Aika: Perjantai 7.10.2016 klo 13-14.08
Nauhoite: https://connect.funet.fi/p81ygk9tn8z/
Ohjeita osallistumiseen:
- Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu
- Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)
- Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun
- Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia
- Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana
- Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.
Osallistujat: Hanna-Mari Puuska CSC, Fredrik Finnberg CSC, Maaria Klemola CSC, Olli Eskola CSC, Raine Rapo CSC
Aija Kaitera HY, Anna Ruth TSV, Anne Yli-Hallila VY, Anneli Korhonen HAMK, Eeva-Mari Suojärvi XAMK, Esa Kaarakainen UEF, Hanken-tiimi, Heile Tofferi VSSHP, Heli Peltola LAMK, Ilkka Nokelainen LUT, Janne Pölönen JUFO, Jenni Kokko JY, Johanna Viljanen Turun AMK, JP Pihlajakoski OAMK, Juha Aittakumpu OY, Jukka Haapamäki OKM, Jukka Rantasaari TY, Kati Sajaniemi TTL, Katri Hollo Haaga-Helia, Krister Karlström Arcada, Liisa Hallikainen LaY, Mari Niemi UEF, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu Lapin AMK, Mikko Saunamäki LUKE, Minna Karvonen SeAMK, Neea Salo OAMK, Paul Niemistö VY, Pekka Malvela XAMK, Pirjo Heikkilä PSHP, Raimo Körkkö OY, Riitta Ruuska JAMK, Saara Savolainen Istekki/PSSHP, Tanja Heikkilä TaY, Tarja Laakkonen Laurea, TaY-tiimi, Tiina Suikkanen TYK, Tua Hindersson-Söderholm Hanken, TTY-tiimi, Virpi Miettinen OY, Yrjö Lappalainen TTY
Ajankohtaiset asiat
- Tutkimuslaitosten tiedot kerättynä, ovat Julkaisufoorumikierroksella.
- Vipusen virheraportointia on parannettu siten, että korjatut virheet eivät enää jää roikkumaan virheraporteille. Extra-Vipusen päivitykset eivät vielä tapahdu automaattisesti, joten tiedot eivät ole aivan reaaliaikaisia.
- Duplikaattitarkastuksia on korjattu palautteen mukaan. Viime kerralla esiin noussut huomio virheellisistä duplikaattitunnistuksista tapauksissa, joissa toimitettu teos ja siinä oleva artikkeli samannimisiä. Tämä on korjattu: niitä ei enää virheellisesti tunnisteta duplikaateiksi.
- Tiedonsiirto organisaatiosta VIRTA-julkaisutietopalveluun
- Raine Rapo esitteli tiedonsiirtoa (demo nauhoitteen kohdassa 4.30- 17.40).
- Rapo: Tiedot siirretään SFTP-protokollaa hyödyntäen, eli tiedot kulkevat salakirjoitettuina. Tiedonsiirtoon vaaditaan lähettävän tahon IP-osoite, jonka tulisi olla pysyvä, eli sama jokaisella tietojen lähetyskerralla. Lähettäjän pitää luoda avain, jossa on kaksi puolikasta: yksityinen ja julkinen. Lähettäjä salaa tiedot yksityisen avaimen avulla ja vastaanottaja eli CSC voi purkaa salauksen julkisella avaimella ja avata tiedot. Oman koneensa IP-osoitteen saa selville esim. whatsmyipaddress.org –sivuston kautta. Yksi mahdollinen väline avaimen luomiseen on puTTY Key Generator. Omalta IT-tuelta voi kysyä apua.
- Rapo: Kun XML-tiedosto on käsitelty, se menee käsiteltäväksi. Kun se on käsitelty, saatte vahvistuksen. Jos ette saa vahvistusta, tiedonsiirrossa on mennyt jokin vikaan. Näissä tapauksissa ottakaa yhteyttä. Kun raportti on ladattu, tarkemmat tiedot päivittyvät Extra-Vipuseen. Tiedonsiirron voi myös automatisoida.
- Krister Karlström, Arcada (chat): Ei kai kukaan lataa tietoja omalta työasemaltaan? Uskon että ainakin suurin osa lataa tiedot joltain palvelimelta ja silloin kyllä IP-osoitteet ovat tiedossa. Muuten tiedonsiirronmenetelmä on kai sama kuin VIRTA-opintotietopalvelussa?
