Aika: Perjantai 29.4.2016 klo 13-14.30

Nauhoite: https://connect.funet.fi/p98uj3adb5i/

Ohjeita osallistumiseen:

-          Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

-          Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)

-          Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun

-          Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia

-          Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana

-          Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.

Osallistujat: 

Hanna-Mari Puuska, Fredrik Finnberg, Raine Rapo, Maaria Klemola CSC, Anneli Korhonen HAMK, Eeva-Maria Suojärvi XAMK, Heile Tofferi VSSHP, Heli Peltola LAMK, Janne Jämsen Aalto, Jarkko Seppä OY,  Jenni Kokko JY, Johanna Glader, Johanna Viljanen Turun AMK,  Juha Aittakumpu OY, Jukka Haapamäki OKM, Jukka Rantasaari UTU, Kati Sajaniemi TTL, Liisa Hallikainen LaY, Margareta Danielsson Hanken, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu, Lapin AMK, Mikko Saunamäki Luke, Minna Karvonen SeAMK, Onno de Bruijn OAMK, O-P Kaurahalme TY, Pekka Karhula HY, Riitta Kokko, Riitta Ruuska JAMK, Saara Savolainen PSSHP/Istekki, Tarja Laakkonen, Laurea, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tua Hindersson-Söderholm Hanken, UTA ryhmä, VY ryhmä, Yrjö Lappalainen TTY

Pöytäkirja

Ajankohtaiset asiat

1.Tilannekatsaus

Hanna-Mari Puuska kertoi, että pilottiorganisaatiot toimittavat aineistoja.

• • Raine Rapo: OY, TaY, TTY toimittavat päivittäin dataa, mutta toivotaan lisää päivittäjiä. Mieluiten otetaan tässä vaiheessa vain uudet ja päivittyneet julkaisut, ei tarvitse tuoda kaikkea. Tuotantoympäristön pystytys on käynnissä. Pilottiympäristöstä tulee virallinen testiympäristö.  Käyttäjän kannalta muutoksia: IP-osoite ja palvelin, johon otetaan yhteyttä vaihtuu ja tarvitaan uusi käyttäjänimi. Muutoin pysyy samana. Muutos koskee myös REST-rajapintaa.
  • Hanna-Mari Puuska: CSC on lähettänyt ristiriitaiset julkaisutyypit ja duplikaatit OKM:öön.
  • Jukka Haapamäki: OKM saa toukokuun puoleenväliin mennessä tiedot tarkistettaviksi korkeakouluille.
  • O-P Kaurahalme, TY: Aiempaan liittyen, Turun yliopisto aloittaa päivittäiset päivitykset.

2. Yhteisjulkaisujen tunnistaminen VIRTA-julkaisutietopalvelussa.

• Yhteistyöjulkaisutietue on vielä kehitysvaiheessa.
• VIRTAan muodostetaan yhteisjulkaisutietue, kun tunnistetaan, että kaksi tai useampi julkaisu ovat samaa julkaisua. Alkuperäiset tietueet säilyvät, niitä ei korjata.
• Tutustutiin yhteisjulkaisutietueen ohjetaulukkoon.

• Raine Rapo esitteli demoversiota yhteisjulkaisujen osalta:
  • Jos jokin tieto esim. julkaisutyyppi, korjataan, se päivittyy automaattisesti myös yhteisjulkaisun tietoihin (ja JUULIin).
  • Organisaatiokohtaiset tietueet säilytetään, ja niitä voi halutessaan vielä korjata ja täydentää. Niiden avulla voi esim. poimia yksittäisen organisaation julkaisut.

• Toimintatavoista:
  • Pohjatiedostoksi ladataan sen organisaation julkaisu, joka ensimmäisenä on ladannut tiedon.
  • Tieteenalat määrittyvät sen mukaan, mitä organisaatiot ovat ilmoittaneet. Eniten mainintoja saanut on ensisijainen tieteenala.
  • Tekijätiedot tulevat kokonaisuudessaan, ja tavoitteena parantaa tietomallia vielä siten, että olisi mahdollista lisätä tieto siitä, mistä organisaatiosta julkaisun tekijä on.
  • Ehdotetaan, että organisaatioiden alayksiköt voisi merkitä siten, että ne liittyvät organisaatioon "vanhempi" -attribuutilla.
    
