma sätt ska man gå till väga om man använder ett system där arbetstagaren kan jobba mellan ett visst antal timmar. Om till exempel arbetstagarens arbetstid per vecka är 0–38 timmar, ska man i Varda föra in 38,00 timmar. Det högsta möjliga timantalet i Varda är 50 timmar per vecka.   

Arbetstiden kan i Varda anges med två decimalers noggrannhet. Om arbetstagarens arbetstid är 37 timmar och 15 minuter, ska man i Varda föra in den som 37,25.

Om en arbetstagares anställningsförhållande varar i mindre än en vecka, ska man i Varda som arbetstid per vecka föra in det timantal som har angetts för anställningsförhållandet i fråga.

  • Exempel 1: Som arbetstid per vecka för ett anställningsförhållande som varar en dag har man angett 38 timmar. I Varda ska man då som arbetstid per vecka föra in 38,00.
  • Exempel 2: Som arbetstid per vecka för ett anställningsförhållande som varar en dag har man angett 5 timmar per dag. I Varda ska man då som arbetstid per vecka föra in 5,00.

Examenskod

Examenskod som definierats för examina och som är kopplad till anställningsförhållandet i fråga. I Varda används Statistikcentralens utbildningsklassificering och Vardas egna koder.

Då det sker en ändringar i personens examensuppgifter ska man i Varda föra in en ny examen, ett nytt anställningsförhållande och en ny arbetsplats. För tidigare införda uppgifter om anställning och arbetsplats anges ett slutdatum. Om examina förts in i Varda för ett anställningsförhållande får man inte ta bort det. Också i det fall då en person har haft uppgiften "Ingen examen eller utbildning inom småbarnspedagogik" får man inte ta bort den då personen slutför en examen, ifall det inte är fråga om ett fel. 

Hur uppgifterna förs in i följande undantagssituationer:

1. Arbetstagarna hos en serviceproducent som tillhandahåller småbarnspedagogik som köpt tjänst arbetar sommartid vid kommunens verksamhetsställe

  • Om småbarnspedagogiken ordnas och produceras av kommunen men personalen inte är kommunens och därmed kan anses vara hyrd personal, ska kommunen föra in arbetstagarna som hyrd personal i Varda.
  • Om arbetstagarna sommartid arbetar hos kommunen som kommunala arbetstagare ska kommunen föra in arbetstagarnas uppgifter som tidsbundna arbetstagare i Varda.

2. Arbetstagaren arbetar vid olika verksamhetsställen som drivs av flera bolag som bildar en koncern (koncernen omfattar t.ex. Företag A, som har daghemmet Jordgubben i Tammerfors, och Företag B, som har daghemmet Blåbäret i Tammerfors. En lärare inom småbarnspedagogik som är i ett anställningsförhållande hos Företag A arbetar en längre, tidsbunden period vid daghemmet Blåbäret som drivs av Företag B, men läraren är ändå fortfarande i anställningsförhållande hos Företag A).

Om det är frågan om ett arrangemang som motsvarar det som beskrivs ovan och läraren inom småbarnspedagogik inte arbetar vid Företag A under denna period, ska Företag A föra in en längre frånvaroperiod för läraren inom småbarnspedagogik under den tid hen arbetar vid Företag B. Företag B för in arbetstagaren under uppgifterna om hyrd personal.


3. Staden har assistenter i ett privat daghem

I frågan om assistenter ska staden föra in arbetstagarens uppgifter i Varda, eftersom arbetstagaren har ett anställningsförhållande hos staden. I uppgifterna om assistentens arbetsplats anges inte verksamhetsstället utan assistenten ska föras in som en ambulerande arbetstagare.

Frågor och svar

Hur för vi in uppgifterna i Varda om vår kommun köper småbarnspedagogik som produceras av en privat serviceproducent i kommunens verksamhetsställe? Vid kommunens verksamhetsställe arbetar i det här fallet den privata serviceproducentens anställda.

Om småbarnspedagogiken anordnas av kommunen i den privata serviceproducentens verksamhetsställe och verksamheten produceras av serviceproducenten, ska den privata serviceproducenten föra in uppgifter om personal som har ett stadigvarande eller tidsbundet anställningsförhållande hos serviceproducenten. Se också punkt 1 bland ovan nämna undantagssituationer (Privat daghem som driver verksamhet i kommunens lokaler).


Har kommunen skyldighet att föra in uppgifterna om personalen vid köptjänstenheter i Varda?  

Varje aktör inom småbarnspedagogik för själv in uppgifterna om sin personal i Varda. En privat serviceproducent för in uppgifterna om personalen som har ett anställningsförhållande hos serviceproducentens organisation. 


Hur ska uppgiften om arbetstagarens arbetsplats föras in i Varda? Varifrån får systemet som överför personaluppgifterna till Varda uppgiften om verksamhetsstället? 

Verksamhetsställena inom småbarnspedagogik finns redan i Varda och deras uppgifter kan hämtas via gränssnittet till personalförvaltningssystemet. I systemet som integreras med Varda och från vilket uppgifterna om arbetsplatserna överförs ska man föra in verksamhetsställets oid-kod. Läs också: Aktörens och verksamhetsställenas identifikationskoder vid överföring via gränssnittet (på finska)


Se även