Sukupuolikoodiston käytön yhtenäistäminen

Johdanto

Synergiaryhmä sai kesällä 2021 toimeksiannon KOOTuelta valmistelemaan korkeakoulujen yhteisen esityksen sukupuolikoodistojen käyttöön liittyen. Valmistelua työstämään perustettiin työryhmä, jonka puheenjohtajana toimi Hilkka Kankaanpää (TAU).

Tällä hetkellä korkeakouluissa on käytössä useita eri järjestelmiä, joissa sukupuolitieto voi olla kerrottu hyvin monella eri tavalla. Uudet opintotietojärjestelmät mahdollistavat sukupuolen moninaisuuden huomioinnin vanhoja järjestelmiä laajemmalla sukupuolikoodistolla. Samalla kansalliset toimijat kuten Opintopolku (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri) ja Tilastokeskus käyttävät binääristä sukupuolikoodistoa, koska se on käytössä Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämässä väestötietojärjestelmässä (VTJ). Suuri osa opiskeluoikeuksista tulee korkeakoulujen opintotietojärjestelmiin Opintopolun (opiskelijavalintarekisteri) kautta. Lisäksi korkeakoulujen tietojen tulee olla yhteneviä Tilastokeskuksen koodiston kanssa. Ongelmia tulee tiedonsiirroissa järjestelmien välillä mikäli koodistot eivät ole yhtenevät. Korkeakoulujen välinen yhteistyö lisääntyy mm. Digivisio 2030-hankkeen sekä muiden Opetus- ja kulttuuriministeriön hankkeiden myötä, joten tietojen yhteismitallisuus korostuu.

Henkilöstöjärjestelmissä (HR) on yleisesti käytössä binäärinen sukupuolikoodisto. HR-järjestelmissä sukupuolitietoa kerätään vain tilastointi- ja raportointi tarkoitukseen. Tiedot viedään kansallista tilastointia varten Tilastokeskukseen, jossa on käytössä vain jaottelu miehiin ja naisiin. Korkeakouluissa, varsinkin yliopistoissa, monet henkilöt ovat sekä opiskelija- että henkilökuntaroolissa ja tämä aiheuttaa hankaluuksia, jos opintotieto- ja HR-järjestelmissä on käytössä erilaiset sukupuolikoodistot.

Opiskelijat ovat nostaneet esiin tarpeen päivittää opintotietojärjestelmien sukupuolikoodisto huomioimaan paremmin sukupuolen moninaisuus. Lisäksi kansainvälisesti tarkasteltuna osassa maita (esim. Alankomaat, Islanti, Itävalta, Malta, Saksa, Yhdysvallat, Australia, Intia, Kanada, Nepal, Pakistan) kolmas juridinen sukupuoli on käytössä ja mahdollinen myös virallisissa asiakirjoissa kuten passissa. Muutoksia maailmalla on alkanut tapahtua nopeallakin aikataululla. Esimerkiksi Yhdysvallat on myöntänyt 20.10.2021 ensimmäisen passin, jossa sukupuolikoodina ei ole mies (M) tai nainen (F) vaan muu (X). Kansainvälisten opiskelijoiden kohdalla Suomen kansallinen binäärinen koodisto voi johtaa tilanteeseen, jossa opiskelijan sukupuoli ei vastaa koodistoa. 

Digi- ja väestötietovirastossa on parhaillaan käynnissä henkilötunnuksen uudistamisen hanke (31.12.2022 asti), jonka osana on nostettu esiin tarve sukupuolineutraalille henkilötunnukselle vuoden 2027 alusta alkaen.

Tavoite

Tavoite on antaa korkeakouluille suositus sukupuolikoodiston yhtenäisestä käytöstä, joka huomioi sukupuolen moninaisuuden ja opiskelijan oikeuden ilmoittaa itse identifioimansa sukupuoli.

