2018_11_19 Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhma

Muistio (luonnos!)

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

• Hyvönen avasi kokouksen klo 13:02. 
• Päätettiin työjärjestyksenä käsitellä CSC-lain valmistelu ensimmäisenä asiana ja käsitellä asiat Funet työvaliokuntana asialistan 7. kohdan jälkeen

4 CSC-lain valmistelu

• Juho-Antti Jantunen ja Eerikki Nurmi esittelivät
• Opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt 15.11. lausuntoja luonnoksesta hallituksen esityksestä laiksi CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy -nimisestä osakeyhtiöstä.
  • 2016 valtio luovuttanut 30% yhtiöstä korkeakouluille, omistuksen hajautuksen tarkoituksena mahdollistaa korkeakoulujen palvelunosto
  • Hankintalain myötä toiminnan reunaehdot ongelmalliset muille kuin omistajille suuntautuvat myynnin osalta, esimerkiksi kansainväliseen tutkimusinfrastruktuuritoimintaan osallistumisessa
  • Luonnoksen tavoitteena varmistaa yhtiön vakaa toiminta ja yhteistyöhankkeiden järjestäminen
  • Luonnoksen ratkaisuehdotus: hankintalain 17. pykälän eli yksinoikeuden näkökulmasta, olennaista miten kuvataan asiakkaat ja tehtävät
  • Korkeakoulujen lausunnoissa huolena suuntautuuko toiminta korkeakoulujen ja tieteen ulkopuolelle: lainsäädäntötavasta johtuen luonnoksessa luetellaan asiakkaita jotka eivät kohoa suureen rooliin
• Ollaanko laajentamassa CSC:n toimintakenttää? - Tutkimus ja korkeakoulujen tarpeet ovat keskiössä jatkossakin, mutta tulee ottaa huomioon muu virallinen koulutusjärjestelmä. Tutkimuksen lisäksi iso kenttä on tietoaineistojen digitointi, esim. kulttuurihistoriallisesti tärkeät aineistot. Muu asiakaskenttä jäänee pieneksi. 
• Miten pitäisi ymmärtää sana "yksinoikeus" palveluiden tuottamisessa. Tarkoittaako että nämä asiat on hankittava CSC:ltä? - Laki on mahdollistava, ei tule olemaan kontrollia sen suhteen mitä asiakkaaksi nimetty organisaatio hankkii. Antaa mahdollisuuden hyödyntää CSC:tä silloin kun tarpeellista ja hyödyllistä. Vaikka hankintalain pykälä puhuu yksinoikeudesta, perusteluissa näkyy tämä ajatus varmistaa palvelun saatavuus, jos sitä ei ole markkinoilta saatavilla.
• Tutkimuslaitokset ovat myös Valtorin asiakas, onko vaaraa että tulkitaan tästä rinnakkainen velvollisuus hankkia palvelut CSC:ltä? - Valtorin palvelut ja tehtävä eroaa. Valtori totesi ettei ole ongelmaa. Tarkoitus etteivät Valtori ja CSC tarjoaisi päällekkäisiä palveluja, mutta nykyseen tapaan voisivat hankkia toisiltaan ja välittää toistensa tuottamia palveluja.
• Jatkoaikataulu? - Tavoitteena joulukuun alussa Eduskunnalle, mutta SOTE-ruuhka voi jättää esityksen antamisen myöhemmäksi.

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

• Hyväksyttiin muistio kokouksesta 2018_09_03 Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhma (liite 1)

3 Tiedonhallintalain valmistelu

• Aiemmin syksyllä lausuttavana ollut luonnos hallituksen esitykseksi ja valmistelun tilanne: lausuntojen perusteella VM on tiedottanut jo muutoksista luonnokseen (tiedote). Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen tavoitteena on varmistaa tietojen monipuolinen, sujuva ja turvallinen hyödyntäminen julkisissa palveluissa ja viranomaisten toiminnassa. Lausuntojen perusteella arkistointia koskevat säännösehdotukset rajataan tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen ensimmäisessä vaiheessa pois.
• Ohjausryhmä käsitteli aiemmin luonnokseen liittyvää aihetta "Arkistolaitoksen ohje opintotietojen säilyttämisestä" (8.12.2017, kohta 7)
• Mäki esitteli luonnoksen keskeisiä kohtia
  
