Ajankohtaiset asiat

Tilannekatsaus
1. VIRTA-julkaisutietopalveluun liittyneet organisaatiot, tilanne
  - Helmikuun loppuun mennessä kaikkien organisaatioiden pitäisi olla testannut tiedonsiirtoa.
  - Kysymys: missä Justuksen kanssa mennään?
    - Vastaus: Justus-palvelusta tulossa webinaari maaliskuun lopulla, testaus huhtikuussa, käyttönotto kesäkuussa.
2. ISBN-tarkistuksia tarkennettu
  - Tarkistuksiin korjattu 17-merkkisiä ISBN-tunnisteita koskeva virhe: Nyt kolme väliviivaa riittää.
3. CSV-XML-työkalu
  - Versiopäivitys tulossa lähiaikoina, jolloin myös vuoden 2017 julkaisutietoja voi muuntaa työkalun avulla XML-muotoon.
Julkaisutiedonkeruun 2016 aikataulu
1. Päivitetty etenemissuunnitelma
  - Lisäys viime yhteishenkilökokouksen jälkeen:
    - JUFO-kanavien tunnistusta ei voi tehdä, jos julkaisun tiedossa puutteita tai virheitä. Näitä koskevat virheet lähetetään organisaatioille sähköpostitse ja ne tulee korjata samoin kuin duplikaatit ja 5.4. mennessä tuomalla julkaisut uudelleen VIRTAan.
  - Kysymys: Onko samassa aikataulussa korjaukset myös niiden osalta, jotka eivät jatkuvasti syötä tietoja VIRTAan
    - Vastaus: Kyllä, julkaisutiedot tulee tällöin siirtää uudelleen. Mielellään ainoastaan muuttuneet julkaisut.
  - Kysymys: Järjestelmästä ei saa ulos yksittäisiä tietueita, onko muuta tapaa tuoda korjauksia?
    - Vastaus: Myös kaikki tiedot saa tuoda uudestaan. Rajapinnan muutospvm tosin päivittyy tällöin myös niille julkaisuille, joille ei ole tehty muutoksia. Se ei kuitenkaan aiheuta suurta ongelmaa.
  - Kysymys: Tunnistetaanko vain yksi jufo-kanava per julkaisu vaikka olisi tarjolla kolme tunnistetta?
    - Vastaus: Vain yksi kanava tunnistetaan julkaisulle. Julkaistaan jatkossa myös jufo-kanavien tunnistussäännöt wiki-sivustolla.
  - Huom. Ks. Duplikaattien tunnistussäännöt
Extra-Vipusen lataus- ja virheraportit
- Tilanne- ja virheraportit julkaistu: https://extra.vipunen.fi/ -> Julkaisutiedot
  - Päivittyvät automaattisesti päivittäin, mutta päivityksiä voidaan säätää tiheämmäksikin.
  - Kysymys: Näkyvätkö organisaatioiden väliset yhteisjulkaisut
    - Vastaus: tulevat näkymään omalla raportillaan, julkaistaan seuraavalla viikolla.
  - Kysymys: Arcadalla kaikki julkaisut duplikaatteina, koska kaikki viime vuoden suorissa tiedonkeruissa KOTAan tuodut julkaisut ladattu VIRTAan ilmeisesti CSC:n puolesta?
    - Vastaus: Tiedonkeruista tuotuihin julkaisuihin generoitu csv-työkalulla julkaisun tunnus. JulkaisunOrgTunnus ollut eri tuoduissa julkaisuissa, joten näkyvät eri julkaisuina. Jos tuo vanhoja julkaisuja, tulisi ne tuoda samalla tunnuksella.
    - KOTAsta tuodut julkaisut tunnistaa siitä, että niiden JulkaisunOrgTunnus on .csv-loppuinen.
    - Duplikaatit voi poistaa tilakoodilla -1 tai CSC voi poistaa julkaisut organisaation puolesta.
    - Tietovarannossa kaksi tunnusta: JulkaisunTunnus generoidaan VIRRAssa, JulkaisunOrgTunnus on organisaation itse raportoima.
    - Muistakin organisaatioista tullut pyyntöjä, että JulkaisunOrgTunnus voisi päivittää oman organisaation tunnuksia vastaaviksi. Tämä onnistuu JulkaisunTunnus avulla. Tunnukset voi hakea joko rajapinnan kautta tai extra-vipusesta.
  - Kysymys: Miten korkeakoulu tällä hetkellä näkee, mitä julkaisuja VIrrassa on?
    - Vastaus: Julkaisut näkee Extra-Vipusesta "latausraportit tilanne". Myös rajapinnan kautta voi hakea. Lisäksi automaattinen päivitys JUULIin on toiminnassa, joten myös sieltä näkee omat julkaisunsa.
  - Kysymys: -1 ja 0 näy juulissa?
    - Vastaus: Juuri näin. Vain 1 ja 2 tilakoodilla olevat julkaisut näkyvät JUULIssa.
  - Kysymys: Jos id on merkitty -1 vuodella 2016 ja siirretään vuodelle 2017 ja laitetaan hyväksyttynä myöhemmin niin jääkö edelleen vuoden 2016 tilastoon Vipusessa?
