Child pages
  • 6. FAQ
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Ammattikorkeakoulun admin-ryhmät

admin-ryhmän henkilö voi lisäksi muokata töitä.
workflow
-ryhmän henkilö voi hyväksyä ja hylätä töitä. Vain workflow-ryhmään kuuluville tulee sähköpostia tallennuksista.

Asiasanoitus

Käytettävä oikeita asiasanaston asiasanoja, jos käyttää kyseistä kenttää. Villit asiasanat keywordeina.

Asiasanojen ketjutus

DSpace ei tue asiasanojen ketjutusta. Asiasanat tulee siis tallettaa kukin omaan kenttäänsä. Ketjutusta ei suositella Dublin Corea käytettäessä. Varsinkin jos tietoa siirretään muihin järjestelmiin esim. OAI-PMH haravoinnilla, tilanne on ongelmallinen. Ketjutus menettää viimeistään siinä vaiheessa semantiikkansa ja asiasanakenttä siirtyy eteenpäin tyyliin "asiasana1-asiasana2-asiasana3", eli tuo joukkio tulkitaan siten vain yhdeksi asiasanaksi. Dspacessa näin käy jo käyttöliittymässä, eli selailussa näkyy kaikki asiasanat, jotka järjestelmään on tallennettu ja siellä näkyisi sitten näitä ketjutuksia yhtenä asiasanana. (Samun sähköpostista syksyllä 2010)

Failed to find flength file -virheilmoitus

Tällaisia virheilmoituksia on tullut nyt muutamia. Mitään selitystä tai varsinaista ratkaisua ongelmaan ei toistaiseksi ole mutta kannattaa kokeilla näitä: Kokeile syöttää työ toisella selaimella, kokeile syöttää työ eri koneella ja toisella verkkoyhteydellä, mielellään kiinteällä verkkoyhteydellä. Jotta tämä ei toistuisi uudestaan, olisimme kiitollisia, jos kertoisit, millä selaimella syötit työsi, mikä käyttöjärjestelmä oli käytössä, painoitko back-nappia kesken syötön, piditkö poikkeuksellisen pitkän tauon tiedostojen syötön ja lomakkeen kiitos-sivuston välillä (useita minuutteja).Nämä tiedot voisivat auttaa meitä selvittämään, mistä syöttölomakkeen virheellinen toiminta johtui.

Haku: Advanced Search -tarve

Pilotissa päädyttiin olemaan tarjoamatta “advanced-search” toimintoa. Tämä mm. siksi, että se on hyvin rajoittunut, eikä sillä käytännössä tee sitä mitä se lupaa (monipuolisia hakuja). Oikeasti monipuoliset haut voidaan tehdä kirjoittamalla haun suoraan hakulaatikkoon. Advanced-search toiminnallisuuteen voi tutustua täällä (ei kielikäännöksiä): http://publications.theseus.fi/advanced-search Kannattaa miettiä myös käyttöä ja käyttäjiä: Suurin osa ihmisistä hakee yhdellä tai kahdella sanalla.http://s1.doria.fi/ohje/Theseus_hakuohje.htm  

Pelkona on, että jos tuo advanced-search tarjotaan, se aiheuttaa hämmennystä. Mutta siis jos se halutaan ja se nähdään hyödylliseksi, se onnistuu pistää näkyville helposti. 

Haku: CC-lisenssin perusteella hakeminen

Kaikki CC-lisenssoidut pitäisi saada haulla rights:creative.  Tietyntyyppisiä CC-lisenssejä voi hakemaan esim. näin: rights:"Creative Commons Attribution-ShareAlike" (Samu 18.3.2011)

Haku: Kielirajaus

Kielirajaus onnistuu kirjoittamalla hakukenttään language: (haluttu kieli). esim. language: en tai language: sv.  language:en on oikea tapa hakea, mutta näköjään JAMK:n takautuvissa, konvertoinnin kautta tuoduissa aineistoissa on käytetty kolmikirjaimista lyhennettä kielille, näitä language:eng tapauksia on reilu sata.
Eli haulla: language:en OR language:eng saa kaikki englanninkieliset, olettaen tietysti, että kieli on merkattu syöttövaiheessa oikein.

Julkisuus

Opiskelija julkaisee työnsä tallentaessaan sen Theseukseen ja vastuu ja tekijänoikeudet ovat opiskelijalla.Theseuksessa ei ole salaisia töitä.

