Vardan käyttöliittymässä on erilaisia raportteja, jotka auttavat tallennettujen tietojen korjaamisessa ja tiedon laadun testaamisessa:
- Puutteelliset tiedot -raportti
- Tiedonsiirtojen yhteenvetoraportti, joka jakautuu onnistuneisiin ja virheeseen päättyneisiin tiedonsiirtoihin ja käyttöliittymätallennuksiin
- Excel-raportit (sisältää vuosiraportin)
Tiedonsiirtojen yhteenveto raportti ja Excel-raportit näkyvät vain Varda-pääkäyttäjille. Puutteelliset tiedot -raportit näkyvät pääkäyttäjien lisäksi myös tietojen tallentaja/katselijaoikeuksilla. Voit tarkastella raportteja, jos sinulla on varhaiskasvatustoimijan tasoiset käyttöoikeudet. Toimipaikkakohtaisilla käyttöoikeuksilla raportit eivät näy.
Puutteelliset tiedot -raportti
Vardan puutteelliset tiedot -raportti kokoaa varhaiskasvatustoimijan tallentamien tietojen puutteet yhteen paikkaan. Puutteelliset tiedot -raportti on jaettu "Toimipaikat", "Lapset" ja "Työntekijät" välilehdille, jossa on eroteltuna lapsiin ja työntekijöihin liittyvät puutteet. Näkymässä voit tarkastella puutteellisesti tallennettuja tietoja käyttöoikeuksiesi mukaan.
- Paikka käyttöliittymässä: Toimijan tiedot → Raportit → Puutteelliset tiedot
- Käyttäjäroolit:
- Varda-pääkäyttäjä (kaikki puutteet)
- Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja/katselija: työntekijöihin ja toimipaikkoihin liittyvät puutteet
- Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja/katselija: työntekijöihin ja toimipaikkoihin liittyvät puutteet
- Varda-huoltajatietojen tallentaja/katselija: maksutiedon puutteet
- Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja/katselija: varhaiskasvatustietoihin ja toimipaikkoihin liittyvät puutteet
Näkymä listaa automaattisesti kaikki puutteet, jotka koskevat kyseistä tietokokonaisuutta. Mikäli puutteita ei ole, hakutuloksissa ei näytetä tietoja.
Hakutuloslistassa näkyy tieto, johon puute liittyy sekä siihen liittyvä virheilmoitus ja virhekoodi. Lisäksi virheilmoituksen vieressä näkyy suppilo, jota painamalla voit suodattaa kyseisen toimipaikan tai henkilön pois näkyistä.
Voit rajata hakutuloksia hakemalla toimipaikan tai henkilön nimellä tai tunnisteella. Kirjoita nimi tai tunniste kenttään ja valitse Hae.
Voit myös suodattaa tuloksia virheilmoituksen mukaan joko valitsemalla ne virheilmoitukset jotka haluat näkyviin listaukseen tai suodattamalla tietyt virheilmoitukset pois näkyvistä.
Jos haluat tarkastella toimipaikan tai henkilön puutteita tarkemmin, paina toimipaikan tai henkilön nimeä jolloin ikkunaan avautuu uusi lomake. Lomakkeella näytetään, missä puute sijaitsee ja kuvaus, miten puute pitäisi korjata.
Puutteellisten tietojen korjaaminen
Mikäli tallennat tiedot käyttöliittymällä, voit korjata puutteen suoraan muokkaamalla lomakkeelle tallennettuja tietoja. Jos taas tallennat tiedot Vardaan tiedonsiirron integraatiolla, sinun pitää korjata puutteet omaan lähdejärjestelmääsi tai rekisteriin. Korjattuasi tiedot omaan lähdejärjestelmään, varmista tiedonsiirron jälkeen, että puutteellinen tieto korjaantui Katsele tietoja -sivun kautta. Kun puute on korjattu, häviää kyseinen puutteellisen tiedon ilmoitus raportilta.
Puutteelliset tiedot -listasta käy ilmi, että työntekijän Hantula, Päivi-Sisko voimassa olevassa palvelussuhteessa ei ole yhtään voimassa olevaa työskentelypaikkaa.
Virhe koskee palvelussuhdetta, joka on voimassa 3.8.2025-13.12.2025. Palvelussuhteeseen liittyvä työskentelypaikka on kuitenkin voimassa 7.9.-28.10.2025 eikä palvelussuhteelle ole tallennettu poissaoloja.
