Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2015\5

• Torstaina 29.10.2015 kello 9:02-11:56
• Kokoushuone Louhi, Opetus- ja kulttuuriministeriö, Meritullinkatu 10, Helsinki

Jäsenet

• Ilmari Hyvönen, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja)
• Jaana Backman, tutkimuspalvelujohtaja, Itä-Suomen yliopisto - ESTE, sijaisena Soili Makkonen, kehitysjohtaja, Itä-Suomen yliopisto
• Jaason Haapakoski, erityisasiantuntija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
• Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö - ESTE, sijaisena Sami Niinimäki, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö
• Juha Venho, tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu
• Eija Lantta, opintoasiainjohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
• Ilkka Niemelä, provosti, Aalto-yliopisto
• Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu
• Tuija Raaska, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
• Eva Maria Raudasoja, johtaja, Oulun yliopisto - ESTE, sijaisena Kati Kettunen, palvelujohtaja, Helsingin yliopisto
• Tuomo Rintamäki, tietohallintojohtaja, Metropolia ammattikorkeakoulu
• Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, Helsingin yliopisto
• Kari Välimäki, tietohallintojohtaja, Lappeenrannan teknillinen yliopisto

Asiantuntijat

• Minna Harjuniemi, tietotekniikkapäällikkö, Helsingin yliopisto
• Janne Kanner, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
• Antti Mäki, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)

Muistio

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

• Hyvönen avasi kokouksen kello 9:02 ja kertoi, että CSC:n omistuksen luovuttaminen korkeakouluille etenee siten, että keskustelua käyty Unifin ja Arenen kesken ja odotetaan nyt OKM:n ehdotusta osakasopimuksesta. 
• Asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

• Mäki esitteli muistion tulevaisuustyöpajasta 27.8.2015 (liite 1)
• Työpajassa keskusteltiin muunmuassa CSC:n asemasta ja korkeakoulujen omista suunnitteilla olevista organisaatioista yhteisten palveluiden tuottajina, vaikka niistä ei linjattu erikseen eikä keskustelua kuvata muistiossa. Olemme nykytilassa sidottuja aikaisempiin ratkaisuihin, joihin muutokset tehdään vaiheittain. Maali on mietittävä riittävän kauaksi, jolloin voidaan jakaa yhteinen tulevaisuuskuva 40 organisaation kesken.
• Hyväksyttiin muistio 

3 Korkeakoulujen ICT-ohjauksen kokonaiskuva

• Raaska esitteli asiat kokoavan etusivun korkeakoulujen ja muiden asianosaisten työkaluksi (https://extras.csc.fi/ict/ICT_ohjaus.html) ja arkkitehtuurityön tilannekatsauksen kokonaiskuvan osalta (liite 2)
• Kokonaiskuva on tärkeä esittää upotettuna viitekehykseen, sivustoon tms. eikä vain kuvana. On tärkeä viestiä, että palveluita voidaan tuottaa eri organisaatioissa ja tuottajaa voidaan vaihtaa. Yhdessä on tärkeintä päättää niistä palveluista, jotka siirretään valtakunnalliselle tasolle tai pois sieltä. 
• (43) Päätettiin kuvaustavan kehittämisestä: Palvelut, kuten opintohallinnon tietojärjestelmät, kuvataan riveinä ja laatikkoja ovat paveluita tuottavat organisaatiot, kuten Certia. Valtakunnallisella tasolla palveluita tuottavien organisaatioiden rajoja häivytetään, koska palveluiden tuottamistehtävä voidaan siirtää organisaatioista toiseen.

