Yleistä Vardan käyttäjähallinnasta

Varhaiskasvatustoimija vastaa siitä, kenelle Vardan käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Varhaiskasvatustoimija on myös vastuussa tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta.

Vardaan käyttöoikeuksia voi myöntää omassa organisaatiossa henkilölle, joka

  • tarvitsee Vardan toiminnallisuuksia työtehtäviensä hoitamiseen
  • tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen

Henkilölle tulee antaa vain ne käyttöoikeudet, jotka ovat ehdottoman tarpeellisia hänen työtehtäviensä suorittamiseksi.

Kun henkilö saa käyttöoikeuden Vardaan, hänen tulee huolehtia tunnusten tietoturvallisesta säilyttämisestä ja käyttää tunnuksia ainoastaan Vardaan liittyvien työtehtävien hoitamiseen. Tunnukset ovat henkilökohtaiset eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin. 

Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttöoikeudet, kun henkilö ei enää tarvitse työtehtäviensä hoitamiseen pääsyä Vardaan, tai kun henkilö siirtyy pois varhaiskasvatustoimijan palveluksesta. Käyttöoikeudet ovat voimassa korkeintaan yhden vuoden kerralla, mutta ne on mahdollista myöntää myös lyhyemmälle ajanjaksolle.

Jos varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille), osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä.

 Mitä käyttöoikeuksia kunnallinen toimija tarvitsee?

  • Jokaisessa kunnassa tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää. 
  • Palvelukäyttäjätunnus/-tunnuksia tarvitaan, mikäli kunta tallentaa tiedot Vardaan tiedonsiirrolla integraation kautta.
  • Sisältökohtaisia tallennusoikeuksia tarvitaan, mikäli kunta tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta.
  • Sisältökohtaisia katseluoikeuksia tarvitaan tiedon laadun testaukseen ja käyttäjille, jotka tarvitsevat katseluoikeudet Vardassa oleviin tietoihin. 

Jos kuntayhtymä tarvitsee käyttöoikeudet, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun. 

Käyttäjäroolit Vardassa

Käyttöoikeudet voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijan tasolle tai tiettyyn toimipaikkaan.

  • Jos oikeus myönnetään varhaiskasvatustoimijan tasolle, käyttäjä voi oikeuksistaan riippuen käsitellä koko organisaationsa toimipaikkatietoja sekä tietoja lapsista, huoltajista ja maksuista sekä henkilöstöstä
  • Jos oikeus myönnetään tiettyyn toimipaikkaan, oikeuksilla voi käsitellä vain sen toimipaikan tietoja, johon käyttöoikeudet on yhdistetty. Kaikkia käyttöoikeuksia ei voi myöntää toimipaikkatasolle. 

Pääkäyttäjäoikeudet

Varda-pääkäyttäjä voi

  • myöntää Varda- ja joitakin KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille kunnassa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. 
  • sulkea henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse myönnettyä käyttöoikeutta.
  • luoda Vardan palvelukäyttäjätunnukset tiedonsiirtoja varten
  • hallinnoida palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan toimipaikkatietoja
  • katsella kaikkia varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamia tietoja (toimipaikka-, varhaiskasvatus-, huoltaja- ja maksu-, henkilöstö- sekä varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot)
  • tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista
  • ylläpitää toimijan yhteystietoja käyttöliittymän kautta
  • tallentaa Opintopolun oppijanumerorekisteriin henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöidä hänet
  • käsitellä yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymisiä Vardaa varten

Käyttöoikeuden voi myöntää kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä, kunnan Varda-käyttöoikeusvastaava tai toinen Varda-pääkäyttäjä. Käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainoastaan toimijatasolle.

Tallentajaoikeudet

Tallentajaoikeudet on tarkoitettu vain kunnille, jotka tallentavat tietoja käyttöliittymällä. Jos tietoja siirretään integraatiolla toimijalla käytössä olevasta lähdejärjestelmästä, tietojen tallennus käyttöliittymässä ei onnistu.