Korjaa tieto joko
- vaihtamalla palvelussuhteen työskentelypaikan päättymispäivämääräksi 13.12.2025
- lisäämällä uusi voimassa oleva työskentelypaikka (esim. 29.10.-13.12.2025), tai
- lisäämällä poissaolo ajalle 29.10.2025-13.12.2025.
Kun tieto on korjattu, Hantula poistuu Puutteelliset tiedot -raportista.
Tiedonsiirrot-raportti
Tiedonsiirrot-raportti koostuu kolmesta kokonaisuudesta
- tietojen siirtojen yhteenveto
- onnistuneiden tiedonsiirtojen koontinäkymä
- epäonnistuneiden tiedonsiirtojen koontinäkymä
Raportti näkyy Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeudella.
Tiedonsiirrot-raportilla näytetään tiedonsiirrot järjestelmäintegraation kautta, mutta myös käyttöliittymällä tallennettujen tietojen tapahtumat. Jokainen Vardaan kohdistettu rajapintakutsu näytetään siis omana tiedonsiirron tapahtumana ja omana rivinään joko "Onnistuneet" taikka "Epäonnistuneet" välilehdellä. Tiedonsiirrot näytetään per palvelukäyttäjätunnus/käyttäjätunnus.
Tiedonsiirtojen tapahtumat säilytetään Vardassa 90 päivää, jonka jälkeen sekä onnistuneiden sekä epäonnistuneiden tiedonsiirtojen tapahtumat tyhjennetään. Tämä tarkoittaa, sitä että mikäli olet korjannut epäonnistuneet tiedonsiirrot -sivulla olevan virheen järjestelmäsi kautta taikka käyttöliittymällä, virheilmoitus ei poistu automaattisesti. Milkäli tiedonsiirron virhe korjaantuu, tallentuu siitä uusi ilmoitus "Onnistuneet" tiedonsiirrot sivulle.
HUOM! "Epäonnistuneet" ja "Onnistuneet" -välilehdillä näkyy oletuksena kuluvan päivän tiedonsiirrot. Voit myös halutessasi rajata Aikaleima-rajaimella tiedonsiirtoja enintään seitsemän päivän aikaikkunalla.
- Paikka käyttöliittymässä: Toimijan tiedot → Raportit → Tiedonsiirrot
- Käyttäjäroolit Varda-pääkäyttäjä
Yhteenvetonäkymässä näet kokonaiskuvan tietojen tallentamisesta Vardaan. Kaikki tiedonsiirron tapahtumat näytetään päiväkohtaisesti ja per käyttäjätunnus omalla rivillään. Yksi tapahtuma tarkoittaa yhtä rajapintakutsua Vardassa. Esimerkiksi yhden varhaiskasvatussuhteen lisääminen onnistuneesti lisää "Onnistuneet"-sarakkeen lukumäärää.
Sarakkeiden kuvaukset:
- Päivämäärä kertoo minä päivänä tietoja on tallennettu tai yritetty tallentaa. Raportissa voi olla monta riviä samalla päivämäärällä, jos useampi käyttäjätunnus on tallentanut tai yrittänyt tallentaa tietoja saman vuorokauden aikana.
- Onnistuneet kertoo onnistuneiden tapahtumien lukumäärän
- Epäonnistuneet kertoo epäonnistuneiden tapahtumien lukumäärän
- Yhteensä kertoo onnistuneiden ja epäonnistuneiden yhteenlasketun määrän
- Käyttäjä kertoo, millä käyttäjätunnuksella tietoja on tallennettu tai yritetään tallentaa
Onnistuneet tiedonsiirrot -näkymässä näet jokaisen yksittäisen ja onnistuneen tiedon tallentamisen tapahtuman Vardassa.
Sarakkeiden kuvaukset:
- Aikaleima erittelee tallennustapahtumat ajallisesti. Jokainen yksittäinen tapahtuma näytetään omalla rivillään.
- JSON-linkistä sinulle näytetään tiedot, jotka Vardaan tallennettiin.
- Kohde -sarakkeessa näytetään henkilön nimi ja oppijanumero, johon tietojen tallennus liittyy.
- Tyyppi -kentässä näytetään tietojen tallennuksesta kertova toiminnallisuus.
- "POST" on uuden tiedon luomista
- "PUT/PATCH" on olemassa olevan tiedon päivittämistä
- "DELETE" poistaa Vardaan tallennettua tietoa
- Rajapinta -tieto kertoo, mistä Vardan tietokokonaisuudesta ja siihen liittyvästä rajapinnasta on kyse tietojen tallentamisessa.
