1 Johdanto

2 Työryhmän toiminta

Osallistujat

Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
Hanken Svenska handelshögskolan
Helsingin yliopisto
Hämeen ammattikorkeakoulu
Karelia-ammattikorkeakoulu
Laurea-ammattikorkeakoulu
Savonia-ammattikorkeakoulu
Tampereen yliopisto
Turun ammattikorkeakoulu
Turun yliopisto

Digi- ja väestötietovirasto
Digivisio 2030 hanketoimisto
Maahanmuuttovirasto
Opetushallitus
Suomen ylioppilaskuntien liitto
Työ- ja elinkeinoministeriö
CSC – Tieteen tietotekniikan keskus oy

Organisoituminen

Alatyöryhmän puheenjohtajina ovat toimineet Haaga-Helia ammattikorkeakoulun tietohallintopäällikkö Kirsti Niemeläinen ja aluksi Digivisio 2030 hanketoimiston hankepäällikkö Vilho Kolehmainen ja myöhemmin digiarkkitehti Elina Toivanen Turun yliopistosta. Sihteerinä on toiminut Marjut Anderson, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus oy. Alatyöryhmä on kokoustanut yhteensä kuusi kertaa, minkä lisäksi kokouksia on valmisteltu erillisissä palavereissa puheenjohtajiston ja sihteerin toimesta. Alatyöryhmän tehtävänä on ollut käsitellä kansainvälisten opiskelijoiden identiteetinhallintaan ja tunnistautumiseen liittyviä asioita ja ehdottaa myöhemmin pilotoitavia kehitystoimenpiteitä.

3 KV-opiskelijoiden identiteetinhallinnan ja tunnistautumisen nykytila

3.1. Prosessi ja eri toimijat 

3.2. Käyttötapaukset

Hakuvaiheen tunnistautuminen, tutkinto-opiskelijat:

Suomalaisiin korkeakouluihin tutkinto-opiskelijaksi hakevat henkilöt eivät tunnistaudu Opintopolussa. Tästä syntyy helposti tuplahakemuksia, joita myöhemmin täytyy yhdistellä. Lisäksi paljon työtä tehdään siinä, kun opiskelijat syötetään korkeakoulujen opintorekistereihin ja sielläkin etsitään mahdollisia tuplahakemuksia, koska henkilöillä ei ole yksilöivää tunnistetta, jolla esimerkiksi tunnistettaisiin ne ilman henkilötunnusta olevat opiskelijat, joilla on jo aiemmin toista kautta saatu opinto-oikeus. Jos henkilö aloittaisi hakuprosessin Opintopolkuun tunnistautumalla, poistuisi ainakin osittain tarve käsitellä tuplahakemuksia hakuvaiheessa. Tunnistautumisen vaihtoehtoja olisivat esimerkiksi eIDAS-tunnistaminen, mutta se sopii vain EU-kansalaisille. Toinen vaihtoehto olisi eduGain-tunnistaminen. Tämä ei kuitenkaan estäisi tuplahakemuksia, koska opiskelijalla voi olla usean oppilaitoksen tunnukset. Ei myöskään ole tiedossa millä luotettavuustasolla eduGain-organisaatiot tunnistavat tunnuksen saajat ja on myös olemassa hakijoita, joilla ei ole minkään (eduGain-)korkeakoulun tunnuksia. Yksittäisenä ratkaisuna ainoa tapa olisi etätunnistaminen virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Se on automatisoitavissa ainakin jossain määrin, mutta se ei ole tehokas tehtäväksi aina kirjautumisen yhteydessä. Olisi tehokkaampaa tunnistaa kertaluonteisesti ja antaa tunnistamisen päätteeksi tunnistusväline, jota voi käyttää jatkossa, esimerkiksi paikkaa Opintopolussa vastaanottaessa. Näin säästyttäisiin myös turhalta työltä, kun em. “ei-todelliset hakijat” saadaan karsittua pois heti alkuvaiheessa.  

Hakuvaiheen valintakokeet ja todistusten tarkistaminen

Ammattikorkeakoulut järjestävät hakijoille myös valintakokeita. Valintakoetilanteissa (haastattelu) hakija näyttää passia videohaastattelussa, jolloin haastattelijan on pystyttävä arvioimaan henkilöllisyys. Tämä on hankalaa kiireen ja paineen takia. Valintakokeen kirjallisen osion tunnistautumista ei tällä hetkellä ole lainkaan. miten kolmansien maiden hakijat? Hakujoiden aiempien tutkintojen todistusten vertailu on myös hankalaa. Köyhissä maissa hakijoilla on myös teknisiä haasteita muun muassa huonojen internet-yhteyksien vuoksi ja tietiteknisen osaamisen puutteista johtuen. Nämä asiat voisivat hankaloittaa myös sähköisen tunnistautumisen mahdollista käyttöönottoa. 

Hakuvaiheen tunnistautuminen, vaihto-opiskelijat

Vaihto-opiskelijat on useimmiten valittu vaihtoon kotikorkeakoulussa ja kotikorkeakoulu nimeää eli nominoi heidät suomalaiseen korkeakouluun. Kaikki suomalaiset korkeakoulut eivät kuitenkaan vaadi pakollista nominointia vaan opiskelija voi täyttää vaihto-opiskelijan hakulomakkeen myös ilman nominointia. Näissä tapauksissa kotiyliopiston puolto tarkistetaan opintosuunnitelmasta, jonka kotikorkeakoulun edustaja allekirjoittaa. Jatkossa Euroopan unionin rahoittamassa Erasmus-ohjelmassa opiskelijan, koti- ja korkeakoulun edustajien allekirjoittama opintosuunnitelma eli Learning Agreement tehdään EU-maiden, Turkin, Serbian ja Sveitsin osalta sähköisessä järjestelmässä (OLA = Online Learning Agreement).   

Tunnistautuminen IT-lupien saamista varten

Monissa korkeakouluissa IT-tunnukset on korona-aikana annettu saapuville kansainvälisille opiskelijoille videohaastattelujen avulla tai erilaisilla etätunnistusratkaisuilla. Esimerkiksi yhdessä yliopistossa on korona-aikana järjestetty saapuville vaihto-opiskelijoille IT-tunnukset SoleMove –vaihtojenhallintajärjestelmässä. Kotiyliopisto ensin nominoi eli nimeää opiskelijan järjestelmässä. Ajatuksena on, että partneriyliopistot lähettävät vaihtoon vain tunnistettuja henkilöitä. Opiskelijasta käytetään vain hänen kotiyliopistonsa sähköpostiosoitetta, ei esimerkiksi Hotmail-osoitetta. Kun opiskelija hyväksytään, hänen tietonsa ajetaan SoleMovesta opiskelijarekisteriin. Yliopiston it-tunnukset muodostuvat automaattisesti uusille opiskelijoille. Kansainvälisen vaihdon palvelut poimii uudet tunnukset tietokannasta ja tallentaa ne opiskelijan omaan hakemukseen SoleMovessa. Tämän jälkeen opiskelija sai suoraan IT-tunnukset vaihtoyliopiston järjestelmiin. Opiskelija kirjautuu SoleMove –tililleen, kopioi sieltä tunnuksen ja salasanan ja vaihtaa salasanan.   

Oleskelulupaa varten tehtävä tunnistautuminen

Henkilö, jonka kansalaisuus on muu kuin EU-maiden, Islannin, Lichtensteinin, Norjan tai Sveitsin kansalaisuus, tulee hakea Suomeen yli 90 päiväksi opiskelemaan tullessaan oleskelulupaa. Perustutkinto-opiskelijat hakevat opiskelijan oleskelulupaa ja tohtoriopiskelijat tutkijan oleskelulupaa. Hakemukseen tarvitaan suomalaisen korkeakoulun hyväksymiskirje. Oleskelulupaa varten opiskelijan pitää käydä jokotunnistautumassa Suomen edustustossa. Pakollinen tunnistautuminen edustossa vaatii monelle hakijalle matkaa toiseen maahan kaikkine maahantulomuodollisuuksineen ja matkakuluineen. Tunnistautumiseen on liittyy paljon haasteita. Joissakin edustustoissa / viisumikeskuksissa on jopa useiden kuukausien pitkät jonot tunnistautumiseen. Matkat toiseen maahan voivat tulla myös kalliiksi etenkin vaihto-opiskelijalle, joka muuten saattaa saada stipendin oleskelukustannuksiinsa Suomessa. Koronapandemian aikana esimerkiksi taiwanilaiset opiskelijat joutuisivat karanteeniin matkustessaan Hong Kongiin tunnistautumaan. Bangladesh ollut erityisen haasteellinen sillä Intiaan matkustavat opiskelijat voivat helposti joutua rikosten ja korruption uhriksi. Beniniläiset tunnistautuvat Nigeriassa ja tunnistautumiseen on pitkät jonot. 

Suomalaisen henkilötunnuksen hakeminen oleskeluluvan yhteydessä

Suurin osa opiskelijoista saa suomalaisen henkilötunnuksen oleskeluluvan hakemisen yhteydessä, mutta ihan kaikki eivät sitä saa. Näin käy silloin, jos samanniminen ja saman syntymäpäivän omaava henkilö on aiemmin saanut oleskeluluvan. Silloin Migristä ohjataan identiteettiselvittely DVV:lle, jossa tehdään selvittelytyötä ja opiskelija ei ehdi saada henkilötunnusta. Toinen syy on se, että eduston käyttämä ulkoisella palveluntuottajalla ei ole oikeutta tehdä VTJ rekisteröintiä . Parhaillaan tehdään selvittelyä siitä, voisiko ulkoinen palvelutuottaja jatkossa tehdä rekisteröinnin vaikka ei tee työtä virkavastuulla. Kaikki vaihto- opiskelijat eivät myöskään ilmoita henkilötunnustraan korkeakoululle. Henkilötunnusta opiskelija tarvitsee esimerkiksi suomalaisen pankkitilin avaamisessa. Henkilötunnus auttaa myös silloin kun opiskelija haluaisi jäädä opintojensa jälkeen Suomeen töihin. 

