PÖYTÄKIRJAN OTE PÄÄTÖSKOHDASTA 4.2. (Vuoden 2021 vuosimaksut):  2020-05-26 EXAM johtoryhmän kokous_ote.pdf

MUISTIO

Aika: ti 26.5.2020 klo 10.15-12.00
Paikka: Etäkokous, https://cscfi.zoom.us/j/683552256
Osallistujat:

1 Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10:17.

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Sanna Sintonen/Tampereen ammattikorkeakoulu ja sihteeriksi Marjut Anderson/CSC. Pöytäkirjatarkastajiksi valittiin kohdassa 4.2. Sari Koski-Kotiranta/Helsingin yliopisto ja Tuula Heide/Itä-Suomen yliopisto. 

Todettiin läsnäolijat. Todettiin, että kokous on päätösvaltainen.

2 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin kokouksen asialista. 

3 Edellisen kokouksen muistio

• 27.3. kokouksen pöytäkirjantarkastajien hyväksymä muistio: https://wiki.eduuni.fi/x/85-HBw
• Edellisen sähköpostikokouksena toteutetun kokouksen muistio: https://wiki.eduuni.fi/x/Oh6pC

Päätösehdotus: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. 

Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistiot. 

4 Talousasiat

   4.1. Alkuvuoden taloustilanne

• Tilannekatsaus 

---

Marjut Anderson esitteli konsortion alkuvuoden tilanteen. Hanketyö etenee hyvin, mutta päätöksia hanketyön loppukauden työpakettien painotuksista on tehtävä syksyllä. Konsortion kehitystyötä on tehty etupainotteisesti ja järjestelmän auditointi, kuormitustestaus sekä näistä johtuvat toimenpiteet on toteutettu seurantajaksolla. Suurin ponnistus on ollut 5.2. version julkaisu testauksineen. Työvaliokunnan päätöksillä poikkeustilanteessa on tehty kehitystyötä aiemmasta suunnitelmista poiketen tukemaan etäarviointia (kotitentti, kysymysten siirto) sekä viestintää Lisäksi poikkeustilanteen tuoman pakollisen käyttökatkon vuoksi tiettyjä toimintoja otettiin jo käyttöön. 

Keskustelu:   

Sari Koski-Kotiranta nosti esiin, että hankerahoitus on merkittävä osuus budjetista, joten siirryttäessa vuosimaksurahoitukselle voi osa toiminnoista jäädä pienemmälle panostukselle. 

Kicka Lindroos nosti esiin yhteistentin käyttökohteet; miten asettuu ristiinopiskelun ja yhteisopetuksen kokonaisuuteen. 

Mikko Markkola ja Totti Tuhkanen muistuttivat, että vielä ei ehkä ole nähtävissä kaikki tulevat käyttökohteet ja yhteistentti on jo kuitenkin olemassa ja visio2030 on kuitenkin edelleen voimassa, vaikka poikkeustilanne vienyt katseet toisiin tarpeisiin kuten etätentteihin.  

Todettiin, että digivision valmistelua tulee seurata ja olla valmiudessa nostaa EXAM-konsortio aktiivisena toimijana ja toimittaa tilanteen mukaan syötettä ja ehdotuksia kehityskohteiksi. Sari Koski-Kotiranta ehdotti, että järjestetään isojen hankkeiden (Ristiinopiskelun kehittäminen ja DigiCampus) toimijoiden kanssa keskustelu yhteisestä visiosta.

4.2. Vuoden 2021 vuosimaksut

Taustamateriaalia ja vuosimaksujen perusteena käytetty konsortion budjettiluonnos vuosille 2021-2022 ja korkeakoulukohtaiset vuosimaksut vuoden 2020 tuoteomistajaryhmän tilanteen mukaisesti. 

• Työvaliokunta esittää johtoryhmälle vuoden 2021 vuosimaksuista seuraavaa.
  • Konsortion vuosittainen jäsenmaksu muodostuu kiinteästä 6000 euron maksusta ja FTE-lukuun perustuvasta maksusta, joka on 1 euroa kerrottuna korkeakoulun viimeisimmällä FTE-luvulla.
  • Tuoteomistajaryhmässä toimivien korkeakoulujen vuosimaksuista (4-5 korkeakoulua) hyvitetään vuosimaksun kiinteä osuus. Osuuden kustantavat muut konsortiojäsenet.
  • Konsortioon liittymismaksu vuodesta 2021 eteenpäin on 15000e.
• Työvaliokunta perustelee ehdotusta maksujen korotukseksi seuraavasti:
  • Vuosittain ollut käytössä hankerahoitusta tai OKM-rahoitusta, tälläistä rahoitusta ei ole varmistunut seuraaville vuosille
  • Järjestelmä on laajentunut ja ylläpidon kustannukset kasvaneet, kyseessä on kriittinen järjestelmä, jonka toimintavarmuus on taattava.
  • Järjestelmän tekninen päivitys on tehtävä (käytännössä tämä on Angular frameworkin päivitys).
  • Hankerahalla toteutetut kehitystoimet on valikoidusti saatettava tuotantoylläpitoon ja jatkokehitykseen. Omakonetentin ja kotitentin tarve on korkeakouluissa noussut esille poikkeustilanteen aikana. 
  • Opiskelijoiden joustavuutta lisäävän tenttivierailu-toiminnon laajentumiseen varautuminen
  • Perusjärjestelmän kehityskohteita on edelleen paljon ja niitä on tarpeen viedä priorisoidusti eteenpäin (mm. mobiilikäytön tuki, tenttitilojen hallinta, opiskelijan palaute oppimisen tueksi)
  • Lisäksi rahoitusta suunnataan niille korkeakouluille, jotka tarjoavat työpanosta tuoteomistajatehtävään.