- Käyttäjä -kenttä kertoo, millä käyttäjätunnuksella tietoja on tallennettu.
- Lähdejärjestelmätieto näyttää missä lähdejärjestelmässä tietoja on tallennettu. Tieto pystytään näyttämään ainoastaan Vardan henkilöstökokonaisuuden osalta. Jos tiedot on tallennettu Vardaan käyttöliittymällä, näytetään tieto "Käyttöliittymä (1)".
JSON linkistä sinulle näytetään tiedot, jotka on lähetetty Vardaan.
Epäonnistuneet tiedot näkymässä näet jokaisen yksittäisen, mutta epäonnistuneen tiedon tallentamisen tapahtuman. Näkymässä näytetään samat sarakkeet kuin onnistuneet tiedot -näkymässä. Lisäksi näkymässä on sarake "syy", jossa sinulle näytetään kuvaus, miksi tiedon tallentaminen epäonnistui.
JSON-kentässä näytetään Vardaan lähetettyjen tietojen lisäksi myös tietojärjestelmän palauttama virheviesti ja virheiden kuvaukset suomeksi ja ruotsiksi.
Kun tallennat tietoa integraation kautta, korjaa jokaisella rivillä oleva virhe virheen kuvauksen perusteella omaan lähdejärjestelmääsi. Kun olet korjannut tiedot lähdejärjestelmääsi ja tiedot on lähetetty uudestaan Vardaan, tarkista JSON-hakukentän ja tieto-objektiin viittaavan hakusanan avulla löytyykö sama virhe edelleen uusimmista tiedonsiirron tapahtumista. Voit myös etsiä löytyykö nyt samat tiedot "Onnistuneet" välilehdeltä.
Onnistuneita ja epäonnistuneita tiedonsiirtoja on mahdollista rajata seuraavilla suurennuslasilla merkityillä rajaimilla:
- Aikaleima: Klikkaamalla "Aikaleima"-rajainta voit valita haluamasi tarkasteluajankohdan maksimissaan seitsemän päivän aikaikkunalla. Lisää haluamasi päivämäärät. HUOM! Tiedonsiirrot -raportilla ei ole mahdollista tarkastella yli 3 kuukauden takaisia tiedonsiirtoja.
- JSON: Rajaa tiedonsiirrot jonkin rajapintakutsussa lähetetyn sisällön, esim. Varda-ID:n tai OID:n, perusteella.
- Kohde: Hae tiettyä henkilöä nimellä tai oppijanumerolla.
- Tyyppi: Rajaa tiedonsiirtoja tietojen tallentamisperiaatteen mukaan ("POST", "PUT/PATCH", "DELETE").
- Rajapinta: Rajaa tiedonsiirrot esimerkiksi siten, että sivulla näkyvät vain kaikki rajapinnan /api/v1/maksutiedot/ epäonnistuneet tai onnistuneet tiedonsiirrot.
- Syy: Rajaa epäonnistuneissa näkyvät tiedonsiirrot siten, että vain esimerkiksi MA003 -virhekoodin epäonnistuneet tiedonsiirrot näkyvät listauksessa.
- Käyttäjä: hae tietyllä palvelukäyttäjätunnuksella Vardaan tehdyt epäonnistuneet tai onnistuneet tiedonsiirrot. Voit esimerkiksi rajata hakua siten, että haet vain varhaiskasvatustietoja Vardaan tallentavan palvelukäyttäjätunnuksen, jolloin listauksessa näkyvät vain varhaiskasvatustietoja koskevat epäonnistuneet tai onnistuneet tiedonsiirrot.
- Lähdejärjestelmä: rajaa haku koskemaan vain tiettyä lähdejärjestelmää. Esimerkiksi jos täydennyskoulutustiedot tulevat toisesta järjestelmästä ja työntekijätiedot toisesta, voit valita haluamasi lähdejärjestelmän lähettämät epäonnistuneet tai onnistuneet tiedonsiirrot tarkasteltavaksi.
Vinkkejä Tiedonsiirrot-raportin käyttöön
Esimerkkitilanteiden on tarkoitus selvittää, miten rajaimia voi käyttää selkeyttämään Tiedonsiirrot-raporttia etenkin tilanteissa, joissa tiedonsiirtoja on paljon tai kun yritetään etsiä jotain tiettyä siirrettyä tietoa.
