Teemat
Maanantaina 15.2.: Siirto-opiskelijat
Maanantaina 15.2. ja tiistaina 16.2.: Viitearkkitehtuurin palvelut
- Koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosesseja on Synergiaryhmän piirissä määritelty jo pitkään, ja 21.1.2016 Tietohallinnon ja ICT:n ohjausryhmä päätti hyväksyä prosessikuvaukset julkaistavaksi osana korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä arkkitehtuureja.
- Rovaniemen työpajassa jatketaan puolestaan koulutuksen ja opintojen järjestämistä tukevien ja mahdollistavien palveluiden määrittämistä. Nämä ovat niitä palveluita, joita on tuotettu opintohallinnon, opetuksen ja opiskelun palveluiden nimellä korkeakouluissa. Tarkoituksena on tuottaa yhteinen tapa hahmottaa nämä palvelut ja tehdä ehdotus siitä, kuinka näistä palveluista puhutaan jatkossa. Kun korkeakouluilla on käytössään yhteinen kieli, on myös mahdollista tunnistaa puutteita ja yhteisiä kehittämiskohteita - IT:llä tai ilman.
- Palvelujakin on jo ehditty pohtimaan muutamaan otteeseen viime vuonnakin kolmeen otteeseen (Turussa helmikuussa, Kuopiossa syyskuussa ja Helsingissä marraskuussa). Tässä työssä ei kuitenkaan olla vielä yhtä pitkällä kuin prosessien kohdalla.
- Nyt ajatuksena on ponnistaa korkeakouluissa tarjolla olevien konkreettisten palveluiden kautta - ja törmäyttää näitä aiemmin käytössä olleeseen suunnittelu- ja prosessilähtöiseen näkökulmaan.Tätä on pidetty tarpeellisena sen vuoksi, että tällä varmistetaan, ettei määrittelytyö karkaa liiaksi omaan umpioituneseen maailmaansa. Samalla tämä mahdollistaa myös virittävien ryhmätyötapojen käyttämisen.
- Ajatuksena tiistain 16.2. työskentelyssä on, että tukevia palveluita työstetään kahdesta näkökulmasta rinnakkain:
- kolme ryhmää käy läpi korkeakoulujen palvelukuvauksia ja koettaa työstää niistä esiin sitä, mikä niissä on yleistä (paikallisista toimintamalleista kohti abstrakteja yhteisiä palvelukuvauksia)
- yksi ryhmä käy läpi prosessikuvauksia ja niiden pohjalta tehtyä työtä Turussa, Kuopiossa ja Taideyliopistossa ja määrittelee sitä, mitä korkeakouluista "pitäisi löytyä" (tavoitteista ja tarpeista kohti toteutettavia palveluita)
- näitä kahta näkökulmaa sovitellaan yhteen virtuaalisessa kauppapaikassa ("mitä on tarjolla?", "mitä tarvitaan?")
- Aikaisemmasta ollaan otettu oppia ja palvelun sinikopio -menetelmää on kehitetty askel eteenpäin, niin että nyt voisi puhua palvelun tuottaman lisäarvon sinikopiosta
- Kahdella aikaisemmalla kerralla pyrittiin kuvaamaan palvelutapahtumaketjua eli sitä vuorovaikutusprosessia, joka tapahtuu asiakkaan ja palvelun tuottavan tahon välillä.
- Tämä ohjaa kuitenkin herkästi liian tarkalle kuvaustasolle:
- Kuvataan toimintakäytäntöjä palveluun liittyvän yleisen merkityksen sijaan
- Kuvataan nykytilaa käsitteellisen mallin sijaan
- Kuvataan tietyn organisaation tilannetta, sen sijaan että tuotettaisiin koko korkeakouluyhteisön kannalta hyödyllistä tapaa tarkastella jotain palvelua
- Tarkoituksena on nyt kuvata asiakkaan prosessi asiakkaan tavoitteleman tuloksen näkökulmasta (asiakkaan yleinen päämäärä ja konkreettiset tavoitteet), sekä se kuinka palvelu auttaa asiakasta saavuttamaan nämä hänen kannaltaan arvokkaana näyttäytyvät asiat
- Näin on tarkoituksena tuottaa sellainen kuvaus prosessien tarvitsemista palveluista, joka on tällä hetkellä tuotannossa olevien palveluiden ja niiden tuotannossa toimivien näkökulmasta ymmärrettävä:
- Tästä kuvauksesta on hyötyä, kun yhden korkeakoulun sisällä halutaan määritellä prosessit ja palvelut (esimerkkinä Turun yliopiston projekti)
- Tästä kuvauksesta on hyötyä kun korkeakoulujen välinen yhteistyö tiivistyy (esimerkkinä FUAS-korkeakoulut, Lapin, Lappeenrannan, Oulun ja Tampereen tilanteet)
Materiaaleja:
| Maanantai 15.2. | Huone LS10 |
|---|
| 10.00-10.30 | Esittelykierros ja isäntäkorkeakoulun esittäytyminen
Työpajan avaus: päivän teemat (aamukahvin ohessa)
|
| 10.30-11.00 | Prosessien määrittelytyön tilanne
- Alustus: Koulutuksen järjestämisen prosessit ja opintojen järjestämisen prosessit, Synergian ehdotus
- Prosessijumppa: Parityönä prosessien haltuunottoharjoitus
- Alustus: KOOTuki-ryhmän reaktio ja sen tulkinta
- Keskustelu ehdotetusta reaktiosta KOOTuki-ryhmän päätökseen
|
| 11.00-11.30 | Palvelujen määrittely: perustavat käsitteet
- Alustus: Prosesseja tukevat ja mahdollistavat palvelut ja niiden määrittely - käsitteet ja menetelmät
- Palvelujumppa: Parityönä palvelujen haltuunottoharjoitus
|
| 11.30-12.00 | Palvelujen määrittäminen pienryhmissä (alkaa) - Työskentelytapa (tarkempi kuvaus yllä)
- Osallistujat jakautuvat neljään ryhmään ja työstävät kahta näkökulmaa
- Palvelutarjonnan abstrahointi ja prosesseihin liittäminen ("Mitä nämä palvelevat?")