Palvelut ja järjestelmät

Nykyään korkeakouluissa on käytössä useita erilaisia järjestelmiä, joista isossa osassa on käytössä erilaiset sukupuolikoodistot. Opintotietojärjestelmä ja HR-järjestelmä (esim. Mepco, Prima) ovat pääasialliset järjestelmät, joihin korkeakouluissa henkilötietoja tallennetaan. Moni henkilö löytyy molemmista edellä mainituista järjestelmistä. Useimmissa HR-järjestelmissä on käytössä vain kaksi sukupuolikoodiston arvoa, 1=mies, 2=nainen ja vaihtoehdot 9=muu tai 0=ei tiedossa puuttuvat. Käytössä olevissa opiskelijatietojärjestelmissä löytyy arvo 9=muu ja arvo 0=ei tiedossa voidaan ottaa käyttöön heti kun esim. Virta hyväksyy sen. Nykyisten järjestelmien sukupuolikoodiarvojen moninaisuus aiheuttaa ongelmia järjestelmien välisissä integraatioissa kun joka kerta on tarve muokata sukupuolikoodiston arvoja.

Väestötietojärjestelmä (VTJ) toimii osaltaan lähdejärjestelmänä Opintopolkupalvelulle (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri), josta tiedot siirretään eteenpäin korkeakoulujen järjestelmiin (Peppi, Sisu).  Korkeakoulujen järjestelmistä tietoja siirretään Virtaan ja sitä kautta Tilastokeskukselle. Näissä kansallisissa tietojärjestelmissä on käytössä pelkästään sukupuolikoodiston arvot 1=mies ja 2=nainen. Jos lähdejärjestelmästä, esim. VTJ arvo puuttuu kokonaan, aiheuttaa tämä ongelmia vastaanottavassa järjestelmässä. 

Taulukko 1. Taulukossa on kuvattu, millaisia arvoja sukupuoli saa eri järjestelmissä. Järjestelmissä voi olla käytössä taulukossa näkyvät arvot mutta käyttö riippuu vastaanottavista järjestelmistä. 

(X) = ei arvoa, null

Alle on avattu yllä olevan taulukon järjestelmien/toimijoiden käyttämien sukupuolikoodistojen tietoja hieman tarkemmin. 

• Peppi 
  • Pepissä sukupuolet ovat koodiston arvoja, joita kukin organisaatio voi lisätä/muuttaa organisaatiokohtaisesti. Käytössä arvot 1, 2 ja 9, koska mm. VIRTA ei hyväksy muita arvoja.
  • Pepissä arvo 9 on nimellä ei tiedossa, mutta kyse vain koodin nimestä
    • Koodin nimi helppo muuttaa korkeakoulukohtaisesti
    • Peppiin helppo lisätä uusia koodeja, sillä koodistot ovat korkeakoulukohtaisia
  • Peppiin ei voi syöttää sukupuolikoodiston arvoa 1 tai 2, joka poikkeaa henkilötunnuksen määrittämästä sukupuolesta. Peppiin voi kuitenkin syöttää sukupuolikoodiston arvon 9, vaikka se ei ole sama kuin henkilötunnuksen määrittämä sukupuoli.
  • Mikäli sukupuoli ei ole tiedossa, jätetään Pepissä sukupuoli tyhjäksi.
  • Sukupuoli ei ole pakollinen tieto. Käytännössä se kuitenkin pyritään aina tallentamaan, koska eri integraatiot saattavat vaatia sitä.
  • Käytössä seuraavissa korkeakouluissa
    • Centria ammattikorkeakoulu (Centria)
    • Diakonia-ammattikorkeakoulu (DiaK)
    • HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu (Haaga-Helia)

    • Humanistinen ammattikorkeakoulu (HUMAK)

