Aika: 26.5. klo 12.30-14.00
Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/69492492077
Osallistujat:
| Korkeakoulu | Johtoryhmän jäsen | Varajäsen | Läsnä |
|---|---|---|---|
| Aalto-yliopisto | Jenni Koponen | Anni Rytkönen | X |
| Centria-ammattikorkeakoulu | Anna Pulkkinen | Jarmo Kauppinen | X |
| Haaga-Helia ammattikorkeakoulu | Kirsti Niemeläinen | Olavi Kurttio | X |
| Hanken Svenska handelshögskolan | Kicka Lindroos | X | |
| Helsingin yliopisto | Petri Karttu | Outi Valkama | X |
| Hämeen ammattikorkeakoulu | Jaana Kullaslahti (T) | Henna Pirttilä | X |
| Itä-Suomen yliopisto | Sari Tervonen (T, varapuheenjohtaja) | Marko Holmavuo | X |
| Jyväskylän ammattikorkeakoulu | Rika Nakamura (T, varapuheenjohtaja) | Sirpa Tuomi | X |
| Jyväskylän yliopisto | Markku Närhi | Liisa Kallio (T) | X |
| Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu | Pekka Uotila | Tommi Pälli | X |
| Karelia-ammattikorkeakoulu | Marjo Nenonen | Jarmo Väisänen | X |
LAB-ammattikorkeakoulu | Marjaana Kareinen | Mika Pulkkinen | X |
| Lapin ammattikorkeakoulu | Tanja Rautiainen | Marko Mehtälä | X |
| Lapin yliopisto | Tanja Rautiainen | Merija Timonen | X |
| LUT-yliopisto (Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT) | Marjaana Kareinen | Mika Pulkkinen | X |
| Metropolia Ammattikorkeakoulu | Tuomas Orama | Tuuli Sinervo | X |
| Oulun ammattikorkeakoulu | Samuli Malinen | Helena Tolonen | |
| Oulun yliopisto | Artturi Roitto | Vesa-Matti Sarenius | |
| Poliisiammattikorkeakoulu | Kirsi Viitanen Jatta Mäntylä | Merja Laitinen | X |
| Satakunnan ammattikorkeakoulu | Juha Hämäläinen | Osmo Santamäki | X |
| Savonia-ammattikorkeakoulu | Esa Viklund | ||
| Seinäjoen ammattikorkeakoulu | Asmo Myllyaho (T) | Tuija Vasikkaniemi | X |
| Tampereen ammattikorkeakoulu | Sanna Sintonen (T) | Kirsi Jokipakka | X |
| Tampereen yliopisto | Sara Selänne (T, puheenjohtaja) | Hanna-Leena Lyhdeniemi | X |
| Turun yliopisto | Totti Tuhkanen (T) | Minna Vuorio-Lehti, Erkki Härkönen | X |
| Vaasan ammattikorkeakoulu | Sanna Taimen | Juha Vierola | |
| Vaasan yliopisto | Aila Markus | Ari Hovila | X |
| Åbo Akademi | Tove Forslund | X |
Muut osallistujat: Henna Toivola, CSC; Topi Litmanen, CSC (sihteeri).
