Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2015\4
- Torstaina 27.8.2015 kello 10:03-15:03
- Metropolia Ammattikorkeakoulu, P213, Bulevardi 31, Helsinki
Jäsenet
- Ilmari Hyvönen, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja)
- Jaana Backman, tutkimuspalvelujohtaja, Itä-Suomen yliopisto - ESTE
- Jaason Haapakoski, erityisasiantuntija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos - ESTE
- Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö
- Juha Venho, tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu
- Eija Lantta, opintoasiainjohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
- Ilkka Niemelä, provosti, Aalto-yliopisto - ESTE, sijaisena Pekka Kähkipuro, tietohallintojohtaja, Aalto-yliopisto
- Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu - ESTE, sijaisena Janne Salminen, vararehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu
- Tuija Raaska, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Eva Maria Raudasoja, johtaja, Oulun yliopisto
- Tuomo Rintamäki, tietohallintojohtaja, Metropolia Ammattikorkeakoulu
- Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, Helsingin yliopisto
- Kari Välimäki, tietohallintojohtaja, Lappeenrannan teknillinen yliopisto
Asiantuntijat
- Janne Kanner, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Antti Mäki, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)
Tulevaisuustyöpajan muistio
1 Työpajakokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
Hyvönen avasi kokouksen kello 10:30 ja kertoi ajankohtaisia kuulumisia opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Hallitus vaihtunut ja kärkihankkeiden valmistelu jatkuu. Valtion talousarvioesityksessä on valtuus luopua osasta CSC:n omistusta, omistajastrategia valmistelu jatkuu ja on edennyt kesän aikana versioksi 0.9 (liite 4, luottamukselliset liitteet).
Haataja kertoi, että OKM:n korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osaston ja CSC:n välisen sopimuksen valmistelu on käynnissä. Vielä ole tekstiversiota ja kohtuu tiukkaan budjettiin liittyen avoinna on vielä periaatekysymyksiä: SLA-tyyppinen sopimusmalli ehdolla CSC:n puolelta suoran resurssien oston sijaan ja kehityshankkeiden omarahoitusosuuksien rahoitusta pyritään ratkaisemaan. Sopimusluonnoksen väliversiot tuodaan ohjausryhmälle tiedoksi. Korkeakoulujohdon ICT-kokouksen ja yhteisten ohjausrakenteiden kautta merkittäviä sopimuksen sisällöllisiä kannanottoja ei tullut.
Ohjausryhmän jäsenet kommentoivat 27.5. pidetystä Korkeakoulujohdon ICT-kokouksesta: Tunnelma on odottava, ei vielä käytännön merkitystä, mutta kokous oli ymmärrystä kasvattava. Kokonaisuudessa on päällekkäisiä hankkeita ja päällekäisyyksistä kärsitään rahallisesti. Osista koostuva kokonaiskuva on, mutta strategisen tason tahtotila puuttuu. Tahtotilaa on valmisteltava, vaikka yhteistä mandaattia ei ole.
2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
Hyväksyttiin Mäen esittelemä edellisen, 13.5.2015 kokouksen muistion (liite 1).
3 Työpajaosuus
3.1 Työpajan yhteenveto ja jatkotoimenpiteet
(42) Ohjausryhmän tavoitteena on luoda edellytykset ja suuntaviivoja korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT-palveluiden strategiselle kehittämiselle yhtenä, yhteisenä kokonaisuutena. Syksyn aikana pyydämme muita toimijoita osallistumaan korkeakoulutuksen ja tutkimuksen tulevaisuuden trendien kartoittamiseen.
Yhteinen käsitys tulevaisuuden trendeistä on edellytys ICT-palveluiden strategiselle kehittämiselle laadukkaammaksi, kustannustehokkaammaksi ja korkeakoululaitosta paremmin palvelevaksi. Tulevaisuuskuvaa ei kuitenkaan tule jäädä odottamaan vaan sen rakentaminen ja omien kehitysponnisteluiden suuntaaminen paremmin yhteiseen kokonaiskuvaan sopivaksi on jatkuva, kehittyvä, kaikkia osapuolia koskeva työ.
