Yleistä

  • Sääntelykehikossa tiedonhallintalaki on yksi osa kokonaisuudesta, joka rakentuu julkisuuslain päälle oheisen kuvan mukaisesti. Digipalvelulaki on ensisijainen tiedonhallintalakiin nähden. Erityislait ohittavat tiedonhallintalain. 
  • Tiedonhallintalain asianhallintaa koskeva sääntely kytkee sen hallintolakiin.
  • Ei olisi oikeastaan enää tarpeen säätää erikseen sähköisestä asioinnista.
  • Arkistointiin liittyvistä asioista tullaan tekemään linjauksia kevään 2020 kuluessa. Arkistolakiin liittyvä esiselvitys on käynnissä. Yksi kolmesta asetetusta selvitysmiehestä keskittyy korkeakouluihin ja yksityisiin arkistoihin liittyviin kysymyksiin.
  • Digipalvelulakia sovelletaan korkeakouluissa kokonaisuudessaan. Tiedonhallintalakia sovelletaan lukuunottamatta lukua kolme, joka käsittelee tiedonhallinnan informaatio-ohjausta (ks. idepankissa tiedonhallintalain toimeenpanoon valmistautuminen korkeakouluissa).

Huomiot digipalvelulaista

  • Digipalvelulailla toimeenpannaan saavutettavuusdirektiivi Suomessa. Direktiivi viittaa EU:n viralliseen lehteen, joka viittaa puolestaan W3C:n saavutettavuusstandardeihin (WCAG 2.1) ja niiden A ja AA-tasoihin. Nämä ovat tekniset määritykset, joihin laki viittaa.
  • Saavutettavuuspalautteella tarkoitetaan palvelun käyttäjän sen tarjoajalle antamaa palautetta. Palautteen tarkoitus on kertoa, jos palvelu ei noudata lainsäädännön vaatimuksia. Palvelun tarjoajan on vastattava palautteeseen ja tietyissä tapauksissa joutuu tarjoamaan tiedot saavutettavassa muodossa.
  • Valvova viranomainen on Etelä-Suomen AVI.
    • Dokumentaatiota saavutettavuuteen liittyen on käännetty, mutta joissain tapauksissa se on vaikeasti ymmärrettävä. Ongelmatilanteissa kannattaa asia tarkistaa alkuperislähteistä.
  • Kohtuuton rasite tarkoittaa sitä, että ennakkoon tehdyn itsearvion perusteella voi poiketa vaatimuksista.
    • Mahdollisuus poikkeamisesta poistuu viimeistään silloin, kun otetaan käyttöön uusi tekninen alusta.

Esitys seminaarissa:

Huomiot tiedonhallintalaista

  • Tiedonhallintalain yksi olennainen uusi piirre on asianhallinnan irroittaminen arkistolähtöisesä tiedohallinnasta ja sen muuttaminen toimintalähtöiseen tiedonhallintaan.
  • Tiedonhallintalain vastuut ja niiden mahdollinen delegointi on oltava osoitettavissa. Vastuut on konkretisoitava kohdistaen ne johonkin TihL:ssa määriteltyyn vastuuseen.
    • Esityksessä mainittuun koulutusvastuuseen liittyen on huolehdittava koulutuksen tarjoamisesta myös oman organisaation ulkopuolisille sidosyksiköille. 
  • Lokitietojen osalta on olennaista määritellä mitä tietoja kerätään ja mitä tarkoitusta varten.
    • Lokitietojen keräämistä edellytetään jo tietosuoja-asetuksessa eikä tiedonhallintalaki tuo siihen nähden uutta. Lokitietoja on kerättävä jo tietosuoja-asetuksen velvoitteiden täyttymiseksi.
  • Korkeakouluissa tiedonhallintayksikön ja viranomaisen rajat organisaation sisällä eivät ole niinkään tärkeitä, velvollisuudet kohdistuvat joka tapauksessa organisaatioon (viranomainen ja tiedonhallintayksikkö ovat sama asia).
    • Organisaatiokohtaisesti voi olla eroja siinä, mistä asiasta määrätään missäkin dokumentissa (johtosääntö, tutkintosääntö jne)
  • Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on tietojärjestelmän ominaisuus eikä ole TihL:n näkökulmasta merkityksellinen, mikäli siinä ei käsitellä prosesseja.
  • Voivatko ohjeistukset järjestelmien käyttöön olla salasanan takana?
    • Jos kyseessä on viranomaisen asiakirja (kuten ohjeistukset usein ovat), niitä ei ole syytä säilyttää salasanan takana. Yleensäkään esimerkiksi intranetteihin ei tulisi haudata viranomaisen toimintaan liittyviä asiakirjoja, kuten esimerkiksi pöytäkirjoja tai tutkintovaatimuksia.
  • Sovelletaanko tiedonhallintalakia tutkimusaineistoihin.
    • Tutkimusaineisto on tiedonhallintalain piirissä, jos tutkimusaineisto on korkeakoulun hallussa siinä mielessä, että kyse on julkisuuslain mukaisesti viranomaisen asiakirjasta. Mutta muutoin asiassa on vielä avoimia kysymyksiä ja selvitettävää.
  • Voiko OY-muotoinen AMK katsoa, että julkisuuslaki ei samassa määrin koske niitä?
    • Organisaatiomuodolla ei ole mitään tekemistä asian kanssa. Ammattikorkeakoulut rinnastetaan viranomaisiin täsmälleen samalla tavalla kuin yliopistotkin. Niihin sovelletaan aina julkisuuslakia
  • Tuleeko PSI-direktiivin päivittäminen vaikuttamaan tuoreeseen tiedonhallintalakiin?
    • Vaikutusten arviointi on vasta aivan alussa. Ilmeisesti päivitys ei vaikuta kovinkaan paljon tiedonhallintalakiin, mutta vaikutus julkisuuslakiin saattaa olla merkittävämpi.
  • JHS-178 suositusten ylläpito lopetetaan vuodenvaihteessa 2019–2020. Saattaa toki olla niin, että vastaavan dokumentin ylläpito annetaan jonkin organisaation vastuulle. Suositukset tulevat olevaan saatavilla verkosta myös vuodenvaihteen jälkeen. Niitä voi noudattaa halutessaan, mutta laajempaa merkitystä niillä ei enää ole.


  • No labels

Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteistyöalustan tietosuojaseloste