1.1 Läsnäolevien toteaminen
1.2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
1.3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta
1.4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
Esitys: Hyväksytään esityslista
Päätös:
3.1 Edellisen kokouksen 24.3.2023 pöytäkirja
Esitys: Hyväksytään pöytäkirja
Päätös:
4.1 Konsortion toiminnan tilannekatsaus
4.1.1 Kehityksen tilanne
4.1.2 Taloustilanne 1-4/2023
4.2 Vuoden 2024 konsortion jäsenmaksu
Esitys: Korotetaan konsortion jäsenmaksua tason B mukaisesti
Päätös:
5.1 Sopimus konsortion perustamisesta tietojärjestelmäpalvelun (EXAM) järjestämiseksi
Esitys: Hyväksytään Sopimus konsortion perustamisesta tietojärjestelmäpalvelun (EXAM) järjestämiseksi
Päätös:
5.1.1 Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä
Esitys: Hyväksytään Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä
Päätös:
5.2 EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus
Esitys: Hyväksytään EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus
Päätös:
5.3 Henkilötietojen käsitelyn kuvaus: EXAM-palvelu
Esitys: Hyväksytään Henkilötietojen käsitelyn kuvaus: EXAM-palvelu
Päätös:
5.4 Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu
Esitys: Hyväksytään Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu
Päätös:
6 Omakonetentin pilotin yhteenveto ja jatkotoimenpiteet
LIITTEET:
Liite 1: EXAM_johtoryhmä_26052023.pdf
Liite A: Liite A_jory_jasenmaksu_26052023.pdf
Liite B: Liite B_jory_sopimusasiat_26052023.pdf
Liite 2: EXAM-omakonetentin jatkokehitys
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.33
Käytiin läpi läsnäolevat. Todettiin, että 24 korkeakoulua on edustettuna.
Todettiin että kokous on laillinen ja päätösvaltainen
Puheenjohtajaksi valittiin Sara Selänne ja sihteeriksi Topi Litmanen
Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiks Marjaana Kareinen ja Tommi Pälli
Esitys: Hyväksytään esityslista
Päätös: Esityksen mukaisesti
Henna Toivola kävi läpi edellisen kokouksen pöytäkirjan, jonka pöytäkirjantarkastajat olivat tarkastaneet ja hyväksyneet.
Henna Toivola esitteli tilannekatsausta kehityksen ja talouden osalta.
Henna Toivola esitteli alustavaa menoarviota vuodelle 2024 ja vaihtoehtoja vuoden 2024 jäsenmaksuksi.
Kicka Lindroos totesi, että pienessä korkeakoulussa korotus suhteessa tenttimäärään on suuri.
Jenni Koponen totesi, että budjetin lisäys pitää perustella siten, että siitä saatava hyöty on konkreettinen.
Tuomas Orama kertoi, että Metropolia on huolissaan tavasta, jolla päätöstä tehdään. Ilman täsmällistä suunnitelmaa sitoudutaan ulkopuolisen yrityksen palveluiden hankkimiseen. Pyydettiin aiemmassa kokouksessa tarkempaa suunnitelmaa rahan käyttöön, mutta sitä ei ole tuotettu. Ei olla innostuttu ajatuksesta, että rakennetaan tulevaisuudelle puskuria. Järjestelmän vakauteen tulisi kiinnittää huomiota sen sijaan että kehitetään uutta.
Marjaana Kareinen totesi, että strategiatyö pitäisi sitoa kustannustason pohtimiseen.
Sari Tervonen kertoi, että Itä-Suomen yliopistolla nähdään tärkeänä, että kehittämiseen panostetaan. Konsortion sääntöjen mukaisesti tässä kohtaa vuotta päätetään tulevan vuoden maksuista. Valmistelun aikana emme tiedä mitä tullaan päättämään tulevan vuoden toiminnasta tai strategiasta.
Petri Karttu totesi, että eilisen ja tämän päivän strategiakeskustelu tulisi sitoa talouskeskusteluun.
Markku Närhi totesi, että 2022 ylijäämä oli noin 60 000 euroa. Miten tämä näkyy tulevien vuosien arvioissa?
Henna Toivola kertoi, että ylijäämä on tarkoitus käyttää vuoden 2023 aikana. Ei ole jäämässä tämän jälkeen.
Markku Närhi kertoi kannatavansa esityksen tasoa B, sillä liikkumavara ei ole merkittävästi isompi kuin A. Mikäli emme varaa liikkumavaraa, sitä ei ole käytettävissä. Tuomaksen kommentti oli validi, mutta sisälsi samalla huolen järjestelmän pitämisestä toimintakykyisenä, mikä vaatii resursseja.
Juha Hämäläinen kertoi , että Satakunnan ammattikorkeakoulussa valittaisiin mielellään taso B. Nähdään palvelu tärkeänä. Ei voi käydä niin, että meillä on tulevaisuudessa käsissä arvoton tuote.
