Synergiaryhmän toimintasuunnitelma vuodeksi 2016
Tehtävät
Synergiaryhmä on korkeakoulujen ja niiden sidosryhmien avoin asiantuntijaryhmä opiskelun ja opetuksen tukipalveluita ja hallintoa koskevissa kysymyksissä. Synergiaryhmä toimii korkeakoulujen ja Opetushallituksen tietohallinnon ja opintohallinnon yhteistyötä edistävän KOOTuki-ryhmän ohjauksessa.
Synergiaryhmän tehtäviä ovat:
- tukea opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toimialaan kuuluvia kehityshankkeita osallistumalla niissä tehtävään toiminnalliseen ja käsitteelliseen määrittelytyöhön
- osallistua korkeakoulujen tietomalliin kohdistuvien muutostarpeiden kartoittamiseen ja käsittelyyn opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toimialan osalta sekä tukea kehityshankkeita tietomallin soveltamisessa
- toteuttaa ja organisoida KOOTuki-ryhmän antamat yksilöidyt toimeksiannot
- kertoa korkeakouluille työn alle otetuista tehtävistä ja niiden parissa tehtävän työn etenemisestä
- kertoa ryhmän työskentelystä suoraan opintohallinnon ja tietohallinnon verkostoille; sekä
- laatia vuosittain suunnitelma toiminnastaan ja raportoida KOOTuki-ryhmälle työskentelyn edistymisestä.
Työpajatyöskentely, etäkokoukset ja alaryhmät
Synergiaryhmän toiminnan painopistealueita vuonna 2016 ovat:
- korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toiminta-arkkitehtuurikuvausten laatiminen ja tarkentaminen sekä työn laajentaminen opiskelun ja opetuksen ydintoiminnan toiminta-arkkitehtuuriin
- siirto-opiskelijoiden sähköisessä haku- ja valintaprosessissa järjestelmien välillä siirtyvien henkilö- ja opiskelutietojen määrittely ja prosessin arviointi tiedonsiirtojen näkökulmasta
- tutkintoon johtamattoman koulutuksen valtakunnallisten palveluiden toiminnallisuuksien kehittämiseen vaikuttaminen
- Oili-ilmoittautumispalvelun kehitystyön tukeminen ja
- yhteistyö valtakunnallisten ja korkeakoulujen opintohallinnon tietojärjestelmien tietojen yhdenmukaisuuden ja järjestelmien yhteentoimivuuden kehittämiseksi.
Synergiaryhmä varaa itselleen mahdollisuuden ottaa käsiteltäväkseen muita ajankohtaiseksi nousevia aihealueita opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toimintakentältä.
Synergiaryhmä kokoontuu vuoden 2016 aikana neljään kaksipäiväiseen työpajaan, joista kaksi järjestetään keväällä ja kaksi syksyllä. Työpajat pidetään korkeakouluissa, joilla on halukkuutta kokouksen isännöintiin.
Synergiaryhmä järjestää vuoden 2016 noin kerran kuukaudessa 2-3 tuntia kestävän ACP-etäkokouksen. Etäkokousten vakioasiakohtina ovat korkeakoulujen liitännät Opintopolku- ja Oili-palvelukokonaisuuteen, yhteentoimivuuden määritykset (mm. viitearkkitehtuuri-, tietomalli-, sanasto- ja koodistotyö), alaryhmien ajankohtaiskatsaukset ja niille annetut toimeksiannot sekä alueen kehitysprojektien tilannekatsaukset.
Synergiaryhmän sisällä toimivat vuonna 2016 seuraavat alaryhmät:
- ekosysteemiryhmä, jonka tehtävänä on käsitellä opintohallinnon perusrekisterien tietojen yhteismitallisuuteen ja yhteentoimivuuteen liittyviä toimeksiantoja
- siirto-opiskelijoiden tiedonsiirtojen iskuryhmä (SO-Tieto-ryhmä), jonka tehtävänä on määritellä valtakunnallisten ja korkeakoulukohtaisten järjestelmien välillä siirto-opiskelijamenettelyssä liikkuvia tietoja
- toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmä, jonka tehtävänä on valmistella opetuksen ja opiskelun tukipalveluiden prosessi- ja palvelukuvauksia ja niihin liittyviä päivitysehdotuksia ja
- Glossary Group, jonka tehtävänä on kieliversioida kaikille koulutusasteille yhteisen Opetus- ja koulutussanaston (OKSA) korkeakoulutusta koskevia termejä.
Synergiaryhmä perustaa ja nimeää tarpeen mukaan uusia alaryhmiä valmistelemaan ja käsittelemään sille tulevia toimeksiantoja tai ajankohtaisiksi nousevia yhteistyöaiheita.
Toimijat
Vuonna 2016 Synergiaryhmän puheenjohtajana toimii Janne Santala Satakunnan ammattikorkeakoulusta ja varapuheenjohtajana Katja Arstio Helsingin yliopistosta. Ryhmän koordinaattoreina toimivat Outi Tasala ja Pekka Linna CSC:ltä.
Synergiaryhmä pitää onnistuneen toiminnan ja tiedonvaihdon edellytyksenä opetuksen ja opiskelun tukipalveluiden asiantuntemuksen laajuutta ja kattavuutta. Tavoitteena on saada jokaisesta korkeakoulusta ensisijaisesti Synergiaryhmään nimetty jäsen tai toissijaisesti Synergiaryhmän sähköpostilistalle kuulolla oleva edustaja. Ryhmän jäseneksi voi ilmoittautua kuka tahansa korkeakouluyhteisön jäsen.
Viestintäkanavat
Synergiaryhmällä on sähköpostilista (synergia@postit.csc.fi). Sähköpostilista on avoin korkeakoulujen ja sidosryhmien edustajille. Sähköpostilistan tilaaminen ei edellytä jäsenyyttä ryhmässä, vaan listaa voivat seurata myös muut opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöstä kiinnostuneet henkilöt.
Synergiaryhmällä on wiki-sivusto osoitteessa https://confluence.csc.fi/display/OPI/Synergia. Wiki-sivustolla julkaistaan ryhmän työskentelyyn liittyvää tietoa. Sivustosta löytyvät sekä kokouksiin liittyvät dokumentit että työstettäviin asioihin liittyvät dokumentit.
Vuonna 2016 Synergiaryhmä kokeilee myös vuorovaikutteisemman ja vapaamuotoisen ympäristön käyttöä kehitystyön tukena. Kokeiltavaksi on valikoitunut Slack-ohjelman ilmaisversio. Synergiaryhmän työtila on osoitteessa https://synergiaryhma.slack.com.