    
  Keskustelu:
  • Jukka Haapamäki OKM: Kysymys koulussa olevien tieteenala -kenttään, pitääkö paikkansa että kuusi tieteenalaa otettaisiin mukaan tietoon?
  • Rapo: Kyllä
  • Haapamäki: Hyvin monitieteisessä yhteisjulkaisussa rajaus voi olla ongelma.
  • Rapo: Rajauksen muutos on mahdollinen. Tällä hetkellä XML:ssä rajaus on ollut kuuteen. Onko järjestysnumerolla väliä?
  • Haapamäki: Järjestysnumerot voi säilyttää.
  • Rapo: Onko tarkoituksenmukaista esittää tieteenalat ja koulutusalat ehdotetulla tavalla suosituimmuusjärjestyksessä ?
  • Haapamäki: Tieteenalojen osalta kyllä, koulutus- ja ohjausalojen osalta ilmoitustapa on muuttumassa siten, että ilmoitetaan vastuualueen koulutusala.
  • Puuska: asia selkenee, kun näemme, miten tietoja raportoidaan ja missä tietoja käytetään.

a. Virheraportit ristiriitatilanteissa

• Jos alkuperäisissä julkaisuissa on ristiriitaisia tietoja, yhteisjulkaisutietueessa (ml. JUULIssa) näkyy tieto tämän taulukon mukaisesti:

• Jos joku tieto korjataan (esim. julkaisutyyppi), se päivittyy automaattisesti myös yhteisjulkaisun tietoihin (ja JUULIin)

• Organisaatiokohtaiset tietueet säilytetään, ja niitä voi halutessaan vielä korjata ja täydentää ja niiden avulla voi poimia yksittäisen organisaation julkaisut

• Keskusteltiin siitä, miten ristiriidat raportoidaan organisaatioille. Jos kaikki virheet ilmoitetaan, voi tulla pitkiä virhelistoja, esimerkiksi tapauksessa, jossa julkaisun nimi raportoitu yhdestä organisaatiosta pelkällä pääotsikolla ja toisesta pää- ja alaotsikolla.

Keskustelu:

• • Rapo: Mistä kaikista poikkeavuuksista korkeakoulut haluavat raportin?
  • TaY: Julkaisutyyppi ja julkaisuvuosi.
  • Puuska: Onko muista ristiriitaisuuksista tarve raportille?
  • Jenni Kokko JY: Kaikki virhetyypit on hyvä ilmoittaa yhdenmukaisuuden vuoksi.
  • Puuska: Kokeillaan muutaman organisaation kanssa, miten pitkiä virheraporteista tulee, jos kaikista poikkeavuuksista tulee ilmoitus.
  • Rapo: Voimme tehdä ehdotuksia siitä, miten virheraportista tulee ilmoitus korkeakouluille. Sähköposti-ilmoitus ei ole välttämätön.

b. Korkeakouluilla tarve yhteisjulkaisutiedolle sisäiseen käyttöön

• Keskusteltiin, minkätyyppisille raporteille organisaatioilla on tarvetta. Sopisiko julkaisupaikaksi esim. Extra-Vipunen?