Kicka Lindroos kysyi mitä saamme tänä vuonna ylijäämillä. Jos tuo on ensi vuoden resurssi, pitäisi tuottaa näkymä tulevaisuudesta ja siitä mihin järjestelmää kehitetään.
Henna Toivola kertoi, että järjestelmään kehitetään ominaisuuksia, joita jäsenet ovat pyytäneet. Ja jos pysytään tason C mukaisella tasolla, kehitys vähintään viivästyy. Roadmap tehdään vasta loppuvuodesta, mutta toukokuussa tehdään päätös rahoituksesta tulevalle vuodelle. Meillä ei ole päätöstä pidemmästä roadmapista. Esimerkiksi kysymyspankin kehittäminen on tulevan syksyn kehityskohteista tärkein.
Kirsti Niemeläinen: Kehityskohteet puoltavat A:ta. Periaatteellinen kysymys, budjetoidaanko ylijäämää. Tulee pohtia mikä on tenttien määrä, jota tällä saadaan. Kaupalliset järjestelmät tuntuvat houkuttelevilta.
Tuomas Orama totesi, että Exam on esimerkki siitä miksi valtiohallinnon tietojärjestelmien kehityshankkeet ovat niin kalliita. Perustuu malliin, joka asiakkaan näkökulmasta ei ole järkevää. Kehityksessä on väärä filosofia ja järjestys. Varsinkin kun ei avata mitä tehdään. Jos tarvitaan ominaisuuksia, ne pitää speksata ennen kuin päätetään. Tarvitsee selkeästi tarkennusta ennen kuin voidaan olla tukemassa hinnankorotuksia. Pitäytyisin tässä tasossa. Summat pieniä, mutta kyse on periaatteesta miten tieukkenevassa taloustilanteessa toimitaan.
Markku Närhi totesi, että konsortion toiminta on tehokasta. Backlogissa asioita jotka tuottavat arvoa opiskelijoille. Filosofisempi asia on tämä taso. B ensisijainen, mutta sopii myös taso A.
Totti Tuhkanen totesi, että verkon yli seuraaville haaste, että ette ole olleet kuulemassa strategiatyötä. Työvaliokunnan jäsenen näkökulmasta esitykset hyviä ja läpinäkyviä. En ole saanut oman yliopistoni puolesta lupaa puoltaa kustannusten nousua. Asiat ja realismi ovat vastakkain.
Sara Selänne kertoi, että Tampereen yliopiston näkökulmasta hyvät perustelut B-tasolle. Meidän näkökulmasta tämä on hyvä järjestelmä ja tenttimäärät kasvavat. Halutaan turvata jatkuvuus.
Jenni Koponen totesi että perustelut ovat hyvät. Voitaisiinko kehittää miten saadaan tieto työvaliokunnasta johtoryhmään. Ei välity materiaalin kautta. Mikä oikea työtapa olisi, jotta ajatukset tulisivat hallituksen tietoon. Mikä auttaa johtoryhmää tekemään hyviä päätöksiä? Kehitetään jatkossa johtoryhmän työskentelyssä.
Totti Tuhkanen kysyi millä tavalla alihankkijan vuosikustannuksen nousu toteutuu.
Topi Litmanen kertoi, että hintoja voidaan nostaa kerran vuodessa sopimuksen asettamissa rajoissa.
Rika Nakamura kertoi, että JAMKissa keskusteltiin korotuksesta. LTI:tä odotetaan matemaattisiin aineisiin. Samoin kysymyspankkiin. Sovittiin A.
Työvaliokunnan esitys sai kannatusta, mutta ei yksimielisesti.
Kirsti Niemeläinen esitti vaihtoehtoa A. Esitys sai kannatusta.
Jenni Koponen esitti vaihtoehtoa C. Esitys sai kannatusta.
