Location:
Virtual meeting in Zoom: https://cscfi.zoom.us/j/822472442
Present: Stina Westman (CSC), Suvi Remes (CSC), Pekka Matikainen (EDUFI), Hanni Muukkonen (UOulu), Susanna Pirttikangas (UOulu), Annica Moore (EDUFI), Antti Laitinen (CSC), Anu Märkälä (CSC)
Agenda (diapohja agendan tueksi)
- Tausta
- Tilannekuva
- Valmistelun tilanne
- tehtäväksianto: täytyy näkyä merkittävissä määrin vaikutus toimintaan (komission toimeksianto)
- viisi skenaariota: (ks. Modified project plan - re-organising the budget)
- WP3:n resurssien siirtäminen OPH:lta Oulun yliopistolle
- WP3:n resurssien allokointi alihankintaan OPH:n ohjauksessa
- WP3:n resurssien siirtäminen CSC:lle
- Europass case study uutena tehtävänä ja sen resursointi
- WP3:n työtä ei mahdollista jatkaa hankkeessa, projektin uudelleen suuntaaminen ja resurssien pienentäminen
- lisäksi muutoksia deliveraabeleihin
- 1 uusi deliveraabeli Europassiin liittyen, olisi D40
- aikataulumuutoksia? Del 22 Final seminar (oli M20)
- keskustelu uudesta suunnitelmasta valmistelun pohjalta
- esitys etenemiseen
- A+B: WP3 uudelleenjärjestely
- D: Europass-toteutus, partnerien resurssien hankkeen sisäiset siirrot WP5:een
- Askeleet suunnitellun toteuttamiseen
- Varmistus: Mitkä deliverablet mistäkin tekemisestä, sisällöt ja niiden väliset suhteet
- Del 20: Running prototypes in cooperation with WP3
- Del 21: Feedback and specisfications to user scenarios
- Del 24: Open source code for all components, including example code
- Del 25: Technical documentation, including glossary, model and architecture
- Del 26: Three prototypes
- Del 27: Pilot deployment of the architecture - Del 30: Report on pilot deployment of the architecture
- Del 28: Pilot deployment of analytics prototype - Del 31: Report on pilot deployent of analytics
- Del 29: Pilot deployment of learner plan prototype - Del 32: Report on pilot deployment of learner plan prototype
- Ehdotus: Del 3: Standard management report osoittamaan että WP3 työpanosta on lisätty ensimmäisen vuoden luvuista - olisiko ennakkotieto lähettää jo torstaina muiden dokumenttien yhteydessä?
- Jatko: tehostettu seuranta, miten toteutetaan?
- Päätösasiat: Mikä/mitkä skenarioista valitaan etenemiseen
- WP3 uudelleenjärjestely
- Uusi deliverabeeli, resurssit, aikataulu, vastuu
- kohdan D osalta pyydetään sähköpostihyväksyntä muilta partneilta
- Jatkosuunnittelun ja seurannan toteutus
- Modified project planin laatimisen aikataulu ja sisällöt
Muistio (luonnos)
Osallistujat: Pekka Matikainen, Annica Moore, Susanna Pirttikangas, Hanni Muukkonen, Stina Westman, Suvi Remes (pj), Antti Laitinen, Anu Märkälä (siht.)
- Tausta
- mid-term review 31.1.2019
- road map (D8) and holistic project plan dl 28.2. + 4 kpl deliveraabeleita (D14, D15, D18 and D35) toimitettava uudestaan dl 14.3.
