Käyttäjätarina aineiston saattamisesta pitkäaikaissäilytykseen ja noutamisesta säilytyksestä
Roolit
- Tutkimusryhmä tai tutkija (käyttäjätarinassa tutkija)
- Yliopiston datatuki (tai vastaava taho, esimerkiksi yliopiston arkisto, käyttäjätarinassa datatuki)
- Aineiston luovutuksesta vastaava organisaation edustaja
- Fairdata-PAS-palvelu
- hyödyntäjä (toinen tutkija)
- organisaatio (yliopisto)
- lakipalvelu
Alkutilanne
Tutkija ja datatuki kuuluvat samaan organisaatioon. Organisaatio on solminut palvelusopimuksen Fairdata-PAS-palvelun kanssa tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilyttämiseksi. Tutkija on siirtänyt tuottamansa tutkimusaineiston Fairdata IDA -palveluun, mutta tutkimusaineistolle ei ole OKM:n säilytyspäätöstä. Aineistoa ei aiota julkaista eikä jaella Fairdata-palveluissa ennen tai jälkeen aineiston pitkäaikaissäilytykseen viemistä, mutta aineiston kuvailutiedot ovat jälkikäteen löydettävissä Fairdata Etsimestä. Aineistoon ei sisälly henkilötietoja.
Saattaminen pitkäaikaissäilytykseen
Vaihe 1: Ehdotus
Tutkijaryhmän jäsen haluaa pitkäaikaissäilyttää tutkimusaineistonsa ja kysyy asiasta tietoa yliopistonsa datatuesta. Datatuki ohjaa tutkijan pitkäaikaissäilytyspalveluista kertovalle verkkosivustolle, josta tutkija saa kaiken tarvitsemansa tiedon valmistautuakseen aineistonsa saattaamiseen pitkäaikaissäilytykseen. Datatuki ohjeistaa tutkijaa miten heidän organisaatiossaan ehdotetaan aineistoa pitkäaikaissäilytykseen.
Tutkija ehdottaa tuottamaansa aineistoa pitkäaikaissäilytykseen oman organisaationsa käytännön mukaisesti.
Vaihe 2: Säilytyspaikan valinta ja arviointi
Ehdotuksen pohjalta datatuki ja tutkija sopivat siitä, mikä osa aineistosta halutaan pitkäaikaissäilyttää.
Vaihe 3. Arvonmääritys ja päätöksenteko (voidaan tehdä rinnakkaisesti vaiheen 4. kanssa)
Datalle, joka halutaan pitkäaikaissäilyttää, tehdään organisaation sisäisesti arvonmääritys, joka on edellytyksenä OKM:n säilytyspäätökselle.
Datatuki hakee akateemisen toimikunnan tekemän arvonmäärityksen perusteella aineistolle palvelusopimuksen mukaista säilytyspäätöstä OKM:ltä datatuen ja tutkijan yhteisesti tekemällä tutkimusaineiston kuvauksella. Kuvaus pohjautuu tutkijan ennen tutkimuksen aloittamista laatimaan aineistonhallintasuunnitelmaan.
Vaihe 4. Oikeuksiensiirrot
Datatuki sopii tutkijan kanssa aineistoon liittyvistä oikeuksista ja tutkija siirtää tarvittavat oikeudet organisaatiolle. Lakipalvelu ohjeistaa datatukea oikeuksien siirrossa tarvittaessa.
Vaihe 5: Aineiston saattaminen pitkäaikaissäilytykseen
Tutkija (tai mahdollisuuksien mukaan datatuki) tarkistaa yksittäisten tiedostojen teknisen eheyden eli esimerkiksi tiedostojen lukukelpoisuuden tai ilmoitettujen metatietojen paikkansapitävyyden siihen tarjotulla välineellä. Datatuki toteaa aineiston olevan jo säilytyskelpoisessa tiedostomuodossa verrattuaan sitä PAS-palvelujen dokumentaatioon. Tutkija tuottaa aineiston kuvailevat ja FAIR-periaatteet täyttävät metatiedot PAS-prosessia dokumentoivan verkkosivun ohjeistuksen mukaisesti.