Vardasta löytyvät seuraavat tallentajaoikeudet:

  • Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja 
  • Varda-huoltajatietojen tallentaja 
  • Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja
  • Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön tallentaja 
  • Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja
  • Varda-tuen tiedot-tallentaja

Käyttöoikeuksien tarkemmat kuvaukset löydät Opintopolusta omista tiedoistasi kohdasta Uuden käyttöoikeuden anominen > Valitse käyttöoikeus. Etsi ja klikkaa haluamasi käyttöoikeus tarkasteluun ja näet käyttöoikeuden tarkemman kuvauksen.

Katselijaoikeudet

Vardasta löytyvät seuraavat katselijaoikeudet:

  •  Varda-varhaiskasvatustietojen katselija
  •  Varda-huoltajatietojen katselija
  • Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen katselija 
  •  Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön katselija
  • Varda-henkilöstö-työntekijätietojen katselija
  • Varda-tuen tiedot-katselija

Jos sinulla on kunnan Varda-pääkäyttäjäoikeus et tarvitse erillisiä katselijaoikeuksia. Varda-pääkäyttäjäoikeus pitää sisällään katseluoikeudet kaikkiin organisaatiosi Varda-tietoihin.

Käyttöoikeuksien tarkemmat kuvaukset löydät Opintopolusta omista tiedoistasi kohdasta Uuden käyttöoikeuden anominen > Valitse käyttöoikeus. Etsi ja klikkaa haluamasi käyttöoikeus tarkasteluun ja näet käyttöoikeuden tarkemman kuvauksen.

Kuntien muut Varda-käyttöoikeudet

Varda-käyttöoikeusvastaava:

  • voi kutsua uusia virkailijoita Vardan käyttäjiksi
  • myöntää ja poistaa Vardaan ja KOSKI-esiopetukseen liittyviä käyttöoikeuksia
  • voi luoda palvelukäyttäjätunnuksia Varda-tiedonsiirtoihin.

Käyttöoikeuden voi myöntää kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä. Et tarvitse erikseen tätä oikeutta, jos sinulla on Varda-pääkäyttäjäoikeus.

Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä:

  •  hyväksyy tai hylkää yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien rekisteröitymiset Vardaa varten.

Käyttöoikeuden voi myöntää kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä. Käyttöoikeus voidaan myöntää ainoastaan kunnalle ja varhaiskasvatustoimijatasolle. Et tarvitse erikseen tätä oikeutta, jos sinulla on Varda-pääkäyttäjäoikeus. Kunnan Varda-pääkäyttäjällä on jo valmiiksi oikeus käsitellä yksityisten toimijoiden rekisteröitymisiä Vardaa varten.

Käyttöoikeuksien ja -tunnusten käyttöönotto ja hallinta

Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää käyttöoikeudet varhaiskasvatustoimijan Varda-käyttöoikeusvastaavalle ja Varda-pääkäyttäjälle. Kunnan Varda-pääkäyttäjät tai Varda-käyttöoikeusvastaavat myöntävät muut oman organisaation käyttöoikeudet Vardaan. Huom. Itselleen ei voi myöntää käyttöoikeuksia.

Kuvalliset ohjeet käyttöoikeuksien hallintaan kuten henkilön kutsumiseen Opintopolkuun ja käyttöoikeuden lisäämiseen löydät otsikon Lue lisää alla.

Palvelukäyttäjätunnuksen (CAS-käyttäjätunnus) luonti ja muokkaaminen

Palvelukäyttäjä on organisaation järjestelmälle tarkoitettu tiedonsiirtotunnus, joka asetetaan lähdejärjestelmään eli "organisaatiokohtainen rajapinnan tunnus ja salasana”. Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan kullekin toimijan integroitavalle järjestelmälle luodaan oma palvelukäyttäjätunnus. Jos useampi tietokokonaisuus tulee samasta järjestelmästä, yksi yhteinen tunnus tarvittavilla käyttöoikeuksilla riittää.