  • Kunnianhimoinen pitkän tähtäimen tavoitetilan ja reunaehdot asettava laki: lähtökohtina ovat GDPR:n myötä terävöitynyt yksityisyyden suojan varmistaminen, tietopohjaisen, tehokkaamman julkishallinnon ja palveluiden järjestäminen sekä tutkimuskäytön ja kultuuriperimän säilyttämisen varmistaminen 
  • Merkittävällä tavalla erotetaan tiedonhallinta tiedon käytön elinkaaren eri vaiheiden aikana sitä seuraavasta arkiston muodostamisesta 
  • Julkisen hallinnon käsitelemä tieto jäsennetään uudella tavalla: ennen asiakirjat - nyt tieto, joita voidaan koota asiakirjoiksi. Tieto on esimerkiksi "etunimi" tai "päätös"
  • Viranomaisella on velvollisuus luovuttaa tietoja ja on otettava huomioon tiedon vastaanottajan tarve
  • Lähtökohtaisesti tietoa käytetään suoraan sen lähteeltä eli vältetään sen kopioimista, siirtämistä rekisteristä toiseen. Haettaessa tai siirrettäessä tietoa ensisijaisesti haetaan vain tarvittava tietue. Rekistereiden massamuotoisia eräsiirtoja voidaan tehdä, jos on välttämätöntä.
  • Kontrolloitava, suojattava ja seurattava tietojen katselua, käyttämistä ja luovuttamista (esim. henkilötiedot) 
  • Tiedon hallinnan kuvauksen on katettava toiminta eli prosessit, mitä tietoja ja tietojärjestelmät sekä huomioitava myös tietoa käyttävät tai mahdollisesti käyttävät kolmannet tahot
  • Käytännössä perusteluissa tarkennetaan, että tietojen tasolla tallennettu ja käytettävissä oleva tieto tarkoittaa esim. "xml-muotoista" tietoa eikä esim. "pdf-dokumentti" kelpaisi
• Ideapankissa on esillä korkeakoulujen tarve tarttua asianhallintaan, tiedonohjaukseen sekä sähköiseen allekirjoitukseen liittyvien ratkaisujen kehittämiseen toisaalta em. arkistolaitoksen ohjeen pohjalta ja toisaalta mahdollisen tiedonhallintalain myötä uudistuvien vaatimusten hallitsemiseksi

5 Korkeakoulujen ja CSC:n väliset puitesopimukset

• Ammattikorkeakoulut, yliopistot ja CSC ovat neuvotelleet kahdenväliset, kaksisuuntaiset sopimukset, joissa sovitaan yleisistä ehdoista palveluiden tuottamisen ja yhteistyön järjestämisestä. CSC on neuvotellut vastaavat puitesopimukset myös tutkimuslaitosten kanssa.   
• Tilannetieto puitesopimuksista
• Mäki kertoi, että kesällä 2017 HY:n kanssa aloitettu puitesopimusmallin rakentaminen nousi syksyllä 2017 AAPAn kautta ohjausryhmän käsittelyyn ja sen jälkeen puitesopimuksia on valmisteltu avoimesti kaikille korkeakouluille yhteisenä asiana. Korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten kanssa on samansisältöiset, kaksisuuntaiset puitesopimusehdot. Korkeakouluista 18 allekirjoittanutta ja kaikki ovat kuitanneet että prosessi on menossa. Tutkimuslaitoksista kolmannes allekirjoittanut ja toinen kolmannes on loppusuoralla.
• On ilmennyt, että samoja ehtoja voidaan hyödyntää myös esimerkiksi korkeakoulujen keskinäisissä konsortioissa, vaikka CSC ei ole mukana, koska kukin korkeakoulu on kuitenkin tahollaan sitoutunut ehtoihin sekä tilaajan että toimittajan rooleissa. Puitesopimusten muodostama yhteinen kehys voi kehittyä yleiseksi työkaluksi korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten välille. 
• Yhteentoimivuuden työkaluna ohjausryhmä voisi ottaa puitesopimusehdot osaksi yhteisiä arkkitehtuureita. Puitesopimusten olemassaolo säästää korkeakoulujen juristien työaikaa jatkossa. 
• (127) Muotoillaan miten puitesopimuksia voidaan käyttää referenssinä ja yleisinä ehtoina yhteishankkeissa ja julkaistaan ka.csc.fi -portaalissa.

6 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaation tiekartta

• Muutosehdotukset tiekartan Päätiedot-kerrokselle. Ehdotukset näkyvät tiekartalla valitsemalla näkyville kerroksen Päätiedot_luonnos. 

