Päivitetty 27.8.2024


1. Rekisterinpitäjä

CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
PL 405 (Keilaranta 14)
02101 Espoo
puh. 09 457 2821 (vaihde)

customerservice@eduuni.fi

Y-tunnus: 0920632-0

www.csc.fi
eduuni.fi


(jäljempänä ”me” tai ”CSC”)


2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

CSC:n asiakaspalvelu
puh. 09 457 2821 (vaihde)
asiakaspalvelu@csc.fi


Tietosuojavastaava
tietosuoja@csc.fi


3. Rekisterin nimi

Eduuni-palveluiden käyttäjärekisteri


4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on CSC:n oikeutettu etu Eduuni-, Tiimeri- ja Eduuni Cloud-palveluiden tuottamisessa ja käyttäjähallinnassa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen,
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen ja
  • asiakassuhteemme hoitaminen.


5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme käyttäjärekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröidyn käyttäjän henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot, kuten sähköpostiosoite*, nimi*, organisaatio*, yksilöivä tunniste rekisteröidyn valitsemasta tunnistuslähteestä*; 
  • Eduuni-, Tiimeri- ja Eduuni Cloud-palveluiden käyttäjäryhmätietoja, joihin rekisteröity kuuluu;
  • Eduuni-, Tiimeri- ja Eduuni Cloud-palveluiden vapaaehtoiset käyttäjäprofiilitiedot, joita rekisteröity ylläpitää, kuten puhelinnumero, osoitetiedot, tehtävänimike ja kuva;
  • teknisten järjestelmien generoimat palvelun käyttöön liittyvät tiedot kuten lokitiedot, verkkotunnistetiedot
  • Eduuni-wiki-palvelun keräämää käyttöanalytiikkaa. Käyttäjätunnisteet on pseudonymisoitu ja niitä säilytetään 12 kuukautta.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.


6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • rekisteröidyltä itseltään
  • rekisteröidyn valitsemasta tunnistuslähteestä
  • Eduuni-, Tiimeri- ja Eduuni Cloud-palveluiden käyttäjiltä esim. ryhmään kutsumisen yhteydessä.


7. Kenelle luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Eduuni-ID, Eduuni-workspaces, Eduuni-wiki, Eduuni Jira

Luovutamme tietoja Eduuni-ID-kirjautumista käyttäviin asiakkaiden vastuulla oleviin palveluhin. Tietoja luovutetaan kirjautumisten, palveluiden käyttöönottojen ja muutosten yhteydessä. Luovutettavia tietoja ovat rekisteröidyn itsensä antamat tiedot ja tietoja Eduuni- ja Tiimeri-palveluiden käyttäjäryhmistä, joihin rekisteröitynyt kuuluu. Eduuni-ID:tä käyttävä asiakkaan vastuulla oleva palvelu voi sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella.

Eduuni Cloud

Henkilötietoja käsitellään pääosin EU/ETA-alueella. Emme siirrä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle, mutta palveluntarjoaja Microsoft voi käsitellä tietoja rajatuissa tapauksissa ETA-alueen ulkopuolelta. Henkilötietojen siirrot perustuvat Yhydsvaltojen osalta riittävyyspäätökseen (GDPR art. 45), eli Microsoft on sertifioitunut EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Data Privacy Frameworkiin: https://www.dataprivacyframework.gov/list.


8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme käyttäjän henkilötietoja niin kauan kun käyttäjän Eduuni-ID tai Eduuni Cloud -tunnus on aktiivinen. Jos käyttäjän Eduuni-ID tai Eduuni Cloud -tunnus vanhenee tai jos kayttäjä pyytää poistamaan sen, henkiötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Turvallisuus- ja teknisistä lokeista henkilötiedot poistuvat lokista riippuen 6-24 kuukauden kuluessa.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Henkilötietoja suojataan Code of Conduct for Service Providers (v1, v2) käytäntöjen mukaisesti. Code of Conduct for Service Providers on yleinen standardi tutkimus- ja korkeakoulujensektorille yksityisyyden suojaamiseksi.


9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.
Voit itse oikaista antamiasi henkilötietoja tai pyytää niiden poistamista. Ota yhteyttä tunnistulähteeseesi sen välittämien tietojen oikaisemiseksi.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.


10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) ilmoitettuun osoitteeseen.


11. Miten käytämme evästeitä sivustollamme?

Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) mukaisesti palveluissa käytettäviä evästetiedostoja käytetään siten, että palvelun käyttäjän yksityisyydensuojaa ei loukata.

Eduuni-, Tiimeri- ja Eduuni Cloud -palveluissa evästeitä käytetään:

  • valitsemasi tunnistuslähteen muistamiseen ja
  • palvelun kirjautumistietojen hallintaan.

Evästeiden käytön estäminen estää palveluun kirjautumisen.


12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.


  • No labels