Sähköpostien lähettäjä-kentässä lukee: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen - EDUFI (no-reply)
Ja aihe/otsikko-kentässä: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

Vastaaja saa yhden kolmikielisen viestin eli sähköpostin saatetekstin kieltä ei valita vastaajan asiointi-/äidinkielin mukaan. 

Aloituskysely lähetetään, kun eHOKSiin on tallennettu HOKSin hyväksymisen päivämäärä ensimmäisen kerran.

Päättökysely muodostetaan ja lähetetään eHOKSiin tallennetun osaamisen saavuttamisen päivämäärän perusteella opiskelijan valmistumishetkeen saakka. Koskeen tallennettua opiskeluoikeuden vahvistuspäivämäärää (valmistumispäivä) käytetään silloin, jos eHOKSiin ei ole tallennettu osaamisen saavuttamisen päivämäärää valmistumispäivään mennessä, tai osaamisen saavuttamisen päivämäärä tallennetaan eHOKSiin vasta valmistumisen jälkeen. Vastaajatunnus muodostetaan heti, kun osaamisen saavuttamisen päivämäärän tallennetaan eHOKSiin. Varsinainen vastauslinkki lähetetään kuitenkin varsinaisena osaamisen saavuttamisen päivänä. Jos eHOKSiin tallennetaan tulevaisuuteen oleva ajoittuva päivämäärä, vastaajatunnus muodostetaan heti, mutta lähetetään vasta tulevaisuudessa.   

Linkkiä ei lähetetä, jos vastausaika on päättynyt. Ja tarvittaessa opiskelijalle lähetetään kaksi automaattista muistutusviestiä: ensimmäinen viesti lähtee 5 päivää ja toinen 10 päivää viestin alkuperäisen lähettämisen päivämäärästä alkaen.

Kyllä voi, eHOKSin käyttöliittymän kautta. Kuva käyttöliittymän oikeasta kohdasta löytyy sivulta: Vastauslinkkien lähettäminen

Uudelleenlähetystoiminto on käytettävissä vastausajan päättymiseen saakka. Jos opiskelija on kuitenkin jo vastannut kyselyyn ennen vastausajan päättymistä, järjestelmä ei tässä tapauksessa enää lähetä linkkiä. Opiskelijalle ei siis lähetetä linkkiä, johon hän ei voisi enää vastata.

Uudelleen lähetetyn linkin pitäisi tulla opiskelijalle sähköpostiin muutamassa minuutissa. Toisinaan lähetystä tekevässä palvelussa saattaa kuitenkin olla ruuhkaa ja lähettäminen voi kestää vähän pidempään. Lähettämiseen käytettävää palvelua käytetään muissakin Opetushallituksen tekemissä sähköpostiviestien lähetyksissä, minkä vuoksi palvelussa saattaa olla ajoittain ruuhkaa.

Linkki lähtee viivytyksettä, kun eHOKS tai Koski on saanut tarvitsemansa tiedon. Koska käsky muodostaa linkki lähtee järjestelmälle vasta siitä hetkestä, kun eHOKS tai Koski saa tiedon HOKSin hyväksymisestä (se on tehty jo) tai suorituksen vahvistamisesta (se on tehty jo), linkki ei ole saatavissa etukäteen. Mutta ymmärrämme hyvin tuon käytännön tilanteen, on helpompi motivoida opiskelijaa vastaamaan, kun kohdataan ja ollaan asian äärellä läsnä. (vastauksen antanut: OPH / 28.6.2019)

Opiskelijapalautteen vastausaika on 30 päivää vastauslinkin lähettämisestä mutta maksimissaan 60 päivää ensikertaisen hyväksymisen päivämäärästä (aloituskysely) tai osaamisen saavuttamisen päivämäärästä / opiskeluoikeussuorituksen vahvistuspäivämäärästä (päättökysely).

Ei lähde linkkiä, jos opiskeluoikeus on "katsotaan eronneeksi". Jos opiskelija on ehtinyt suorittaa yhden tai useamman tutkinnon osan, joka päivitetään uudeksi tavoitteeksi HOKSiin siten, että päättökyselyyn vastaaminen  koskien tutkinnon osan/osien suoritusta on vielä 30 vuorokauden kuluessa mahdollista, silloin kerätään muuttuneen tavoitteen mukainen päättöpalaute. Jos 30 vuorokauden vastausaika on ehtinyt kulua, palautetta ei enää voi kerätä.

Linkin kautta kyselyyn siirtymiseen ei tarvita kirjautumista eikä salasanoja.

