Tenttivierailun ensimmäiset pilotit tehdään korkeakoulujen välillä testiympäristöissä. Yhteiskäyttöisyyden käyttöönotto ja tekniset vaatimukset on kuvattu Exam-wikissä:
- Exam yhteiskäyttöisyyden käyttöönotto (draft): kuvattu tarpeelliset muutokset kotiEXAM.exam.fi ja vierasEXAM.exam.fi palvelinten välillä yhteiskäyttöisyyden käyttöönottamiseksi.
- EXAM 4-version asennusohjeet: ensimmäisessä vaiheessa tuetaan opiskelijan mahdollisuutta suorittaa "etänä" oman oppilaitoksensa tenttejä varaamalla aikoja ulkopuolisen oppilaitoksen EXAMista.
- Yhteiskäytön pilotointiin osallistuven korkeakoulujen tiedot yhteiskäyttötaulukossa
- Varsinaista yhteiskäyttöä varten on tehty Proxy-palvelu, jonka avulla voidaan hallita tenttikoneilta tapahtuvaa liikennettä kirjautumispalveluihin. Näin tenttikoneista riittää pääsy ainoastaan Examiin, eikä tarvitse tehdä pääsyä mm. eri korkeakoulujen idp-palvelimiin kirjautumisten mahdollistamiseksi. Palvelu on jo valmis, sitä voi ottaa testiin omaan testi-EXAMiin (JY testaa elokuussa). Proxyn tuotantokäytön ohjeistus täsmentyy vielä alkusyksystä siltä osin, että pitääkö se asentaa korkeakoulukohtaisesti vai voiko se olla CSC:n yhteiskäyttöpalvelussa.
Pääkäyttäjän ohjeet: yhteiskäyttötenttitilan asetukset
Jokainen korkeakoulu päättää itse ottaako yhteiskäyttötoiminnon käyttöön omassa EXAMissaan ja kuinka monta tenttikonetta haluaa antaa varattavaksi. Kun EXAMin nelosversio on otettu käyttöön ja kaikki yhteiskäytön tekniset vaatimukset on CSC:n kanssa säädetty kuntoon, yhteiskäyttöisen tenttilan määrittely omaan EXAMiin tehdään näin:
- Luo EXAMiin uusi tenttitila ja laita ruksi kohtaan Yhteiskäytössä (tai ruksaa olemassa oleva tenttitila yhteiskäyttöön). Tenttitila kannattaa nimetä niin selkeästi, että vieraskäyttäjä tietää minkä kaupungin ja minkä korkeakoulun tilasta on kyse.
KUVA 1: Pääkäyttäjän käyttöliittymä: yhteiskäytössä olevan tenttitilan asetukset
- Lisää tenttitilan muut tiedot:
- Oletusaukioloaika: HUOM! Yhteiskäytössä olevan tenttitilan aukioloaika kannattaa määritellä niin, että myös vieraskäyttäjä pääsee ongelmitta tilaan sisään. Jos korkeakoulusi tenttitila on esim. kirjaston tiloissa ja kaikkien käyttäjien saavutettavissa kirjaston aukioloaikojen mukaan, mutta oman korkeakoulun opiskelijat pääsevät sisään myös ns. omatoimiaikoina (kirjaston aukioloaikojen ulkopuolella) esim. opiskelijakortilla, kannattaa yhteiskäyttötilan aukioloajat määritellä sellaisiksi, että vierastenttijä pääse tilaan.
- Tenttien alkamisajankohdat normaalisti
- Lisää mahdolliset poikkeusaukioloajat
- Lisää mahd. esteettömyystiedot, tilaohjeet ja tilan osoitetiedot. (HUOM! Pilottivaiheessa ei ole vielä käytössä yhteisiä esteettömyys/saavutettavuuskriteereitä eikä yhteisiä ohjelmistoresurssivalikkoja).
- Nyt korkeakoulusi tenttitila näkyy vierasopiskelijalle tenttitilavalikossa, kun hän tekee ajanvarausta ja valitsee "Tenttiajanvaraus ulkopuolisesta oppilaitoksesta" ja valitsee pudotusvalikosta sinun korkeakoulusi.