- Fredrik Finnberg (chat): On. Ja voi lähettävä palvelin olla sama.
- Puuska: Kristerin kysymykseen viitaten: Varmaankin pienemmissä korkeakouluissa saatetaan lähettää työasemalta?
- Rapo: Toivomme, että lähetettäisiin palvelimelta, mutta myös sellainen työasema, jonka IP-osoite säilyy muuttumattomana, voidaan hyväksyä.
- Puuska: Tallenne tästä Rainen ohjeistuksesta tulee confluenceen, josta sitä voi katsoa esim. oman kollegan kanssa. Miten Raine arvioit tämän työmäärää, jos organisaatiossa tarvitaan apua IT-tuelta?
- Rapo: Mikäli aihe on tuttu, itse avaimen luontiin menee vain muutama minuutti.
- Puuska: XML-tiedoston muodostamiseen ja tiedonsiirron automatisointiin menee toki enemmän työtä. Esim. ammattikorkeakouluilla tulevaisuudessa voi olla käytössä Julkaisusyöttöpalvelu, mikä vähentää tähän tiedonsiirtoon kuluvaa työmäärää.
- Tarja Laakkonen Laurea (chat): Laittakaa ohjeet tulemaan, onnistuu varmasti, mutta minulle oli ainakin niin teknistä tekstiä että joudun pyytämään apua IT:stä.
- Puuska: Huomioikaa myös aikatauluissa, että yhteyden avaamiseen saattaa CSC:llä mennä pari päivää.
2. Julkaisufoorumin ajankohtaista
Anna Ruth esitteli:
JUFO-uudistuksista VIRTA-yhteyshenkilöille 7-10-2016.pptx
Julkaisufoorumin päättelysääntöjen muutokset ja vaikutukset VIRTA-julkaisutietopalveluun:
- Muutos päivitetään julkaisukanavatietokantaan vuoden 2017 alussa ja päättelysääntöjä sovelletaan julkaisuvuoden 2016 julkaisuista lähtien (sekä myöhässä ilmoitettuihin vuoden 2015 julkaisuihin)
- VIRTAan jo siirrettyjen vuoden 2016 julkaisujen osalta kanava- ja tasoluokkatieto tyhjennetään. Näille julkaisuille ajetaan VIRRAssa kanavat ja tasoluokitukset uudelleen uusien päättelysääntöjen mukaisesti vuoden 2017 alussa.
- Mm. Konferenssien luokittelusta vakiintuneella nimellä luovutaan, poikkeuksena ainoastaan tapaukset, joissa konferenssin taso poikkeaa julkaisukanavana toimivan sarjan tai kustantajan tasoluokasta.
Julkaisukanavatietokantaa laajennetaan jatkossa kattamaan ne B-, D- ja E-luokkiin julkaisutiedonkeruussa raportoiduilla julkaisukanavat, joille on merkitty ISSN tai ISBN.
- Alustavasti ajatuksena on, että näitä kanavia ei voi hakea Julkaisufoorumin hakusivun kautta, mutta listaa on mahdollista hyödyntää esim. korkeakouluissa, JUULIssa tai amk-julkaisusyöttöpalvelussa REST-rajapinnan kautta tai Confluencestä ladattavana Excelinä.
- Julkaisufoorumin päättelysääntöjen muutokset ja vaikutukset VIRTA-julkaisutietopalveluun:
- Muutos päivitetään julkaisukanavatietokantaan vuoden 2017 alussa ja päättelysääntöjä sovelletaan julkaisuvuoden 2016 julkaisuista lähtien (sekä myöhässä ilmoitettuihin vuoden 2015 julkaisuihin)
- Ammattikorkeakoulut ovat toivoneet ammatillisten, yleistajuisten julkaisujen raportointimahdollisuutta.
- Keskustelu:
- Puuska: Tämä vaikuttaa siihen, miten konferensseja jatkossa käsitellään. Teknisesti toteutetaan niin, että VIRTAan jo siirrettyjen vuoden 2016 julkaisujen osalta kanava- ja tasoluokkatieto tyhjennetään. Eli tiedoksi niille, jotka ovat tietoja jo siirtäneet. Näille julkaisuille ajetaan VIRRAssa kanavat ja tasoluokitukset uudelleen uusien päättelysääntöjen mukaisesti vuoden 2017 alussa. Ajatuksena on, että ne B-, D- ja E-tyyppien julkaisut, joilla on ISSN-tunnus, voi jo viedä julkaisukanavatietokantaan.