3.3. Korkeakoulujen nykyratkaisut

3.3.1 Videohaastattelut

Osassa yliopistoja opiskelijan tunnistus on alettu tehdä videohaastattelulla koronapandemian aikana.

Helsingin yliopistossa opiskelija lähettää helpdeskiin sähköpostitse tunnushakemuksen. Helpdesk tarkistaa, että opiskelija löytyy yliopiston opiskelijarekisteristä (nykyisin Sisu, ennen Oodi). Helpdesk lähettää opiskelijalle alustavat ohjeet ja linkin ajanvarausjärjestelmään. Opiskelija varaa ajan jolloin tunnistus tehdään. Helpdesk tunnistaa opiskelijan ja lähettää hänelle tunnuksen ja salasanan. Yhteen haastatteluun menee noin 15 minuuttia aikaa ja yhden työpyynnön käsittelyyn menee kokonaisuudessaan noin 30 - 60 min aikaa. Arvioitu työtuntien määrä ensi syksyn tunnistamisia varten on 300-400 tuntia.

Turun yliopistossa videotunnistus on ollut lukukaudella 2020-2021 ensisijaisena ratkaisuna ja syksyllä 2021 vararatkaisuna niissä tapauksissa, jolloin tunnistusta ei voida tehdä eKYC-ratkaisulla. Opiskelija on yhteydessä helpdeskiin ja sopii videotunnistamisesta. Helpdesk tarkistaa, että tunnus on syntynyt IdM-järjestelmään opintorekisterin (syksystä 2021 alkaen Peppi, aiemmin Opsu) tietojen perusteella. Helpdesk sopii opiskelijan kanssa tunnistamisen ajankohdan ja lähettää videotunnistautumiseen liittyvät ohjeet opiskelijalle. Videotunnistus suoritetaan videoneuvotteluvälineellä (Zoom) ja tunnistautumisen yhteydessä varmistetaan tunnistettavan henkilöllisyys, henkilöllisyystodistus ja näiden vastaavuus erinäisillä tietoturvasyistä tässä tarkemmin määrittelemättömillä toimenpiteillä kuten kysymykset, suoritettavat toimenpiteet ja videokuvan tarkastelu. Tunnistamistapahtumaan kuluu n. 30-40 minuuttia aikaa. Kansainvälisten opiskelijoiden tunnistustapahtumia on arvioitu olevan vuosittain yli 800 kpl.

3.3.2. eKYC-ratkaisut  

3.3.2.1. Haaga-Helia ammattikorkeakoulun etätunnistusratkaisu

Haaga-Helia otti joulukuussa 2020 käyttöön etätunnistusratkaisun, joka perustuu palveluntarjojan (Fully Verified)  eKYC-tunnistuspalveluun. Palvelun ensisijainen kohderyhmä on henkilöt, joilla ei ole suomalaista sähköistä tunnistusvälinettä yhdistettynä suomalaisen henkilötunnukseen ja joiden ei ole mahdollista tulla Haaga-Helian kampuksille tunnistautumaan. Ensisijainen käyttökohde on ensitunnistaminen, eli henkilö tunnistetaan, jotta hänelle voidaan luovuttaa Haaga-Helian verkkotunnus käyttöön. Tämän lisäksi palvelua voi tarvittaessa käyttää tilanteissa, joissa henkilö tulee tunnistaa uudelleen jonkin asiointipalvelun yhteydessä.

Nykyisen ensitunnistamisen prosessikuva

Tunnistusprosessin käynnistäminen on tehty Haaga-Heliassa mahdollisimman yksinkertaiseksi: kun henkilö on tarpeen tunnistaa, hänelle lähetetään linkki tunnistamisprosessin aloituslomakkeelle. Lomakkeella kysytään tietyt avaintiedot ja tämän jälkeen henkilö ohjataan Fully Verifiedin prosessin mukaisesti suorittamaan tunnistautuminen. 

Prosessi on liitetty Haaga-Helian uusien opiskelijoiden ohjeistus- ja tunnustenluontiprosessiin siten, että kun uudesta aloittavasta opiskelijasta havaitaan tiettyjen raja-arvojen täyttyminen, kuten henkilötunnuksen puuttuminen, opiskelijalle lähetetään ohjesähköposti, jossa kerrotaan tarve ensitunnistamisesta ja tarjotaan vaihtoehtona joko etätunnistamista tai kampuksella tehtävä tunnistaminen. Etätunnistamisesta annetaan ohjeet prosessin vaatimuksista, kuten tekniset vaatimukset sekä vaatimukset kelvollisista tunnistusasiakirjoista. Lisäksi suositellaan etätunnistamisessa huomioitavia asioita, jotka voivat vaikuttaa prosessin onnistumiseen, kuten hyvin valaistu ja rauhallinen ympäristö tunnistamisen aikana. 

Varsinainen tunnistamisprosessissa on kaksi mahdollisuutta tunnistautujalle: itsepalvelut tai palveluntarjoajan asiantuntijan (operator) online-ohjauksessa tapahtuva tunnistaminen. Lisäksi tunnistautuja voi käyttää joko verkkoselaimella tapahtuvaa palvelua tai Androidin ja Applen sovelluskaupoista löytyvää älypuhelinsovellusta. 

Itse tunnistamisprosessi perustuu tunnistajan antamiin tietoihin, video- ja/tai valokuviin tunnistettavasta henkilöstä sekä tunnistautumisasiakirjan tutkimiseen. Käytännössä tunnistamisasiakirja valokuvataan ja koneluetaan siinä olevien tietojen hyödyntämiseksi. Haaga-Helian käyttämässä toimintaprosessissa varsinaisen tunnistautumistapahtuman tietojen analysoinnin tekee tekoälyä hyödyntävän ohjelmiston lisäksi Fully Verifiedin asiantuntijat, ja he antavat lausunnon tapahtumasta ja kertovat myös mahdollisista havaituista ongelmista. 

Haaga-Helian virkailijat käsittelevät vain onnistuneet (“success”) tunnistautumistapahtumat ja niistä kirjataan tieto opiskelijan tietoihin Peppiin, kuten myös muutamasta eri vaihtoehdotsa tunnistamistapa, josta Haaga-Heliassa ohjelmallisesti päätellään ko. tunnistamisen toteutunut Haka-LoA-taso. (Käytetty operaattorin tarkastama Fully Verified eKyc-palvelun tunnistus on nykyisen tiedon pohjalta luokiteltu Haka-LoA-taso Medium -mukaiseksi.) Tämän jälkeen Haaga-Helian tunnuksien avaamisen automaattiprosessit aktivoituvat ja varsinainen tunnuksien avaaminen suoritetaan loppuun ja opiskelija pääsee hyödyntämään Haaga-Helian palveluita, jotka vaativat Haaga-Helian käyttäjätunnukset. 

Ongelmatilanteiden hallinta

Tunnistamisprosessi vaatii tunnistautujalta huolellista ohjeiden seuraamista, jotta prosessi sujuu mahdollisimman nopeasti. Ensimmäisten viikkojen käyttökokemusten perusteella ohjeistusta tarkennettiin muistuttamalla mm. toimivan verkkoyhteyden tärkeydestä, kuin myös kohtuullisen kameran sisältävän kännykän tai web-kameran sekä passin tarpeellisuudesta, sekä riittävästä valaistuksesta. Tunnistautuja pystyy tekemään tunnistautumisen, paitsi itsepalveluna 24/7, vaihtoehtoisesti laajennettuna toimistoaikoina Fully Verifiedin asiantuntijan opastamana, mikä on ainakin epävarmemmille käyttäjille suositeltavampi tapa. Jos prosessissa kohdataan ongelmia, ohjataan opiskelija Haaga-Helian IT-tukipalveluihin, joissa tunnistetaan ongelmakohta ja tarjotaan ratkaisumalleja. Aina ongelmiin ei ole korkeakoulun tai palvelutarjoajan vaikutuspiirissä olevaa tietoteknistä ratkaisua.

Ratkaisu on kehitetty ensisijaisesti kansainvälisten opiskelijoiden tunnistamiseen siinä tapauksessa, että heillä ei ole mahdollisuutta tulla tunnistautumaan paikan päälle. Odotettavissa kuitenkin on, että ratkaisua hyödynnetään myös muihin tilanteisiin, joissa henkilöllä ei ole suomalaista vahvan sähköisen tunnistamisen välinetta ja tunnistus on tarpeen tehdä etänä.

3.3.2.2. Turun yliopiston etätunnistusratkaisu

Turun yliopisto on ottamassa elokuussa 2021 käyttöön etätunnistusratkaisun, joka perustuu palveluntarjojan (Signicat) rajapinnan kautta käytettävään eKYC-tunnistuspalveluun (ElectronicID). Ratkaisu on kehitetty ensisijaisesti kansainvälisten opiskelijoiden tunnistamiseen siinä tapauksessa, että heillä ei ole mahdollisuutta tulla tunnistautumaan paikan päälle. Odotettavissa kuitenkin on, että ratkaisua hyödynnetään myös muihin tilanteisiin, joissa henkilöllä ei ole Suomi.fi-tunnistusvälinettä ja tunnistus on tarpeen tehdä etänä.

Etätunnistuspalvelu koostuu palveluntarjojan tunnistuspalvelun lisäksi yliopiston itsensä kehittämästä käyttöliittymästä, joka huolehtii tunnistautuvan henkilön ohjaamisesta prosessissa, pääsynhallinnasta eKYC-tunnistuspalveluun ja käyttäjätunnuksen aktivoinnista sekä sen luovuttamisesta tunnistautujalle.

