Tämä ohjeistus on tarkoitettu yksityisten päiväkotien Varda-pääkäyttäjille. Ohjeeseen on tiivistetty tietoa ja ohjelinkkejä siitä, mikä Varda on, miten Vardaa käytetään, mitä tietoja Vardaan tallennetaan sekä miten tietoja tallennetaan, muokataan ja katsellaan Vardassa.

Mikä Varda on?

Varda eli varhaiskasvatuksen tietovaranto on kansallinen tietojärjestelmä, jonne kerätään tiedot kaikista varhaiskasvatusta järjestävistä kunnista ja kuntayhtymistä sekä palvelua tuottavista yrityksistä, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, lapsista ja heidän huoltajistaan sekä varhaiskasvatuksen työntekijöistä. Tietojen tallentamisesta Vardaan määrätään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Vardaan tallennettua tietoa voidaan hyödyntää niin kunnallisessa kuin valtakunnallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa.

Lue lisää: Vardan esittely

Näin uusi yksityinen päiväkoti saa Vardan käyttöönsä

  1. Uusi yksityinen palveluntuottaja hakee ensin lupaa päiväkotitoiminnalle. Lupa haetaan Soterin sähköisessä asioinnissa.
  2. Kun yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja hakee lupaa, hän ilmoittaa lupahakemuksessa Vardan pääkäyttäjän tiedot. Pääkäyttäjän tiedoiksi tarvitaan nimi ja sähköposti. Tiedot ilmoitetaan hakemuksen Lisätiedot-kenttään. Jos kohtaat haasteita tai ongelmia hakemuksen tekemisessä, olethan yhteydessä aluehallintovirastoon. Soterin sähköisen asioinnin tekninen neuvonta palvelee osoitteessa soteri@valvira.fi
  3. Kun lupa myönnetään, palveluntuottaja saa lupapäätöksen aluehallintovirastolta sähköpostitse.
  4. Soterissa nimetty Varda-pääkäyttäjä saa kutsun osoitteesta noreply@opintopolku.fi luoda tunnuksen ja salasanan palvelukokonaisuuteen.

Lue lisää Yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden rekisteröityminen Vardaan

Kirjautuminen Vardaan

Kun olet saanut käyttäjätunnuksen, voit kirjautua Vardaan Opintopolun kirjautumissivun kautta. Valitse ylävalikon Rekisterit ja tiedonsiirrot -valikosta Varda.

Lue lisää: Kirjautumisohjeet sekä ohje unohtuneen käyttäjätunnuksen tai salasanan palauttamiseksi

Vanhentuneen käyttöoikeuden uusiminen

Varda-pääkäyttäjiä tulee olla yksityisessä päiväkodissa vähintään kaksi, jotta he voivat myöntää toinen toisilleen jatkoaikaa käyttöoikeuksille. Yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi kutsua toisen Varda-pääkäyttäjän tämän ohjeistuksen mukaisesti. Mikäli yksityisessä päiväkodissa on vain yksi Varda-pääkäyttäjä ja käyttöoikeus on päässyt vanhenemaan, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun. 

Ilmoitus päättyvästä käyttöoikeudesta

Käyttöoikeudet ovat voimassa yhden vuoden. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi virkailijan Opintopolussa kohdassa Voimassa olevat käyttöoikeudet  > ”Hae jatkoaikaa”. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille. Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Jo päättynyt käyttöoikeus

Mikäli käyttöoikeutesi on jo päässyt vanhenemaan, voit omissa tiedoissasi Virkailijan Opintopolussa kohdassa Uuden käyttöoikeuden anominen anoa Varda-käyttöoikeutta uudelleen. Valitse oma organisaatiosi (Esim. Hepolan yksityinen päiväkoti), anottava käyttöoikeus (esim. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen päiväkoti)) ja valitse Hae käyttöoikeutta. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille.

