Aika: Perjantai 17.3.2017 klo 13-14.30

Nauhoite: https://connect.funet.fi/p5xqv3jfnx6/

Asiat

Ajankohtaiset asiat

1) Tilannekatsaus

• Julkaisutiedonkeruu saatu melko onnistuneesti hoidettua, kaikki toimittaneet tietonsa
• Jonkin verran tilassa 0 ja 1. Jos pitäisi olla tilassa 2 (=poimitaan tiedonkeruuseen), yhteys virta-julkaisut@postit.csc.fi
• Virheraportit extra-Vipusessa
  
  
• Kysymys: Miten julkaisut, jotka ovat -1 –tilassa, eivätkä enää omassa tietokannassa, poistetaan?
  
  • Tällä hetkellä voi laittaa spostia virta-julkaisut@postit.csc.fi, jos haluaa poistaa jonkun. Mietitään, millainen toimintamalli jatkossa. Esim. että lähetetään julkaisun id ja tila -1 takaisin tietovarantoon, eikä tarvitsisi täydentää muita tietoja.
    
    
• Kysymys: Entä jos 2015 vuoden julkaisuja ei ole tilassa 2, mutta 2013 ja 2014 taas on?
  
  • Tämä selvitetään.
    
    
• Toive: Virheraportille sekä virheelliset että hyväksytyt julkaisut
• Huom. raportit saattavat näkyä virheellisesti, jos lataus kesken. Odota muutama minuutti.
• 10.3. latauksissa ollut ongelmia, nyt korjattu.
• Yhteisjulkaisutunnistukset vain yöllä, duplikaatit joka kolmas tunti.
  
  
• Kysymys: Kuinka kauan latausraportin saapumisessa sähköpostiin kestää?
  • Tulee heti kun lataus ja tarkistukset on tehty (sähköpostiin nopeammin kuin Vipuseen), lautaukset 6.30, 9.30, 12.30 jne., eli ruuhkasta riippuen 30min-1h kuluttua raportti
    
    
• Huomio: kaikille ei ole tullut sähköposteja. -> Selvitetään.
  
  
• Kysymys: Muuttuuko ilmoitusvuosi julkaisuvuoden mukaan?
  • Kyllä, riippuu julkaisuvuodesta, ks. ilmoitusvuoden luominen tietovarannossa

2) Julkaisutietojen jatkokäsittely

a)     Duplikaattien korjaaminen

• Duplikaatit extra-vipusessa https://extra.vipunen.fi/julkaisutiedot/Sivut/Tiedon-laatu.aspx
• Mikäli kaksi julkaisua on tunnistettu duplikaateiksi, toisen julkaisun tilakoodi on 2 ja toisen 0
• Jos duplikaatti on tunnistettu oikein, organisaation tulee poistaa tilassa 0 oleva julkaisu 5.4.2017 mennessä (julkaisu tuodaan VIRTAan uudelleen tilassa -1)
• Jos duplikaatti on tunnistettu organisaation mielestä VÄÄRIN (ei ole duplikaatti eli esim. sama nimi, mutta eri julkaisu), se voidaan muuttaa VIRTA-julkaisutietopalvelussa tilaan 2. Ilmoitus tällöin sähköpostitse  virta-julkaisut@postit.csc.fi
• Tavoite 5.4. ei duplikaatteja (on joko poistettu tai ilmoitettu spostilla)
• Kaikkia ei ole ehditty korjata, joten ei tarvitse huolehtia vielä, jos ilmoitettuja ei ole vielä korjattu
• Ohjeet myös yhteyshenkilö-sähköpostilistalle
  
  

b)     Yhteisjulkaisujen julkaisutyyppiristiriitaisuuksien korjaaminen

• Yhteisjulkaisujen ristiriitaisuudet Extra-Vipusessa https://extra.vipunen.fi/julkaisutiedot/Sivut/Tiedon-laatu.aspx
• Korjattava 5.4. mennessä. Jos tämän jälkeen vielä ristiriitaisuuksia, korjataan VIRTAan OKM:n toimesta
• Jos yhteisjulkaisu on tunnistettu organisaation mielestä väärin (ei ole yhteisjulkaisu), ilmoitus tällöin sähköpostitse  virta-julkaisut@postit.csc.fi
• Muiden kuin julkaisutyyppien osalta ristiriitaisuuksien korjaaminen ei välttämätöntä, mutta tietojen oikeellisuuden vuoksi suositeltavaa jossakin vaiheessa
  
  
• Kysymys: Korjataanko julkaisutyypit, jos ne ovat edellisen vuoden suhteen ristiriidassa? 
  • Käytiin asiasta keskustelua, ja asiaan palataan vielä jatkossa, kun korjaukset on 5.4. tehty ja tiedetään, kuinka paljon tällaisia tapauksia on. Jos ristiriita ulottuu edelliselle tiedonkeruuvuodelle, voisi periaatteessa manuaalisestikin korjata tällaisia yksittäistapauksia, vaikka pääsääntöisesti aiempien vuosien tietoja ei muuteta. Pohdittavaa, mihin dataan (jäädytetty=tiedonkeruupoimintadata vai live=jatkuvasti päivittyvä data) korjauksia tehtäisiin ja millaisella toimintamallilla, teknisiä esteitä ei kuitenkaan pitäisi olla. Jos jäädettyyn dataan tehdään muutoksia, pitäisi pitää kirjaa muutoksista. Periaatteessa jäädytettyynkin dataan voidaan tehdä muutoksia, tällöin olisi siis ”2017 tiedonkeruuvuoden jäädytetty 2015 aineisto”. Taustalla siis se, että aiempien vuosien tiedoissa on virheellisiä julkaisutyyppejä. OKM pohtii tätä.
    