Prosessi vaatii käynnistyäkseen tiedon siitä, että opiskelija tarvitsee etätunnistumisvaihtoehdon. Tähän on erityisesti kaksi syytä:

• jokainen tunnistautumistapahtuma eKYC-palvelussa maksaa, joten on tarpeen rajata käyttö vain palvelua tarvitseville ja jättää kokeilijat pois
• tietosuojasyistä on parempi, ettei kuka tahansa pääse testaamaan palvelua ja sen mahdollisia heikkouksia, vaan käyttö on rajattu niille, joiden tiedetään palvelua tarvitsevan

Lisäksi ennen tunnistustapahtumaa tulee varmistua siitä, että tunnistautujalle on syntynyt käyttäjätunnus. Opiskelijoiden tapauksessa käyttäjätunnus syntyy pienellä viivellä sen jälkeen, kun opiskelija on kirjattu läsnäolevaksi opiskelijaksi opintorekisterijärjestelmään. Jos käyttäjätunnusta ei ole olemassa, ei tunnistautumistakaan kannata tehdä.

Kun tunnistustarve on selvinnyt, tunnistautujalle luovutetaan yksilöllinen tunniste, jolla hän pääsee kirjautumaan etätunnistuspalveluun. Tunnisteella voi kirjautua palveluun rajatun määrän kertoja. Tunnisteen tarkoitus on rajata tunnistuspalvelun käyttöä, mutta tietosuojanäkökulmasta sen käsittelylle ei ole erityisiä vaatimuksia, koska se mahdollistaa ainoastaan pääsyn tunnistuspalvelua käyttämään. Tietosuojanäkökulmasta yksilöllisen tunnisteen merkitys on pieni: käyttöoikeuksien saamiseen vaaditaan kuitenkin onnistunut eKYC-tunnistaminen. Näin ollen yksilöllisiä tunnisteita voidaan lähettää esim. sähköpostilla ja voidaan sopia esim. opiskelijapalveluiden kanssa, että he huolehtivat niiden luovuttamisesta tunnistusta tarvitseville opiskelijoille.

Tunnistautuja saa myös ohjeistuksen tunnistautumiseen. Ohjeet on kerätty erilliselle www-sivustolle, jonka kautta tunnistautuja pääsee etätunnistuspalveluun. Ohjeistuksella pyritään edesauttamaan tunnistautumisen onnistumista ja vähentämään tunnistautujan tarvetta olla yhteydessä helpdeskiin.

Kun tunnistautuja alkaa joko tietokoneensa ja tai älypuhelimensa selaimella käyttää etätunnistuspalvelun käytön, antaa hän aluksi yksilöllisen tunnisteensa, jonka jälkeen hänet ohjataan eKYC-tunnistuspalveluun. Siellä hän valitsee valtion, jonka henkilöllisyystodistus hänellä on, ja henkilöllisyystodistuksen tyypin (passi/henkilökortti). Tämän jälkeen palvelu ohjaa tunnistautujaa kuvaamaan henkilöllisyystodistustaan ja omia kasvojaan. Tämän tarkastelun lopputuloksena eKYC-palvelu vertaa henkilöllisyystodistuksessa olevaa kuvaa kasvoihin ja tekee tulkinnan, onko kyse riittävällä luotettavuudella samasta henkilöstä ja aidosta henkilöllisyystodistuksesta.

Tunnistautumisen jälkeen tunnistautuja saa tarkastettavakseen hänestä kerätyt tiedot ja tarvittaessa hän saa yrittää tunnistautumista uudelleen rajatun määrän kertoja. Mikäli tunnistautuminen onnistui, palvelu aktivoi identiteetinhallintajärjestelmässä hänen käyttäjätunnuksensa. Tämän jälkeen käyttäjätunnus, salasana, IT-käyttösäännöt sekä ohjeet salasanan vaihtamiseksi näytetään tunnistautujalle palvelussa. Mikäli tunnuksen aktivointivaiheessa syntyy virhetilanne, ohjataan tiedot tunnistamisesta jatkoselvitettäväksi helpdeskiin, ja tunnistautujalle annetaan linkki, josta hän pääsee selvittelyn jälkeen noutamaan käyttäjätunnuksen ja muut tiedot.

Kuva 1 Etätunnistautumisen prosessi Turun yliopistossa. Prosessi on karkealla tasolla sama niin videolla kuin eKYC-palvelullakin toteutettuna.

Kuva 2 Turun yliopiston etätunnistuspalvelun etusivu.

3.4. Kansalliset ja kansainväliset ratkaisut sähköiseen tunnistamiseen ja yksilöintiin opetussektorilla

Vahva sähköinen tunnistaminen (eidentification), palveluihin kirjatumisen yhteydessä tapahtuva todentaminen (authentication), jota suomeksi kutsutaan myös tunnistamiseksi, sekä henkilön yksilöinti ovat kaikki eri asioita.

Tyypillisesti esimerkiksi hetua tai oppijanumeroa voidaan käyttää henkilön yksilöintiin: niiden avulla Matti Virtanen on erilaisissa rekistereissä ja tietojen siirrossa mahdollista erottaa toisesta saman nimisestä Matti Virtasesta. Jonkun henkilön hetun tai oppijanumeron tietäminen ei kuitenkaan tarkoita, että ko. yksilöivän tunnisteen tietävä henkilö olisi juuri sama henkilö. Asiointitapahtumassa henkilöä ei voi siis tunnistaa pelkästään kysymällä yksilöivää tunnistetta, vaan tarvitaan myös tunnistusväline: kasvoikkain asioinnissa passi tai henkilökortti, sähköisessä asioinnissa vahva sähköisen tunnistamisen väline.
Erilaisiin järjestelmiin voidaan kirjautua, tunnustautua merkityksessä autentikointi (authentication) vaikkapa tunnus-salasana-parilla tai muilla tunnistustekijöillä, joiden avulla voidaan varmistua, että henkilöllä todennäköisesti on järejstelmän käyttäoikeus. Tämä ei kuitenkaan välttämättä kerro siitö, onko henkilön identiteetti aito. Tietyissä asiointitilanteissa ns. yksilöinti ei riitä, eikä myöskään autentikointi, vaan tarvitaan vahvaa tunnistamista.

Korkeakoulusektorilla KV-opiskelijan tunnistamisen haasteet liittyvät pääosin vahvan sähköisen tunnistamisen tarpeellisuuteen ja siihen ettei uusilla KV-opiskelijoilla ole suomalaisten järejstelmien kanssa yhteensopivai sähköisen tunnistamisen välineitä.  Jossain määrin tietojen siirtoa ja asiontia saattaa helpottaa, jos henkilön yksilöivänä tunnisteena olisi tiedossa kansallinen oppijanumero. Mikään vahvan sähköisen tunnistamisen väline sitä ei kuitenkaan nykyisin palauta.

Suomi.fi kansalliseen vahvaan tunnistamiseen

Suomi.fi-tunnistaminen on kansallinen julkisen sektorin sähköisen tunnistamisen palvelu, jota on velvollisuus hyödyntää valtion ja kuntien viranomaispalveluissa. Korkeakoulut voivat hyödyntää Suomi.fi-tunnistamista lakisääteisiä palveluita tuottaessaan. (Viittaus: )

Suomi.fi-tunnistaminen on tarjoaa loppukäyttäjälle mahdollisuuden valita tunnistamisen useiden vaihtoehtoisten vahvan sähköisen tunnistamisen välineiden joukosta. Tuettuja välineitä ovat varmenteen omaava HST-kortti tai virkakortit, operaattoreiden SIM-korttien varmenteisiin tukeutuva Mobiilivarmenne-tunnistaminen sekä lukuisten suomalaisten pankkien tarjoamat ns. pankkitunnistamisen ratkaisut. Kaikkien näiden kansallisten tunnistusvälineiden saamisen ehtona, muiden muassa, on, että käyttäjä on rekisteröity Väestötietojärjestelmään ja hänellä on suomalainen hetu. Myös KV-opiskelijat voivat tietyin edellytyksin saada suomalaisen hetun ja edelleen tietyin edellytyksin myös suomalaisen tunnistusvälineen, vaikka eivät olisi Suomen kansalaisia. Kuten yllä todettu, pelkkä hetun saanti voi kestää eivätkä varsinkaan suomalaiset sähköisen tunnistamisen välineet tyypillisesti ole KV-opiskelijan saatavissa vielä opintojen alkaessa. Lisätietoja: https://www.suomi.fi/palvelut/ulkomaalaisen-rekisterointi-vaestotietojarjestelmaan-digi-ja-vaestotietovirasto/e96066b8-ef80-4d64-9c44-ff71ccb291d9

Euroopplainen eIDAS-tunnistamisen verkosto

EU:n eIDAS-asetuksen perusteella ja  eIDAS-solmupisteiden verkoston avulla on viranomaisasioinnissa mahdollista tunnistautua kansallista notifioitua tunnistusvälinettä käyttäen maarajojen yli. Suomen eIDAS-tunnistamisen solmupiste on Suomi.fi-tunnistamisen yhteydessä niin, että myös mm. Saksan tai Viron notifioimia sikäläisiä kansallisia tunnistusvälineitä käyttävät voivat tunnistautua Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta - suomalaisen tunnistusvälineen sijaan.