    • Hämeen ammattikorkeakoulu (HAMK)
    • Itä-Suomen yliopisto (UEF)
    • Jyväskylän ammattikorkeakoulu (JAMK)
    • Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu (XAMK)
    • Kajaanin ammattikorkeakoulu (KAMK)
    • Karelia-ammattikorkeakoulu (Karelia)
    • Lab-ammattikorkeakoulu (LAB)
    • Lapin ammattikorkeakoulu (LapinAMK)
    • Lapin yliopisto (LY)
    • Laurea-ammattikorkeakoulu (Laurea)
    • Maanpuolustuskorkeakoulu
    • Metropolia Ammattikorkeakoulu (Metropolia)
    • Oulun Ammattikorkeakoulu (OAMK)
    • Oulun yliopisto (OY)
    • Poliisiammattikorkeakoulu (Polamk)
    • Satakunnan ammattikorkeakoulu (SAMK)
    • Savonia-ammattikorkeakoulu (Savonia)
    • Seinäjoen ammattikorkeakoulu (SeAMK)
    • Taideyliopisto (Uniarts)
    • Tampereen ammattikorkeakoulu (TAMK)
    • Turun ammattikorkeakoulu (TurkuAMK)
    • Turun yliopisto (UTU)
    • Vaasan ammattikorkeakoulu (VAMK)
    • Vaasan yliopisto (VY)
    • Yrkeshögskolan Novia (Novia)
    • Åbo Akademi (ÅA)
• Sisu
  
  • Sisussa arvo 9 on jo muu/other/andra.
    • Koska esim. VIRTA ei hyväksy muu-arvoa, toimitetaan Sisun muu-arvot ja tyhjät VIRTAan tällä hetkellä tuntemattomina (9).
  • Sukupuolikoodiston arvot ovat vakiokoodeja, eivät korkeakoulukohtaisia.
  • Tällä hetkellä sukupuoli ei ole tietomallissa pakollinen tieto eli se voi olla myös tyhjä (null).
    • Käyttöliittymässä opiskelijan tietoja käsitellessä arvoa ei kuitenkaan voi jättää valitsematta.
    • Keväällä 2022 Sisuun ollaan lisäämässä arvo ei tiedossa (0). Samassa yhteydessä tehdään sukupuolesta myös tietomallissa pakollinen tieto.
    • Sisuun asetettavaa sukupuolta ei validoida henkilötunnuksen sisältämää sukupuolitietoa vasten.
  • Käytössä seuraavissa korkeakouluissa
    • Aalto-yliopisto (Aalto)
    • Hanken Svenska handelshögskolan (Hanken)
    • Helsingin yliopisto (HY)
    • Jyväskylän yliopisto (JY)
    • Lappeenrannan–Lahden teknillinen yliopisto LUT (LUT)
    • Tampereen yliopisto (TAU)
    • Yrkeshögskolan Arcada (Arcada)
• Opintopolku (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri) Opetushallitus
  
  • Opintopolussa (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri) käytetään väestötietojärjestelmässä käytössä olevia koodiarvoja 1=mies ja 2=nainen. Sukupuolitieto saadaan henkilötunnuksellisille henkilöille suoraan väestötietojärjestelmästä, henkilötunnuksettomille se tallennetaan erikseen.

• Virta, Opetus- ja kulttuuriministeriö

  • Virrassa käytetyt koodiarvot ovat ISO/IEC 5218 1 määritelmän mukaisesti 1=mies, 2=nainen ja 9=tuntematon. Sallittua myös, että on tyhjä (tietoa ei ole pakko tuoda lainkaan).

  • Korkeakoulu tuo Virtaan opiskelijan ilmoittaman sukupuolen,  joka voi olla eri kuin henkilötunnuksen perusteella pääteltävä sukupuoli

  • VIRTA-tietojen hyödyntäjä päättää, käyttääkö se henkilötunnuksen mukana tulevaa sukupuolitietoa vai korkeakoulun ilmoittamaa tietoa

• Väestötietojärjestelmä (VTJ), Digi- ja väestötietovirasto
  
  • Väestötietojärjestelmästä annetussa valtioneuvoston asetuksen (128/2019) 2 § säädetään, että henkilötunnuksen yksilönumeron antamista varten väestötietojärjestelmään talletetaan henkilön sukupuolitiedoksi mies tai nainen.