    - Vastaus: Julkisessa Vipusessa päivitetään edellisen vuoden tietoja niiden julkaisujen osalta, jotka raportoidaan vasta seuraavan vuoden tiedonkeruussa.
      Kysymys: Lähinnä kiinnosti tuo -1 luettelo, että poistuuko siitä vuodelta 2016
    - Vastaus: -1 tilakoodilla olevia julkaisuja ei huomioida tiedonkeruussa, vaan ainoastaan tilakoodilla 2 olevat julkaisut. -1 tilakoodilla olevia julkaisuja ei näy tilanneraportilla, mutta näkyvät virheraporteilla.
  - Kysymys: Miksi -1:t olisi virheraporteilla, Eikö olisi selkeämpää tehdä oma "poistetut" raportti? Jos yliopisto virheellisesti poistaa 100 000 julkaisua ja ne näkyvät samoilla raporteilla kuin virheet, on raporttia hankala lukea.
    - Vastaus: Nyt poistetut julkaisut näkyvät omalla rivillään "Julkaisun tilaksi annettu -1..." ja virheet, jotka aiheuttavat tilakoodin -1, ovat omalla rivillään esim. "Kustantajan nimi puuttuu". Toki mahdollista tehdä oma raporttinsa poistetuille julkaisuille. Ko. raportille ainoastaan ne julkaisut, joilla "Julkaisun tilaksi annettu -1..."
    - Kysymys: Jos näkee excelistä selkeästi, mitkä ovat virheitä ja mitkä poistettuja,
  - Huom. Extra-Vipusesta puuttuu vielä ominaisuus, jolla tiedot saisi vietyä exceliin. Tulossa kyllä. Jos on tarvetta excel-raportille ennen kuin toiminnallisuus on käytössä, sen voi pyytää CSC:ltä.
  - Julkaisun tila -koodi lisätään kaikille raporteille suodattimeksi, jolloin selkeämmin tieto siitä, tarvitseeko julkaisua korjata.
  - Kysymys: Mikä on siirtoaikataulu tällä hetkellä
    - Vastaus: Nyt päivitys säädetty kerran yössä kello 05.00. VIRRAssa lataukset tapahtuvat nyt kolmen tunnin välein: 9:30, 12:30; 15:30 jne. Voisi ottaa saman päivitystiheyden Extra-Vipusen raporteille, esim. klo 12, 15 jne. Asiaa selvitetään CSC:llä ja laitetaan organisaatioille tiedoksi.
  - Kysymys: Voisiko virheraporttia muuttaa siten että jos on merkitty -1 niin muita virheitä ei enää näytettäisi latausraporteilla eikä vipusen muissa kohdissa kuin -1.
    - Vastaus: Teknisesti mahdollista toteuttaa näin. Muutetaan virheraporteille siten, että poistettujen julkaisujen virheet eivät näy Extra-Vipusen virheraporteilla.
  - Kysymys: Olisiko virheraportteja mahdollista saada samaan kansioon, johon XML-tiedostot toimitetaan, jolloin ne voisi sieltä ohjelmallisesti lukea.
    - Vastaus: Ei kovin helposti toteutettavissa, sillä raportit muodostetaan eri palvelimilla. Raportteja voisi kuitenkin hakea REST-rajapinnan kautta. Rajapinnan dokumentaatioon voidaan lisätä kutsut yms. joilla raportteja voi hakea. Mikäli tarvetta rajapintayhteydelle, voi olla yhteydessä virta-julkaisut@postit.csc.fi
Alayksikkökoodistot
1. Korkeakoulut ovat päivittäneet alayksikkökoodistonsa taulukkoon
  - Ensi vuodelle raportointiprosessia pyritään parantamaan.
  - Käyttötarkoituksia:
    - Määritetään julkaisun OKM:n ohjauksen alat. Saadaan laskennallinen määrä ohjauksen aloittain. Käytetään myös henkilöstö- ja tutkimusrahoitustiedonkeruissa.
    - Tieto julkaisun tekijöihin liittyen - mistä alayksiköistä julkaisu on
    - Voi luoda myös hierarkian - esim. tiedekunnan alla laitoksia.
    - Nyt kerätään ensimmäistä kertaa. Jyvitysperiaatteet voidaan käydä läpi toisessa yhteydessä.
2. Tiedot siirretään OPH:n koodistopalveluun
  - Tiedot luettavissa sieltä rajapinnan kautta myös muihin palveluihin
3. VIRTAan siirrettävät julkaisutiedot tarkistetaan alayksikkökoodistoa vasten
  - Virheraportille ilmoitus, jos alayksikkökoodia ei löydy koodistosta (tarkistusta ei ole vielä nykyisillä virheraporteilla)
  - Jos koodi puuttuu tai se on väärin, julkaisu menee tilaan 1 (ei huomioida tiedonkeruussa)
Tiedonluovutusluvat
1. Korkeakoulujen kirjaamoihin lähtemässä tiedonluovutusluvat Suomen Akatemiaa ja Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimuskeskusta varten.
  - Tiedonluovutusluvat lähteneet korkeakoulujen kirjaamoihin 15.2.2017