Ei voi. Linkki vie samaan kyselyyn sekä sähköpostin että eHOKSin kautta. Linkki on myös aina opiskelijalle henkilökohtainen. Jos opiskelija yrittää vastata kyselyyn, johon on jo vastannut tai jonka vastausaika on mennyt umpeen, hänelle tulee ilmoitus "Tähän kyselyyn vastaaminen ei ole enää mahdollista / Kyselyyn on jo vastattu".

Kyselyyn vastaamisaika on 30 vuorokautta, jonka lisäksi Opetushallitus voi perustellusta syystä jatkaa opiskelijapalautteen keräämisaikaa koulutuksen järjestäjän pyynnöstä korkeintaan 30 vuorokauden ajan. Syitä, jotka ovat perusteltuja, ei ole määritelty tarkemmin asetuksessa eikä Opetushallituksessa. Jokaisen opiskelijan vastaus on tärkeä ja opiskelijan sairastuminen voidaan katsoa perustelluksi syyksi. Tällaisessa tilanteessa jatkoaikahakemus tehdään koskien kyseistä vastauslinkkiä, joka tulee yksilöidä. Hakemuksen perustelussa tulee huomioida, että opiskelijan henkilöllisyyttä ja tarkempaa sairastumisen syytä koskeva anonymiteetti säilyy.

Palautteen kerää se koulutuksen järjestäjä, joka saa suoriterahoituksen, hankintakoulutuksessa siis hankkiva (ostava) taho.

Suoriterahoituksen saava koulutuksen järjestäjä myös vastaa HOKSin laatimisesta ja hyväksymisestä sekä siirtää HOKS-tiedot eHOKSiin.

Arvo näyttää vastausajan näin silloin, HOKSin tiedot on viety eHOKS-järjestelmään vasta sen jälkeen, kun vastausaika on jo päättynyt. Aloituskyselyssä HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivä on ollut yli 30 päivää ennen kuin tiedot on siirretty eHOKSiin (eli jolloin vastauslinkki muodostuu). Näissä tapauksissa vastauslinkkiä ei ole lähetetty vastaajalle, koska vastausaika on linkin luomisen aikaan jo päättynyt.

Päivämääristä vielä tarkennukseksi:

Vastaajatunnuksen alkupvm = Päivämäärä, joilloin linkkipyyntö tulee eHOKS:sta, mikäli herätepäivä on sama pvm tai menneisyydessä. Jos herätepäivämäärä on tulevaisuudessa, vastaajatunnuksen alkupvm on herätepäivä.

Vastausajan loppupvm = Normaalisti 30 vrk vastaajatunnuksen voimassaolon alkupvm:stä. Mikäli herätepäivästä on kulunut 30-60 vrk, vastausaika voi olla lyhyempi kuin 30 vrk. Mikäli herätepäivästä on kulunut yli 60 vrk, syntyy vastaajatunnus, jolla ei ole vastausaikaa ja vastausajan viimeinen päivä (60 vrk herätepäivästä) on merkitty vastausajan loppupvm:ksi.

Näissä poikkeustilanteissa vastausaika näyttää hassulta käyttöliittymässä, mutta kertoo koulutuksen järjestäjälle tunnuksesta enemmän kuin pelkkä "ei vastausaikaa". Päivämäärien perusteella on mahdollista selvittää opiskelijarekisteristä tai tiedonsiirtorajapinnoista aitoa ongelmaa, eli miksi tunnukset ovat syntyneet myöhässä.

Avovastaukset näkyvät Arvon Raportit-osion raporteilla. Vastuukäyttäjä saa kaikki avovastaukset kerralla Raportit-osion CSV-tiedostoille.

Luvut päivittyvät kerran kuukaudessa. Julkaisupäivä on kuun 3. päivä. (esim. 3.11. julkaistiin elokuun aikana tehtyihin tunnuksiin kertyneet vastaukset).

Arvossa näytettävät tutkinnot saadaan OPH:n ylläpitämästä koodistopalvelusta, käytössä on aina uusin versio nimestä. 

Organisaatiotiedot tulevat Arvoon Opintopolun organisaatiopalvelusta. Muutokset tehdään siis organisaatiopalveluun, eikä niitä tarvitse tehdä Arvoon.

Organisaatiomuutosten yhteydessä on tarpeellista varmistaa, että myös vanhan organisaation aikaiset raportit saadaan talteen. Jatkakaa siksi Opintopolun kautta vanhan organisaation Arvo-käyttöoikeuksia siksi aikaa, että ehditte ottaa raportit talteen itsellenne.

Raportit eivät siirry vanhoista organisaatioista uusiin, vaan ne näytetään aina sen organisaation olla, jonka raporteista on ollut kysymys kyselyjen voimassaolon aikana. Arvon raportit on tarkoitettu lyhytaikaiseen, kyselyn aikana tehtävään vastausten kertymisen seurantaan. Pitkän aikavälin raportointia kannattaa katsoa Vipusen kautta.