Työryhmän kokous 7.2.2018 klo 13.00-15.00

Kokoushuone: https://connect.funet.fi/synergia

Nauhoite: https://connect.funet.fi/pgmy3kgpxy6f/

Osallistujat:
Jukka Kohtanen (VY) (pj.)
Janne Santala (SAMK) (varapj.)
Päivi Aho (Laurea)
Teija Kujala (HY)
Maarit Tenhunen (LY) ESTE
Hannele Husa (TAMK)
Sari Pulkkinen (TaY)
Katariina Rinta (VY)
Marjut Anderson (CSC, OILI)
Helena Majamäki, CSC (siht.)
Fredrik Finnberg, CSC
Kati Lehtosaari CSC

Taustamateriaaleja:

Korkeakoulujen lukuvuosimaksujen käyttöönoton seuranta. ja arviointisuunnitelma 2017-2020

OHA-foorumin ohjeistus lukuvuosimaksujen käyttöönottoon

Agenda

1.Kokouksen avaaminen ja osallistujien toteaminen (Kohtanen)

Puheenjohtaja avasi kokouksen 13.02

2.Työryhmän tehtävärajaus ja työn aikataulutavoite (Kohtanen)

Ryhmän tehtävänä on määritellä lukuvuosimaksuvelvollisuutta koskevat opiskeluoikeuteen ja opiskelijaan kytkeytyvät käsitteet ja niistä opintohallinnon tietojärjestelmiin merkittävät tiedot ja tarvittaessa koodistot.

Ryhmän toiminnan ulkopuolelle rajataan apurahoihin tai rahoituksiin liittyvät prosessit.Ryhmän tarkoituksena ei myöskään ole yhdenmukaistaa korkeakoulujen prosesseja vaan mahdollistaa sen, että käsitteet ovat yhteismitallisia ja korkeakouluilla on halutessaan mahdollisuus tehdä prosessejaan myös yhtenäisesti.

Tarpeen vaatiessa Synergia määrittelee rajaukset työryhmän työlle.

3.Katsaus: missä vaiheessa olemme (Majamäki)

• Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-ohjausryhmän kokous 13.9.2017: Lukukausimaksuihin liittyen Virrassa otetaan olemassa oleva opiskeluoikeuden rahoituslähdekoodi 5 = Lukukausimaksukokeilu uuteen käyttöön siten, että korkeakoulut voivat syksystä 2017 lähtien tuoda tällä koodilla tiedon lukukausimaksuvelvollisista opiskelijoista.Tämän lisäksi Virran tietomalliin lisätään maksun tila-tieto. Muihin mahdollisesti tarvittaviin tietoihin palataan myöhemmin.
  
  
• lukuvuosimaksutiedot Opintopolussa, korkeakoulu virkailija on voinut päivittää tiedot toukokuusta 2017 lähtien, tiedot siirtyvät OILIin.
  
  • maksuvelvollinen K/E
  • maksun tila maksettu/maksamatta/vapautettu
  • Hakemukselle merkitään ’ei maksuvelvollinen’, jos hakijalla on maksuvelvollisuudesta vapauttava dokumentti, joka on voimassa 1.8.2018
  • Esimerkkejä lukuvuosimaksuihin liittyvien tilojen muodostamisesta:
    
    • Hakija saa 100% apurahan
      • maksuvelvollisuus: maksuvelvollinen à maksun tila: vapautettu
  • Hakija saa 50% apurahan:
    • 
      
      • maksuvelvollisuus: maksuvelvollinen à maksun tila: maksettu/maksamatta (riippuen siitä onko hakija maksanut loput 50%)
  • Hakijalla on määräaikainen oleskelulupa joka on voimassa 1.8. asti tai pidempään tai pysyvästi
    • maksuvelvollisuus: ei maksuvelvollinen
  • Hakija vapautuu maksuvelvollisuudesta 1.6. (virkailijan vahvistama tieto, esim. liitteen perusteella tuona ajankohtana)
    
    • 
      
      • merkitään silloin maksuvelvollisuus: maksuvelvollinen à ei maksuvelvollinen

    Eli siis vapautettu-merkintää käytetään vain siihen, että on maksuvelvollinen ja vapautettu maksusta (stipendi 100 %). Sen sijaan maksuvelvollisuudesta vapautuminen merkitään ”ei-maksuvelvollinen”-tilalla.