Lue lisää Yksityisten perhepäivä- ja ryhmäperhepäivähoitajien käyttäjähallinta

 Tietojen tallentaminen Vardaan

Vardaan voidaan tallentaa tietokokonaisuuksittain varhaiskasvatuslaissa määrätyt sisällöt

  • joko teknisellä rajapinnalla (integraatiolla) tai,
  • käyttöliittymällä

Varhaiskasvatuksen järjestäjällä ei voi olla Vardassa samaan aikaan käytössä molemmat tallennustavat saman tietokokonaisuuden osalta. 

Vardan tietokokonaisuudet:

  1. Varhaiskasvatustoimijan, toimipaikkojen ja lasten varhaiskasvatus- ja maksutiedot.
  2. Työntekijöiden palvelussuhteiden, työskentelypaikkojen ja pidempien poissalojen tiedot.
  3. Vuokratun henkilöstön tiedot.
  4. Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot

Yllä mainitut neljä tietokokonaisuutta voidaan tallentaa järjestelmäintegraation kautta korkeintaan neljästä eri lähdejärjestelmästä. On myös mahdollista tallentaa kaikki neljä tietokokonaisuutta samasta lähdejärjestelmästä.

Tietojen tallentaminen käyttöliittymässä

Jos tiedot tallennetaan ns. käyttöliittymällä, kirjaudu käyttöliittymään Opintopolun virkailijasivulta. Käyttöliittymä on tehty varhaiskasvatustietojen käsin tallentamista ja muokkaamista sekä tiedon laadun testaamista varten. 

  • Tietoja tallennetaan ja muokataan sekä väärin tallennettuja tietoja mitätöidään (poistetaan) Syötä tietoja -sivun kautta.
  • Tallennettuja tietoja voi tarkastella Katsele tietoja -sivun kautta.
  • Katsele tietoja -sivun Yhteenveto-välilehdellä on summatasoiset tiedot kaikista toimijan tallentamista Varda-tiedoista.
  • Raportit-sivulla voit tarkastella toimipaikan, lasten tai työntekijöiden puutteellisia tietoja. Jos toimipaikan, lapsen tai työntekijän tiedoissa on puutteita, on puutteen selitys ja koodi listattu taulukkoon. Kun puute on korjattu, poistuu tieto puutteesta listasta. Raportteihin pääset Toimijan tiedot -pudotusvalikosta.
  • Raportit -sivulla voit myös luoda mm. voimassa olevista varhaiskasvatustiedoista tai puutteellisista tiedoista Excel-raportteja.

Tietojen tallentaminen integraatiolla

Opetushallitus luo yksityisille päiväkodeille tiedonsiirtoihin tarvittavan palvelukäyttäjätunnuksen, mikäli toimijasi on tarkoitus siirtää Vardaan joko varhaiskasvatustietoja tai henkilöstötietoja integraatiolla käytössä olevasta lähdejärjestelmästä. Tällöin ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun ja kerro mitä tietoja Vardaan on tarkoitus siirtää lähdejärjestelmästä.

Vardaan tallennettavat tiedot

Toimipaikkatiedot

Toimipaikasta tallennetaan toimipaikan nimi ja yhteystiedot, varhaiskasvatuksen toimintamuoto ja järjestämismuodot, varhaiskasvatuspaikkojen määrä sekä kasvatusopillinen järjestelmä ja mahdolliset toiminnalliset ja kielelliset painotukset. Tarkempi kuvaus tiedoista löydät Vardan tietoluettelosta. Varhaiskasvatustoimija ei itse voi poistaa Vardaan lisättyä toimipaikkaa. Jos toimipaikka on poistettava järjestelmästä virhesyötön vuoksi, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.

Lue lisää:

Lapsitiedot

Lapsesta tallennetaan Vardaan henkilötiedot sekä tieto varhaiskasvatuspäätöksestä ja -suhteesta.

Jos varhaiskasvatus tuotetaan yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettynä (järjestämismuodot JM04 ja JM05), palveluntuottaja vastaa lasten varhaiskasvatustietojen tallentamisesta ja muokkaamisesta. Jos varhaiskasvatus tuotetaan palvelusetelillä tai ostopalveluna, kunta vastaa lähtökohtaisesti tietojen tallentamisesta. Erillisellä sopimuksella tallennustehtävän voi siirtää kunnalta palveluntuottajalle.