- Jenni Kokko JY: Tämä oli ilmeisesti vasta ehdotus, mutta oliko käyttöönoton ajankohdasta jo tietoa?
- Ruth: Teknisestä toteutuksesta vastaa CSC, joten aikataulu riippuu siitä, miten VIRTA-rajapinta saadaan toimimaan.
- Puuska: Arvioitu toteutus alkuvuonna 2017. Vanhojen tietojen osalta, jo aikaisemmin, nyt raportoitujen julkaisukanavien puolesta mahdollisesti jo aikaisemmin, mutta se, että saamme uudetkin tiedot tulemaan VIRRAsta, vaatii aikaa.
- Olli Eskola CSC (chat): Tämän vuoden puolella voi olla haasteellista
- Puuska: Vaikuttaako ehdotus hyödylliseltä korkeakouluille?
- Jenni Kokko, JY (chat): On hyötyä :)
- Puuska: Tarkoitus on tehdä toteutuksesta kevyt, eikä aiheuttaa käsityötä listan päivityksestä.
- Kokko: Mitä tietoja VIRTA etsii julkaisukanavasta? Julkaisun nimeä….? Mitä jos jokin julkaisukanava on kirjoitettu väärin, miten esim. kustantajan nimi?
- Ruth: Ajatus olisi, että taulussa olisi vain perustiedot, eli nimi, ISSN lehdille ja sarjoille, julkaisukanava, kirjankustantajille nimi ja ISBN, konferensseille konferenssin nimi ja mahdollisesti lyhenne. Nimi tallentuisi siinä muodossa kuin joku sen tallentaa. Nimitietojen muokkausoikeuden voisi jakaa esim. organisaatioiden kesken.
- Kokko: Mistä nimitieto JUULIin tulisi? Siitä, mistä tallennamme sen nyt vai uudesta kannasta?
- Ruth: Siinä muodossa, missä nimi on ensin tallennettu, tai sellaisena, joksi se on viimeksi päivitetty.
- Kokko: Näyttäisikö VIRTA vain, että tama on tunnistettu tähän kanavaan? Mistä nimi tulisi JUULIin? Kannasta vai siitä, minä olemme sen tallentaneet?
- Puuska: Tämä ei vaikuta siihen, mitä korkeakoulut syöttävät VIRTAan. Ainoastaan suosittelemme, että VIRTAan vietäviin tietoihin lisättäisiin aina lSSN tai ISBN aina kun ne ovat saatavilla, sillä silloin tiedon voisi tarkistaa ISSN-keskukselta. Siitä ei ole ollut puhetta, miten tämän näkyy JUULIssa.
- Kokko: Löytyykö ISSN-keskuksesta nimiä vain kotimaisille julkaisuille vai kansainvälisillekin?
- Ruth: Myös kansainvälisille
- Kokko: Eli syöttäisimme lähinnä kirjakustantajien nimiä?
- Ruth: Näiden tuomiseen ei ole vielä muuta mahdollisuutta.
- Puuska: Tämä on selkeämpi kaikille niille lehdille, joille saa ISSN-keskukselta nimet. Jos nyt olette integroineet järjestelmäänne julkaisukavanavatietokannan tai haette sieltä tietoa, tieteellisten julkaisuiden julkaisukanavien lisäksi, pian ovat tarjolla muunkinlaisten julkaisujen julkaisukanavat.
3. Julkaisutiedonkeruun muutokset vuodelle 2017
Jukka Haapamäki esitteli:
- Tavoite parantaa ammatillisten ja yleistajuisten julkaisujen laatua.
- Julkaisu rinnakkaistallennettu tulee pakolliseksi tiedoksi (asia esitelty ensimmäisen kerran syksyllä 2015)
- Ehdotus D-E-luokkien pakollisista tiedoista:
- Julkaisuvuodesta 2017 alkaen
Lehden nimi pakollinen julkaisutyypeille D1, E1
Konferenssin vakiintunut nimi pakollinen julkaisutyypille D2
Kustantajan nimi pakollinen julkaisutyypeille D2, D4, D5, D6, E2, E3
- Julkaisuvuodesta 2018 alkaen
- Joko ISSN tai ISBN pakollinen julkaisutyypeille D-E
- Miten sovelletaan kirjoituksiin tietojärjestelmissä ja blogeissa?