• VIRTA-tietojen käyttötarpeet
  • Tilastokeskus: kerätään opiskelijatiedonkeruussa (20.9.) rahoituslähdetieto "5"= lukuvuosimaksuvelvollinen ja tieto maksun tilasta (maksettu k/e)
  • Tilastokeskus: tutkintotiedokeruun osalta määriteltävä, maksun tilan perusteella?
  • OILI: jatkavien opiskelijoiden ilmoittautuminen, pääseekö lukuvuosimaksuvelvollinen opiskelija ilmoittautumaan OILIssa vai ei
  • OKM tietotarpeet: ei vielä tarkemmin määritelty

Keskustelu

Husa: Opintopolusta tullut koonti selventää käsitteitä
Pulkkinen: Mietin Tilastokeskuksen osalta, mihin tarvitsevat maksun tilaa, sillä korkeakoulu pitää tietoa yllä maksuvelvollisuudesta. 20.9. ei välttämättä ole tietoa siitä, onko koko vuoden maksu maksettu ja mielestäni tuota maksun tila-tietoa ei tulisi käyttää
Pulkkinen: Ei varmastikaan ole kovin monella korkeakoululla sitä tilanetta, että kaikki maksun erät olisi tuossa vaiheessa maksettu. Vapautetut ovat eri asia.
Santala: On korkeakoulun päätettävissä, miten se maksun perii. Onko tiedonkeruu tällä tasolla tarpeen, korkeakouluilla on läsnäolevat opiskelijat, joista osa maksuvelvollisia ja näistä osa on maksusta vapautettuja ja sitten niitä, jotka maksavat maksun korkeakoulun toimintatapojen ja aikataulun mukaisesti.

4.Lukukausimaksuvelvollisuutta koskevat opiskeluoikeuteen ja opiskelijaan kytkeytyvät käsitteet

Koontitaulukko käsitteistä ja määrittelyistä

Synergian työpajasta 21.-22.11.2017 nousseet selvitettävät kysymykset "mitä työryhmän pitäisi saada aikaiseksi"

Synergian työpajan 21.-22.11.2017 Lukuvuosimaksutietojen määrittelyä

• Tarvitaan linjaus että maksuja käsitellään lukukausittain eikä maksujen palautuksiin lähdetä velvollisuustiedon muuttuessa.  
  
  • Kohtanen: näkisin niin, että maksujen palautuksiin liittyvä linjaaminen ei kuulu tämän ryhmän mandaattiin, mutta nyt esitetty tietomalli mahdollistaa tietojen tuonnin Virtaan sen mukaan, miten korkeakoulu haluaa toimia
  • jos syyslukukauden maksu palautetaan, niin opiskelija ei ole lukukausimaksuvelvollinen ko. kaudella ja tieto voidaan tuoda Virtaan
    
• Voiko maksua periä takaisin, voiko vapautua maksusta jälkikäteen?
  • Kohtanen: esitetty malli mahdollistaa tiedon tuonnin, mutta tämä ryhmä ei linjaa sitä, voiko näin tehdä
    
• On huomioitava, että on kaksi vapautus -käsitettä: vapautetaan lukuvuosimaksuvelvollisuudesta tai vapautetaan lukuvuosimaksusta. Halutaanko tällaista seurata jonkun toimesta?
  • Esitetty Virran tietomalli selkeyttää tätä ja on linjassa sen kanssa, miten Opintopolussa tietoa käsitellään
    
• Onko stipendillinen maksanut vai vapautettu? → Stipendi-organisaatio erillinen eli jos saa stipendin eikä etene opinnoissoissaan ei tila muutu ei-maksetuksi vaan stipendi-organisaatio perii stipendin takaisin..
  • Kohtanen: Ehdotetussa mallissa stipendillinen on "maksanut"
  • Husa: eli olisi vapautettu  sen aiemmin esitetyn mallin mukaan
  • Pulkkinen: stipendiorganisaatio perii maksun opiskelijalta ei korkeakoululta
  • Husa: kyse varmaan siitä, muutetaanko historiatietoja tila-tiedon osalta
  • Kohtanen: kyllä varmaan, jos se kuvaa todellista tilannetta
  • Pulkkinen: ei korkeakoulu välttämättä saa lainkaan tietoa siitä, että joku stipendiorganisaatio on perinyt maksun takaisin?
  • Husa: eikä tiedetä ylipäänsä, onko opiskelija saanut joltain ulkopuoliselta stipendiorganisaatiolta stipendin
  • Kohtanen: pitää tätä käsitellä vielä historiatietojen näkökulmasta