Nykyiset notifioidut tunnistusvälineet:

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/EIDCOMMUNITY/Overview+of+pre-notified+and+notified+eID+schemes+under+eIDAS

Kaikki viranomaiset, myöskään korkeakoulut tai muut opetusektorilla toimivat, eivät ole koitenkaan omissa verkkopalveluissaan huomioineet eIDAS-tunnistamista vaihtoehtona. Eli loppukäyttäjän, vaikkapa KV-opiskelijan, tunnistautuminen eIDAS-verkoston kautta ei käytännössä hyödytä häntä, jos korkeakoulun käyttämä asiointipalvelu päätyy tunnistamistapahtuman jälkeen virhetilaan.  Syynä tähän tyypillisesti on, ettei tunnistamistapahtuman yhteydessä asiointipalvelu saa parametrina suomalaista hetua vaan sen sijaan yksilöivänä tunnisteena on ns. eIDAS-PID, joka muodostetaan loppukäyttäjän kansallisen yksilöivän tunnisteen perusteella.

Korkeakoulujen ja loppukäyttäjien asiointiprosessien kannalta olisi kätevää, jos myös KV-opiskelijoiden asioinnissa voitaisiin hyödyntää samoja sähköisen tunnistamisen palveluita kuin suomalaisten tunnistusvälineiden käyttäjien kanssa.

Finnish Authenticator (FinnAuth)

Ulkomaan kansalaisen tunnistuspalvelun eli Finnish Authenticator-tunnistuspalvelun avulla ulkomaalaiset voivat käyttää niitä Suomen julkishallinnon asiointipalveluja, jotka ovat ottaneet Finnish Authenticator -sovelluksella tunnistautumisen käyttöön. Sovelluksella tunnistautuminen tarkoitettu ulkomaalaisille, joiden tarvitsee asioida yrityksen puolesta, mutta heillä ei ole suomalaista henkilötunnusta eikä suomalaista tunnistusvälinettä.

Finnish Authenticator -tunnistuspalvelussa ulkomaalainen rekisteröi itselleen ulkomaalaisen tunnisteen (UID) ja todentaa henkilöllisyytensä Finnish Authenticator -sovelluksen avulla. Tämän ensitunnistuksen yhteydessä käyttäjä ottaa kuvan itsestään sekä passistaan tai kansallisesta henkilöllisyystodistuksestaan. Tunnistuspalvelu vahvistaa henkilöllisyyden, jos itsestä otettu kuva ja henkilöasiakirjan tiedot vastaavat toisiaan. 

Rekisteröitymisen ja sovelluksen käyttöönoton jälkeen ulkomaalainen voi kirjautua asiointipalveluun ulkomaalaisen tunnisteella tai sähköpostilla, salasanalla ja sovelluksen PIN-koodilla.

Myös Finnish Authenticator -tunnistaminen on verkkoasioinnissa hyödynnettävissä Suomi.fi tunnistamisen kautta: jos asiointipalvelun tarjoaja on sopinut FinnAuth-tunnistamisen hyödyntämisestä verkkoasioinnin palvelussa ja Suomi.fi-tunnistamisesta, tunnistautuessaan loppukäyttäjällä on valittavana vaihtoehtona suomalaisten tunnistusvälineiden tai eIDAS-tunnistusvälineiden lisäksi FinnAuth-tunnistautuminen.

Lisätietoja Finnish-Authenticator-tunnistuspalvelusta:

https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-tunnistuksesta/finnish-authenticator-tunnistuspalvelu

Oppijanumero (vs. oppija-ID)

Kansallinen opetussektorin kattavin yksilöivä tunniste, varsinaisen hetun lisäksi, on oppijanumero, joita hallinnoidaan OPH:ssa. Oppijanumero on kaikilla korkea-asteen ja toisen asteen opiskelijoilla ja se voidaan muodostaa myös henkilölle, jolla ei ole suomalaista hetua. Oppijanumero luodaan myös perusopetuksen oppilaille ja varhaiskasvatuksen piirissä oleville lapsille. Osa oppijanumeroa hyödyntävistä kansallisista asinointipalveluista, esimerkiksi oma opintopolku, edellyttää kuitenkin nykyisin kirjautuessa suomalaista tunnistusvälinettä.

Lyhenteiden käyttö vaatii tarkkuutta. Henkilölle voi muodostua useita Oppija-ID-numeroita esimerkiksi useammaan opsikelijahaun myötä. Mikäli mahdollista identiteetit pyritään yhdistämään yhteen oppijanumeroon OPH:n toimesta. Terminä OID voi viitata myös Organisaatio ID -tunnukseen, joita on myös korkeakouluilla.  Kansallisen oppijanumeron lisäksi opiskelijalla voi olla useitakin opiskelijanumeroita sen mukaan kuinka monen korkeakoulun opintorekisteriin tai vastaavaan muuhun lähdejärjestelmään hänet on rekisteröity.

EU-opiskelijakortti

European Student Card -aloitteessa pyritään digitalisoimaan ja yksinkertaistamaan liikkuvuusprosessia opiskelijoiden ja korkeakoulujen näkökulmasta sekä mahdollistamaan opiskelijoiden sähköinen asiointi tunnistautumisineen (merkityksessä autentikointi)  ja tietojen siirtäminen korkeakoulujen välillä. Aloitteen puitteissa kehitetään sekä sähköisiä työkaluja ja rajapintoja liikkuvuuden hallintaan että yhteistä eurooppalaista opiskelijakorttia ja eurooppalaista yksilöivää opiskelijatunnistetta. ​​​​Tavoitteena on, että vuoteen 2025 mennessä kaikki opiskelijat Euroopassa pääsevät hyötymään aloitteen rajapinnoista, työkaluista sekä opiskelijakortista. Euroopan komission sivut.

Ratkaisu ei näillä näkymin kata varsinaista vahvan sähköisen tunnistamisen ratkaisua, vaan yksilöivän tunnisteen, joka helpottaa henkilön yksilöintiä sekä tietojen siirtoa. Saatujen toimintaohjeiden perusteella autentikoinnin palveluna hyödynnettäisiin mahdollisesti eduGAIN-verkostoa, johon Suomen korkeakoulut kuuluvat kansallisen Haka-käyttäjätunnistusjärjestelmän kautta.

4 Lopputulokset ja ehdotukset

4.1. Pilottiehdotus

• Toteutus:
  • Suunnitellaan ja toteutetaan osallistuvissa korkeakouluissa ratkaisu, jonka avulla:
    
    • • mahdollistetaan eIDAS-tunnistaminen (korkeakoulun eIDAS-kyvykkyys)
      • tarjotaan opiskeijalle mahdollisuus hankkia FinnAuth-tunnistusväline ja hyödyntää sitä korkeakoulussa  ja samalla myöhemmässä asioinnissa
      • toteuteaan edellämainituilla tunnistusvälineillä opiskelijan sähköinen ensitunnistaminen (viimeistään ko. korkeakoulussa)
  • Kuvataan konsepti sidosryhmille pyrkien edistämään KV-tunnistusvälineestä saatava hyöty muussakin viranomaisasioinnissa
  • Lisäksi selviettään ja pyritääntoteuttamaan opiskelupaikan vastaanotto / ilmoittautuminen OILIssa niin, että saataisiin eIDAS-PID / FinnAuth-UID talteen ko. vaiheessa
  • Mukaan otetaan 3-5 korkeakoulua, jotta saadaan riittävä otos erilaisia organisaatiota sekä KV-opiskelijoita loppukäyttäjinä
• Osallistujat
  • Turun AMK, Haaga-Helia ja Tampereen yliopisto ovat osoittaneet halukkuutta lähteä mukaan pilotointiin. Laurea ja HAMK:lla saattaisi olla kiinnostusta, mutta pilotointiin osallistumisen resursointi on vielä epäselvä.
• Resurssitarvearvio ja kustannusarvio (mikäli tarvitaan erillistä rahoitusta)
  • FinnAuth-kulut ovat 18 €/käyttäjä /vuosi. Valtaosa käyttäjistä käyttäisi palvelua vain yhden vuoden.
  • Arvioidut vuosikustannukset yhteensä 46 800 €
    
    • Turun AMK: 500 käyttäjää → 9000 €
    • Haaga-Helia: 800 käyttäjää → 14 400 €
    • Tampereen yliopisto: 1300 käyttäjää → 23 400 €
  • Lisäksi palvelun käyttöönottoa varten tarvittava työ korkeakoulusta yhteensä 168 htp omaa työtä ja arviolta noin 60 000 € edestä tunnistustapahtumien mahdollistamiseksi verkkoaplveluiden toimittajien työtä sekä lisäksi kustannukset UID:n ja PID:n viennistä opintojärjestelmiin.
    
    • Laskettu toimittajan työn hinnaksi 900 €/htp
      
    • Osa kustannuksista, esim. asioinnin verkkolomakkeiden muutoskulut, eivät välttämättä kertaudu kaikkien korkeakoulujen maksettavaksi täysimääräisinä. Organisaatioiden IAM / IdP -palvelujen muutoskuluissa synergiaetuja on todennäköisesti vähemmän.
      
    • Haaga-Helia

      • Oma työ 75 htp

      • Toimittajat 40 htp (36 000 €)

      • Lisäksi kustannukset UID/PID-tietojen viennistä OILIsta Peppiin.