Muut asiat

Kommenttikenttään tullut kysymys:

Missä prosessin vaiheessa ja keiden tekemänä Suomen Akatemian raportointijärjestelmän kautta käsin tallennettujen julkaisujen metatiedot tulevat tarkistetuksi?

Oliko tarkoitus järjestää jotenkin se, että kun SA:n raportointijärjestelmään käsin tallennetut julkaisun metatiedot ovat siirtynee VIRTA-varantoon, yliopisto tms. voisi poimia näitä metatietoja omiin julkaisurekistereihinsä?

Kysyn sen takia, että SA:n on tarkoitus avata VIRTA-poiminta omassa raportointijärjestelmässään huhtikuussa 2017. Yliopistoissa pystyttäisiin paremmin neuvomaan henkilökuntaa, jos tiedettäisiin ennalta, minkälaisen julkaisutietojen tallentamisprosessin tutkijan kannattaa omaksua jos hän haluaa välttää moneen kertaan tallentamisen.

Vastaus: Jos julkaisua ei löydy VIRRAsta, tiedot voidaan täyttää käsin Akatemian palvelussa. Akatemia voi palauttaa näin saadut tiedot VIRTAan, josta organisaatio voi poimia ne rajapinnan kautta. Riippuu kuitenkin organisaatiosta, pystyykö se poimintaa tekemään, joten mahdotonta antaa kaikkiin organisaatioihin soveltuvaa vastausta. Ensisijainen syöttöpaikka julkaisutiedoille kuitenkin organisaatioiden omat järjestelmät ja poiminta sieltä Akatemian palveluun.

Seuraavat kokoukset

- Pe 17.3.2017 klo 13-14.30
- Pe 28.4.2017 klo 13-14.30
- Pe 26.5.2017 klo 13-14.30