Lue lisää:

Huoltaja- ja maksutiedot

Vardaan tallennetaan huoltajan henkilötiedot sekä tieto varhaiskasvatuksen asiakasmaksusta. 

Huomioitavaa:

  • Huoltaja- ja maksutietoja ei tallenneta Vardaan, jos varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksaja ei ole lapsen virallinen huoltaja.
  • Tieto huoltajuudesta siirtyy väestötietojärjestelmästä Vardaan viiveellä. Maksutiedon tallentaminen Vardaan onnistuu siis vasta muutaman tunnin päästä siitä, kun lapsen henkilötiedot on tallennettu Vardaan.
  • Kun varhaiskasvatuspalvelu tuotetaan ostopalveluna tai palvelusetelillä (järjestämismuodot JM02 ja JM03), varhaiskasvatuksen järjestävä kunta vastaa aina maksutietojen tallentamisesta. Jos taas lapsen varhaiskasvatus on yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettyä (järjestämismuodot JM04 ja JM05), yksityinen palveluntuottaja tallentaa huoltajien maksutiedot Vardaan.

Lue lisää: Huoltaja- ja maksutiedot

Henkilöstön tiedot

Henkilöstöstä tallennetaan Vardaan henkilötiedot sekä tiedot työntekijän tutkinnosta, työsuhde- ja työskentelypaikkatiedoista sekä yli 60 vuorokauden kokoaikaisista ja yhtäjaksoisista poissaoloista. Myös sijaiset, jotka ovat määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa tallennetaan Vardaan. 

Lue lisää:

Vuokrattu henkilöstö

Vuokratun henkilöstön tiedot tallennetaan Vardaan summatasolla. Vuokratulla henkilöstöllä tarkoitetaan kasvatus- opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevää henkilöstöä, joka on hankittu henkilöstöpalvelun kautta.

Lue lisää: Vuokrattu henkilöstö

Tietojen ylläpitäminen Vardassa

Jos Vardaan tallennetut tiedot muuttuvat (esim. lapsi lopettaa varhaiskasvatuksessa), on varhaiskasvatustoimijan muokattava tiedot oikeiksi ja ajantasaisiksi. Muutostiedot on tallennettava Vardaan kuukauden 15:een tai viimeiseen päivään mennessä Vardan käyttöliittymässä ja tiedonsiirtorajapinnalla siirrettäessä yhden (1) vuorokauden kuluessa.

Tiedonlaadun varmistaminen Vardassa

Varhaiskasvatuslain mukaan varhaiskasvatustoimijalla on velvollisuus paitsi tallentaa Vardaan tiedot varhaiskasvatuksesta, niin myös huolehtia tallentamansa tietosisällön oikeellisuudesta, virheettömyydestä sekä ajantasaisuudesta. Vain Varda-pääkäyttäjä näkee kaikki Vardassa olevat tiedot sekä Raportit –kokonaisuuden työkalut. Tämän vuoksi Vardan tiedonlaadun varmistaminen on ennen kaikkea Varda-pääkäyttäjien vastuulla.

Lue lisää: Tiedonlaadun varmistaminen Vardassa

Toiminnan päättyminen

  • Täytä Varhaiskasvatustoiminnan päättyminen -lomake. Kun lähetät lomakkeen, Opetushallitus saa tiedon varhaiskasvatustoimintasi päättymisestä.
  • Merkitse päättymispäivä kaikelle Vardaan tallennetulle tiedolle: toimipaikalle, lasten varhaiskasvatustiedoille, maksutiedoille ja työntekijätiedoille.
  • Mitään oikein tallennettuja tietoja ei saa poistaa Vardasta. Kun tiedot on päätetty, Opetushallitus säilyttää tietoja Vardassa viisi vuotta.

Lue lisää Varhaiskasvatustoiminnan päättyminen

Sisällysluettelo