5.Lukuvuosimaksutiedot VIRTA-opintotietopalvelussa

• Tietomallimuutoksen toteutus Virrassa
  • Luonnos: lukuvuosimaksun tila lukuvuosi-ilmoittautumiset skeemassa (Finnberg)
  • Keskusteluun vaihtoehtoinen toteutustapa (Kohtanen)

Keskustelu

Kohtanen: uuden esityksen pohjalla on keskustelu siitä, että maksettu ja vapautettu ovat päällekkäisiä käsitteitä ja lisäksi vapautettu-käsitettä käytetään myös tilanteessa, jossa opiskelija vapautuu lukuvuosimaksuvelvollisuudesta
Husa: onko ajatuksena nyt se, että Virtaan viedään vain yksi tieto?
Kohtanen: maksettu tieto on kytköksissä lukukauteen ja tietoa voi syventää niin, että jos maksu on maksettu, niin voi ilmoittaa, että apurahalla katettu esim. 50 % ja opiskelija maksanut itse 50 %. Tätä tarkempaa jaottelua ei tarvitse heti tuoda
Anderson: Nykyisessä luonnoksessa on kolme kenttää (maksettu, ei maksettu, vapautettu) ja nyt tässä uudessa
Pulkkinen: Opintopolusta tulee kuitenkin kolme tilaa, mutta sitten Oilin pitää päätellä, että maksettu ja vapautettu on sama asia
Anderson:Nythän ei uusien opiskelijoiden osalta käytetä tätä tietoa OILIssa lainkaan
Majamäki: Miten tämä toimisi tiedonkeruissa, jos halutaan tarkempaa prosenttiosuustietoa?
Finnberg: Ensin tehty malli perustui myös siihen, että yksityiskohtaisempaa tietoa voidaan tarvittaessa kerätä, jos ei haluta osituksia heti mukaan, niin tämä uuden esityksen mukainen malli voidaan varsin helposti muokata nykyiseen ehdotukseen
Husa: Eli käytännössä muutos ensin ehdotettuun malliin olisi se, että tulisi uudet arvot? Voisimme omassa järjestelmässä tallentaa "vapautettu"-tilan, joka sitten Virtaan käännetään maksettu-tilaksi.
Anderson: voitaisiin käsitellä vastaavasti myös OILIssa
Kohtanen: Oodissa myös on näille tiedoille paikka, mutta Virta-siirtoa ei ole vielä toteutettu, joten ei vaadi siinä lisätyötä
Pulkkinen: Nythän OILIssa käytetään tietoa siinä tarkoituksessa, pääseekö opiskelija ilmoittautumaan vai ei eli ei voi käyttää tiedonkeruussa
Anderson: on siis kysymys siitä, miten korkeakoulu haluaa käsitellä lukuvuosimaksuvelvollisten ilmoittautumista OILIssa ja sillä perusteella tulkistee maksun tilaa (missä tilanteissa maksu on maksettu)
Kohtanen: Lähtisin siitä, että jos maksu merkitään maksetuksi niin se on kokonaan maksettu eikä niin, että  merkintä riippuu korkeakoulun tulkinnasta. Pitää tarkastella asiaa kaikkien tiedontarpeiden osalta.
Husa: Eikö ensimmäisessä vaiheessa maksettu tarkoita sitä, että voi olla vain osa maksettu ja sitten myöhemmin tuotaisiin todellinen tieto? Jos maksettu tieto viedään Virtaan vain kun se on 100 % maksettu, niin se vaatii lisätyötä ja jatkuvaa kirjaamista?
Kohtanen: operatiivinen järjestelmä ei saa liikaa ohjata tietomallia. Oma kantani on, että esityksessä lähdetään siitä, että maksun tila on maksettu, jos se on 100 % maksettu. Sekin on ongelmallista, jos aluksi Virtaan tuodaan maksutila-tieto "maksettu" eri merkityksessä kuin myöhemmin, kun tieto on kattavammin tuotavissa
Kohtanen: esitän jatkoaskeleeksi, että viedään  tämä esitys nyt kommenteille yhteistyöryhmille.
Pulkkinen: tuo "maksettu"-tila tuntuu ongelmalliselta silloin, kun kyseessä on apuraha. Voiko olla esim. kuitattu/hoidettu?
Husa: tarvitaan tieto siitä, tarvitseeko joku vapautettu-tietoa
Kohtanen: prosenttiosuuksilla tieto voidaan kuitenkin tuottaa

6. Työryhmän seuraavat kokoukset

Työryhmä pitää vielä kolme kokousta ennen pääsiäistä ja sitten työn pitäisi olla valmis.