Datatuki paketoi aineiston paketointipalvelussa, joka täydentää aineiston tekniset metatiedot. Datatuki varmistaa aineiston teknisen eheyden validoimalla aineiston paketointipalvelussa ja siirtää eheän aineiston paketointipalvelusta pitkäaikaissäilytykseen. PAS-palvelu ilmoittaa datatuelle säilytyksen aloittamisesta ja datatuki kertoo asiasta tutkijalle. Aineisto saa prosessissa pysyvän tunnisteen (DOI), joka resolvoituu aineiston julkiselle kuvailusivulle. Aineisto on löydettävissä myös tutkimustietoportaalin kautta.
Pitkäaikaissäilytetyn aineiston hyödyntäminen
Tutkimusaineiston hyödyntäjä haluaa käyttää omassa tutkimuksessaan pitkäaikaissäilytettyä aineistoa, jonka hän on löytänyt tutkimusaineistoja listaavan palvelun avulla. Palvelusta löytyvien tietojen avulla hyödyntäjä pyytää aineiston luovutuksesta vastaavalta organisaation edustajalta (esim. aineiston omistajan edustaja, yliopiston datatuki, arkisto, vastaava laitos tai johtoryhmä) käyttöoikeutta aineistoon. Aineiston luovutuksesta vastaava organisaation edustaja arvioi pyynnön ja tekee myönteisen päätöksen aineiston luovutuksesta. Organisaation edustaja noutaa jakelupaketin ja luovuttaa aineiston käytettäväksi, esimerkiksi siirtämällä sen PAS-palvelusta suoraan CSC:n laskentaympäristöön hyödyntäjän saataville. Jakelupaketissa on tiedot aineiston aiemmista noudoista ja aineistoon kohdistetuista säilytystoimenpiteistä.
Käyttäjätarina erityisiä henkilötietoja sisältävän aineiston saattamisesta pitkäaikaissäilytykseen ja noutamisesta säilytyksestä
Roolit
- Tutkimusryhmä tai tutkija (tekstissä tutkija)
- Yliopiston datatuki (tai vastaava taho, esimerkiksi yliopiston arkisto, tekstissä datatuki)
- Aineiston luovutuksesta vastaava organisaation edustaja
- Fairdata-PAS-palvelu
- hyödyntäjä (toinen tutkija)
- organisaatio (yliopisto)
- lakipalvelu
Alkutilanne
Tutkija ja datatuki kuuluvat samaan organisaatioon. Organisaatio on solminut palvelusopimuksen Fairdata-PAS-palvelun kanssa tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilyttämiseksi. Tutkimusaineistolle ei ole OKM:n säilytyspäätöstä. Aineistoa ei julkaista eikä jaella SD-palveluissa ennen tai jälkeen aineiston pitkäaikaissäilytykseen viemistä. Aineistoon sisältyy erityisiä henkilötietoryhmiä.
Saattaminen pitkäaikaissäilytykseen
Vaihe 1: Ehdotus
Tutkijaryhmän jäsen haluaa pitkäaikaissäilyttää tutkimusaineistonsa ja kysyy asiasta tietoa yliopistonsa datatuesta. Datatuki ohjaa tutkijan pitkäaikaissäilytyspalveluista kertovalle verkkosivustolle, josta tutkija saa kaiken tarvitsemansa tiedon valmistautuakseen aineistonsa saattaamiseen pitkäaikaissäilytykseen. Datatuki ohjeistaa tutkijaa siitä miten heidän organisaatiossaan ehdotetaan aineistoa pitkäaikaissäilytykseen.
Tutkija ehdottaa tuottamaansa aineistoa pitkäaikaissäilytykseen oman organisaationsa käytännön mukaisesti.