4 Tieteellisten laskentaresurssien ja niiden oheispalveluiden kokonaisarkkitehtuuri

• Niinimäki esitteli Tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumin asettamiskirjeen (liite 3a), Tieteellisten laskentaresurssien ja niiden oheispalveluiden kokonaisarkkitehtuurin julkaistavaksi osana korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä arkkitehtuureja (liite 3b) ja arkkitehtuurin valmistelun (liite 3c)
• Minna Harjuniemi kertoi tietohallinnon näkökulmasta kokonaisarkkitehtuurin valmisteluun ja tieteellisen laskennan foorumin toimintaan: 
  • Arkkitehtuuriprosessi ja syntynyt asiakirja on raskas, jatkossa kannattaisi tehdä esimerkiksi keskittyen strategisten vaihtoehtojen ja valintojen kuvaamiseen ja erottamalla nykyisen arkkitehtuurin kuvailun.
  • Forum on kuunnellut asiakaspaneeleita ja arvioinut saatua palautetta, mutta palautteen käsittely ja asiakasnäkökulman huomioiminen ei tule arkkitehtuuriasiakirjassa esille.
  • Kustannustehokkuuden arviointi on vaikeaa ja kustannuksia pitäisi pystyä arvioimaan suhteessa saavutettuun vaikuttavuuteen eli vastata kysymykseen, mikä on ollut haja-keskitettyjen tieteellisen laskennan palveluiden rooli tämän maan tieteellisten saavutusten syntymisessä.
  • Rivien välissä näkyi CSC ja yliopistot keskenään kilpailijoina, mistä pitäisi päästä eteenpäin ja CSC:n ja yliopistojen pitäisi onnistua yhdessä ja osata paremmin hyödyntää haja-keskitettyä mallia.
  • Myös tieteellisen laskennan puolella pitäisi kehittää johtamista eli työtä pitäisi jatkaa, koska nykyisellään työ ei vielä tuota johdon työkalua mennessään liikaa yksityiskohtiin.
  • Tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumissa yllättävää on ollut, miten tyytyväisiä tutkijat ovat CSC:n palveluihin. Jatkoa ajatellen toimintaa kannattaisi teemoittaa enemmän, koska kokoukset ovat olleet raskaita erilaisiin raportteihin tutustumalla, foorumia kannattaisi käyttää tiedon ja ohjauksen ja ajattelun lähteenä, työrykkasena eikä tiedon vastaanottajana.
• Kokonaisuuden ohjaaminen ei tule riittävän selkeästi esille, arkkitehtuuriasiakirjaa tulisi täydentää ylätason esityksellä. Yhteistä ohjausta ei ole vaan organisaatiot ovat itsenäisiä, jatkossa yhteistyöfoorumin mandaatin tulisi olla koko arkkitehtuurialueen käsittely eli haja-keskitetyn mallin ohjaaminen eikä vain CSC:n tuottamien keskitettyjen palveluiden ohjaaminen. Erityisesti kokonaisuuden pitkän aikavälin vaikuttavuuden arvioinnissa yhteistyöfoorumi olisi oikea toimia. Forumin tulisi myös voida itse säädellä toimintaansa katsoessaan kokonaisuutta. 
• (44) Hyväksytään arkkitehtuuri julkaistavaksi, evästetään tulevan yhteistyöfoorumin roolin määrittelyä sen asettamiseen sekä tulevaa arkkitehtuurityötä keskustelussa esille nousseilla teemoilla

5 Asiat FUNET-työvaliokuntana

 5.1 .fi-verkkotunnusten hankkiminen Funet-yhteisölle jatkossa

• Kanner esitteli (liite 4a, luottamukselliset liitteet)

• Viestintävirasto valmistelee lainsäädännön muutosta, jonka myötä se ei enää myönnä suoraan .fi-päätteisiä verkkotunnuksia. Verkkotunnuksia myyvät ja hallinnoivat jatkossa rekisteröityneet (kaupalliset) verkkotunnusten välittäjät. Kysymys kuuluu ryhtyykö Funet tällaiseksi välittäjäksi jäsenistölleen, vai käytetäänkö jatkossa markkinoilla toimivien välittäjien palveluja.

• (45) Jäsenet hankkivat jatkossakin tunnukset itsenäisesti markkinoilta.

5.2 FUNET-budjetti 2016

• Kanner esitteli ohjausryhmän 31/19.3.2015, 40/13.5.2015  ja vuosikokouksen linjausten pohjalta (liite 4b, c ja d, luottamukselliset liitteet)
• Talousnäkymän osalta pitäsi miettiä yleisiä säästö- ja kustanuspaineita. ICT-palvelut on alue, missä kustannustehokkuus nousee kaupallisten palveluiden toimittajilla valtavaa vauhtia ja tämä tehokkuuden nousu pitäisi saada myös Funetille. Kokonaispotti on tärkeämpi kuin jako paveluihin. Ovatko CSC:n henkilökustannukset ovat liian korkeat firman kulurakenteen vuoksi? Viimeisen kolmen vuoden aikana on pudotettu Funet-jäsenmaksuja jo 30 %. Kulurakenne ja henkilökustannukset ovat CSC:n tason asia, johon voidaan vaikuttaa omistajaohjauksen ja CSC:n hallituksen kautta. OKM:n ja CSC:n välisessä sopimuksessa tasoa on pudotettu jo 18 miljoonasta 16 miljoonaan ja erotusta tasataan nyt säästövaroilla. Rakenteet ovat maahan kaivettua kaapelia ym. inraa, joten niiden osalta kustannusvaikutukset ovat pitkiä eikä voida tehdä nopeita ratkaisuja. CSC:ltä toivotaan suunnitelmaan, millä sen toimintaa tehostetaan eli säilyvää tai panevaa palvelutasoa tuotetaan vähemmällä kustannuksella. 
• (46) Lähetettiin opetus- ja kulttuuriministeriölle toive, että CSC:lle pitäisi asettaa nykytilanteessa samanlaiset kustannuspaineet kuin korkeakouluillekin. Keväällä perehdytään CSC:n kustannusrakenteeseen Funetin osalta ja yleisesti ja tarkastellaan myös koko Funetin palveluvalikoimaa tarkemmin erityisesti peruspalveluiden ja lisäpalveluiden jakautumisen osalta. 