• Tiekartta http://ka.csc.fi/

• Lista muutosesityksistä

• (128) Hyväksyttiin muutokset korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaation tiekartan päätiedot -kerrokseen (ka.csc.fi).
  

7 Kirjastojärjestelmien yhteentoimivuuden edellytyksien selvittäminen

• (125/3.9.2018) CSC on yhdessä korkeakoulujen ja muiden toimijoiden kanssa koonnut alustavan luettelon prosesseista ja liikkuvista tiedoista ja muista rajapintavaatimuksista. Päätetään mahdollisesta laajemmasta selvityksestä (liite 2, skenaariot mahdollisesta jatkoselvityksestä).
• Westman esitteli selvitystä ja skenaariota. Selvityksestä puuttuu riittävä näkyvyys siihen, missä data syntyy ja missä dataa käytetään, kun selvitys on "kirjastojärjestelmien" näkökulmasta.
• Esimerkiksi tutkija- ja opiskelijaliikkuvuuden näkökulmasta olisi tärkeää, että haettaisiin esimerkiksi OPI-arkkitehtuurin suunnasta kiinni kirjastojärjestelmien yhteentoimivuuden vaatimuksiin kansainväliset yhteydet huomioiden.
• (129) Selvityspaperit vastaavat hyvin toimeksiantoon ja ovat hyödyllisiä ja kiitetään kaikki osallistuneita tahoja. Ei ryhdytä jatkoselvittämiseen. Suositellaan, että kirjastojärjestelmien yhteentoimivuus otettaisiin huomioon korkeakoulujen tutkimuksen, opiskelun ja opetuksen prosessien näkökulmista, niitä koskevien yhteisten arkkitehtuurien kehittämisen osana.

9 Asiat FUNET-työvaliokuntana

• Tilannekatsaus ja seuraavan vuoden budjetti (liite 3, luottamukselliset liitteet)
• Valtorin Funet-käyttötilannekatsaus (liite3, luottamukselliset liitteet)
• Funetin kansainvälinen tutkimusverkkotoiminta (liite 3a)
  • Kiviniemi esitteli
    • NordUnetin konferenssit ja tapahtumat ovat avoimia myös korkeakouluille Funetin jäsenorganisaatioina
    • NordUnetin kautta olemme eurooppalaisessa ja globaalissa yhteistyössä yhteisen edustuksen ja painoarvon kautta
    • GEANT:n kautta saatu Suomeen suoraan kilpailutusten hyödyt mm. Funetin 2015 päivityksen toteutumisena huomattavan edullisen eurooppalaisen kilpailun kautta
    • Kansainväliset erittäin suuret tiedonsiirrot GNA-yhteistyön kautta
  • Tutkimuslaitosten kannalta, esimerkiksi kun tutkitaan ilmakehää yhdessä muun muassa norjalaisten ja ruotsalaisten kanssa, ei datan määrien siirtäminen olisi mitenkään mahdollista ilman Funetia ja Nordunettiä

8 KTPO-CSC sopimuksen valmistelu vuodelle 2019

• Haataja kertoi tilannekatsauksen
  
  • Investoinnit, jotka OKM sitotui maksamaan saatiin sovittua
    • Funet2020 investointiin myönnettiin yhteensä 3M€
    • DL2021 menossa eduskunnan käsittelyyn, tekoälypuolen 4M€ lisäys yhteensä 37M€
  • Sopimuksessa varauksina ovat Korkeakoulutus ja tutkimus 2030 -visioon liittyvät asiat, mutta näitä ei ole voitu vielä sopia 
• Hyvönen kertoi Korkeakoulutus ja tutkimus 2030 -vision toimeenpanon etenemisestä
  
  • Johtoryhmä päätti viime kuussa, että jo saatujen loppuraporttien pohjalta kootaan ministeriön virkatyönä loppuraportti joulukuun aikana
  • Sopimukseen tulossa lisäyksiä arkkitehtuurityöosioon liittyen alustojen kehittämisen kokonaisuuteen, koordinaatioon ja selvityksiin kohdentuen

10 Ohjausyhteistyön rakenteet ja Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän toimikauden päättyminen 02/2019

• Keskusteluasiana korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän tehtävä, joka on:

  1. Ylläpitää kokonaiskuvaa korkeakoululaitoksen ICT:stä yhteistyössä korkeakoulujen verkostojen kanssa ja seurata, ennakoida ja vaikuttaa korkeakouluihin kohdistuviin tietohallinnollisiin vaatimuksiin.