Siirry Epäonnistuneet tiedonsiirrot -raportille.
a) rajaa aikaleima -rajaimella ajankohdan, jolloin siirtoa on yritetty Vardaan. Jos se ei ole tiedossa, poista aikaleima -rajaus kokonaan käytöstä.
b) Etsi epäonnistunutta siirtoa joko lapsen nimellä tai oppijanumerolla Kohde-rajaimella. Kohde-rajain on kuitenkin epätäydellinen eikä Kohde-sarakkeessa aina näy lapsen nimeä/oppijanumeroa, mikäli sitä ei ole saatavilla. Tällöin voit rajata Rajapinta-rajaimella /api/v1/varhaiskasvatuspaatokset/, joka rajaa tiedonsiirrot niihin, jotka ovat tulleet tältä rajapinnalta.
c) Etsi lasta JSON-rajaimella kyseisen lapsen Varda-ID:llä. Löydät Varda-ID:n Katsele tietoja -näkymästä lapsen tietojen yhteydestä. JSON-rajaimella voit etsiä myös jotain muuta rajapintakutsussa lähetettyä tietosisältöä, joka auttaa rajaamaan tiedonsiirrot, jotka on tarkoitus löytää, esimerkiksi varhaiskasvatuspäätöksen päättymispäivämäärä.
JSON-linkkiä klikkaamalla näet tiedot, jotka Vardaan yritettiin tallentaa päätyen virheeseen sekä miksi kyseinen tieto päättyi virheeseen (esim. virhekoodi VP015 Lapsella on jo yksi päätös identtisillä tiedoilla). Voit täällä tutustua tarkemmin Vardan virhekoodistoon. Korjaa puute omassa lähdejärjestelmässäsi ja varmista, että korjattu tieto on siirtynyt myös Vardaan.
Jos epäonnistuneen tiedonsiirron JSON-sanomassa on nähtävissä vain lapsen Varda-ID etkä ole varma kuka lapsi on kyseessä, voit Katsele tietoja -näkymässä etsiä lapsen myös tunnisteella. Kopioi Varda-ID > Katsele tietoja > Lapset > Hae lapsi kopioidulla ID:lla kohdassa "Nimi tai tunniste". Oletuksena haku kohdistuu voimassa oleviin palvelussuhteisiin, mutta haun rajausehtoja voi muokata.
Vastaavasti voit hakea myös toimipaikkaa ja työntekijää tunnisteella.
Epäonnistuneen tiedonsiirron JSON-sanomassa oleva lapsen Varda-ID:
Katsele tietoja-näkymä > Lapset > Hae nimellä tai tunnisteella:
Excel-raportit
Excel-raportteja voi hyödyntää esimerkiksi laadun varmistamiseen. Vardasta voi luoda seuraavia Excel-raportteja:
- Vuosiraportti
- Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot
- Puutteelliset toimipaikkatiedot
- Puutteelliset lapsitiedot
- Puutteelliset työntekijätiedot
- Voimassa olevat työntekijätiedot
- Voimassa olevat toimipaikat
- Voimassa olevat lapset ilman maksutietoa
Raportit näkyvät Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeudella. Voit luoda raportteja voimassa olevista tiedoista joko varhaiskasvatustoimija- tai toimipaikkatasolla. Puutteellisten tietojen Excel-raportit ja vuosiraportin voi luoda vain varhaiskasvatustoimijatasolla.
Excel-raportit salataan, eivätkä ne avaudu ilman salasanaa. Kun luot raportin, se on ladattavissa käyttöliittymässä kaksi vuorokautta niiden luontihetkestä,. Myös salasana säilyy raporttinäkymässä kaksi vuorokautta.
HUOM! Käsittele henkilötietoja aina huolellisesti. Huomioi tietoturva ja tietosuoja. Poista tiedot koneeltasi, kun et enää tarvitse niitä.
Paikka käyttöliittymässä: Toimijan tiedot → Raportit → Excel-raportit
- Aloita raportin luonti klikkaamalla +Luo uusi Excel-raportti -painiketta.
- Valitse sen alasvetolaatikosta minkä raportit haluat luoda ja anna raportille tarvittavat määritelmät.
- Valitse + Luo, jolloin järjestelmä muodostaa Excel-tiedoston. Tässä saattaa kestää hetken riippuen muodostettavan tiedoston koosta.
- Kun raportti on muodostettu, se ilmestyy Luodut Excel-raportit -otsikon alle. Samalla muodostuu 16-merkkinen salasana, joka tarvitaan Excel-tiedoston avaamiseen.
- Salasana on piilotettuna silmän taakse. Klikkaamalla silmäkuvaketta saat salasanan näkyviin. Voit myös kopioida salasanan suoraan leikepöydälle klikkaamalla kopiointikuvaketta.