Keskustelu:

• • Olli-Pekka Kaurahalme TY: Toivoisimme, että organisaatio saisi kaikista yhteisjulkaisuistaan tiedon VIRRAn kautta tai raportoinnin yhteydessä listan yhteisjulkaisuista ja niistä organisaatioista, keiden kanssa tehty.
  • Mikko Saunamäki LUKE: Perustuvatko yhteisjulkaisuiden tekijöiden organisaatiot niiden omaan ilmoitukseen?
  • Fredrik Finnberg: Kyllä
  • Rapo: Rajapinnan kautta säilyy pääsy alkuperäisiin julkaisuihin, joista linkitys yhteisjulkaisuun.
  • Rapo: Pitäisikö lisätä rajapintaan hakuehto, jolla saisi listan pelkästään yhteisjulkaisusta?
  • Saunamäki: Voisiko haun toteuttaa parametreillä?
  • Rapo: Nykytoteutuksessa ei ole, mutta voidaan tehdä.
  • Saunamäki: Kumpi olisi parempi: valmiiksi tuotettu raportti vai toiminto, jolla koulut voivat itse tehdä haun?
  • Rapo: Molemmat voidaan toteuttaa.
  • Saunamäki: Voimme testata parametrihakutoimintoa, kun se lisätään.

• • Jukka Rantasaari: Tarvittaisiin tiedot yhteisjulkaisuista sektoreittain. Onko tehty yhteistyötä seuraavien organisaatioiden kanssa: yliopistollinen sairaanhoitopiiri, muu julkisia terveyspalveluja tuottava organisaatio (terveyskeskus tai sairaala), toinen yliopisto, ammattikorkeakoulu, valtion sektorin tutkimuslaitos, muu kotimainen tutkimusorganisaatio, yritys.
  • Kaurahalme: Monipuolisin tieto olisi organisaatiotunnus. Sen avulla näkisi, minkä tyyppisten organisaatioiden kanssa yhteistyötä on ollut.
  • Haapamäki: Esitetyn mukaisesta yhteistyöraportista on keskusteltu, kun julkiseen Vipuseenkin tulevia raportteja on hahmoteltu. Jos organisaatioiden tarve liittyy seurantaan ja analysointiin, on VIRRAsta saatava raportti tarkoituksenmukainen, jottei tule päällekkäistä työtä.
  • Puuska: Pohdimme raporttivaihtoehtoja seuraaviin yhteistyökokouksiin mennessä.

3.Ilmoitusvuoden generointi VIRTA-julkaisutietopalvelussa

Puuska esitteli ilmoitusvuoden luomista koskevaa ohjeistusta.

• Ilmoitusvuoden osalta huomioitava, että CSV-XML –palvelussa ilmoitusvuosi tarkoittaa eri asiaa (=vuosi, jonka tiedonkeruuvaatimusten mukaan tarkistukset tehdään) ja se on ilmoitettava.
• Tässä ilmoitusvuosi puolestaan määrittää sen, milloin lasketaan tiedonkeruuseen. Saman ja edellisen vuoden julkaisuja voi ilmoittaa, raportointiajankohdan raja joka vuosi 14.3. (tai OKM:n ilmoittama muu päivämäärä) Jos ilmoitetaan 14.3. jälkeen kaksi vuotta vanhoja julkaisuja, jätetään ilmoitusvuodeksi tyhjä.
  • Kommentti TaY: Taulukossa yksi vuosiluku pitäisi olla 2018: 15.3.2017-
  • Puuska: Korjataan.

4. Alayksikkökoodistojen ylläpito VIRTA-julkaisutietopalvelussa

• Asiaa käsitelty yhteyshenkilökokouksessa 11.12.2015.
• Päivitetään vuosittain. Koko vuodelle samat, voimassa koko tiedonkeruuvuoden.
• Koodistoja voidaan jatkossa ylläpitää esim. opetushallituksen koodistopalvelun VIRTA-osiossa. Jatkossa CSC veisi excelit koodistopalveluun.
• Sovittiin ajankohta vuoden 2016 alayksikkötietojen toimittamiselle.
  