5.3 Uudet palvelut tai palveluaihiot 

• Kanner esitteli (liite 4e)

5.4 Kansainvälinen vertailutieto

• Kanner esitteli (liite 4f)
• (47) Lähetetään tutustuttavaksi AAPA:lle ja FUCIO:lle.

6 OKM:n korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osaston ja CSC:n sopimuksen valmistelu vuonna 2016 tuotettavista palveluista

6.1 Sopimusvalmistelu FUNET-, tietohallinto- ja arkkitehtuuripalvelut -osassa

• Kanner esitteli (liite 5a ja liite 5c)
• (48) Esitetään opetus- ja kulttuuriministeriölle, että sopimuksessa erotetaan arkkitehtuuripalvelut ja korkeakoulujen ICT-koordinaatio omaksi osakseen erilleen FUNET- ja tietohallintopalveluista
• (49) Terveiset omistajaohjaukselle, että selvitettävä myös korkeakoulun mahdollisuus siirtää omistustaan edelleen esimerkiksi itse tai yhdessä muiden korkeakoulujen kanssa omistamalleen yhtiölle.

6.2 Korkeakouluille tarkoitetut uudet palvelut ja lisäpalvelut sopimuksessa

• Mäki esitteli (liite 5b)

7 Opetuksen ja tutkimuksen viitearkkitehtuurit yhteentoimivuuden ja yhteistyön mahdollistajina -seminaari

• Raaska toi tiedoksi 38/13.5.2015 ja 34/19.3.2015 sekä tulevaisuusseminaarissa 27.8.2015 käydyn keskustelun pohjalta
• Kokopäivän seminaari 19.1.2015 Helsingissä https://wiki.eduuni.fi/display/CSCArchCoord/Arkkitehtuurikoordinaatio
• Järjestäjänä KA-SIG CSC:n tuella

8 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen tulevaisuuden trendien kartoittaminen

• Raaska toi tiedoksi 39/13.5.2015 ja tulevaisuusseminaarissa 27.8.2015 käydyn keskustelun pohjalta (liite 6)

9 Korkeakoulujen IT-palveluiden nykytilan ja tavoitetilan kuvaus: palveluiden ja niiden tuottamisen organisaatiovaihtoehtojen analyysi

• Mäki toi tiedoksi tulevaisuusseminaarissa 27.8.2015 käydyn keskustelun pohjalta
• Tiedoksi FUCIO:n ja AAPA:n pääsihteereiden ja CSC:n kesken tehdyn valmistelun suunta (liite 7)

10 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen

• julkinen lista wiki-sivulla 
• Ei käsitelty

11 Muut esille tulevat asiat

12 Kokouksen päättäminen

• Hyvönen päätti kokouksen kello 11:56

Asialista

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

Muutokset 19.10.2015 lähetettyyn asialistaan

• Kohtaan 4 toimitettu myöhemmin liite 3a ja lisätty liite 3c
• Kohtaan 5 toimitettu myöhemmin liitteet 4a, 4b, 4c ja 4d
• Kohdassa 5.2 korjattu poistamalla "päätösehdotus: hyväksyy budjetin" ja korvattu viitteellä jo tehtyihin päätöksiin
• Kohtaan 5 tuotu pöydälle liitteet 4e ja 4f
• Kohtaan 6 toimitettu myöhemmin liite 5a ja 5b sekä lisätty liite 5c
• Kohtaan 8 tuotu pöydälle liite 6

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

• Mäki esittelee muistion tulevaisuustyöpajasta 27.8.2015 (liite 1)