  • VTJSovelluskyselyn henkilötietokatalogissa löytyy määrittely tietotyypeille mahdollisine arvoineen

    • Henkilön sukupuoli: mahdolliset arvot: 1=mies, 2=nainen, tyhjä = puuttuu.

    • Väestötietojärjestelmästä voi tulla myös tyhjä, joka aiheuttaa ongelmia, koska Opintopolku (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri) ymmärtää vain arvot 1=mies ja 2=nainen.

• Tilastokeskus
  • Tilastokeskuksen sivuilta löytyy käsitteiden määrittelyt.
    • Sukupuoli-tiedon määrittely: Tieto sukupuolesta on saatu Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä
• Passi (Suomi)
  • Suomalaisessa passissa on tällä hetkellä käytössä vain arvot M=mies ja F=nainen mutta yhä useampi maa on ottanut käyttöön tiedon kolmannesta sukupuolesta (X).
  • Eduskunnalle on tehty kirjallinen kysymys kolmannen juridisen sukupuolen käyttöönottoon liittyen ja eduskunnan vastaus löytyy täältä
    • "Henkilökortti ja passi sisältävät henkilökorttilain (663/2016) 4 §:n ja passilain (671/2006) 5 §:n nojalla tiedon asiakirjan haltijan sukupuolesta ja  henkilötunnuksesta. Passin osalta noudatetaan lisäksi kansainvälisiä ICAO:n (International Civil Aviation Organization) suosituksia, jotka mahdollistavat sukupuolen ilmoittamisen merkinnöillä M, F ja X. Suomessa sukupuolta koskevat tiedot saadaan kuitenkin väestötietojärjestelmästä ja sen rakenne määrittää tältä osin myös henkilöllisyystodistusten tietosisältöä."
• Digivisio 2030
  • Työssä on tarkoitus huomioida ISO- standardin mukaiset sukupuolikoodiarvot.

Käytettävä standardi/koodisto

Käytetään ISO-standardin mukaisia koodiarvoja. The International Organization for Standardization (ISO) on kansainvälinen riippumaton järjestö, joka kehittää ja julkaisee kansainvälisiä, asiantuntijoiden hyväksymiä standardeja.

Tämän hetkinen sukupuolikoodistostandardin versio on ISO/IEC 5218:2004, joka on julkaistu heinäkuussa 2004. 

Taulukko 2. Sukupuolikoodistoissa käytettävät koodiarvot ja niiden selitteet

ISO-standardi on muuttumassa. Uutta versiota ollaan tekemässä, se on siirtynyt hyväksymisvaiheeseen mutta tarkempi aikataulu ei ole tiedossa. Tietoa muutoksesta löytyy täältä.

Kun ISO-standardi muuttuu, korkeakoulut päivittävät muuttuneet tiedot omiin järjestelmiinsä. Muutos tulee ulottaa myös väestötietojärjestelmään sekä muihin kansallisiin palveluihin ja järjestelmiin (Opintopolku (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri), Virta, Tilastokeskus, DigiVisio 2030 hankkeessa tuotetut palvelut), koska sukupuolikoodistojen yhteneväisyys pitää säilyä. 

Toimintatapaehdotuksia korkeakouluille sukupuolikoodiston käyttöön

Opintotietojärjestelmät Peppi ja Sisu mahdollistavat sukupuolikoodiston laajemman käytön. Suosittelemme, että korkeakoulut siirtyvät käyttämään sukupuolikoodiston arvoja 0, 1, 2 ja 9 taulukon 2 mukaisesti. Sukupuolikoodiston arvoa 9 käytetään, kun opiskelija ilmoittaa sukupuolekseen muun. Arvoa käytetään myös ulkomaisille opiskelijoille, joiden passissa virallinen sukupuoli on muu kuin 1 mies tai 2 nainen. Null-arvo tulee muuttaa järjestelmissä arvoksi 0. Tällaisia voi tulla esim. rajapintojen kautta, jolloin lähettäjän vastuulla on muuttaa sukupuolitieto rajapintaan vastaanottavan järjestelmän vaatimusten mukaiseksi.