- Jos ISSN- tai ISBN-tietoa ei ole olemassa, sitten verkkosivusto, jossa julkaisu on?
- Kokko: Tarkoittaisiko tämä sitä, että kirjaa, jolle ISSN- tai ISBN-tunnusta ei vain ole hankittu, ei otettaisi huomioon tiedonkeruissa?
- Haapamäki: Kyllä.
- Kokko: Tämä nostaa aikamoisen mylläkän tutkijapuolella.
- Haapamäki: Pakollisuuksien vaatiminen ei ole pelkästään teknisestä asiasta, vaan sisällöllinen muutos. Onko tiedossanne tapauksia, joissa julkaisu jäisi ulkopuolelle? Mielestäni julkaisu, jolle ei ole viitsitty hankkia tunnusta ei tarvitsekaan olla tiedonkeruissa.
- TAY-tiimi (chat): Periaatteena on jo, että julkaisun tunnistaa siitä, että sillä on ISSN- tai ISBN-numero. Tämä lukee myös Tutkijan tiedonkeruuohjeissa. Onko tarkoitus luopua tästä periaatteesta?
- Haapamäki: Päin vastoin, tarkoitus on soveltaa tätä periaatetta nyt myös ammatillisille ja yleistajuisille julkaisuille. Julkaisun tunnistaa julkaisuksi siitä, että sillä on jokin tunniste. Poikkeustapaukset täytyy selvittää. Sellaiset tapaukset, joille ei ole tunnusta jostain syystä hankittu, ovat erityistapauksia. Ne jäisivät pois tiedonkeruun piiristä.
- Kokko: Konferenssit ovat toinen sellainen ryhmä, joissa on jouduttu tekemään rajausta siitä, ovatko ne julkaisuja vai ei. Rajaushan on selkeä, mutta asiasta nousee myrsky. Toivoisin kirjallisia perusteita, miksi näin on päätetty, mikäli ehdotus toteutuu, jotta voimme vedota siihen. TUHA-julkaisuyhteistyöryhmä kokoontuu ensi viikolla, jossa voimme myös asiasta keskustella.
- Haapamäki: Julkaisutiedonkeruuseminaarissa nousi esiin kysymys, olisiko julkaisutyyppiluokituksia syytä laajentaa OKM:n tiedonkeruiden ulkopuolelle. Niissä tapauksissa konferensseihin liittyvät dokumentit jäisivät ulkopuolelle, vaikka onhan se aktiviteettia, jos esittelee posterin konferenssissa. On linjattu, että niitä ei oteta julkaisutiedonkeruuseen mukaan. Jos Julkaisutietovarannosta tulee yhä enemmän tutkijalle resurssi, jota hän hyödyntää ulkopuolisissa hauissa, julkaisutyyppien laajennus voi olla perusteltua.
- Kokko: Julkaisutietovarantoahan hyödynnetään hankeraportoinneissa. Onko sellaisia, jotka Akatemia hyväksyy tuotoksiksi, mutta OKM ei ota huomioon Julkaisutiedonkeruussa? Tällöinhän Julkaisutietovarantoa ei voi niihin hyödyntää. Asiaa pitää miettiä
- Puuska: Tietääkseni Suomen Akatemia käyttää OKM:n julkaisutyyppiluokituksia. Sen sijaan tutkija ei välttämättä tiedä julkaisutyypeistä hankeraportointia tehdessään. TUHA-yhteistyöryhmässä voisi keskustella siitä, onko tiedonkeruun ulkopuolista julkaisutoimintaa, jota haluttaisiin tuoda VIRTAan. Tämä vuotta 2018 koskeva muutos oli keskusteltavana. Vuotta 2017 koskevat muutokset tullevat tiedonkeruukirjeeseen, jos päätetään näiden tulevan voimaan.
- Haapamäki: Aikataulu otettava huomioon. Jos on paljon vastalauseita niihin muutoksiin, joita yllä ehdotettiin vuodelle 2017, niillä on kiire.
- Puuska: Vastalauseita ei vielä ainakaan kuulu. OKM tekee päätökset vuoden 2017 muutosten osalta ja tiedottaa asiasta.
Tiedoksi
- TUHA-yhteistyöryhmä kokoontuu 14.10.2016. Odotellaan ryhmän kuulumisia seuraavaan kokoukseen.
Seuraavat kokoukset
- Pe 4.11.2016 klo 13-14.30
- Pe 2.12.2016 klo 13-14.30