  Keskustelu: 
  • Kokko JY: Voisiko tietoa viedä uudella koodilla, vaikka vahvistettua alayksikkökoodia ei vielä olisi ja tämä tieto puuttuisi?
  • Puuska: Voi. Teemme tarkistukset jälkikäteen.
  • Finnberg: Tarkistamme jälkikäteen, kun hyväksytyt alayksikkökoodit valmiina.
  • Rapo: Voidaanko tietovarantoon jättää tietoja, joiden alayksikkökoodit eivät vastaa listausta?
  • Puuska: Voidaan pitää ne tietovarannossa. Mutta alayksikön oltava koodiston mukainen, jotta julkaisu voidaan ottaa mukaan tiedonkeruuseen.
  • Haapamäki: Alayksikkökoodi on pakollinen tieto tiedonkeruissa. Alayksikkökoodistoa voisi ylläpitää palvelussa.
  • Rapo: Se on mahdollista.
  • Puuska: Esimerkiksi vuoden alussa hyvä ajankohta tarkistaa, että tiedonkeruuseen mennessä kaikilla julkaisuilla alayksiköt. OKM ilmoittaa ajankohdan, jolloin oltava valmiina. Toivomme hyvissä ajoin vientiä VIRTAan, jotta ehditään tarkistaa puuttuvat tiedot. Selvittelemme koodistojen viemistä koodistopalveluun.
  • Puuska: Confluencessa edelliseen aiheeseen liittyvä kysymys:
    • Sirpa Hangasmäki: Miten käsitellään julkaisu, jonka joku yliopisto ilmoittaa sähköisenä julkaisuna ja muut täydellisin lehtitiedoin? Julkaisuvuosi voi olla eri, DOI sama.
  • Puuska: Miten toivotte tällaista käsiteltävän?
  • Kokko JY: Ongelmallista, koska julkaisuvuosi voi olla eri painetussa ja sähköisesti julkaistussa. Saavatko muut korkeakoulut koskaan sitä mukaan omiin tietoihin, jos yksi ilmoittanut jo ensin?
  • Puuska: Yhteisjulkaisuun jäisi vain ensin ilmoitetun, tässä tapauksessa sähköisen julkaisun tiedot.
  • TaY: Odottelemme, miltä virheraportti näyttää.
  • TY: Pitäisikö OKM:n linjata, kumpi ilmoitetaan?
  • Haapamäki OKM: Toista kertaa raportoidessa voisi tulla ilmoitus, että julkaisu on jo raportoitu (sähköisenä). Tietojen eroavuus näkyy virheraportissa, ja epätarkempi tieto voitaisiin tällöin ylikirjoittaa.
  • Rapo: Ehdotettu on teknisesti mahdollista.
  • Haapamäki: Tässä tiedollisesti laadukkaampi data tulisi pohjaksi.
  • Rapo: Katsomme, voidaanko vaihtaa määrittelyä niin, että täydellisemmin tiedoin ilmoitettu olisi ensisijainen, eikä ensin ilmoitettu.
  • Puuska: Näin voisivat täydentyä esim. puuttuva julkaisun volyyminumero.
  • Haapamäki: Tällöin voisi jättää myös kohtia tyhjäksi, jos myöhemmin raportoiva sitten täydentäisi ne.
  • Rapo: Esimerkit olisivat hyviä.
  • Puuska: Eli OKM ei linjaa asiasta?
  • Haapamäki: Sekä sähköisiä että lehtitietoja voi raportoida, kumpikin käy suoritteena.

Muut asiat

Ei muita asioita.

Tiedoksi

• CSV-XML-työkalun uusi versio julkaistu 29.4.2016

• • Vuoden 2016 vuoden julkaisuja voi nyt viedä VIRTAan.
  • Finnberg: Muutamia muutoksia edelliseen versioon nähden: koulutusala-sarake poistunut, kansallinen yhteisjulkaisu -kentät poistuneet. Uutena yhteisjulkaisu yrityksen kanssa, rinnakkaistallennusosoite ja ORCID-tieto. Lisäksi CSC voi tuoda julkaisun tilakoodin. Ohjelmalokitieto saataville excel-muotoisena taulukkona, kuten oli toivottu.

• Julkaisutiedonkeruuseminaari ja KOTA-seminaari 29.-31.8.2016 Lappeenrannassa

Seuraavat kokoukset

Pe 3.6. klo 13-14.30