- komission huoli: arvio, että resursseja ei ole saatu käyttöön, ja siten hankkeen tavoitteiden saavuttaminen vaarantuu
- Tilannekuva
Alkuperäisessä tehtävälistassa ei ollut riskienhallintasuunnitelmaa, mutta virallisessa rewievissä erillinen deliveraabeli- toimitetaan 14.3. mennessä
- Valmistelun tilanne
- skenaarioita valmisteltu
- tehty kokonaisuuden ja työn liitoksista visualisointi
- perustan muodostaa arkkitehtuurityö (WP2), muodostaa ison kuvan
- Learner Plan, joka koostuu kolmesta moduulista (WP3); moduulit hieman eläneet, mutta nyt ymmärtys, että tämä on se kokonaisuus, jota viedään eteenpäin
- Analytics, (WP2), on ymmärrys, että liittyy Learner Planiin
- nämä yhdessä muodostavat deliverable 26, joka tulee 05/2019 raportoitavaksi
- tähän 28.2. mennessä lähtettävä suunnitelma ottaa kantaa
- 6 PM siirto Ouluun
- OPH:n työn siirtoa alihankintaan
- uutena tehtävänä tullut liitos EuroPass-työhön, syntyy uusi deliveraabeli (40) >> pitää sopia toteutuksen aikataulusta
- kehittämisen jälkeen, käyty keskustelua mitä deployment tarkoittaa >> tuotetaan lopputuotteita, joita voidaan testata
- WP3 uudelleenjärjestely
- OPH: toimeksianto ollut tehdä suunnitelma miten kehitys toteutuu kahdessa osassa, toukokuussa ja elokuussa 2019, tällä vaikutusta myös siihen mitä tulee testattavaksi muille (deployment)
- Oululle siirtyvä osuus on WP3:sta WP3:een, kalvolla virheellisesti WP2 (AP: muokattava kuva); Oululla ei aiemmin ollut osuutta WP3:ssa eli tämä korjaisi tilanteen siltä osin
- resurssointitilanne ollut huolena ja syystäkin; ensimmäisenä vuonna ollut vain yksi henkilö; nykyisellä suunnitelmalla saataisiin henkilötyökuukaudet toteutettua, nyt selkeästi enemmän asiantuntijoita työskentelemässä; ollut myös kirjausteknistä ongelmaa eli kaikkea työtä ei ole saatu virallisesti allokoitua hankkeelle
- Oulun esitys, että siirretään heille resurssia 6 PMs ja syntyisi näin jopa neljä(4) protoa
- Learner plan sis. 3 protoa, järjestelmäkomponentit
- Analytics omana (esim. D28) sekä osana Learner plania (esim. D26)
- Arviointi: WP2:n löyhä kytkös muuhun tekemiseen >> AP: tulisi kuvata kytkevät kehityslinjat paremmin suunnitelmassa
- Oulu tekee algoritmin ja yksinkertaisen laatikon jossa se toimii, esim. esitys ja dokumentaatio (DL28), tekevät tutkimusta ja koodaavat, tuotoksena testattu algoritmi jonka laatu Oulun vastuulla
- EDUfi hyödyntää algoritmia osana learner plania (D26), OPH/Reaktor integroi profiiliin ja tuotteistaa tarvittaessa lisää
- yhteentoimivuus OPH:n palveluihin vaatii OPH:n arkkitehtuurin noudattamista, AP OPH jakaa tiedoksi
- riski että analytiikka jää kellumaan erillisenä, tätä varten suunniteltava yhdessä OPH:n ja Reaktorin kanssa (AP: kuvataan modified project planissa miten työskennellään yhdessä ja mitigoidaan tämä riski, suunniteltava yhdessätyöskentely ja siihen liittyen esim. matkakulut)
- AP: kuvaan aikajana, mitä on valmiina 5/2019 ja mitä 8/2019, (missä mennään, mitä tehdään missä aikaikkunassa); syötteet tuotosten välillä
- AP: selkeytetään deliveraabeleiden suhdetta: D28 analytics prototype deployment = kuvataan miten otetaan käyttöön osana Learner plania D29
- AP: prototype vs. module termistö oltava konsistenttia läpi suunnitelman, tilaisuus selkeyttää Annex I:stä
- Askeleet suunnitellun toteuttamiseen
- Päätösasiat
- WP3 uudelleenjärjestelyn osalta päätettiin
- Siirto WP3 6 PM Oululle, siirtyy WP3:sta OPH:lta, AP suunnitelmaan uusi task: Create deploayble analytics prototype (Oulu) AP Oulu tarkistaa loppusumman jotta menee oikein suhteessa omarahoitusosuuteen
- Siirto WP3 OPH:n työstä alihankintaan jotta saadaan data scientist, n. 30 000 e (AP kuvattava miten kohdentuu)
- ks. muut AP:t yltä
- lisäksi muutoksia deliveraabeleihin
- 1 uusi deliveraabeli Europassiin liittyen, olisi D40, resurssit, aikataulu, vastuu
- WP5, vastuu DUO (jos hyväksyy), resurssit uudelleenallokoimalla WP5 resursseja partnerien sisäisesti, Due M2?