Katkot

Kansalliskirjastolla on hälytysjärjestelmä katkojen varalta ja tiedottaa katkoista Theseus.fi-etusivulla.

Kadonneet työt

Kansalliskirjasto selvittää. Laita viestiä Theseus-yhteyshenkilöille.


Kokoelma-admin: Kokoelma-admin pystyy muokkaamaan kokoelmansa kuvailutietoja ja

kokoelmassa olevia tietueita.


Kokoelman valvoja: Jos kokoelma on määritetty valvottavaksi kokoelmaksi (se sisältää työvuon,

eli workflown), valvojat hyväksyvät tai hylkäävät kokoelmaan saapuvia tietueita. Kokoelmaan

syötetyt tietueet eivät tällöin siirry suoraan kokoelmaan, vaan työjonoon, ”pooliin”.

Theseuksessa kokoelman valvojalle annetaan yleensä myös adminoikeudet kokoelmaan, jotta hän

pystyisi jälkikäteen muokkaamaan hyväksymäänsä tietuetta tarpeen vaatiessa.

Linkittämisen oikeutus

Saako linkittää opiskelijan Theseuksessa olevan julkiseen työhön?  Tekijänoikeustoimikunnan mietintö Tekijänoikeudet tietoyhteiskunnassa (http://www.minedu.fi/OPM/Julkaisut/2002/tekijanoikeustoimikunnan_mietinto_tekijanoikeudet_tietoyhteisku) esittää (kohdassa 2.5.4) melko selkeän katsauksen linkittämiseen. Siinä erotetaan tavallinen linkitys kehykseen avaamisesta ja upottamisesta, tosin käyttäen kaikista linkki-nimitystä. Tavallisesta linkityksestä se sanoo: "Nettisivujen selailun (browsing) hyperlinkkien eli viittaavien linkkien avulla ei voida katsoa muodostavan linkittäjän tekemää yksinoikeuden loukkausta." Lisäksi eduskunnan apulaisoikeusasiamiehen ratkaisu 2003-11-14 ottaa varsin selvästi kantaa linkittämisen vapauden puolesta. Ks. kannanoton pääkohtien kuvailua ja kommentointia EFFin sivulla Linkittäminen on laillista. 

Täältä löytyy pohdintaa aiheesta: http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/tekoik/5.2.html

Opettajille tunnuksia tarkistukseen

Toistaiseksi Theseuksessa ei tarjota opettajille mahdollisuutta saada tunnuksia ja muuttaa opinnäytetyöprosessia niin, että tarkistaminen tapahtuisi Theseuksessa.

Pelkkien tiivistelmien tallentaminen

(Ohjausryhmän muistio 9.11.2011) Todettiin, että periaatteessa tälle ei ole estettä, mutta se vaatii kuitenkin oman syöttölomakkeen tekemisen. Opinnäytteiden syöttölomaketta ei suoraan voi käyttää, koska siinä vaaditaan, että opinnäytetiedosto on syötetty kuvailutietojen lisäksi. Pelkkiä kuvailutietoja ei siis voi tallettaa peruslomakkeella. Tämän ongelman voi kiertää tallettamalla tiivistelmän PDF--muodossa, mutta se lisää turhaan työtä. Eli ainakaan tällä hetkellä pelkän tiivistelmän julkaisemista ei suositella.

Pois vedetyt tietueet

  • Jos tietue on vedetty pois Theseuksesta käyttämällä "Vedä tietue pois julkisesti näkyviltä"  -toimintoa, rukkaset voivat palauttaa tietueen takaisin Theseukseen.

Rajapinnat
https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=45188917

Sallitut merkit

Jos työn nimessä esiintyy ääkkösiä tai muita erikoismerkkejä, tallennus ei onnistu.Tiedoston nimi saa olla enintään 256 merkkiä pitkä ja sallitut merkit ovat 1-9, a-z, A-Z, _, - ja välilyönti.

Sähköposti tallennetuista töistä valvojille

Jos halutaan estää sähköpostin lähteminen uudesta työstä valvojalle, tämä lisätään vain admin-ryhmään, ei lainkaan wf-ryhmään.