Mitä ja millaisia palveluita tarvitaan on opiskelun, opetuksen sekä tutkimuksen asiantuntijoiden sekä heidän tukipalveluidensa tiedossa. Tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä pyrkii edistämään näiden palveluiden laadukasta kehittämistä tukemalla palveluiden hankkimisen ja tuottamisen järjestämistä tarkoitusta parhaiten palvelevalla tavalla. Lähtökohta on, että ensin palvelut, sitten rakenne. Samoin eteneminen tapahtuu tarve ja palvelu kerrallaan. Järjestämistapojen yhteisiä polkuja edistetään tiedon jakamisen ja yhteisen kokonaiskuvan avulla.
Tiedon jakamisen välineenä kehitetään palveluita ja järjestämistapoja yhdistävien kysymysten ja vaatimuksien luetteloa. Näitä kysymyksiä ovat esimerkiksi ratkaisun kompleksisuus tai yleisyys verrattuna toimialakohtaisen räätälöinnin tarpeeseen. Käytössä olevia, kehittämisen kohteena olevia tai tulevaisuuden palveluita analysoitaisiin näiden kysymysten avulla. Samoin järjestämisen välineenä käytettävissä olevia ja suunniteltuja organisaatiota analysoitaisiin näillä kysymyksillä. Muodostuva tieto mahdollistaisi sekä palveluiden että järjestämistapojen kehittäjille strategisten valintojen tekemisen yhteiseen, yhtenäiseen kokonaiskuvaan tukeutuen.
3.2 Tulevaisuuden näkymiä strategisten linjausten pohjaksi, poimintoja keskustelusta
- Todennäköinen on pääosin yhteinen, konsolidoidumpi tulevaisuus
- Vähemmän korkeakouluja, korkeakoulupalveluiden ja opiskelijapalveluiden ym. yhdentyminen korkeakoulujen sisällä
- Korkeakoulusektoreiden yhdentyminen, yhteiset palvelut
- Sähköisten palveluiden lisääntyminen
- Talouden ja henkilöstöhallinnon ulkoistuminen
- Enenevässä määrin palveluita voisi ostaa myös vapailta markkinoilta
- Keskittymistä voi syntyä myös yritys-spinnoffeja tarjoamaan palveluilta muillekin
- Yksilöt, kuten yksittäinen opiskelija tai opettaja voi hankkia palveluita itse itselleen
- Muutos on niin nopeaa, että ohjauksen on oltava riittävän löyhää luovuuden ja kehittyvien ratkaisujen saamiseen
- Toisaalta markkina ei toimi itsekseen näin pienessä, lähinnä julkisesti rahoitetussa kokonaisuudessa
- Luokkamuotoinen opetus ja seinät yleisesti poistuu
3.3 Esille nousseita ajatuksia korkekoulujen IT-palveluiden organisoimisesta
- Hinnat putoaa koko ajan, uusi asia on iso storage eikä yksittäisellä yliopistolla ole mallia, mikä data pitäisi laittaa minne.
- Kaupallisten tahojen käyttö on oikea malli.
- Miten yhteistyö syntyy? Unigrafian synty on mielenkiintoinen. Tarvelähtöinen.
- On työskenneltävä yhteisen tavoitteen eteen siten, että toimialakohtaisesti määritellään käsitteistö ja prosessit yhdistyvät ainoastaan sitä kautta.
- Yhteistyön hyödyt on tunnistettava ja jaettava kaikille tahoille, silloin yhteistyö on mahdollista. Edunsaajana pitäisi olla Suomi.
- IT-palveluiden järjestämisen uudistaminen vie vuosia, näistä yhteisistä asioista keskustelu on aloitettu.