  2. Toimia korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmänä, ja tässä roolissa ylläpitää yhteisten arkkitehtuurien ja korkeakoulujen tietomallin hallintamallia ja hyväksyä korkeakoulujen tietomallin muutokset ja hyväksyä arkkitehtuurit yhteisinä julkaistaviksi

  3. Käydä keskustelua ja tehdä esityksiä OKM:n CSC:ltä korkeakouluille ostamien palveluiden sisällöstä ja linjavalinnoista, kuten palvelujen sisällölliset painopisteet ja taloudelliset asiat.

  4. Toimia FUNET-yhteisön valtuuttamana työvaliokuntana ja järjestää vuosittainen FUNET vuosikokous kaikille FUNETia käyttäville organisaatioille.

• Hyvönen alusti keskustelua. 

  • Sinällään ohjausryhmän käsiteltävinä olevat asiat pysyvät yhteisinä kysymyksiä toimikauden päättymisen jälkeenkin ja hamaan tulevaisuuteen

  • Visio-työstä ei tullut sellaisia uusia asioita joiden vuoksi välttämättä tarvittaisiin toisenlaista toimintatapaa ohjausryhmän käsittelemissä asioissa eli voi olla niin, että jonkinlainen vastaava ryhmä edelleenkin tarvitaan, mutta toisenlaisiakin ratkaisuja voi tulla 
  • OKM:n organisaatio muuttuu 1.1.2019 alkaen ja organisaatiomuutoksen vuoksi valmistelu tämän ryhmän toimeksiannon jälkeisestä ajasta on viivästynyt
• Ohjausryhmän toiminnalle on tarve ja korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n kokonaisuutta on katsottava nimenomaan arkkitehtuurinäkökulmasta. On arvokasta säilyttää ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen sekä johdon, koulutuksen ja tutkimuksen ja IT:n näkökulmia yhdistävä yhteistyöelin.

11 Seuraava kokoukset

• Ohjausryhmän toimikausi päättyy 2/2019. Viimeinen kokous on 2019 / 1, 23.1. ke kello 9-12, Louhi, OKM, Meritullinkatu 10, Helsinki.
• Sihteeri sopii kokousajankohdat loppuvuodelle 2019 mahdollisen jatkokauden tai vastaavan työryhmän asettamisen varalle 

12 CSC:n asiakasohjausmallin kehitys

• CSC:n neuvottelukunnan (OKM/1/040/2017) omistajastrategia 2018-2021:n mukaisesti yhtiön hallitus laatii yhtiölle asiakaslähtöisyyttä edistävän ohjausmallin, jossa tiivistetään yhteistyötä korkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja niiden verkostojen kanssa (liite 4). 

• Ohjausmallissa määritellään ainakin se, miten asiakasohjautuvuutta toteutetaan

  • yhtiön strategiaprosessissa 

  • palveluiden elinkaarimallin eri vaiheissa 

  • uusia avauksia koskevassa päätöksenteossa ja priorisoinnissa

• Mäki esitteli CSC:n ja yhtiön hallituksen valmistelua omistajastrategian edellyttämästä asiakaslähtöisyyttä edistävästä ohjausmalliksi
• Hyvä että kokonaisuudessa on osana Ideapankki

13 Muut esille tulevat asiat

• (130) Tuotetaan raportti ryhmän toiminnasta aiemman päätöslistauksen kaltaisesti, mutta ei tehdä itsearviointia 

14 Ilmoitusasiat

• OPI-viitearkkitehtuurin päivitystyö https://wiki.eduuni.fi/x/LbFSB
  
• Lokakuun alussa uusi julkaisu Opintohallinnon perusjärjestelmien (Oodi, Peppi, Sisu) selvityksestä Aallolle https://wiki.eduuni.fi/x/zxcvB 
• Ammattikorkeakoulujen avoin TKI, oppiminen & innovaatioekosysteemi -hankkeen ja CSC:n työpaja 29.11.2018 https://wiki.eduuni.fi/x/7APTB
• IT-päivät Oulussa 6.-7.11. + esipäivä 5.11. https://www.oamk.fi/fi/tietoa-oamkista/tapahtumat/korkeakoulujen-it-paivat-2018/ohjelma/
  
• TSV:n avoimen tieteen työpajat avointiede.fi

15 Kokouksen päättäminen

• Hyvönen päätti kokouksen kello 16:01