- Paina lopuksi Lataa-nappia, jolloin raportti latautuu koneellesi. Muista ottaa salasana talteen, jos toimitat raportin eteenpäin toiselle henkilölle, joka tarvitsee tietoja työssään.
Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot
Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot -raportille muodostuu tiedot kaikista lapsen varhaiskasvatusta ja huoltajien asiakasmaksuja koskevista Vardaan tallennetuista tiedoista valitun päivämäärän tilanteen mukaan. Voit muodosta raportin joko kaikkien toimipaikkojen varhaiskasvatustiedoista tai yksittäisen toimipaikan tiedoista.- Lapsi voi esiintyä raportissa monta kertaa, sillä riviä per lapsi on niin monta, kun lapsella on voimassa olevia varhaiskasvatustietoja valittuna päivänä.
- Tiedoston toiselle välilehdelle tulostuvat näiden lasten huoltaja- ja maksutiedot huoltajakohtaisesti, jos ne on tallennettu Vardaan. Huomaa että maksutieto on varhaiskasvatustoimijatasoinen tieto, joten toimipaikkakohtainen raportti ei sisällä maksutietoja (tiedoston maksutiedot-välilehti on tyhjä).
Päivämäärä: Syötä "Päivämäärä"-kenttään tai valitse kalenterista se päivämäärä, jolta haluat raportin tulostettavan. Excel-tiedostoon haetaan varhaiskasvatustiedot niistä lapsista, joilla on voimassa olevia varhaiskasvatuspäätöksiä ja -suhteita tarkasteluhetkenä.
Kaikki toimipaikat: Oletuksena raportille tulostetaan tiedot kaikista varhaiskasvatustoimijan toimipaikoista. Jos haluat raportin vain yhestä toimipaikasta, ota ruksi pois Kaikki toimipaikka -laatikosta ja valitse haluamasi toimipaikka alasvetolaatikosta.
Voimassa olevat työntekijätiedot
Voimassa olevat työntekijätiedot -raportilla näytetään työntekijät, joiden palvelussuhde ja työskentelypaikka ovat voimassa tarkasteluhetkellä. Voit muodostaa raportin joko kaikkien toimipaikkojen varhaiskasvatustiedoista tai yksittäisen toimipaikan tiedoista. Kiertävät työntekijät näkyvät vain toimijatasoisesti, joten toimipaikkakohtainen raportti ei sisällä kiertäviä työntekijöitä.
Sama työntekijä voi esiintyä raportissa monta kertaa, sillä jos jokin tieto poikkeaa aikaisemmasta, niin henkilöstä muodostuu Exceliin uusi rivi. Esimerkiksi jos henkilöllä on useampi työskentelypaikka, muodostuu Exceliin kullekin työntekijän työskentelypaikalle oma rivinsä tai jos työntekijälle on tallennettu mahdollinen pidempi poissaolo muodostuu se Exceliin omaksi rivikseen.
Päivämäärä: Syötä "Päivämäärä"-kenttään tai valitse kalenterista se päivämäärä, jolta haluat raportin tulostettavan. Excel-tiedostoon haetaan kaikki työntekijätiedot niistä työntekijöistä, joilla on voimassa olevia palvelussuhteita ja työskentelypaikkoja tarkasteluhetkenä.
Kaikki toimipaikat: Oletuksena raportille tulostetaan tiedot kaikista varhaiskasvatustoimijan toimipaikoista. Jos haluat raportin vain yhestä toimipaikasta, ota ruksi pois Kaikki toimipaikka -laatikosta ja valitse haluamasi toimipaikka alasvetolaatikosta.
Voimassa olevat toimipaikkatiedot
Voimassa olevat toimipaikkatiedot -raportille muodostuu tiedot joka kaikista toimipaikkojen tiedoista tai yksittäisen toimipaikan tiedoista.
Sama toimipaikka voi esiintyä useammalla kuin yhdellä rivillä, jos kyseisessä toimipaikassa on useampi kuin yksi toiminnallinen painotus ja/tai kielipainotus. Tällöin ensimmäiselle riville tulee ensimmäisen painotuksen tiedot ja seuraavalle toisen jne. Toimipaikkoja on kuitenkin vain yksi Vardassa eli tuplatieto näkyy ainoastaan raportilla.
Päivämäärä: Syötä "Päivämäärä"-kenttään tai valitse kalenterista se päivämäärä, jolta haluat raportin tulostettavan. Excel-tiedostoon haetaan kaikki toimipaikat, jotka ovat voimassa olevia tarkasteluhetkenä.