Päätös: Hyväksyttiin työvaliokunnan ehdotus liittymismaksun määrästä ja vuosimaksun perusteesta esityksen mukaisesti.  

4.3. Arvioinnin osahankkeen toteumat 01-04/2020 tiedoksi

• Arvioinnin osahankkeen toteumat 01-04/2020

Marjut Anderson esitteli työvaliokunnan hyväksymät osahankkeen toteumat. 

5. Tiedoksi

• Tenttivierailusopimus
  • EXAM-johtoryhmän hyväksymä Tenttivierailusopimus on toimitettu OHA-verkostoille toimeenpantavaksi.  
  • Keskusteltiin toimeenpanon ja allekirjoitusten prosessista, koska OHA-verkostolta on lähtenyt viesti korkeakouluihin, mutta ei virallisen prosessin mukaisesti. Todettiin, että asia on OHA:n edistettävä, mutta ilmeisesti prosessissa on jokin epäjatkuvuus.
  • Sovittiin, että Marjut Anderson kontaktoi OHA-forumin puheenjohtajan, jonka kanssa käydään asia läpi.   
• Konsortion suositus tenttitilojen osittaisesta käyttöönotosta
  • UNIFI: suositus edetä yliopistokohtaisella harkinnalla. Yleinen käsitys on, että usea korkeakoulu on avaamassa tenttitilojaan tukeutuen linjaussesitys-dokumenttiin.
     

6. Muut asiat

Ei muita asioita. 

7. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Seuraava kokous ti 18.9. 

Sanna Sintonen päätti kokouksen klo 12:02.

------

ASIALISTA

1 Kokouksen avaus ja järjestäytyminen
2 Esityslistan hyväksyminen
3 Edellisen kokouksen muistio

• 27.3. kokouksen pöytäkirjantarkastajien hyväksymä muistio: https://wiki.eduuni.fi/x/85-HBw
• Edellisen sähköpostikokouksena toteutetun kokouksen muistio: https://wiki.eduuni.fi/x/Oh6pC

Päätösehdotus: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. 

4 Talousasiat

   4.1. Alkuvuoden taloustilanne

• Tilannekatsaus 

   4.2. Vuoden 2021 vuosimaksut

Taustamateriaalia ja vuosimaksujen perusteena käytetty konsortion budjettiluonnos vuosille 2021-2022 ja korkeakoulukohtaiset vuosimaksut vuoden 2020 tuoteomistajaryhmän tilanteen mukaisesti. 

• Työvaliokunta esittää johtoryhmälle vuoden 2021 vuosimaksuista seuraavaa.
  • Konsortion vuosittainen jäsenmaksu muodostuu kiinteästä 6000 euron maksusta ja FTE-lukuun perustuvasta maksusta, joka on 1 euroa kerrottuna korkeakoulun viimeisimmällä FTE-luvulla.
  • Tuoteomistajaryhmässä toimivien korkeakoulujen vuosimaksuista (4-5 korkeakoulua) hyvitetään vuosimaksun kiinteä osuus. Osuuden kustantavat muut konsortiojäsenet.
  • Konsortioon liittymismaksu vuodesta 2021 eteenpäin on 15000e. 
    
    

   Päätösehdotus:  Hyväksytään työvaliokunnan ehdotus vuoden 2021 vuosimaksuista ehdotuksen mukaisesti

   
4.3. Arvioinnin osahankkeen toteumat 01-04/2020 tiedoksi

• Arvioinnin osahankkeen toteumat 01-04/2020

5. Tiedoksi

• Tenttivierailusopimus
  • EXAM-johtoryhmän hyväksymä Tenttivierailusopimus on toimitettu OHA-verkostoille toimeenpantavaksi.  
• Konsortion suositus tenttitilojen osittaisesta käyttöönotosta
  • UNIFI: suositus edetä yliopistokohtaisella harkinnalla. Yleinen käsitys on, että usea korkeakoulu on avaamassa tenttitilojaan tukeutuen linjaussesitys-dokumenttiin.
     

6. Muut asiat

7. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Seuraava kokous ti 18.9.