Esitys: Korotetaan konsortion jäsenmaksua tason B mukaisesti
Päätös:
Äänestyksen perusteella päätettiin, että vuosimaksua korotetaan (äänin 39-21)
Äänestyksen perusteella päätettiin, että korotus toteutetaan esityksen tason A mukaisesti (äänin 35-29)
Marjo Nenonen poistui
Sara Selänne esitteli sopimusehdotuksia
Jenni Koponen kertoi, että heillä on pieniä ehdotuksia sopimusten viimeistelyksi.
Sara Selänne totesi, että tässä oltaisiin päättämässä sopimuksista. Jos eivät ole kynnyskysymyksiä, ei lähdettäisi avaamaan.
Markku Närhi kysyi, että jos Aallon kysymykset saadaan pöytäkirjaan, voidaanko tehdä päätös siten, että asiat jätetään työvaliokunnan harkittavaksi.
Juha Hämäläinen kertoi, että hänellä on valtuutus hyväksyä vain esityslistan liitteenä ollut sopimus. Käynyt rehtorin ja johtoryhmän tarkastuksessa.
Sari Tervonen kertoi, että lakiasiantuntijan kanssa läpikäynnin perusteella kohtaan 6 lisäys toivotaan lisäystä: "Tämä sopimus korvaa sopimusosapuolten edellisen sopimuksen".
Rika Nakamura totesi, että olisi jouhevampi hyväksyä tällaisenaan, jotta ei tarvitse viedä johtoryhmään uudelleen.
Sari Tervonen kertoi, että jos todetaan sopimukset sisältävällä sivulla, että tämä korvaa aiemman sopimuksen, ei tarvita huomautuksena.
Jenni Koponen nosti esiin saavutettavuuden ja kirjauksen siitä, että kohdekorkeakoulu ei ole velvoitettu huolehtimaan järjestelyistä.
Petri Karttu kertoi, että Helsingin yliopisto odottaa ratkaisua yhdenvertaisuusvaltuutetulle tehtyyn kanteluun. Meidän näkökulmasta tämä muotoilu on hyvä - meillä ei ole mahdollisuutta tarjota yksilöllisiä järjestelyjä muille kuin omille opiskelijoille
Esitys: Hyväksytään Sopimus konsortion perustamisesta tietojärjestelmäpalvelun (EXAM) järjestämiseksi
Päätös: Esityksen mukaisesti
Anna Pulkkinen ja Kirsti Niemeläinen poistuivat
Esitys: Hyväksytään Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä
Päätös: Esityksen mukaisesti
Esitys: Hyväksytään EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus
Päätös: Esityksen mukaisesti
Esitys: Hyväksytään Henkilötietojen käsitelyn kuvaus: EXAM-palvelu
Päätös: Esityksen mukaisesti
Esitys: Hyväksytään Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu
Päätös: Esityksen mukaisesti
Liite 2
Siirrettiin syyskuun kokoukseen
Turun Ammattikorkeakoulun kanssa on keskusteltu mahdollisuudesta liittyä konsortioon.
Petri Karttu totesi, että resurssien käyttämisestä tarvitaan tarkempi suunnitelma. Pitäisi myös keskustella tenttivierailun kustannusten jakamisesta. Helsingin yliopisto maksaa tiloista ja koneista, koska meille tulee tenttivierailijoita runsaasti.
Henna Toivola totesi, että strategiatyö jatkuu seuraavassa kokouksessa. Myös tenttivierailun kustannuksia voidaan käsitellä.
Jenni Koponen kysyi voisiko työvaliokunnan tai kehittäjäryhmän töihin tuoda katsauksia.
Petri Karttu kysyi johtoryhmän roolista ja että näkee sen olevan ohjausryhmän ja johtoryhmän välimaastossa. Työvaliokunta valmistelee.
Sara Selänne totesi, että työvaliokunta valmistelee asioita, joita johtoryhmä käsittelee.
Rika Nakamura totesi, että johtoryhmää voisi osallistaa tiettyihin asioihin syvemmin.
Totti Tuhkanen totesi, että nyt on saatu syötteitä, joita voidaan yhdessä työstää. Työpajamaisesti voidaan työskennellä.
Markku Närhi totesi, että strategiatyö ei valmistu hetkessä, vaatii vielä työstämistä.
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.20