Tallennuslomakkeelle suorat linkit

Kielillä suomi, ruotsi ja englanti:

https://input.theseus.fi/cgi-bin/cc.cgi?lang=fi

https://input.theseus.fi/cgi-bin/cc.cgi?lang=sv

https://input.theseus.fi/cgi-bin/cc.cgi?lang=en

jos tarvitsee shibboloimatonta lomaketta, osoitteet ovat

https://input.theseus.fi/cgi-bin/cc.cgi?lang=fi&shib=no

https://input.theseus.fi/cgi-bin/cc.cgi?lang=sv&shib=no

https://input.theseus.fi/cgi-bin/cc.cgi?lang=en&shib=no

Tekijät eri amkeista

Tapauksissa, joissa opinnäyte on tehty yhteisesti eri ammattikorkeakouluihin tai eri koulutusohjelmiin, on opinnäyte toistaiseksi tallennettu kaikkien osapuolien kokoelmiin. Nykyisen tilanteen etuja on, että tieto rekisteröityy kaikille tahoille. Tekniseltä kannalta käytännölle ei ole estettä, vaan kyseessä on enemminkin tietojärjestelmässä oleva kauneusvirhe. Teknisesti tieto voisi olla mahdollista ”mapata” kokoelmasta toiseen, mutta silloinkin tieto tilastoituisi vain yhdelle taholle. Yksi ratkaisu voisi olla myös yhteistallennuspohja, johon voisi valita samalle lomakkeelle useampia koulutusohjelmia tai ammattikorkeakouluja. Ohjausryhmä päätyi kannattamaan, että jatketaan nykyistä käytäntöä. Kansalliskirjasto miettii vielä asiaa, ja tuo ehdotuksen ohjausryhmälle, jos ratkaisu asiaan löytyy. (Ohjausryhmän kokous 28.10.2010)

Jos tekijät ovat saman amkin eri koulutusohjelmista, suositeltavaa on tallentaa vain kerran ja lisätä toisen tekijän koulutusohjelma dc.programme-kentän avulla. Tällöin tilastot kertyvät vain toiselle koulutusohjelmalle. Tämä asia menee vielä kevään 2017 ohjausryhmän käsiteltäväksi.

Tiedoston koko

Theseukseen syötettävän opinnäytetyön maksimikoko on 512 MB.

Tiedoston metadatan tiedot

Jos Googlen hakutulokset ovat jotenkin oudot, kannattaa tarkistaa tiedoston metadata. Tiedoston metadatan voi tarkistaa tekstinkäsittelyohjelman tai pdf-lukijan valikosta file -> properties. Se mikä osa tiedostometadatasta on googlen mielestä relevanteinta on täyttä hakuammuntaa, mutta tällä tavalla siitä voi päästä vähän jäljille. Paras tapa googlen hakutulosten muuttamiseen on pdf-tiedoston uudelleen muodostaminen ja tiedoston vaihtaminen Theseukseen.

PDF:n metadata indeksoituu tehokkaasti Googleen. Sen vuoksi kannattaa olla tarkka miten tiedoston nimeää, omia henkilökohtaisia tietojaan (esim. sotu) ei kannata laittaa tiedoston nimeksi.

Tiedoston poisto

Kun poistat tiedoston Theseuksen tietueesta, poista samalla sekä osat Bundle: TEXT ja Bundle: ORIGINAL. Tuo Bundle: TEXT kannattaa myös poistaa, niin seuraavana yönä generoidaan uutta tiedostoa vastaava kokoteksti-indeksoinnin aputiedosto. Indekseri ei tee uutta aputiedostoa, jos sellainen on jo olemassa.

Tiedoston suojaus ja kopioinnin esto

Suositellaan, että Theseukseen tallennettavia pdf-tiedostoja ei suojata. Syyt ovat seuraavat:
1. Indeksointi. DSpacen indekseri ei välttämättä pysty lukemaan kokotekstiä pdf:stä, jos työ on suojattu. Kokotekstihaut eivät siis välttämättä toimi näissä töissä.
2. Käyttäjäystävällisyys. Eli tulostamisen, copy-pasteemisen yms. estämisen haittaa työn käyttöä.