- Järjestyksen pitää olla palvelut ja sitten organisointi. Jokaisen kk:n pitää miettiä mikä on ICT:nsä ydin, mikä pitää olla omissa käsissä, mikä yhdessä tuotettavaa ja tulevaisuudessa ostetaan yhä enemmän yrityksiltä. Missä haetaan kilpailuetua, mitä tehdään yhdessä? Esimerkiksi yritykset kilpailevat asiakkaista, mutta käyttävät samoja sovelluksia, verkkoja, tietovarantoja ja palveluyhtiötä.
- Miten ICT-palveluiden järjestämistavan muutoksen ja yhteistyön saa käytännössä toimimaan? Uusien organisaatioiden perustamisessa on synnytysvaikeutensa. Esimerkiksi OTM-hankkeen yritys on ollut jo 2 vuotta perustamisvaiheessa, toisaalta CSC yhteistyöorganisaationa olisi hankala reitti, koska tärkein on kompetenssikysymys. Pystyykö iso firma tekemään kaikkea vai ovatko yhden asian ympärille kootut organisaatiot parempia ja pystyvätkö sellaiset organisaatiot ja toiminnot jossakin vaiheessa yhdistymään?
- Olisiko jälkimmäinen tietoinen valinta eli voidaanko kirjoittaa skenaario ”pienistä muodostuu evoluution kautta isoa tekemistä”?
- Edetään tarve tai palvelukerrallaan, järjestämistavassa korostuu palvelun sisältökysymys eli millainen se on ja miten se tehdään.
- Suomeen räätälöimistä tarvitaan, montako elinkelpoista organisaatiota meillä voi olla yhteensä ja milläkin yhteistyön tasolla?
- Mihin meillä on rahaa uuden rakentamisessa, CSC:ssä jo laaja osaaminen. Korkeakoulujen ja CSC:n yhteistyöstä on ajatus, että CSC:llä on tietty rooli ja korkeakouluilla on omansa.
- Yhteisen strategisen työn tuloksena pienin ohjaustapa on kokonaiskuvan näyttäminen, häpeä on hyvä tapa ohjata toimintaa, jos kaikki muut ovat saaneet jonkun asian kuntoon. Kokonaiskuvan tuottaminen on tämän ohjausryhmän asia.
- Tulevaisuuessa tarvittaisiin hintalappuja eri skenaarioille.
- Kokonaiskuvan on tän ryhmän agenda.
- Tavoitearkkitehtuuri ehkä myöhemmin, nykytila nyt.
- Polku on nyt auki, mennään osien kautta.
- Tulossopimusprosessiin tarvittaisiin kaksi teemaa: IT-palveluiden kustannustehokkuuden etsiminen ja konsolidointi sekä palveluiden tehokkuuden kehittäminen, digitalisoinnin ja parantamisen ulottuvuus.
3.4 Työpajaosuuden pohjamateriaalit
- Esimerkit yhteisten palveluiden syntymisestä (liite 2a)
- Yhteenveto kansallisista opintohallinnon tietojärjestelmäselvityksistä (liite 2b)
4 Tulevaisuusbarometrityön laajentaminen
Raaska esitteli 39/13.5.2015 pohjalta, tavoitteena on laajemmin kypsytellyn tulevaisuusnäyn tuottamien Unifille ja Arenelle ja Korkeakoulujohdon ICT-kokouksen tasoisten linjausten pohjaksi.
Keskusteltiin, ketä pyydetään mukaan: KOOTuki: OHA-forumi, amk-oha, Pedafoorumi, amkpeda, Tutkimuksen tuen ja hallinnon verkostot, yliopistojen tutkimusvararehtorit ja Arenen TKI-vararehtorit. Esille nousi, että korkeakoulujen erojen vuoksi yhteisten kuvien löytäminen voi olla vaikeaa, erona esim. kokoraja pikemmin kuin sektori tai ala.