KUVA 2: Opiskelijan käyttöliittymä: ajanvaraus toisen korkeakoulun tenttitilaan
Miten tenttivierailuvaraus näkyy pääkäyttäjän työpöydällä
- Oman korkeakoulun opiskelijan varaus toisen korkeakoulun tenttitilaan: tenttikonetieto näkyy, jos käytössä on Examin 5-versio, nelosversiossa tila ei näy.
- Vierasopiskelijan varaus meidän tenttitilaan: varausvaiheessa näkyy vain varaajan sähköpostiosoite, nimi tulee näkyviin kun on kirjautunut suorittamaan tenttiä.
KUVA 3: Pääkäyttäjän käyttöliittymä: varausten hallinta -näkymä
Tentaattorin ja opiskelijan ohjeet
- Opettaja käyttää VAIN omaa EXAMiaan: luo tentin normaalisti ja kun opiskelija on suorittanut tentin, se palautuu tentaattorille arvioitavaksi omaan EXAMiin.
- Opiskelija käyttää varauksen tekoon omaa EXAMia: kirjautuu normaalisti omaan EXAMiin ja hakee tentin, johon haluaa varata ajan. Kohdassa Valitse tenttitila opiskelija klikkaa "Tenttiajanvaraus ulkopuolisesta oppilaitoksesta" ja valitsee pudotusvalikosta haluamansa organisaation ja haluamansa tenttitilan ym. organisaatiosta. (ks. ylempää kuva 2).
- Kun opiskelija menee suorittamaan tenttiään vieraskorkeakouluun, hän kirjautuu vieraskorkeakoulun EXAMiin valitsemalla HAKA-valikosta oman korkeakoulunsa ja syöttämällä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Opiskelijalle näytetään vieraskorkeakoulun EXAM-käyttösäännöt ja hänelle kerrotaan, että kirjautumalla ko. korkeakoulun EXAMiin hän samalla hyväksyy nuo säännöt (mm. tallentavan videovalvonnan ja sen, että ko. korkeakoulun valvonnasta vastaavalla henkilöstöllä on pääsy videotallenteisiin).
Ohjeiden laatiminen tenttivierailua varten
- Kun tenttivierailu otetaan käyttöön varsinaisessa EXAMissa, jokainen korkeakoulu huolehtii siitä, että tenttitiloja koskevat korkeakoulukohtaiset ohjeet ovat saatavilla julkisilla nettisivuilla.
- Vierasopiskelijaa varten pitää ohjeista löytyä mm. tenttitilan tarkka katuosoite, ajo-ohjeet ja tieto pysäköinnistä, miten tenttitilaan pääsee sisään (tarvitaanko esim. erillinen kulkukortti tmv. ja mistä se hankitaan ja voiko sen saada etukäteen).
- Ohjeissa on myös hyvä mainita, jos korkeakoulun tenttikoneilla on rajalliset ohjelmistoresurssit (esim. vain Adobe reader, Notepad), näin opiskelija osaa ottaa tämän huomioon varatessaan tenttiaikaa esim. sellaiselle tentille, jossa tarvitaan jotakin muuta ohjelmistoa.
- Kerrotaan selkeästi, että tentti-ilmoittautuminen ja ajanvaraus tehdään aina kotiorganisaation Examin kautta!
Testauksessa esiin tulleita korjattavia asioita
- Kun käyttäjä kirjautuu HAKAlla vieraskorkeakoulun EXAMiin, Exam tarjoaa käyttäjälle valittavaksi opiskelija tai tentaattoriroolin. Tämä tullaan korjaamaan niin, että vieraskirjautuja saa aina oletuksena vain opiskelijaroolin.
- Kun käyttäjä kirjautuu HAKAlla vieraskorkeakoulun EXAMiin, hänen on mahdollista hakea vieraskorkeakoulun tenttejä ja varata niihin aikoja, koska EXAM ei tarkista opinto-oikeuksia. Käyttäjä ei kuitenkaan voi suorittaa vieraskorkeakoulun tenttiä, koska tenttitilanteessa EXAM hakee vain "oman" korkeakoulun tentin. Tähän pitää yhdessä kehittäjien kanssa miettiä joku ratkaisu, koska on olemassa mahdollisuus, että käyttäjä varaa tenttiajan vahingossa vieraskorkeakoulun tenttiin.
- Vierastenttivarauksen koneen muuttaminen ei ole pääkäyttäjälle mahdollista, vaikka toiminto onkin näkyvissä varaustietojen perässä. Tämä tullaan korjaamaan.