  1. Kirjaudu omilla tunnuksillasi virkailija.opintopolku.fi-palveluun
    1.  palvelukäyttäjätunnuksen luonti edellyttää joko Varda-pääkäyttäjä (kunta) tai koulutustoimijan vastuukäyttäjän käyttöoikeuden
  2. Valitse päävalikosta ”Käytönhallinta”
  3. Valitse käytönhallinnan alta ”Järjestelmätunnukset”
  4. Valitse "Järjestelmätunnusten luonti”
  5. Kirjoita "Palvelun nimi" -kenttään nimi muodossa Varda_kunnan nimi_ Vardan tietokokonaisuus ja valitse "Tallenna"
    1. esimerkiksi jos olet luomassa palvelukäyttäjätunnusta Mansikkalan kunnan henkilöstötietojen siirtoa varten, nimeä palvelu näin: Varda_Mansikkala_henkilosto
    2. Kun annat palvelulle nimen, huomaa, että sen perusteella muodostetaan automaattisesti CAS-käyttäjätunnus ja OAuth2 client_id. Vardan tiedonsiirroissa tarvitset CAS-käyttäjätunnusta!
    3. CAS-käyttäjätunnuksen on oltava uniikki. Järjestelmätunnuksen luonnin yhteydessä tarkistetaan, onko antamallasi palvelun nimellä jo olemassa käyttäjätunnus.
    4. Jos identtistä tunnusta ei ole olemassa, palvelun CAS-käyttäjätunnukseksi muodostuu palvelun nimeä vastaava merkkijono, esimerkissä Varda_Mansikkala_henkilosto
    5. Jos identtinen tunnus löytyy, järjestelmä muodostaa CAS-käyttäjätunnuksen lisäämällä palvelun nimen perään satunnaisen numerosarjan. Esimerkiksi Varda_Mansikkala_henkilosto1234
    6. Voit jälkikäteen muokata palvelun nimeä, mutta et voi muokata CAS-käyttäjätunnusta.
  6. Luo CAS-käyttäjätunnukselle salasana. Valitse "Luo uusi salasana" kohdassa CAS-järjestelmätunnuksen hallinta. Järjestelmä varoittaa, että mahdollisesti aiemmin luotu salasana lakkaa toimimasta välittömästi, kun olet luonut uuden salasanan.
  7. Valitse "Luo uusi salasana"
  8. Järjestelmä näyttää CAS-järjestelmätunnuksen ja salasana-rivin.
  9. Kopioi salasana leikepöydälle valitsemalla "Kopioi" salasana-riviltä. Huomaa, että et näe salasanaa enää uudestaan sen jälkeen, kun olet sulkenut ikkunan.
  10. Liitä salasana leikepöydältä itsellesi talteen, esimerkiksi turvapostin viestikenttään. Kun olet ottanut salasanan talteen, sulje ikkuna.
  11. Siirry näytön alaosaan kohtaan ”Lisää käyttöoikeuksia”
  12. Paina "Valitse organisaatio"-painiketta ja valitse listasta oma kuntasi.
  13. Paina "Valitse käyttöoikeus"-painiketta.
  14. Valitse listalta oikea Varda-palvelukäyttäjän käyttöoikeus ja paina "Lisää haettaviin käyttöoikeuksiin".
  15. Sulje Lista
  16. Paina näytön alaosasta "Tallenna käyttöoikeudet".
  17. Toimita tunnus ja salasana järjestelmätoimittajalle tietoturvallisesti, esimerkiksi turvapostilla.
  1. Kirjaudu omilla tunnuksillasi virkailija.opintopolku.fi-palveluun
    1.  palvelukäyttäjätunnuksen muokkaus edellyttää joko Varda-pääkäyttäjä (kunta) tai koulutustoimijan vastuukäyttäjän käyttöoikeuden
  2. Valitse päävalikosta ”Käytönhallinta”
  3. Valitse käytönhallinnan alta ”Järjestelmätunnukset”
  4. Valitse "Järjestelmätunnusten haku”
  5. Lisää "Suodata palvelun nimellä"-kohtaan palvelukäyttäjän nimi (esim. Varda_Mansikkala_henkilosto). Palvelukäyttäjä nousee hausta ja klikkaamalla "Palvelun nimi" -kohtaa pääset palvelukäyttäjän tietoihin.