Useasti suojauksen taustalla on plagioinnin estäminen, mutta tässä kohtaa kannattaa harkita, estääkö se sitä, vai käykö peräti päinvastoin: Suojattu työ ei näy hakukoneille ja tällöin on "turvallisempaa" plagioida, kun plagiointiepäilyä ei voi tarkistaa hakukoneella.Plagiointi on jokatapauksessa helppoa, esim. iLinux ja siinä oletus-PDF:n lukija ohittaa kaikki suojaukset. Suojaukset toimivat varmasti vain Adoben PDF-lukijalla. Eli pystyn copy-pasteemaan joka tapauksessa töitä suojauksesta riippumatta. Useammalla amkilla on käytettävissään plagioinnintarkistusohjelma. (Samun sähköpostista 2010 syksy)

Tilastot  https://publications.theseus.fi/simplestats/front

Valitse sieltä oma ammattikorkeakoulusi (halutessasi voit myös määritellä sivun alareunassa, miltä ajalta latauksia haluat seurata) ja tämän jälkeen valitse oma koulutusohjelmasi. Listassa on kaikki ko. koulutusohjelman työt aakkosjärjestyksessä.  Listalla on myös jaoteltu, miten paljon työtä on ladattu kuukausittain. Mutta kannattaa tosiaan huomata, että luku kertoo vain sen, montako kertaa työ on klikattu auki. Todellisia lukukertoja tilastot eivät elektronisten aineistojen kohdalla kerro, vaan tiedostojahan saatetaan klikata auki hyvin moninaisista syistä.

Tilastojen muodostumisesta on hyvä huomata seuraavat:

  • Simplestats-tilastot laskevat pelkkiä pdf-latauksia, eivät rekisteröi lainkaan nettisivuilla klikkailua.
  • Google analytics puolestaan toimii päinvastoin, keskittyy pelkästään sivuston klikkailuihin ja ohittaa pdf-lataukset kokonaan. Useissa organisaatioissa on käytössä ns.
  • NAT-osoitteet, joka tarkoittaa sitä, että NAT:in takaa tulevat yhteydet näkyvät samana IP-numerona, vaikka kysymyksessä olisikin eri kone ja eri käyttäjä.

Ulkopuoliset tallentajat

Muualla kirjoilla olevien opiskelijoiden tai henkilökunnan julkaisujen tallentamisesta keskusteltiin ohjausryhmässä 31.3.2011. Arenen hallituksessa on syksyllä 2010 tehty periaatepäätös siitä, että Suomen ammattikorkeakoulujen ulkoiset tahot voivat tulla Theseukseen mukaan, mutta kukin tapaus käsitellään erikseen.

Muutamissa amkeissa on herännyt kysymystä siitä, että voisivatko kansainväliset, muualla opiskelevat opiskelijat, jotka tekevät osan opinnoistaan tai harjoittelun suomalaisessa ammattikorkeakoulussa haluaisivat tallentaa töitään Theseukseen. Ohjausryhmä suhtautuu asiaan myönteisesti, Kansalliskirjasto selvittelee teknisiä yksityiskohtia.

Uuden henkilön lisäys käsittelijäryhmiin (kokoelma-admin ja/tai valvoja)

Kokoelma-admin pystyy muokkaamaan kokoelmansa kuvailutietoja ja kokoelmassa olevia tietueita. Valvojat pystyvät ainoastaan hyväksymään tai hylkäämään kokoelmaan saapuvia tietueita.

Kunkin kirjaston AMK-admin (jos sellainen on Theseukseen määritelty), pystyy lisäämään käsittelijöitä ryhmiin. Ohje käsittelijöiden lisäämiseksi löytyy virkailijakäyttöön laaditusta Theseus-ohjeesta, sivut 7-8. Toinen vaihtoehto on pyytää uutta henkilöä ensin rekisteröitymään Theseukseen tässä osoitteessa: https://www.theseus.fi/register

Rekisteröitymisestä ei tule automaattista ilmoitusta Theseus-rukkasille. Lähetä rekisteröitymisen jälkeen viesti osoitteeseen theseus.rukkaset@lists.metropolia.fi ja pyydä lisäämään uusi henkilö joko kumpaankin tai vain toiseen käsittelijäryhmään. Samalla voit ilmoittaa lisätäänkö henkilö myös Theseus-yhteydenpito -sähköpostilistalle.

Viive

Kun opiskelija tallentaa työn Theseukseen, se siirtyy kirjaston henkilökunnalle tarkistettavaksi. Työruuhkasta riippuen menee jonkin aikaa, ennen kuin henkilökunta ehtii tarkistaa tallennuksen ja vapauttaa sen julkiseksi. Usein julkiseksi vapautetun työn URN toimii vasta seuraavana aamuna.

  • No labels