    • Turun AMK:

      • Oma työ 67 htp

      • Toimittaja 10 htp (9 000 €)

      • Lisäksi kustannukset UID/PID-tietojen viennistä OILIsta tai E-lomakkeelta Peppiin

    • Tampereen yliopisto

      • Oma työ 26 htp

      • Toimittajat 16 htp (14 400 €)

      • Lisäksi kustannukset UID:n ja PID:n viennistä Sisuun

4.2. Muut huomiot ja toimenpide-ehdotukset

• Pilotissa huomioitava Haka-tunnistamisen varmuustasot (LoA eli Level of Assurance): täyttääkö FinnAuth-tunnistaminen varmuustason Haka-LoA-medium-vaatimukset.
• Huom: KV-pilotin rinnalla kaikki korkeakoulut joutuvat implementoimaan Haka-tunnistamisen vaatimat LoA-muutokset. Siitä ei ole laskettu aiheutuvan KV-pilotin totetukseen. Osana sekä  KV-pilotin tarkempaa suunnittelua, rinnan Haka-LoA-muutosten kanssa, korkeakoulujen on aiheen lisäkuluja. milloin ja missä verkkopalveluissa tarvitaan korkea tunnistamisen varmuustaso, milloin käy matalampikin.
• DVV on ilmoittanut, että sen ulkomaalisten tunnistamsieen tarkoitettu FinnAuth-palvelu korvautuu tulevaisuudessa kansallisella DigiID-tunnistusvälineellä, joka voidaan tietyin edellytyksin myöntää ulkomaalaisille kuten myös tulevaisuudessa hetu nykyistä helpommin. Tähän voi kuitenkin mennä vuosia ja ulkomaalaisten osalta DigiID:n käyttöönotto voi edetä eritahtisesti. Konseptina FinnAuth-käyttöönotto tulee helpottamaan myös DigiID:n hyödyntämistä korkeakouluissa.
• VM:llä / DVV:llä on käynnissä hetu-uudistuksen valmistelu mm. hetu-avaruuden kasvattamiseksi ja hanke digitaalisen identiteetin kehittämiseksi. Nämä huomioidaan pilotin edetessä tarpeen ja mahdollisuuksienmukaan, esimerkiksi konseptoitaessa ratkaisuja saman henkilön useamman yksilöivän tunnisteen hallintaan.
• DVV:n Suomi.fi-palvelusta ei tällä hetkellä saa oppijanumeroa. Tarve olisi yleiselle (vahvalle) tunnistamisratkaisulle, joka palauttaisi oppijanumeron. Tämä olisi ajatuksena linjassa myös ns. digilompakon idean kanssa ja käytännössä osaltaan mahdollistaisi myös voimassa olevan opiskelijastatuksen todentamisen asiointitilanteissa..

Pilotti: Tiedostosalkku

1. Nykytilan kuvaus

Oleskelulupahakemuksen yhteydessä Maahanmuuttovirasto tarvitsee tiettyjä dokumentteja esim. liittyen toimeentulon varmistamiseen, lukuvuosimaksujen maksamiseen, vakuutuksiin sekä aikaisempiin opintoihin liittyen. (https://migri.fi/opiskelu-suomessa) Viivästykset dokumenttien toimittamisessa hidastavat oleskelulupaan liittyviä prosesseja ja saattavat aiheuttaa sen, että oleskelulupaa ei ehditä myöntää ajoissa opintojen aloittamisen kannalta. Sujuvan prosessin varmistamiseksi Maahanmuuttovirasto lisäksi tarvitsee tiedon oleskeluluvan tarpeesta mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Tällä hetkellä oleskelulupaa hakevat opiskelijat toimittavat tarvittavat dokumentit Maahanmuuttovirastolle erillisinä dokumentteina - joko fyysisinä tai digitoituina. Prosessi on hidas eikä ole toimivaa mallia, jolla suomalaiset viranomaistoimijat (ml. korkeakoulut) voisivat toimittaa dokumentteja suoraan Maahanmuuttovirastolle ilman, että opiskelijan tarvitsee toimia dokumenttien välittäjänä. Samalla keskusteluissa korkeakoulujen kanssa on tullut ilmi, että korkeakouluilla olisi tarve saada enemmän tietoa siitä, missä vaiheessa opiskelijoiden oleskelulupahakemukset ovat sekä siitä, jos oleskeluluvan tyyppi muuttuu.

2. Pilotin kuvaus

Tiedostosalkku mahdollistaa dokumenttien tallentamisen nykyistä laajemmin digitaalisessa muodossa Maahanmuuttoviraston palveluun. Samalla tiedostosalkun kautta voitaisiin mahdollistaa muillekin toimijoille dokumenttien toimittaminen suoraan palveluun, että vältyttäisiin tarpeelta toimittaa fyysisiä dokumentteja tai että oleskelulupaa hakevan henkilön tarvitsisi toimia tiedon dokumenttien toimittajana siltä osin, kuin ne voitaisiin toimittaa suoraan Maahanmuuttovirastolle esim. korkeakouluista. Pitkällä aikavälillä tavoitteena täytyy olla tiedonsiirtojen automatisointi ja tietojen välittäminen koneluettavassa muodossa, joten tiedostosalkku olisi väliaikainen ratkaisu. Vielä ei oteta kantaa siihen, olisiko tiedostosalkku oma tekninen järjestelmänsä vai esim. lisätoiminnallisuus olemassaolevaan järjestelmäratkaisuun.

2.1 Toteutustavat

Tehdään selvitys tiedostosalkun mahdollisista toteutustavoista sekä niiden edellytyksistä ja reunaehdoista sekä teknisesti, lainsäädännöllisesti että prosessinäkökulmasta. Teknisiä toteutuksia ei ole tarvetta tehdä eikä työssä ole tarvetta ulkopuolisille palveluille, joten pilotin tekemiseen ei haeta rahoitusta.

2.2 Osallistujat

Työhön tarvitaan asiantuntijaresurssia ainakin Maahanmuuttovirastosta, Opetushallituksesta ja korkeakouluista.

Pilotti: Lukuvuosimaksu- ja apurahatietojen tietojen saatavuus

1. Nykytilan kuvaus

Lukuvuosimaksutietojen saatavuus on tärkeää oleskelulupaprosessissa. Maahanmuuttovirastolla on velvollisuus varmistaa, että hakijan riittävät varat kattaa elinkustannukset Suomessa ja osana tätä täytyy olla tieto, miten paljon hakijalla on euromääräisesti maksamatta lukuvuosimaksuja korkeakoululle. Tällä hetkellä Maahanmuuttovirasto saa tiedon hakijalta itseltään, mutta tarve olisi saada tieto suoraan korkeakoululta ja toimintojen automatisoinnin näkökulmasta koneluettavassa muodossa automaattisena tiedonsiirtona. Erityisesti ensimmäistä oleskelulupaa hakevien osalta tiedonsaanti on haastavaa. Jatko-oleskelulupien osalta tiedonsaanti on suunniteltu toteutettavan VIRTA-opintotietopalvelusta KOSKI-luovutuspalvelun kautta rajapintasiirtona.

Ensimmäisen oleskeluluvan osalta VIRTA-opintotietopalvelusta tietoja ei saada kattavasti riittävän ajoissa oleskelulupapäätöksen näkökulmasta. Epäselvää on, että miten suuren joukon osalta tiedot voitaisiin saada ajoissa VIRTA-opintotietopalvelun kautta. Toisena vaihtoehtona olisi laajentaa opiskelijavalintarekisterin tietosisältöä niin, että maksuihin liittyvät tiedot voitaisiin siirtää sieltä Maahanmuuttovirastolle.

2. Pilotin kuvaus

Pilotissa toteutetaan selvitykset mahdollisista tavoista toimittaa lukuvuosimaksuihin liittyvät tarpeelliset tiedot Maahanmuuttovirasto käytettäväksi oleskelulupapäätösprosessin tueksi. Selvitysten perusteella selvitetään eri toimijoiden mahdollisuudet toimittaa tietoja jo aikaisemmassa vaiheessa mahdollisimman kattavasti sekä Maahanmuuttoviraston minimitarpeet tietojen osalta sekä mahdollisuudet hyödyntää tarjoalla olavia tietoja.

2.1 Toteutustavat

Tehdään kaksi selvitystä, joissa kartoitetaan mahdollisuudet siirtää tiedot Maahanmuuttovirastolle ensimmäistä oleskelulupaa varten:

• • • Ensimmäisessä selvityksessä tehdään kysely korkeakouluille siitä, millä aikataululla ne pystyvät toimittamaan lukuvuosimaksuja koskevat tiedot VIRTA-opintotietopalveluun niin, että ne olisivat Maahanmuuttoviraston saatavilla. Näiden tietojen pohjalta määritellään Maahanmuuttoviraston kanssa, että millä aikataululla tiedot tarvittaisiin oleskelulupaprosessiin ja voidaan tehdä arvio siitä, miten paljon tietojen avulla voitaisiin automatisoida Maahanmuuttoviraston prosesseja. Samassa yhteydessä selvitetään, onko korkeakoulujen mahdollista nopeuttaa omia aikataulujaan tietojen toimittamisen suhteen. Tässä toteutustavassa on se hyvä puoli, että tekninen toteutus tiedonsiirtojen osalta on tarkoitus toteuttaa joka tapauksessa vuoden 2021 aikana ja pilotin aikana pyrittäisiin hyödyntämään tiedonsiirtoa mahdollisimman tehokkaasti.
    • Toinen selvitys on ensimmäistä huomattavasti laajempi. Siinä kartoitetaan mahdollisuus viedä tiedot oleskelulupaa hakevan henkilön euromääräisestä maksuvelvollisuudesta lukuvuosimaksuja koskien opiskelijavalintarekisteriin. Selvityksessä täytyy huomioida sekä tekniset, lainsäädännölliset että prosesseihin liittyvät vaatimukset. Mahdollinen toteutus vaikuttaisi erityisesti Opetushallituksen palveluihin ja maksutietojen toimittamisen osalta korkeakouluihin. Tässä toteutustavassa hyvänä puolena on se, että tekninen toteutus tiedonsiirtojen osalta opiskelijavalintarekisteristä Maahanmuuttovirastolle on tarkoitus toteuttaa joka tapauksessa vuoden 2021 aikana ja kyseessä olisi uuden tiedon lisääminen tiedonsiirtoon. On kuitenkin huomioitava, että opiskelijavalintarekisteristä säädetään lailla, joten muutokset sen tietosisältöön täytyy selvittää laajasti.