Vaihe 2: Säilytyspaikan valinta ja arviointi
Ehdotuksen pohjalta datatuki ja tutkija sopivat siitä, mikä osa aineistosta halutaan pitkäaikaissäilyttää.
Vaihe 3. Arvonmääritys ja päätöksenteko (voidaan tehdä rinnakkaisesti vaiheen 4. kanssa)
Datatuki tarkistaa aineiston tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin, jos sille on sellainen tehty. Datatuki tekee tarvittaessa aineiston pitkäaikaissäilyttämiselle tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin, jossa lakipalvelu tarvittaessa avustaa.
Datalle, joka halutaan pitkäaikaissäilyttää, tehdään organisaation sisäisesti arvonmääritys, joka on edellytyksenä OKM:n säilytyspäätökselle.
Datatuki hakee aineistolle palvelusopimuksen mukaista säilytyspäätöstä OKM:ltä organisaation tekemän tutkimusaineiston arvonmäärityksen perusteella. Säilytyspäätöstä haetaan datatuen ja tutkijan yhteisesti tekemällä tutkimusaineiston kuvauksella, joka pohjautuu aineistonhallintasuunnitelmaan.
Vaihe 4. Oikeuksiensiirrot
Datatuki sopii tutkijan kanssa aineistoon liittyvistä oikeuksista ja tutkija siirtää tarvittavat oikeudet organisaatiolle. Lakipalvelu ohjeistaa datatukea tarvittavien oikeuksien siirrossa.
Vaihe 5: PAS:iin saattaminen
Tutkija kuvaa aineiston sisältämät henkilötiedot verkkosivustolla olevan ohjeistuksen avulla. Datatuki toteaa aineiston olevan jo säilytyskelpoisessa tiedostomuodossa verrattuaan sitä PAS-palvelujen dokumentaatioon. Tutkija tuottaa aineiston kuvailevat metatiedot verkkosivun ohjeistuksen ja FAIR-periaatteiden mukaisesti.
Datatuki paketoi aineiston paketointipalvelussa, joka täydentää aineiston tekniset metatiedot. Datatuki varmistaa aineiston teknisen eheyden validoimalla aineiston paketointipalvelussa ja siirtää eheän aineiston paketointipalvelusta pitkäaikaissäilytykseen. PAS-palvelu ilmoittaa datatuelle säilytysvastuun siirtymisestä PAS-palvelulle ja datatuki kertoo asiasta tutkijalle. Datatuki saa PAS-palvelulta tiedon aineiston pysyvästä tunnisteesta (DOI), joka resolvoituu aineiston julkiselle kuvailusivulle. Aineisto on löydettävissä myös tutkimustietoportaalin kautta.
Organisaatio tiedottaa oman prosessinsa mukaisesti aineiston pitkäaikaissaatavuudesta.
Pitkäaikaissäilytetyn aineiston hyödyntäminen
Tutkimusaineiston hyödyntäjä haluaa käyttää omassa tutkimuksessaan pitkäaikaissäilytettyä aineistoa, jonka hän on löytänyt tutkimusaineistoja listaavan palvelun avulla. Hyödyntäjä kuvaa mihin tarkoitukseen hän aikoo aineistoa käyttää. Palvelusta löytyvien tietojen avulla hyödyntäjä pyytää aineiston luovutuksesta vastaavalta organisaation edustajalta käyttöoikeutta aineistoon. Luovutuksesta vastaava organisaation edustaja arvioi aineiston käyttöoikeushakemuksen ja tekee arvioinnin perusteella myönteisen päätöksen aineiston luovutuksesta. Luovutuksesta vastaava organisaation edustaja noutaa jakelupaketin PAS-palvelusta ja luovuttaa aineiston hyödyntäjän käytettäväksi, esimerkiksi siirtämällä sen PAS-palvelusta suoraan CSC:n sensitiiviselle datalle sopivaan laskentaympäristöön. Jakelupaketissa on tiedot aineiston aiemmista noudoista ja aineistoon kohdistetuista säilytystoimenpiteistä.