- Prosessien läpikäynti niiden edellyttämän tuen näkökulmasta ("Mitä nämä tarvitsevat?")
- Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (25 min)
|
| 12.00-13.00 | Lounas (omakustanteinen) |
| 13.00-14.30 | Palvelujen määrittäminen pienryhmissä (jatkuu) - Työskentelytapa (tarkempi kuvaus yllä)
- Osallistujat ovat edelleen neljässä ryhmässä ja työstävät kahta näkökulmaa
- Palvelutarjonnan abstrahointi ja prosesseihin liittäminen ("Mitä nämä palvelevat?")
- Prosessien läpikäynti niiden edellyttämän tuen näkökulmasta ("Mitä nämä tarvitsevat?")
- Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen
|
| 14.30-14.45 | Iltapäiväkahvit |
| 14.45-16.45 | Siirto-opiskelijat - Työryhmien tilannekuvat (30min)
- Pohdintaa pareittain ja ryhmässä
|
| 16.45-17.00 | Päivän yhteenveto
|
| 19.00-> | Omakustanneillallinen
Ravintola Aitta Deli&Dine, Rovakatu 26 |
| Tiistai 16.2. | Koulutuksen järjestämistä ja opintojen järjestämistä tukevat ja mahdollistavat palvelut |
|---|
| 09.00-09.30 | Työpajapäivän avaus (aamukahvin ohessa) - Mitä ollaankaan tekemässä ja miksi (10 min)
- Orientaatio työhön ja edellisen päivän tulosten alustava katselmointi (20 min)
|
| 9.30-11.30 | Palvelujen määrittäminen pienryhmissä (jatkuu) - Työn tavoitteiden asettaminen (15 min)
- Perehtyminen eilen tuotettuun materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen
- Osa ryhmistä on tuottanut kuvauksen muokkaamaansa tiedostoon kansiossa 2_Muokattavat
- Osa ryhmistä on tuottanjut kuvauksen suoraan kansioon 4_Ilmoitustaulut
- Työstettävien kohteiden valinta
- Mille palvelulle olisi syytä olla yhteinen kuvaus käytettävissä
- Mikä palvelu on niin pitkällä, että sille on mahdollista tuottaa yhteinen kuvaus
- Palveluiden kuvaaminen sinikopio-pohjalla (15 min)
- Valitaan palvelulle nimi
- Haluttavalle palvelulle nimi PalvelunNimi_H
- Tarjottavalle palvelulle PalvelunNimi_T_Rx
- Kirjataan valittu nimi oikeaan paikkaan ilmoitustaululle kansiossa 4_Ilmoitustaulut
- Tuotetaan palvelusta kuvaus kansioon 3_Ehdotukset
- Kopioidaan pohja hiiren oikealla klikkauksella
- Nimetään tiedosto uudelleen valitun palvelunimen mukaisesti
- Kirjoitetaan tiedostoon palvelun kuvaus
- Valitaan uusi kohde TAI mikäli perusteltuja kohteita ei tunnu olevan, valitaan täysin uusi palvelu tai korkeakouluteksti
|
| 11.30-12.00 | Lounas (omakustanteinen) |
| 12.00-13.20 | Palvelujen määrittäminen pienryhmissä (jatkuu) - Tilannekatsaus (10 min)
- Mitä on tähän mennessä kuvattu tarkemmin
- Mitä halutaan tehdä vielä tänään
- Työn tavoitteiden asettaminen (15 min)
- Perehtyminen eilen tuotettuun materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen
- Osa ryhmistä on tuottanut kuvauksen muokkaamaansa tiedostoon kansiossa 2_Muokattavat
- Osa ryhmistä on tuottanjut kuvauksen suoraan kansioon 4_Ilmoitustaulut
- Työstettävien kohteiden valinta
- Mille palvelulle olisi syytä olla yhteinen kuvaus käytettävissä
- Mikä palvelu on niin pitkällä, että sille on mahdollista tuottaa yhteinen kuvaus
- Palveluiden kuvaaminen sinikopio-pohjalla (15 min)
- Valitaan palvelulle nimi
- Haluttavalle palvelulle nimi PalvelunNimi_H
- Tarjottavalle palvelulle PalvelunNimi_T_Rx
- Kirjataan valittu nimi oikeaan paikkaan ilmoitustaululle kansiossa 4_Ilmoitustaulut
- Tuotetaan palvelusta kuvaus kansioon 3_Ehdotukset
- Kopioidaan pohja hiiren oikealla klikkauksella
- Nimetään tiedosto uudelleen valitun palvelunimen mukaisesti
- Kirjoitetaan tiedostoon palvelun kuvaus
- Valitaan uusi kohde TAI mikäli perusteltuja kohteita ei tunnu olevan, valitaan täysin uusi palvelu tai korkeakouluteksti
|
| 13.20-13.40 | Palvelumäärittelyn tulokset - Käydään läpi, mitä tähän mennessä on tuotettu - ja katsahdetaan mitä pitäisi tehdä ensimmäisinä jatkoaskelina
|
| 13.40-13.50 | Työpajan yhteenveto ja päätössanat (iltapäiväkahvin ohessa) |
Tulokset pähkinänkuoressa
Käytännön järjestelyt
Lisätietoa Lapin yliopiston kampuksesta
Kulkuyhteydet:
Hotellit:
Valmistelu