- DUO on jo EuroPass-kehityksessä mukana, joten olisi luonteva taho koordinointiin ja yhteyspisteeksi
- ma-iltapäivällä tiimikokouksessa DUO:n kanssa käydään läpi
- sisällöllisesti: 2 kaksi työpajaa; tuotetun lisäarvon näyttäminen Compleap-kehityksestä
- kohdan D osalta pyydetään sähköpostihyväksyntä muilta partneilta
- AP: määriteltävä millä asteikolla resursseja siirretään, esim. yhteensä 1 PM josta 1 htv per partneri + 1 vko DUO koordinointiin? Matkakulut?
- aikataulumuutoksia? D22 Final seminar (oli M20) EI KÄSITELTY
- Modified project planin laatimisen aikataulu ja sisällöt
- AP: Analytiikan ja prototyyppien osalta EDUfi jäsentää osaksi WP3:n tekstiä, Oulu kontribuoi
- Jatkosuunnittelun ja seurannan toteutus
- Sovittiin että seurataan kuukausitasolla tuotoksia ja resurssien käyttöä
- Kootaan epävirallinen talous tieto tammi tai jopa helmikuun loppuun, saadaan indikaattori miten projektissa on tuotettu lisää työtä AP: Antti pyytää partnereilta asap
- Indikaattoreihin: verkostojen rakentaminen, testauksen ja deploymentin-tavoitteet kuten näissä suunnitelmissa on
- AP: ohjausryhmälle executive summary (valmistelun eteneminen + muutokset: vastuut, resurssit) ja materiaalit tiedoksi - ke klo 12 materiaalit valmiit, jotta osapuolet ehtivät katselmoida
- AP: kumppaneille tämän muistion keskeisimät asiat englanniksi
What is said in the Interim report concerning the budget transfers:
- Modified project plan should include detailed proposal for amendment and internal re-allocation of the budget
The Consortium is asked to provide possible scenarios that will tackle the staffing problem of partner 2 - OPH which is causing the delays in the development of the prototype (additional subcontracting, transfer of tasks to other partners,…). The scenarios should include details regarding the: Partners affected, Work packages affected, Tasks to be transferred with corresponding deliverables, Person months, Type of costs and costs in EUR transferred, together with the detailed justification of the proposed scenarios.
Plan for changes with the budget (subcontracting etc.)
Käytettävissä oleva budjetti vuodelle 2019:
OPH:n ja Oulun budjetti ensimmäisen vuoden aikana
Opetushallituksella on yhteensä käytettävissä 79 henkilötyökuukautta (PM) hankkeessa.
Ensimmäisen hankevuoden aikana OPH on käyttänyt näistä yhteensä 17 PM. Ensimmäisen vuoden aikana hankkessa työskenteli pääsääntöisesti vain yksi ihminen. Tilannetta on muutettu selkeästi parempaan suuntaan toiselle hankevuodelle.
Opetushallituksen muuttunut resursointitilanne 2019
Projektipäällikkö (100% työaika hankkeella)
Kaksi erityisasiantuntijaa (40% työaika hankkelle ja 60% työaika hankkeella)
Kaksi asiantuntijaa (WP2, 50%- 80% työaika hankkelle ja WP4 50% -100% työaika hankkeelle)
Arkkitehti (n. 20% työaika hankkeelle)
+ mahdollinen uusi asiantuntija erityisesti dokumentointiin huhti- tai toukokuusta eteenpäin. Tämä varsin todennäköistä, varsinkin toukokuusta lähtien.