Kaikki toimipaikat: Oletuksena raportille tulostetaan tiedot kaikista varhaiskasvatustoimijan toimipaikoista. Jos haluat raportin vain yhestä toimipaikasta, ota ruksi pois Kaikki toimipaikka -laatikosta ja valitse haluamasi toimipaikka alasvetolaatikosta.
Voimassa olevat lapset ilman maksutietoa
Voimassa olevat lapset ilman maksutietoa -raportilla voit tarkastella voimassa olevia lapsia, joilla ei ole Vardassa maksutietoa valitulla ajanjaksolla. Voimassa olevalla lapsella tarkoitetaan lapsia, joiden varhaiskasvatuspäätös ja -suhde ovat valitulla ajanjaksolla voimassa Vardassa.
Raportti auttaa hahmottamaan ne varhaiskasvatuksessa olevat lapset, joilla on valittuna päivämääränä voimassa olevat varhaiskasvatuspäätös ja -suhde, mutta ei voimassa olevaa maksutietoa. Excel-raportin tavoitteena on helpottaa huoltaja- ja maksutietoihin liittyvien virheiden selvittelyä ja tukea varhaiskasvatustoimijoita huoltaja- ja maksutietoihin liittyvässä tiedonlaadun ylläpitämisessä. Mikäli Excel-raportille nousseelta lapselta puuttuu henkilötunnus tai huoltajuussuhteiden määrä on 0, lapselle ei ole mahdollista sillä hetkellä tallentaa huoltaja- ja maksutietoa Vardaan.
Päivämäärä: Syötä "Päivämäärä"-kenttään tai valitse kalenterista se päivämäärä, jolta haluat raportin tulostettavan.
- Excel-tiedostoon haetaan lapset, joilla on voimassa olevat varhaiskasvatuspäätös ja -suhde ja joilla ei ole maksutietoa valitulla päivämäärällä.
- Huoltajuussuhteet haetaan raportille aina hakuhetken tilanteen mukaan, sillä huoltajuussuhteet on joko voimassa tai ei eli niitä ei määritä mikään päivämäärä.
Puutteelliset tiedot Excel-tiedostona
Voit muodostaa haluamistasi puutteellisista tiedoista (toimipaikkatiedot, lapsitiedot tai työntekijätiedot) Excel-raportin. Puutteellisten tietojen Excel-raportit ovat ladattavissa vain toimijatasolla.
Excel-tiedostoon haetaan samat tiedot, jotka näkyvät puutteelliset tiedot -raportissa. Lisäksi näet Excel-raportilta mm. henkilötunnuksen, tiedon turvakiellosta, lapsen/työntekijän/toimipaikan ID:n, lähdejärjestelmän sekä objektin ID:n.
Vuosiraportti Excel-tiedostona
Summatason vuosiraportin voi muodostaa varhaiskasvatustiedoista, henkilöstötiedoista tai kaikista tiedoista (sekä varhaiskasvatus- että henkilöstötiedot samassa raportissa eri välilehdille eroteltuna). Excel-raportilla voi tarkastella Vardan vuosiraportille poimittavia summatasoisia tietoja valitun tilastovuoden (tilastointipäivä 31.12.) ja poimintapäivämäärän perusteella.
Raportille rulee mukaan vain ne tiedot, jotka ovat voimassa kyseisenä tilastointipäivänä. Esimerkiksi jos tilastovuodeksi valitaan 2022, vuosiraportti muodostetaan 31.12.2022 tilastointipäivän tilanteen mukaisena.
Raporttia voi hyödyntää Vardan tietojen oikeellisuuden tarkastamiseen. Vertaile raportille muodostuvia tietoja omassa järjestelmässänne tai rekisterissänne oleviin lukumäärätietoihin. Huomioi, että raportin haku voi ensimmäisellä kerralla kestää useita minuutteja.
Sisältötyyppi: Oletusvalintana on "Kaikki tiedot". Tällöin raportti sisältää sekä varhaiskasvatus- että henkilöstötiedot eri välilehdille eroteltuina. Voit vaihtaa sisältötyypiksi myös pelkät varhaiskasvatustiedot tai pelkät henkilöstötiedot.
Tilastovuosi: Valitse haluamasi vuosi (tilastointipäivä 31.12.). Oletusvalintana on tuorein käytettävissä oleva vuosi.
Poimintapäivä: Vuosiraportissa poimintapäivämäärä tarkoittaa päivää, jonka mukaista tallennustilannetta tarkastellaan. Valitse siis poimintapäiväksi päivämäärä, jonka aikaisesta tallennustilanteesta vuosiraportti halutaan luoda.