2.2 Osallistujat

Työhön tarvitaan erityisesti Opetushallituksen asiantuntijoita ja pienemmässä määrin opetus- ja kulttuuriministeriön, Maahanmuuttoviraston ja korkeakoulujen asiantuntijoita.

Pilotti: Lukuvuosimaksujen maksamisen vaatimukset ja käytänteiden yhtenäistäminen

1. Nykytilan kuvaus

Lukuvuosimaksujen maksamisen vaatimukset korkeakouluissa ovat tällä hetkellä hyvin moninaisia. Maahanmuuttovirasto selvittää maksamiseen liittyviä vaatimuksia sekä oleskelulupaa hakevalta henkilöltä itseltään mutta myös suoraan esim. korkeakoulujen verkkosivujen kautta. Käytännöt kuitenkin vaihtelevat paitsi korkeakouluittain niin myös koulutusohjelmittain, joten selvitystyö on hidasta ja se vaikuttaa oleskelulupaprosessien nopeuteen. Lisäksi erilaiset käytännöt hidastavat laajemminkin yhteisten ratkaisujen tarjoamista esim. maksujen maksamisen suhteen sekä ovat hankalia opiskelijaksi hakeutuville ymmärtää. Ehdotuksena on tehdä selvitys lukuvuosimaksujen maksamiseen liittyvistä vaatimuksista eri korkeakouluissa sekä valmistella esitys siitä, millä tavalla käytäntöjä voisi yhtenäistää.

2. Pilotin kuvaus

Pilotissa tarkastellaan lukuvuosimaksujen maksamisen vaatimuksia ja käytäntöjä korkeakouluissa ja tehdään selvitys esim. kyselyn avulla. Tulosten perusteella kartoitetaan ne osat, joiden yhdenmukaistamiella saataisiin eniten positiivisia vaikutuksia eri tahoille kuten Maahanmuuttovirastolle, hakijoille ja korkeakouluille. Lopputuloksena saadaan ehdotus siitä, miltä osin lukuvuosimaksuihin liittyviä käytäntöjä ja vaatimuksia tulisi yhdenmukaistaa ja miten tämä voisi tapahtua.

2.1 Toteutustavat

Valmistellaan ja toteutetaan kysely korkeakouluille lukuvuosimaksuihin liittyvistä vaatimuksista. Kyselyn tulosten perusteella määritellään Maahanmuuttoviraston ja muiden tarvittavien sidosryhmien kanssa, että miltä osin käytännöissä olevat erovaisuudet hidastavat prosesseja ja opiskelijoille tarjottavia palveluita ja muotoillaan ehdotus siitä, miltä osin vaatimuksia tulisi yhdenmukaistaa.

2.2 Osallistujat

Erityisesti korkeakoulujen asiantuntijat ja pienemmissä määrin Maahanmuuttoviraston ja muiden sidosryhmien asiantuntijoita.

Pilotti: D-viisumin hyödyntäminen opiskelijoiden maahantuloprosessissa

1. Nykytilan kuvaus

Ulkomaalaisten opiskelijoiden maahantuloon liittyvät haasteet oleskelulupaprosessin yhteydessä on tunnustettu laajasti ja pullonkaulaksi on osoittautunut erityisesti prosessin alkupäässä oleva edustustossa, tai VFS-palvelupisteessä tapahtuva tunnistautumisvaihe. Ongelmana on raportoitu tietyissä kohdemaissa merkittävät viivästykset tunnistautumiseen vaadittavassa ajanvarauksessa ja palvelukapasiteetissa. Lisäksi maantieteellisesti rajattu palveluverkosto tunnistautumisen edellyttämien toimien suhteen muodostaa osalle hakijoista suuren haasteen, kun oleskeluluvan vireillepano vaatii matkustamista toiseen maahan.

2. Pilotin kuvaus

Koska D-viisumin myöntäminen oleskeluluvan saamisen yhteydessä nopeuttaisi opiskelijan maahantuloprosessia vain muutamalla viikolla, prosessia itseään pitäisi muokata suuremman hyödyn saamiseksi. Näin ollen pilottikokonaisuus käsittää kaksi ehdotusta lyhyemmän ja pidemmän aikavälin ratkaisuina. Lisäksi pilottien ohella on syytä tarkastella myös koko prosessia koskevaa palvelutarjoamaa, koska esim. VFS-palvelutarjoajan toimipisteiden tuominen myös niihin maihin, joissa ei ole Suomen edustustoa, sujuvoittaisi opiskelulupaprosessia merkittävästi näissä maissa (ks. kuviossa oleva pohdinta VFS-toimipisteisiin liittyen).

Oleskelulupaprosessin sujuvoittamisen ja nopeuttamisen vaatimus koskee kaikkia EU/ETA maiden ulkopuolelta tulevia ulkomaalaisia korkeakouluopiskelijoita, eikä ole tarkoituksenmukaista määritellä erityisiä opiskelijaryhmiä tai aloja, joiden suhteen D-viisumi tai muu nopeutettu menettely olisi toista tärkeäpää. D-viisumin pikaisen käyttöönoton ja pilotoinnin mahdollistamiseksi pilotoinnin kohderyhmäksi esitetään kuitenkin yliopistoihin valittavia opiskelijoita, joille  myönnetään nk. Suomi-stipendi. Suomi-stipendiaattien katsotaan pystyvän todistamaan toimeentuloon liittyvät vaatimukset jo hakuvaiheessa, jolloin kohderyhmän osalta itse oleskeluluvan käsittelyprosessin arvioitaisiin olevan virtaviivaista. Eri maista tulevien stipendiaattien kohdalla voitaisiin arvioida D-viisumin tuottamaa todellista hyötyä lupaprosessin ajallisen keston osalta ja hioa käytäntöjä saatujen kokemusten perusteella. Pyrkimyksenä olisi tuottaa maahantuloprosessiin toimintamalleja ja ratkaisuja,  jotka ovat hyödynnettävissä jatkossa kaikille ulkomaalaisille opiskelijoille.

Alapilotti: D-viisumin käyttöönotto Suomi-stipendiaateille

2.1 Toteutustavat

Suunnitellun mukainen, start up -yrittäjille ja erityisasiantuntijoille suunniteltu ”pikakaista” otetaan käyttöön myös ulkomaalaisille opiskelijoille maahantuloprosessin sujuvoittamiseksi. Pilotissa kohderyhmänä toimivat yliopistojen Suomi-stipendiaatit, jotka ovat tunnistettavissa omaksi erityisryhmäkseen ko. opiskelijoille käyttöönotettavalla "pikakaistalla". Myönteisen oleskelulupapäätöksen saatuaan kohderyhmän edustajille myönnetään D-viisumi, joka mahdollistaa heidän matkustamisensa Suomeen. Tämän muutoksen myötä oleskelulupaprosessin ajallinen kesto tiivistyy oleskelulupakortin painatuksen ja toimituksen nykyisin vaatiman ajan osalta ja arvion mukaan hyöty on noin 1–2 viikkoa. Pilotti mahdollistaa D-viisumin opiskelijoille muodostaman ”pikakaistan” käytäntöjen tarkemman suunnittelun ja toteutuksen sekä muutoksen tuoman todellisen hyödyn tarkastelun ja arvioinnin.

2.2 Osallistujat

Pilotin toteuttaminen vaatii saumatonta yhteistyötä Suomi-stipendejä myöntävien yliopistojen, Maahanmuuttoviraston ja Suomen edustustojen välillä. Myös kansallisen lainsäädännön ja EU:n maahanmuuttosäädösten asiantuntijoita ja viranomaisia tarvitaan pilotin toteuttamiseen.

Alapilotti: D-viisumi käytössä jo ennen oleskelulupapäätöstä Suomi-stipendiaateille

2.1 Toteutustavat

Luodaan uudenlainen maahantuloväylä Suomi-stipendiaateille ja myöhemmin kaikille ulkomaalaisille opiskelijoille. Stipendiaateille voitaisiin myöntää D-viisumi (tai jokin muu räätälöity viisumityyppi), jolla opiskelijat voisivat saapua Suomeen ennen opiskelijan oleskeluluvan hakuprosessia. Oleskelulupaa haettaisiin Suomeen saavuttua. Kuvatunlainen menettely nopeuttaisi rajatun opiskelijaryhmän maahantuloa huomattavasti ja vahvistaisi osaltaan myös Suomen maakuvaa myönteisesti kansainvälisyyteen suhtautuvana ja erityisosaajia hyvinkohtelevana maana.

2.2 Osallistujat

Pilotin toteuttaminen vaatii saumatonta yhteistyötä Suomi-stipendejä myöntävien yliopistojen, Maahanmuuttoviraston ja Suomen edustustojen välillä. Myös kansallisen lainsäädännön ja EU:n maahanmuuttosäädösten asiantuntijoita ja viranomaisia tarvitaan pilotin toteuttamiseen.

Pilotti: Toimeentuloon ja varallisuuden osoittamiseen liittyvät asiat

1. Nykytilan kuvaus

Suomeen saapuva ulkomaalainen opiskelija saattaa joutua odottamaan oleskelulupaa useita kuukausia, joskus jopa puoli vuotta. Oleskeluluvan ehtojen täyttymisen selvittämisessä taloudellisten edellytysten tarkastaminen on osa prosessia, mutta siihen liittyvä mahdollinen lisäselvitys varojen alkuperästä näyttäytyy hitaana salapoliisityönä, johon hakijan on mahdoton valmistautua, eivätkä korkeakoulut osaa tässä hakijoitaan ohjeistaa. 