Uuden käyttöoikeuden lisääminen palvelukäyttäjälle
Jos haluat lisätä uuden käyttöoikeuden palvelukäyttäjätunnukselle: Vieritä sivun alareunaan kohtaan "Lisää käyttöoikeuksia" > Valitse oma organisaatio eli tässä tapauksessa oma kunta > Valitse lisättävät käyttöoikeudet > Tallenna käyttöoikeudet.

Palvelukäyttäjätunnuksen salasanan vaihtaminen
Jos haluat vaihtaa palvelukäyttäjätunnuksen salasanan: Sivun yläreunassa kohdassa "CAS-järjestelmätunnuksen hallinta" valitse "Luo uusi salasana". Järjestelmä varoittaa, että mahdollisesti aiemmin luotu salasana lakkaa toimimasta välittömästi, kun olet luonut uuden salasanan. Kopioi salasana leikepöydälle valitsemalla "Kopioi" salasana-riviltä. Huomaa, että et näe salasanaa enää uudestaan sen jälkeen, kun olet sulkenut ikkunan. Liitä salasana leikepöydältä itsellesi talteen, esimerkiksi turvapostin viestikenttään. Kun olet ottanut salasanan talteen, sulje ikkuna.

Palvelukäyttäjätunnuksen käyttöoikeuksien poistaminen

Jos palvelukäyttäjätunnuksen käyttö päättyy, esimerkiksi tietojen tallentamisessa siirrytään käyttöliittymään, niin palvelukäyttäjätunnuksen käyttöoikeudet tulee sulkea. Käyttöoikeuksien sulkeminen onnistuu kohdassa "Voimassa olevat käyttöoikeudet" > Sulje käyttöoikeudet > Sulje.

Lista palvelukäyttäjätunnuksista

Seuraavat käyttöoikeudet on tarkoitettu palvelukäyttäjätunnuksille integraatiotiedonsiirtoja varten eikä niitä voi myöntää yksittäisille virkailijoille:

Varda-varhaiskasvatus- ja huoltajatietojen palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata lasten varhaiskasvatus ja huoltaja- ja maksutietoja sekä toimijan ja toimipaikkojen tietoja.

Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata kaikkia henkilöstötietoja (työntekijätiedot, täydennyskoulutustiedot, vuokratun henkilöstön tiedot) Vardassa. 

Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata vuokratun henkilöstön tietoja Vardassa.

Varda-henkilöstö-työntekijätietojen palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata seuraavia työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot. 

Varda-tuen tietojen palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietoja.

Vanhentuneen käyttöoikeuden uusiminen

Ilmoitus päättyvästä käyttöoikeudesta

Käyttöoikeudet ovat voimassa yhden vuoden. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi virkailijan Opintopolussa kohdassa Voimassa olevat käyttöoikeudet  > ”Hae jatkoaikaa”. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille. Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Jo päättynyt käyttöoikeus

Mikäli käyttöoikeutesi on jo päässyt vanhenemaan, voit omissa tiedoissasi Virkailijan Opintopolussa kohdassa Uuden käyttöoikeuden anominen anoa Varda-käyttöoikeutta uudelleen. Valitse oma organisaatiosi (esim. Helsingin kaupunki), anottava käyttöoikeus (esim. Varda-pääkäyttäjä (kunta)) ja valitse Hae käyttöoikeutta. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille.

Lue lisää

Sisällysluettelo