- Kun Opetushallitus erikseen ilmoittaa poimintapäivän, muodosta tarkistusraportti tällä ilmoitetulla poimintapäivällä, jotta varhaiskasvatustoimija saa näkyviin täsmälleen samat luvut.
- Poimintapäivämäärän ilmoittamiseen asti seuraa korjausten etenemistä ottamalla raportin uudelleen aina kuluvalla päivämäärällä.
- Huomaa, että nykyhetkeen verrattuna tallennustilanne on voinut jo muuttua poimintapäivän jälkeen. Esimerkiksi jos 31.12.2022 päivän tallennustilanteessa on ollut jokin virhe Vardassa (esimerkiksi lapsella on voimassa virheellisesti tuplatietona varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde) ja se virhe on korjattu Vardaan 2.1.2023, tämä kyseinen virhe näkyy vuosiraportin luvuissa, jos poimintapäiväksi merkitsee 31.12.2022. Sen sijaan virhettä ei enää näy, jos poimintapäiväksi merkitsee 2.1.2023 tai nykyisen päivämäärän.
Excel-tiedostoon muodostuu omat välilehdet varhaiskasvatustiedoille ja henkilöstötiedoille, jos raportti on muodostettu kaikista tiedoista.
Varhaiskasvatustietojen raportilla summat tulevat tiedoista, jotka ovat voimassa tilastointipäivänä.
Raportissa on kolme saraketta:
- B-sarakkeen Kaikki tiedot sisältää kaikki summatasoiset tiedot: sekä varhaiskasvatustoimijan omat tiedot että ostopalveluna ja palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot.
- C-sarakkeen Omat tiedot sisältää vain varhaiskasvatustoimijan omat tiedot, ei ostopalveluna tai palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja.
- D-sarakkeen PAOS-tiedot sisältää tiedot vain niistä lapsista ja heidän maksuistaan, jotka ovat varhaiskasvatustoimijan ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestämässä tai tuottamassa varhaiskasvatuksessa.
Näin tulkitset raportin rivejä:
- Varhaiskasvatustoimija voimassa oleva: sarakkeessa on tieto Kyllä, kun toimijan tietoihin ei ole merkitty lakkautuspäivää tai lakkautuspäivä on tilastointipäivän jälkeen.
- Toimipaikat: Toimipaikkojen lukumäärä. Raportissa huomioidaan vain varhaiskasvatustoimijan omat toimipaikat, eli mukaan ei lasketa mahdollisia PAOS-toimipaikkoja, joissa varhaiskasvatustoimija järjestää varhaiskasvatusta toisen toimijan toimipaikassa.
- Varhaiskasvatuspaikkojen määrä ja toiminnalliset painotukset lasketaan yhteen voimassaolevien toimipaikkojen tiedoista. Muista, että mahdollisia vain esiopetukseen osallistuvia lapsia ei pidä laskea mukaan varhaiskasvatuspaikkojen määrään. Jos toimipaikassa järjestetään ainoastaan esiopetusta (ei esiopetusta täydentävää varhaiskasvatusta), toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrän tulee olla 0.
- Henkilöt-lukuun lasketaan mukaan kaikki lapset, joilla on voimassa sekä varhaiskasvatuspäätös että varhaiskasvatussuhde. Summassa näkyy lasten lukumäärä siten, et yksi henkilö on mukana vain yhden kerran.
- Lapset-lukuun lasketaan mukaan kaikki lapset, joilla on voimassa sekä varhaiskasvatuspäätös että varhaiskasvatussuhde. Summassa voi olla mukana sama henkilö useamman kuin yhden kerran, koska sama lapsi voi olla sekä kunnan/kuntayhtymän tuottamassa varhaiskasvatuksessa (ns. "oma" lapsi) että palvelusetelillä hankitussa tai ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa (PAOS-lapsi). Siksi lukumäärä ”Lapset” voi erota muutamalla lukumäärästä ”Henkilöt”.
- Varhaiskasvatussuhteet-rivin summassa näkyy voimassa olevien varhaiskasvatussuhteiden lukumäärä.
- Varhaiskasvatuspäätökset-rivin summassa näkyy voimassa olevien varhaiskasvatuspäätöksien lukumäärä.
Henkilöstötietojen raportilla summat tulevat tiedoista, jotka ovat voimassa tilastointipäivänä.
