Tarvittava käyttöoikeus

Oppijanumerohaun pääkäyttäjä 

Käyttöoikeus on tarkoitettu henkilötunnuksellisten henkilöiden oppijanumeroiden hakuun ja luontiin käyttöliittymän kautta. Käyttöoikeuden haltija pääsee käsittelemään henkilötietoja (henkilötunnus, nimitiedot) oman organisaationsa valtuuttamana. Oppijanumeron voi hakea esimerkiksi henkilökunnalle, jos henkilöiden yksilöinti on välttämätöntä lakisääteisten tehtävien hoitamisessa. Käyttöoikeudella pääsee lisäksi käsittelemään yleistunniste-rajapinnan kautta siirrettyjen henkilöiden tietoja esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilön yksilöinti on keskeytynyt virheellisten tietojen vuoksi. Käyttöoikeuden myöntää Opintopolun vastuukäyttäjä 16.9.2022 alkaen. Asiakaspalvelu: yhteisetpalvelut@opintopolku.fi. 

Koulutustoimijan vastuulla on määritellä, kenen työtehtäviin kuuluu oppijanumeron haku ja henkilötietojen käsittely Opetushallituksen Oppijanumerorekisterissä (Opintopolussa). Kyseiselle henkilölle tulee lisätä Oppijanumerohaun pääkäyttäjä -käyttöoikeus. Käyttöoikeuden voi myöntää Opintopolun vastuukäyttäjä tai korkeakoulun pääkäyttäjä.


  • Siirry näkymään Käytönhallinta → Henkilötietojen ja käyttöoikeuksien hallinta → Oppijan luonti


Valitse toiminto: Henkilöllä on suomalainen henkilötunnus

  • Syötä henkilötunnus, etunimet, kutsumanimi ja sukunimi kuten ne ovat VTJ:ssä ja paina Hae henkilöä
  • Luo tarvittaessa uusi oppija
  • Ota talteen näytöllä näkyvä oppijanumero
  • Mikäli et saa oppijanumeroa talteen, voit toistaa haun syöttämällä tiedot lomakkeelle uudelleen

Oppijanumeron haku/luonti/ henkilötunnuksettomalle henkilölle käyttöliittymän kautta

Tavallisesti henkilöiden tiedot muodostuvat oppijanumerorekisteriin tiedonsiirrolla muista järjestelmistä tai henkilön itse ilmoittamana. Tiedonsiirroilla henkilöitä tuotaessa on suositeltavaa, että henkilöllä on valmiiksi jokin yksilöivä tunniste, kuten henkilötunnus tai oppijanumero. Jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, oppijanumeron voi hakea henkilölle ennen tiedonsiirtoa lisäämällä henkilötiedot ensin käyttöliittymän kautta. Virkailijalla on oltava oppijan  lisäämistä varten käyttäjärooli, johon sisältyy käyttöoikeus "Oppijoiden tuonti".

Huom!

Huomaa, että henkilötunnuksettoman oppijan saadessa myöhemmin henkilötunnuksen, henkilötunnus tulee päivittää oppijan identiteetille (oppijanumerolle). Prosessista riippuen, pääkäyttäjä tai Opetushallitus päivittää henkilötunnuksen oppijan tietoihin. 

Jos henkilötunnusta ei ilmoiteta, rekisteriin saattaa syntyä duplikaatti.


  1. Siirry näkymään Käytönhallinta → Henkilötietojen ja käyttöoikeuksien hallinta → Oppijan luonti
  2. Syötä vähintään pakolliset tiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus) ja vapaaehtoiset tiedot (passinumero ja sähköpostiosoite), jos ne ovat käytettävissä, ja paina Tallenna-painiketta.
  3. Tallenna-painikkeen painaminen käynnistää automaattisesti mahdollisten duplikaattihenkilöiden etsinnän. Jos syöttämiäsi tietoja vastaavia henkilöitä löytyy, siirryt automaattisesti näkymään, jossa pääset vertailemaan näiden henkilöiden tietoja. Palvelu voi ehdottaa duplikaatteja mutta vain OPH voi siirtyä kyseisen duplikaatin tietoihin.
    • Jos tulkintasi mukaan joku löydetyistä duplikaateista vastaa sitä henkilötunnuksetonta oppijaa, jota olet luomassa, älä luo uutta oppijaa vaan ota oppijanumero talteen.
    • Jos duplikaatteja ei löydy, siirry kohtaan 4.
  4. Paina "Luo oppija"-painiketta. Tämän jälkeen päädyt henkilön perustiedot-sivulle. Samalle sivulle päädyt, jos automaattinen haku ei löytänyt yhtään duplikaattia.
  5. Muista yksilöidä oppija, jotta hänelle muodostuu oppijanumero! Lue lisää: Yksilöi henkilö 
    1. Jos yhtään mahdollista duplikaattia ei löydy, palvelu suorittaa yksilöinnin automaattisesti.