Lisäksi hankkeessa mukana myös Oppijan palveluiden muita asiantuntijoita tarpeen mukaan.
Yhteensä: 49,9 PM hankekuukausille 13-24 - Laskelmat täällä
Kokonaismäärästä 79 PM jäisi käyttämättä yhteensä 12 PM ilman mitään siirtoja.
Hankkeen sisäiset siirrot
Esitetään, että OPH:lta siirretään 6 henkilötyökuukautta Oulun yliopistolle WP3:en.
6 PM+ sivukulut siirto: tehdään natural language processing, Koski-tiedot muutetaan kansankielisiksi osaamisiksi, jotka käyttäjä pääsee valitsemaan osaksi profiiliaan. Tuotetaan algoritmi ja sen yksinkertaisin mahdollinen toteutus olisi (halutessaan) nähtävissä omana analytics prototyyppinä (Deliverable 29 - analytics prototype), mutta sen tuotokset myös keskeinen osa profiilia.
- Alla laskelma ”osaamisen sanallistamiseen” tarvittavasta budjetista laskien 6PM + kaksi Helsingin matkaa jatko-opiskelijalle Abhinay Panday.
- Salary for 6 months (6x2887,39) : 17325 EUR
- Salary with person costs (51%) effective 0,88: 26161 EUR
- Other direct costs (travels): 1000 EUR
- Flat rate for indirect costs (7%): 1831 €
- Costs together: 28 992 EUR
Requested transfer from EDUFI to Uni Oulu 28 992e
Total EU funding transferred to from EDUFI to Uni Oulu (70%) = 20 294,40 eur
- Total eligible costs +39989e - what is this?
Esitetään, että ainakin 6 henkilötyökuukautta (eli n. 30 000 e) WP3:n työpanoksesta siirretään ostopalveluihin ja erityisesti Data Scientist osaamisen varmistamiseen ja kehittämistyön laadun parantamiseen.
OPH tilaa kaikki sovellukehittämispalvelut ulkopuolelta, eikä tätä oltu otettu tarpeeksi huomioon hanketta suunniteltaessa. Hanke suunnitelmassa todetaan, että "the project will outsource some of the IT development". Todellisuudessa OPH tilaa kaikki sovelluskehityspalvelut, mukaan lukien palvelumuotoilun ulkopuolelta. Nämä eivät ole OPH:n perusosaamista.
Ensimmäisen hankevuoden aikana on keskitytty palvelumuotoiluosaamisen hankkimiseen WP2:ssa, sekä palvelun suunnitteluun. Tähän ja pilotoinnin valmisteluun on ostettu osaamista ulkopuolelta, sillä OPH:n sisällä ei ole tätä osaamista.
OPH toteuttaa koko ICT-palvelujen alihankinnan.
Keskimääräinen kuukausipalkka 4153 e x 6PM = 24 918 eur
Lakisääteiset sivukulut 17,224 % x 24 918 = 29 209,88 eur
Indirect costs 7% = 2 044,69 eur
Total: 31 254,57 eur
Total costs transfered from EDUFI PMs to subcontracting 31 254,57 eur
Total EU funding transferred to subcontracting (70%) 21 878,20 eur
Mitä lukee Annex 1:
" The funding is used for procurement of different types of ICT services such as UI -design, drafting of concept and the technical production of prototypes. The funding is also used for auditing. All procurements are obtained via the National Agency for Education’s officially procured service contracts."
" To be able to respond quickly to the technological development needs, the project will outsource some of the IT development. The Lead Partner together with the Project Coordinator have both strong experience in selecting and managing outsourcing relationships including understanding the risks involved. In addition, other subcontracting costs may include subcontracting some expertise related the work done at the WPs."