Sanna Marinin hallitusohjelman mukaan opiskelijoille myönnetään oleskelulupa koko tutkinnon suorittamisen ajaksi. Tähän liittyen on työ- ja elinkeinoministeriössä valmisteilla uudistus, jossa pyritään täyttämään hallitusohjelman kirjaus. Tämä tulee tulevaisuudessa vaikuttamaan toimeentulon selvittämiseen, kun lupaa tulee hakea vain kerran. Toteuttamismalli ei vielä ole selvillä, mutta todennäköisesti toimeentuloedellytyksen täyttymistä luvan voimassaolon aikana tullaan valvomaan esim. pistokokein.

2. Pilotin kuvaus

Alapilotti: Varallisuuden osoittamisen vaatimusten tarkastelu ja mahdollinen keventäminen

Asiasta vastaavat tahot arvioivat, onko nykyisissä varallisuuden osoittamiseen liittyvissä käytännöissä ja toimintamalleissa mahdollisuutta keventää järjestelmää tai yhtenäistää toimintamalleja entisestään. Lisäselvityksen toimintamallit ja ohjeistukset käydään läpi ja arvioidaan, onko lisäselvityksen prosessia mahdollista keventää nykyisen lainsäädännön puitteissa. Jos on, mahdolliset kevennykset toteutetaan heti kun mahdollista.

Alapilotti: Selvitys sulkutilin käytöstä Suomessa toimeentulon osoittamiseksi

Selvitetään yhteistyössä suomalaisten pankkien kanssa mahdollisuus ottaa käyttöön sulkutiliratkaisu (ns. Blocked account ). Vastaavat yksityisten rahoituslaitosten tarjoamat sulkutilit ovat käytössä Saksassa. Sulkutili ratkaisisi osan ongelmasta, sillä varojen alkuperää selvitetään, jotta varmistutaan siitä, että varat ovat aidosti opiskelijan omassa käytössä. Opiskelijan tallettaessa varansa sulkutilille, varat säilyvät opiskelijan omassa käytössä (varoista vapautuu käyttöön kuukausittain sovittu summa, eikä kokonaispottia voi näin ollen siirtää pois tililtä kesken lukuvuotta). Ratkaisu ei poista varojen alkuperän selvittämisen haastetta kokonaan, mutta helpottaa tilannetta ratkaisemalla osan lisäselvityksistä nopeammin. Uutta palvelua kehittäessä tulee huomioda, että rahojen alkuperän selvittäminen on pankkien lakisääteinen tehtävä. Keskustelussa pankkien kanssa on tärkeä selvittää, ettei rahojen alkuperän selvittämiseen liittyvää ongelmaa vain siirretä paikasta toiseen. Lisäksi tulee varmistaa, että jos opiskelija ei jostain syystä pääsekään maahan, tai opintojen aloitus siirtyy laillisten syiden vuoksi, sulkutilin purkaminen tulee mahdollistaa. 

2.1 Toteutustavat

Selvitetään, olisiko jokin pankki halukas aloittamaan keskustelun uudenlaisesta sulkutilipalvelusta, joka on suunnattu kansainvälisille opiskelijoille. Lopputuloksena tieto, onko pankkisektorin mahdollista tarjota kuvatunlaista sulkutiliratkaisua, onko olemassa kiinnostuneita palveluntuottajia ja millaisia mahdollisia ongelmia palveluntuottamiseen liittyy.

Toinen mahdollinen malli: Sulkutili, jossa toteuttajana korkeakoulut, eli ns. Hollannin malli. Korkeakoulujen ylläpitämä sulkutiliratkaisu, jossa korkeakoulut hallinnoisivat opiskelijan varoja vapauttaen niitä opiskelijan käyttöön. Keskustelussa todettiin, että tämä malli saattaisi olla teoriassa mahdollinen, mutta vaatisi laajaa keskustelua sen hyödyistä verrattuna sen aiheuttamaan työhön korkeakouluille. 

Muut huomiot ja toimenpide-ehdotukset

Kehitetään hakijoiden ja korkeakoulujen ymmärrystä lisäselvitysten periaatteista, sisällöstä ja kulusta. Tavoitteena on, että lisäselvitykseen päätyvä opiskelija ymmärtää, mitä häneltä odotetaan ja voi toimia tehokkaasti. Toinen tavoite on, että korkeakoulut ymmärtävät toimeentulon lisäselvityksen periaatteet ja voivat osaltaan varmistaa, että hakijat tietävät mitä heiltä odotetaan ja osaavat viestiä linjakkaasti maahantuloon liittyvistä asioista jo hakuvaiheessa. Tämän edistämiseksi ehdotetaan seuraavia toimenpiteitä:

• • Järjestetään seminaari korkeakouluille, jossa syvällisesti tutustutaan opiskelijan maahantulon prosessiin.
  • Maahanmuuttovirasto varmistaa, että kaikki sen oppilaitoksille tarkoitetut materiaalit (kuten uutiskirje ja koulutusmateriaalit) ovat helposti löydettävissä ja niistä viestitään aktiivisesti.
  • Korkeakoulut kutsutaan mukaan syksyllä järjestettävään, opiskelijoille tarkoitettuun verkkoseminaariin, jossa käsitellään tärkeimmät hakuprosessiin liittyvät asiat. Seminaarin materiaalit jaetaan korkeakouluille, jotta he voivat osaltaan ohjeistaa hakijoita tai hakijoita auttavia agentteja vuoden aikana näiden materiaalien avulla.
  • Ehdotetaan perustettavaksi kv-opiskelijan henkilökohtainen neuvontalinja, josta sekä opiskelija, agentti että korkeakoulun edustaja saisi vastauksia nopeasti
  • Maahanmuuttovirasto jatkaa aloittamaansa työtä, jossa opiskelijoiden neuvontaa kehitetään. Lisäselvitykseen joutuvan opiskelijan ohjeistusta tarkennetaan, jotta sen sisältö avautuisi asiakkaalle paremmin.

Korkeakoulujen toimenpiteet lukuvuosimaksuihin liittyen. Mahdollisen korkeakoulun maksaman apurahan tulisi olla maahanmuuttoviranomaisten tiedossa, kun hakijan toimeentulon edellytyksiä arvioidaan. Tiedon tulisi olla saatavilla sujuvasti ja yksiselitteisesti, jottei sen etsiminen aiheuta työtä. Jos hakija saa apurahaa muualta, kuin korkeakoulusta, johon hänet on hyväksytty, on tällaisen apurahan todistamisvelvollisuus hakijalla itsellään.  

• • Korkeakoulut alkavat siirtää mahdollisimman nopeasti tiedot opiskelijoiden lukuvuosimaksuista VIRTA-opintotietopalveluun, josta ne ovat Maahanmuuttoviraston käytettävissä KOSKI-luovutuspalvelun kautta. 
  • Tieto oppilaitoksen maksamasta apurahasta lisätään korkeakoulun hyväksymiskirjeeseen pakollisena kohtana. Esim. ”Korkeakoulu maksaa / ei maksa opiskelijalle apurahaa.” Jos apurahaa maksetaan, niin kirjeeseen merkitään summa ja tarkemmat tiedot. Hyväksymiskirjeessä ilmoitettaisiin ainoastaan sellaiset apurahat, joiden maksuun ei liity ehtoja (esim. apurahat, jotka saadaan perustuen opintosuorituksiin, merkittäisiin tässä kohden “ei maksa apurahaa”.)
    

Muut toimenpide-ehdotukset

• • Luodaan selkeä koonti, jossa tulee esiin Suomeen saapuvan opiskelijan kaikki kulut. Vertaillaan koontia muutamaan relevanttiin maahan (joku toinen pohjoismaa, Hollanti, Saksa, Iso-Britannia tms.). Yhteinen koonti tarjotaan korkeakoulujen käyttöön, jotta ne voivat yhtenäisesti viestiä sekä kaikille yhteisistä kuluista, että täydentää sitä omilla korkeakoulukohtaisilla kuluillaan. 
  • Korkeakouluja velvoitetaan lisäämään hyväksymiskirjeisiinsä kansallinen oppijanumero (OID), jotta käsittely maahanmuuttovirastossa sujuvoituu.

1. Nykytilan kuvaus

Korkeakoulujen välinen yhteistyö

Sekä ammattikorkeakouluissa että yliopistoissa on olemassa erikseen koottuna tietoa eri maiden koulutusjärjestelmistä ja maakohtaisista hakukelpoisuusvaatimuksista. Ammattikorkeakouluissa vastuu tietojen päivittämisestä oli jaettu maittain eri ammattikorkeakouluille, mutta tällä hetkellä tiedot ovat jo useita vuosia vanhoja. Yliopistojen kv-hapa-ryhmä on kerännyt yhteen vastaavaa tietoa toisella korkeakoulusektorilla. Nämä ns. maatietolomakkeet kaipaavat päivitystä ja tietoja tarvitaan myös laajemmin eri maista.

• Ammattikorkeakoulujen käyttämät maatietolomakkeet (KSHJ-wikin käyttäjille)
• Yliopistojen lista maakohtaisista vaatimuksista sekä yliopistojen käyttämät maatietokannat (yliopistovirkailijoille)

Työryhmässä todettiin, että korkeakoulusektorien välinen yhteistyö asiassa olisi hyödyllistä, koska samoja maakohtaisia tietoja tarvitaan etenkin 1. syklin tutkinto-ohjelmien hakukelpoisuuksien tarkistamisessa. Ammattikorkeakoulut tekevät jo yhteistyötä kevään 1. yhteishaussa, jossa hakijan yleinen amk-hakukelpoisuus tarkistetaan yhteisten ohjeiden mukaan yhdessä amk:ssa kaikille yhteistyössä mukana oleville hakukohteille.

Opintopolkuun ei jää historiatietoa hakijan hakukelpoisuudesta. Hakija voi hakea opiskelupaikkaa useita kertoja ja hänen hakukelpoisuutensa tarkistetaan jokaisella hakukierroksella uudelleen, vaikka hänet olisi aiemmin todettu hakukelpoiseksi hakijaksi.