5 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen kokonaisarkkitehtuuriseminaarin järjestäminen
Raaska esitteli 38/13.5.2015 ja 34/19.3.2015 pohjalta (liite 3).
Keskustelussa esitettiin, että tavoitteena on KK-laitoksen tason työn esittely: rautalangasta ja ratakiskosta hyötynäkökulmat. Mukaan tarvitaan KA-työn tekijät siiloistaan. Seuraavassa kokouksessa käsitellään ohjelmarunko.
6 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen
Mäki esitteli, julkinen lista wiki-sivulla ja CSC:n merkittävä yhteistyörakenne 30/19.3.2015 mukaisesti käsittelyyn tuotavana asiana: luottamukselliset liitteet
7 Muut esille tulevat asiat
8 Kokouksen päättäminen
Hyvönen päätti kokouksen kello 15:03.
Tulevaisuustyöpajan asialista
1 Työpajakokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
Mäki esittelee 13.5.2015 kokouksen muistion (liite 1)
3 Työpajaosuus
Tavoitteena on luoda edellytykset ja suuntaviivoja korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT-palveluiden strategiselle kehittämiselle yhtenä, yhteisenä kokonaisuutena.
Edellytyksenä tavoitteelliselle, rohkealle ja tulevaisuuteen katsovalle kokonaisuudelle on muotoiltava toimintatapa, jolla eri substanssialueiden asiantuntemus- ja ohjausrakenteet tuottavat päätöksenteon pohjaksi yhteisen näyn tulevaisuudesta ja makrotason tavoitetilasta. Suuntaviivoja muotoillaan Korkeakoulujen ICT-palveluiden järjestämistasojen ja organisaatioden osalta.
Korkeakoulujen ICT-palveluiden sisältötavoitteiden muotoilemisen edellytykset
Lähtökohtana ovat esimerkit yhteisten palveluiden syntymisestä
Kirjastokonsortiot
HAKA
Eduroam
Box (IDA-FileSender-Eduuni)
Kajaanin korkeakoulukonesali
Opiskelijaksi-ilmoittautumis ja lukukausi-ilmoittautumispalvelu OILI
University Admission Finland
- Certia
Korkeakoulujohdon ICT-kokoukselle 27.5. esitettyä mukailevat malliesimerkit
- Prosessikuvaus siitä, miten ehdotus uudesta palvelusta etenisi päätökseen
- Malli siitä, miten ohjausrakenteita muutettaisiin
Korkeakoulujen ICT-palveluiden järjestämistasot ja organisaatiot
Lähtökohtana on nykytilan järjestäjäkartta
- Korkeakoulut ja niiden alihankkijat
- Kansalliskirjasto
- Certia
- Korkeakoulujen konsortiot, yhtiöt ym.
- CSC - Tieteen tietotekniikan keskus
- Opetushallitus
- Suomen Akatemia
- Arkistolaitos
- Muita?
Suuntaviivojen pohjaksi ohjausryhmän jäsenten alustukset
- AAPA:n strategiasta
- FUCIO:n strategiasta
- OHA-forumin ja KOOTuen työstä
- Muita?
Työlounas: keskustelu jatkuu pienryhmissä
Yhteenvetokeskustelu ja toimenpiteiden määrittely
4 Tulevaisuusbarometrityön laajentaminen
Raaska esittelee 39/13.5.2015 pohjalta. Huomioidaan työpajan tulokset
5 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen kokonaisarkkitehtuuriseminaarin järjestäminen
Raaska esittelee 38/13.5.2015 ja 34/19.3.2015 pohjalta, liite 3. Huomioidaan työpajan tulokset
6 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen
Mäki esittelee, julkinen lista wiki-sivulla ja CSC:n merkittävä yhteistyörakenne 30/19.3.2015 mukaisesti käsittelyyn tuotavana asiana: luottamukselliset liitteet