3 Korkeakoulujen ICT-ohjauksen kokonaiskuva

• Asiat kokoava etusivu korkeakoulujen ja muiden asianosaisten työkaluksi (linkki)
• Arkkitehtuurityön tilannekatsaus kokonaiskuvan osalta (liite 2)
• Päätösehdotus: käsitellään kokonaiskuvan muutokset säännöllisesti kokouksissa

4 Tieteellisten laskentaresurssien ja niiden oheispalveluiden kokonaisarkkitehtuuri

• Tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumin asettamiskirje (liite 3a)
• Tieteellisten laskentaresurssien ja niiden oheispalveluiden kokonaisarkkitehtuuri (liite 3b)
• Sami Niinimäki esittelee arkkitehtuurin valmistelun ja arkkitehtuurin julkaistavaksi osana korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä arkkitehtuureja (liite 3c)
• Minna Harjuniemi kertoo tietohallinnon näkökulmasta kokonaisarkkitehtuurin valmisteluun ja tieteellisen laskennan foorumin toimintaan
• Päätösehdotus: hyväksytään arkkitehtuuri julkaistavaksi

5 Asiat FUNET-työvaliokuntana

 5.1 .fi-verkkotunnusten hankkiminen Funet-yhteisölle jatkossa

• Kanner esittelee (liite 4a, luottamukselliset liitteet)

• Viestintävirasto valmistelee lainsäädännön muutosta, jonka myötä se ei enää myönnä suoraan .fi-päätteisiä verkkotunnuksia. Verkkotunnuksia myyvät ja hallinnoivat jatkossa rekisteröityneet (kaupalliset) verkkotunnusten välittäjät. Kysymys kuuluu ryhtyykö Funet tällaiseksi välittäjäksi jäsenistölleen, vai käytetäänkö jatkossa markkinoilla toimivien välittäjien palveluja.

• Päätösvaihtoehdot:

  • 1) Funet rekisteröityy välittäjäksi ja rakentaa siitä jäsenistölle uuden palvelun.
    

  • 2) Funet kilpailuttaa kaupallisen välittäjän jäsenistön käyttöön.

  • 3) Jäsenet hankkivat jatkossakin tunnukset itsenäisesti markkinoilta.

5.2 FUNET-budjetti 2016

• Kanner esittelee ohjausryhmän 31/19.3.2015, 40/13.5.2015  ja vuosikokouksen linjausten pohjalta (liite 4b, c ja d, luottamukselliset liitteet)

5.3 Uudet palvelut tai palveluaihiot 

• Kanner esittelee (liite 4e)

5.4 Kansainvälinen vertailutieto

• Kanner esittelee (liite 4f)

6 OKM:n korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osaston ja CSC:n sopimuksen valmistelu vuonna 2016 tuotettavista palveluista

6.1 Sopimusvalmistelu FUNET-, tietohallinto- ja arkkitehtuuripalvelut -osassa

• Kanner esittelee (liite 5a ja liite 5c)

6.2 Korkeakouluille tarkoitetut uudet palvelut ja lisäpalvelut sopimuksessa

• Mäki esittelee (liite 5b)

7 Opetuksen ja tutkimuksen viitearkkitehtuurit yhteentoimivuuden ja yhteistyön mahdollistajina -seminaari

• Raaska esittelee 38/13.5.2015 ja 34/19.3.2015 sekä tulevaisuusseminaarissa 27.8.2015 käydyn keskustelun pohjalta
• Kokopäivän seminaari 19.1.2015 Helsingissä https://wiki.eduuni.fi/display/CSCArchCoord/Arkkitehtuurikoordinaatio
• Järjestäjänä KA-SIG CSC:n tuella

8 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen tulevaisuuden trendien kartoittaminen

• Raaska esittelee 39/13.5.2015 ja tulevaisuusseminaarissa 27.8.2015 käydyn keskustelun pohjalta (liite 6, esitellään kokouksessa)

9 Korkeakoulujen IT-palveluiden nykytilan ja tavoitetilan kuvaus: palveluiden ja niiden tuottamisen organisaatiovaihtoehtojen analyysi

• Mäki esittelee tulevaisuusseminaarissa 27.8.2015 käydyn keskustelun pohjalta
• Tiedoksi FUCIO:n ja AAPA:n pääsihteereiden ja CSC:n kesken tehdyn valmistelun suunta (liite 7)

10 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen

• Mäki esittelee, julkinen lista wiki-sivulla 

11 Muut esille tulevat asiat

12 Kokouksen päättäminen

Liitetiedostot