Vetäjät: Virve Peltoniemi, Päivi Aho, Helena Halkola, Helena Majamäki (siht)
Osallistujalista
Työskentely: kolme ryhmää, jokaisella pisteellä 15 min.
Huom! Kysymyksiä muokattiin toiseen ryhmään siten, että päällekkäisyyttä saatiin vähennettyä
Materiaalia:
Kooste työpajasta
Miten organisaatioissa voidaan hyödyntää viitearkkitehtuuria yhä paremmin?
- Välikeskustelua: onko OPI-viitearkkitehtuuritaso se, jolla voi viestiä johdolle (teesi: pitäisi olla hyvin yksinkertaistettu esitys käytössä)
- organisaation sitoutuminen OPIn käyttöön, vaikka johto vaihtuu
- Päivi: johdon pitää olla tietoinen ja sitoutunut, johdolta pitää tulla tuki. Toimijoille pitää muodostua kokonaiskuva toiminnasta. Tärkeää viestiä sellaisella kielellä, että sitä voi ymmärtää.
- Käyttötarkoituksia on helppo löytää
Koko organisaation tasolla - Käsitteiden viitekehys
- Kokonaiskuvan muodostaminen
- Organisaatiomuutokset, fuusiot ja yhdistymiset
- Prosessien rakentaminen ja kuvaaminen
- Palveluiden kehittäminen ja tuotteistaminen
- Riippuvuuksien hahmottaminen
- Korkeakoulujen välinen yhteistyö
- Yhteinen kieli ja kommunikointi
- Toiminnan tunnistaminen ja tehostaminen
- Päällekkäisyyksien tunnistaminen
- Asioiden perusteleminen
| Johdon tasolla - "executive-malli" johdolle
- Johdon tuki asioille
- Resurssien kohdentaminen
- Rahoituksen tasapuolinen jakaminen
- Kilpailutus
- Laadunhallinta ja kehittäminen
| Henkilökunnan tasolla - Henkilöstön perehdytys
- Työnkulun kuvaaminen
- Riippuvuuksien hahmottaminen työnkuvausissa
| Opiskelijan tasolla - Aloittavien opiskelijoiden tuki
- Opiskelijoiden ymmärryksen lisääminen oppijan polusta
| Järjestelmätasolla - Toiminnanohjausjärjestelmän pohjana
- Järjestelmäkehityksessä
- Järjestelmähankinnat
|
Mitä on tehtävä, että hyödyntäminen on mahdollista tai entistä helpompaa?
- Virve: tarvitaan työkaluja hyödyntämiseen, pelkkä kuva ei riitä. Esim. simulaattori. Hyvää kieltä, käsitteiden nykyaikaistaminen, kieliversiot, esittelyaineistot, pelillistäminen
- Virve: prosessien ja palveluiden kuvaaminen tärkeää, perehdytysmateriaalia eri toimijoille ja asiantuntemus asiaan liittyen
Kooste ryhmistä
Visualisoinnin päivittäminen - Erilaisia visualisointeja eri tarpeisiin
- Yhtenäinen kuvaustapa
- malli ja dokumentaatio kaikille käyttöön
- prosessien kuvauksen selkeästi auki
| Sisällölliset päivitystarpeet - Viitekehyksen konkretisointi kansallisten järjestelmien avulla
(Oili, Opintopolku, Virta, Emrex ym.) - Palveluiden kuvaaminen, palvelupolkunäkökulma
| Käytön tukeminen - Tarve asiantuntijoille
- Johdon tietoisuus - johdon tuki
- Perehdytysmateriaalia
- Tieto julkisesti näkyville
- Asia selkeästi näkyväksi
- Selkokielisyys ja käsitteiden nykykielisyys
- Kieliversiot
- Valmiit esittelydiat & käyttöohjeita esim. videolla
- Osallistaminen: opettajat, opiskelijat, johto, sidosryhmät
- Visualisoinnin kuvan teknisen hyödyntämisen kehittäminen: exceleitä, simulaattori, peli tms. käytettävyyden tueksi
- Niiden kysymysten kuvaaminen, jotka ratkaistava esim. uutta korkeakoulua perustettaessa tai uuden koulutusmuodon käytäntöönpanossa
- Taloudelliset, toimintaan liittyvät ja vaikuttavuuden hyödyt ylimmälle johdolle
- Auditointi
|
Miten OPI-viitearkkitehtuurista saadaan mahdollisimman monia korkeakouluntoimijoita palveleva työkalu?
Kooste ryhmistä
Visualisoinnin päivittäminen - Kuva, johon pääsee porautumaan syvemmälle (esim. wikissä)
- "Himmeli", johon jokainen voi ripustaa palvelut ja prosessit
- ka.csc.fi sivun interaktivisuus
- hakutoiminnot toimimaan: esim. näytä prosessit, näytä palvelut, näytä järjestelmät
- Helposti luettava, lähestyttävä ja käytettävä
- "Valmis tuote muualle kuin wikiin"
- Pohja, johon voi työstää omaa kuvaa
| Sisällölliset päivitystarpeet - Toimintojen ja toimijoiden tunnistaminen, roolien lisääminen
- Rajapinnassa olevat palvelut: jatkokoulutus, opetus - tutkimus
- Riippuvuuksien tunnistaminen
- Yhteys laatutyöhön
- Liitosten kuvaus taloushallintoon, tilahallintaan, rekryprosessiin ym.
- Panostaa prosessien kuvaamiseen
- Yhteisten menetelmien ja kuvaustapojen lanseeraaminen
| Käytön tukeminen - Työkalun pitää lisätä tietoisuutta
- Hyvien käytäntöjen jakaminen: esim. mihin ja miten on käytetty
- Ymmärrys johdolle ja johdon sitouttaminen = koko organisaatio
- Selkokieli (OKSA-sanasto)
- Opiskelijan työkalu tutoroinnin tueksi, oppijan polku
|
Poimintoja keskustelusta
- Johto nousee esille eri näkökulmista, esim. viitearkkitehtuuria voi käyttää työkaluna, kun halutaan viestiä johdolle, miten "kaikki liittyy kaikkeen" ja mihin kaikkeen jossain kohdin tehty päätös (esim. uusi koulutus) vaikuttaa.
- Johdon merkitys: johdon pitää olla sitoutunut viitearkkitehtuuriin ja tukea sen käyttöä. Kun johdolle viestititään, pitää viitearkkitehtuuri pystyä kuvaamaan todella lyhyesti ja selkeästi. Asiaan liittyvä asiantuntemus ja perehdytys.
- Väline kokonaisuuden kuvaamiseen uusille työntekijöille, hankkeille, opiskelijoille. Käyttötarkoituksia on helposti löydettävissä
- Erilaisia hyödyntämiskohteita löydettiiin paljon: väline siihen, että voidaan havainnollistaa ja kokonaisuutta ja sitä, että jossain tehtävä päätös (esim. joku uusi koulutus) vaikuttaa moneen toimintoon
- Viitearkkitehtuuri työkaluna: interaktiivisuus, mahdollisuus porautua, pelillistäminen, simulaattoori. Viitearkkitehtuuri pitää olla helposti löydettävissä