Virrassa käytetyt sukupuolikoodiston arvot ovat  1=mies, 2=nainen ja 9=tuntematon. Sallittua myös, että arvo on tyhjä. Virta ei tällä hetkellä erota korkeakoulujen käyttöön suositeltuja arvoja 0=ei tiedossa tai 9=muu. Nämä arvot siirtyvät Virtaan tuntemattomina (Virran käyttämässä koodistossa arvo 9).

Siirtyessään käyttämään laajempaa sukupuolikoodistoa, korkeakoulun tulee tunnistaa kaikki reitit opiskeluoikeuden muodostumiseen ja opiskelijan tietojen tallentamiseen opintotietojärjestelmään. Sama sukupuolikoodisto tulisi olla käytössä kaikille korkeakoulun opiskelijoille. Erityisesti on huomioitava mahdollisesti käsin opintotietojärjestelmään syötettävät tiedot ja korjattava sukupuolikoodisto myös näiden opiskeluoikeuksien tietojen keräämiseen tarkoitetuille lomakkeille tms.

Korkeakoulujen tulee jatkossa pyrkiä käyttämään samaa sukupuolikoodistoa kaikissa henkilötietoja käsittelevissä järjestelmissä. Suosituksen mukainen koodisto tulee huomioida jo kilpailutettaessa palveluita.

Jokainen korkeakoulu vastaa omalta osaltaan käyttämänsä sukupuolikoodiston tiedottamisesta niin opiskelijoille, omille yksiköille kuin käytettyjen järjestelmien ylläpidolle. Opiskelijoille tiedotettaessa on hyvä huomioida ettei korkeakoulun käyttämä sukupuolikoodisto välttämättä ole käytössä korkeakoulun ulkopuolella. Esimerkiksi Virta-tiedon hyödyntäjä voi päättää käyttääkö korkeakoulun toimittamaa tietoa vai henkilötunnuksen mukaista tietoa. Lisäksi korkeakoulujen tulee pyrkiä käyttämään samaa sukupuolikoodistoa sekä opintotietojärjestelmissä että henkilöstöjärjestelmissä. 

• Järjestelmiin on lisättävä ohjeistusta, miten koodiarvoja on tarkoitus käyttää
• Suositellaan, että kaikkiin järjestelmiin liittyen käytetään samaa koodistoa
  • kilpailutuksissa pitää olla vaatimuksena, että tarjottavassa palvelussa/järjestelmässä käytetään suosituksen mukaista sukupuolikoodistoa  
• Korkeakoulun vastuulla on välittää tietoa eteenpäin opiskelijoille, omille yksiköille sekä omiin palveluihin liittyville järjestelmille, esim.
  • HR-järjestelmät
  • Opiskelijajärjestöt
  • Jatkuva oppiminen
  • Opetusyhteistyö

Tiedoksi seuraaville tahoille

Sukupuolikoodiston käytön yhtenäistämisestä viestitään alla oleville tahoille ja samalla pyydetään välittämään tietoa eteenpäin organisaatioiden sisällä tarvittaville tahoille. 

• Korkeakoulut
  • Synergiaryhmä
  • KOOTuki
  • OHA-forum
  • AMK-OHA
  • Aapa
  • FUCIO
• Opetushallitus (OPH), Opintopolku (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri)
• Virta
• Oili
• Arvo
• Vipunen
• Ristiinopiskelupalvelu (RIPA)
• Emrex
• Digi- ja väestötietovirasto (DVV), väestötietojärjestelmä (VTJ)
• Tilastokeskus (TK)
• DigiVisio 2030
• Hansel (kilpailutusten vaatimukset)

Työryhmän jäsenet

• Tapio Ekholm, Metropolia
• Hannele Husa, TAMK
• Teija Kujala, HY
• Lotta Lassila, Aalto
• Irina Venho, Funidata
• Merja Väistö, OPH
• Hilkka Kankaanpää, TAU (pj)
• Minna Pylkkönen, CSC (siht.)