Näin tulkitset raportin rivejä:
- Työntekijät-lukuun lasketaan mukaan kaikki työntekijät, joilla on voimassa sekä palvelussuhde että työskentelypaikka. Lisäksi työntekijän palvelussuhteelle ei ole merkittynä tilastointipäivän sisältävää pidempää poissaolojaksoa. Lukumäärään lasketaan kukin henkilö vain yhden kerran.
- Työntekijät useammalla kuin yhdellä tehtävänimikkeellä: Niiden työntekijöiden lukumäärä, joilla on voimassa olevissa työskentelypaikoissa useampi kuin yksi tehtävänimike, esimerkiksi varhaiskasvatuksen opettajana ja päiväkodin johtajana.
- Työntekijät tehtävänimikkeittäin: Jos työntekijällä on voimassa olevissa työskentelypaikoissa useampi kuin yksi eri tehtävänimike, sama työntekijä voi olla mukana luvuissa useammin kuin kerran, sillä hänet lasketaan mukaan kaikkien voimassa olevien tehtävänimikkeiden lukuihin mukaan. Tämä koskee myös riviä Kelpoiset työntekijät tehtävänimikkeittäin.
- Vuokratun henkilöstön työtunnit: Tehtyjen työtuntien summa tallennetaan Vardaan tuntipohjaisesti. Esimerkiksi 0,5 tarkoittaa 30 minuuttia. Minuutit muunnetaan tunneiksi seuraavan kaavan avulla: minuuttimäärä / 60. Lue tarkemmin vuokratun henkilöstön ohjeesta.
Määräaikaiset työntekijät (1.1.-31.12.):
- Koko vuosi: Yhteenlaskettu summa, jossa ovat mukana kaikki työntekijät, joilla on voimassa oleva määräaikainen palvelussuhde ja työskentelypaikka tilastovuoden aikana.
- Luku on henkilöpohjainen eli yksi henkilö lasketaan mukaan vain yhden kerran, vaikka hänellä olisi useita määräaikaisia palvelussuhteita vuoden aikana.
- Luvussa ei ole mukana vuokrattua henkilöstöä.
- Kuukausittaiset tiedot: Yhteenlaskettu summa, jossa ovat mukana kaikki työntekijät, joilla on voimassa oleva palvelussuhde ja työskentelypaikka valitun tilastovuoden osalta kyseisen kuukauden aikana.
- Esimerkiksi tilastovuoden 2022 tammikuun osalta työntekijä lasketaan mukaan, kun määräaikaisuus on voimassa 1.1.-31.1.2022 välisenä aikana.
- Luku on ns. bruttoluku eli yksi työntekijä lasketaan mukaan lukuihin kaikkina kuukausina, jolloin hänellä on ollut määräaikainen palvelussuhde/työskentelypaikka voimassa. Esimerkiksi jos työntekijän palvelussuhde on määräaikainen ajalla 1.1.-31.12.2022, hänet lasketaan mukaan jokaisen kuukauden lukuun. Jos taas määräaikainen palvelussuhde on ajalle 15.1.-2.3.2022, työntekijä lasketaan mukaan tammikuun, helmikuun ja maaliskuun lukuihin.
- Luvuissa ei ole mukana vuokrattua henkilöstöä.
Mitä teen, jos vuosiraportille nousevat lukumäärät ovat väärin tai puutteellisia?
Korjaa virheelliset ja puutteelliset tiedot joko Vardaan integroidussa lähdejärjestelmässä tai Vardan käyttöliittymässä, riippuen siitä kumpi tallennustavoista on käytössä.
- Jos varhaiskasvatustiedot-raportissa henkilöiden tai lasten lukumäärät ovat liian suuria, tarkista, että varhaiskasvatuksessa lopettaneiden lasten tietoihin on merkitty päättymispäivät sekä varhaiskasvatuspäätöksiin että varhaiskasvatussuhteisiin. Jos lapsi ei koskaan aloittanutkaan varhaiskasvatuksessa, poista hänen tietonsa Vardasta.
- Jos henkilöstötiedot-raportissatyöntekijöiden määrät ovat liian suuria, tarkista, että päättyneiden palvelussuhteiden ja työskentelypaikkojen tietoihin on lisätty päättymispäivät. Jos työntekijä ei koskaan aloittanut palvelussuhteessa, poista hänen tietonsa Vardasta.
- Jos varhaiskasvatustoimijan käytössä on ollut vuokrattua henkilöstöä ja vuosiraportin vuokratun henkilöstön määrä on nolla tai muuten liian pieni, varmista, että tiedot on tallennettu Vardaan.