    
• Kommentti: Ristiriitaiset yhteisjulkaisut –raportissa summasarake-ominaisuus voi olla hämmentävä, kun näyttää, kuinka monesta korkeakoulusta julkaisu löytyy.
  
  • Ei voida muuttaa, koska on raporttityökalun ominaisuus, mutta voidaan ottaa kokonaan pois.
• Toiveena, että näkyisi, kuinka monessa organisaation julkaisussa on yhteisjulkaisuristiriitaisuuksia.
  
  
• Organisaatioiden tulee korjata ristiriitaiset julkaisutyypit 5.4.2017 mennessä (saman tiedonkeruuvuoden 2016 yhteisjulkaisut)
• Mikäli julkaisutyyppi on omassa julkaisussa oikein, ei tarvitse tehdä mitään
• Mikäli julkaisutyyppi on omassa julkaisussa väärin, se tulee tuoda korjattuna uudelleen VIRTA-julkaisutietopalveluun
• Edellisen ilmoitusvuoden (2015) julkaisuihin ristiriidassa olevien julkaisutyyppien osalta OKM katsoo tilanteen läpi ja ohjeistaa myöhemmin.
  
  
• Kommentti: Ristiriitaisuudet kertovat myös siitä, kuinka paljon tehdään päällekkäistä työtä yliopistoissa.
  • tuleville VIRTAn ohjausryhmille pohdittavaa
    
    
• Kysymys: Onko nyt tärkeää katsoa myös, ovatko yhteisjulkaisuiksi tunnistetut oikeasti yhteisjulkaisuja?
  • Toki saa laittaa tietoa ja voidaan korjatavirheellisiä tunnistuksista, mutta ei sinänsä vaikuta tiedonkeruuseen ja tilastoihin. Tunnistus samoilla kriteereillä kuin duplikaatit.

• Kommentti: Ideaalitilanne olisi, että VIRTAssa olisi vain yksi julkaisu, joka olisi linkitetty eri organisaatioille niin, että se pystyttäisiin huomioimaan kaikkien tiedonkeruussa.

c)      Puutteellisten viitetietojen korjaaminen

• Tieto puutteista ja virheistä, jotka estävät julkaisukanavan tunnistamisen (esim. ISSN-tunnus väärin), lähetetään organisaatioille maaliskuun aikana.
• Tietoja voi korjata 21.4. asti.
• Vipusessa julkaistaan huhtikuun lopussa sen hetkinen tilanne. Tilanne päivitetään vielä kesäkuun alussa.
  
  
• Kysymys: Milloin menevät JUULIin?
  • Menevät suoraan. Huom. Vanhaa JUULIa ei päivitetä, sen etusivulla linkki JUULIn testiversioon: http://juuli2-kk.lib.helsinki.fi/
    
    
• Kysymys: Milloin JUULIn uusi versio tuotannossa?
  • Riippuu Kansalliskirjastosta.
    
    
• Kysymys: Ilmoitetaanko virheellisistä julkaisutyypeistä tässä samalla? (TSV)
  • Edellisinä vuosina ei ole muutettu kuin vain ristiriitaisista yhteisjulkaisuista tai jonkun tietyn sarjan kohdalla, jos sarja ollut kokonaan väärin. Korkeakoulujen laadunvarmistuksen kannalta on kuitenkin hyvä antaa palautteena korkeakoululle. Muutoksia ei kuitenkaan nyt tehdä jäädytysdataan tämän tiedonkeruuvuoden osalta. Jatkokeskustelun aihe.
    
    

 d)    JUFO-tasojen määrittäminen

• Ks. etenemisaikataulu

3)     Tiedonluovutusluvat

• Suomen Akatemia & Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimuskeskus (RUSE)
• Melkein kaikilta saapunut, muistutukset lähetetty niille organisaatioille, joilta ei vielä saapunut.
• Alkuperäinen suunnitelma, että VIRTA huhtikuun alusta Akatemian hankeraportoinnissa käyttöön. 

Muut asiat

Ei muita asioita.                    

Tiedoksi

CSV-XML-työkalun uusi versio julkaistu. Työkalun avulla on nyt mahdollista muuntaa myös vuoden 2017 tietoja.

•  ei vielä mahdollista aikaisempien vuosien tietoja (ennen 2015). Tämä to do-listalla.

JUSTUS-webinaari 31.3.2017

• Suunnattu asiakasorganisaatioille, mutta kaikki muutkin saavat osallistua.
• Tavoitteena saada kesällä palvelu käyttöön.

Seuraavat kokoukset

• Pe 28.4.2017 klo 13-14.30
• pe 2.6.2017 (aiemmin pe 26.5.2017, mutta tämä olisi ollut helatorstain jälkeinen perjantai)