Hakijan ohjeistaminen ja asiakaskokemuksen parantaminen

Korkeakouluhakijoille ei tällä hetkellä tarjota kootusti maakohtaista tietoa hakukelpoisuuden antavista tutkinnoista. Ammattikorkeakouluista Oulun amk on aiemmin ylläpitänyt verkkosivuillaan maakohtaista listaa, jota muutkin amk:t ovat hyödyntäneet. Listan päivittämisestä on sittemmin luovuttu. Esimerkiksi Ruotsissa korkeakouluhakijat voivat tarkistaa maakohtaiset vaatimukset ja tarvittavat asiakirjat universityadmissions.se-sivustolta.

Suomalaiseen korkeakouluun hakeva ei nykytilanteessa myöskään näe kootusti hakemukselle tarvittavia liitteitä ennen hakuaikaa, vaan joutuu etsimään tai hakemaan tietoa niistä eri korkeakouluista. Tämä vaikuttaa hakijan asiakaskokemukseen hakeutumisvaiheessa.

Joustava haku

Joustavalla haulla - josta käytetään myös termiä jatkuva haku tai rolling admission - tavoitellaan Suomen kilpailukyvyn vahvistamista ja hyvien osaajien houkuttelemista Suomeen. Kartoitamme joustavan haun nykytilaa eduunissa olevaan taulukkoon ja pyrimme sen pohjalta kehittämään joustavaa hakua sekä tuomaan sen mahdollisuuksia tutuksi korkeakouluille.

Olemme saaneet kerättyä tietoa viideltä korkeakoululta, näistä yksi ilmoitti, että heillä ei ole vielä joustava haku käytössä. Vastanneista kahdella tämä on käytössä siten, että molemmat pitävät kaksi pidempään hakuaikaa vuodessa. Hyviksi puoliksi on mainittu seuraavat asiat:

• Hakija voi hakea joustavasti, kun hakuaika on pitkä.
• Hakija saa tiedon hyväksymisestä nopeasti ja voi aloittaa maahantuloprosessin.
• Kansainvälisen markkinoinnin ja kilpailun näkökulmasta on hyvä, että aina voi jättää hakemuksen.
• On mahdollista tavoittaa isompi potentiaalinen hakijajoukko, kun mahdollisuuksia koulutukseen hakeutumiseen on useita.

Huonoiksi ja kehitettäviksi puoliksi mainittiin seuraavat asiat:

• Tätä hakua ei voi käsitellä massana vaan hakemuksia tulee käsitellä kaiken aikaa yksitellen. Jokaiselle hakijalle tulee räätälöidä omat määräajat hyväksymisviestiin.
• Aikaisemmin kaikki hakijat, jotka ylittivät SAT-pisterajan, saivat opiskelupaikan. Tällöin ei tiedetty, kuinka paljon hyväksyttäviä tulee. Nyt kun asetimme hakukohteisiin aloituspaikat, niin nopeat syövät hitaat eli hakijan tulee hakea heti haun alussa, jotta mahtuu suosituimpiin ryhmiin.
• Opintojen aloitus on vain yksi tai kaksi kertaa vuodessa (tammikuu, elokuu), vaikka hakija saisi hyväksymistiedon ajoissa. Pitäisi pystyä ottamaan opintoihin mukaan joustavasti pitkin vuotta. Hyväksytty opiskelija voisi tehdä online-opintoja ennen opintojen alkua.
• Useat valintakokeet vuodessa ovat työläitä.

2. Pilotin kuvaus

Aikataulullisesti pilotti sijoittuu syksyyn 2021. 

2.1 Toteutustavat

Korkeakoulujen välinen yhteistyö 

• Maalomakkeet: Kootaan maakohtaiset vaatimukset 1. syklin korkeakouluopintoihin molempien korkeakoulusektorien virkailijoiden käyttöön. Selvitetään paras malli tietojen pitämiseksi ajantasalla, esimerkiksi korkeakoulukohtaisia päivitysvastuita maittain. Uusien maiden osalta työ vähintään aloitetaan.
• Hakukelpoisuuden tarkistaminen: Selvitetään tarvetta laajentaa korkeakoulujen yhteistyötä amk-/kandi-tutkinto-ohjelmien yleisten hakukelpoisuuksien tarkistamisessa amk-sektorin toimintamallin mukaisesti. Lisäksi tarkistetaan, onko Opintopolun kehittäminen mahdollista niin, että sinne jäisi tieto tarkistetusta korkeakoulukelpoisuudesta seuraavien hakukierrosten käyttöön, ja onko tarpeellista siirtyä hakemuskohtaisuudesta osin henkilöperusteiseen tietoon.

Hakijan ohjeistaminen ja asiakaskokemuksen parantaminen

• Maatietolomakkeiden pohjalta on mahdollista tehdä koonti maakohtaisista vaatimuksista korkeakouluopintoihin julkisille verkkosivuille myös hakijoiden nähtäväksi. Listan yhteydessä mahdollista kertoa hakijalle maakohtaista tietoa tutkinnoista vaadittavista todistuksista tai muista hakulomakkeen liitteistä (esimerkiksi viralliset käännökset). Sopiva sijainti listalle voisi olla Opintopolku/Studyinfo. Tällä varmistetaan parempi asiakaskokemus koulutukseen hakeutumisessa hakukelpoisuuden ja siitä viestimisen osalta.

Joustava haku

• Selvitetään koko korkeakoulukentän käytänteet joustavan haun osalta.
• Tehdään joustavasta hausta opas korkeakouluille, jossa selkiytetään terminologia ja käsitteet, kerrotaan, millä eri tavoin joustavaa hakua voidaan käyttää ja mitkä ovat sen hyviä ja huonoja puolia. Kerrotaan vinkkejä ja yritetään löytää kehitettäviä asioita. Hyvä vinkki on esimerkiksi se, että kun hakijoita hyväksytään pitkin vuotta, mutta opinnot alkavat vasta virallisesti myöhemmin, niin kyseiset hakijat voivat aloittaa oniline-opinnot avoimen kautta. Joustavan haun hyviä puolia kilpailukyvyn puolesta on juuri se, että siinä voidaan hyväksyä hakija esimerkiksi kahden viikon kuluttua hakemuksen jättämisestä. Normaalit hakuprosessit kestävät todella kauan ajatellen kansainvälisiä hakijoita. Tuodaan oppaan avulla joustava haku tutuksi korkeakouluille. Mietitään myös ohjeistus Opintopolun näkökulmasta virkailijoille.
• Tarkastellaan joustavaan hakuun liittyvää markkinointia (Study in Finland, Opintopolku/Studyinfo), ja huomioidaanko joustava haku riittävästi.

2.2 Osallistujat

Pilotin tehtävät jaetaan niiden mukana olevien korkeakoulujen kesken, jotka ovat olleet pilottia suunnittelemassa. Lisäksi kiinnostuneita korkeakouluja voi tulla mukaan.

2.3 Resurssitarvearvio ja kustannusarvio (mikäli tarvitaan erillistä rahoitusta)

Opintopolun muutosten osalta on mahdollista tehdä virkatyötä, mutta tekniset muutokset pitää huomioida erikseen ja niihin laatia kustannusarvio. Korkeakoulujen osalta työaika kuuluu pilotissa mukanaoloon.   

3. Muut huomiot ja toimenpide-ehdotukset

• OPH:n tutkintojen tunnistamisen yksikön asiantuntijaroolin hyödyntäminen selvitetään. 
• Aika monet käyttävät agentteja, lomakkeella voitaisiin kysyä hakijalta, että oletko käyttänyt haussa apuna agenttia, ketä. Tämä auttaa kaupallisia palveluita, kun agenteille pitää maksaa maksu, mikäli hakijan polku etenee paikan vastaanottoon. Ministeriöltä kysyttiin, että voiko hakulomakkeella esittää edellä mainittua kysymystä. Ministeriön vastaus: "Ns. Koski-lain 19 §:n mukaan opiskelijavalintarekisteriin voidaan siis tallentaa ”koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot kunkin hakijan osalta”. Alun perin tuolla muotoilulla on varmaankin tarkoitettu tietoa vain siitä, mihin hakukohteisiin henkilö on hakenut (muotoilu näyttää olevan peräisin 1998 laista), mutta antaahan tuo jonkin verran tulkinnanvaraa sen suhteen, mitä ylipäätään tarkoitetaan ”hakemista koskevilla tiedoilla”. Rekisterin yksi käyttötarkoitus on valintojen kehittämistä ja opintojen järjestämistä varten tarpeellisten tietojen antaminen oppilaitoksille ja tieto agenttien käyttämisestä varmaankin palvelisi valintojen kehittämistä.". Yksi harkittava vaihtoehto kuitenkin on se, että jos tuota tietoa tarvitaan vasta niiltä, joilla prosessi johtaa opiskelupaikan vastaanottoon, niin tulisiko sitä kysyä vasta paikan vastaanoton yhteydessä? Henkilötietojen käsittelyn näkökulmasta ”turhia tietoja” ei nimittäin saa kerätä, vaan kysymys tulisi kohdentaa niille, joilta sitä tietoa tarvitaan.
• Voidaan miettiä ehkä yhteisien agenttien käyttöä. Pilotin aikana työstetään yhteistä kysymystä käytettäväksi kaikissa hauissaan.) Yksi mielenkiintoinen kysymys ja varmaan 1 alatyöryhmän kanssa mietittävä on hakeminen tunnistautuneena vs agentit. Avoimet asiat liittyen agenttien käyttöön.
• Opetushallinnon tilastopalvelu Vipuseen olisi hyvä saada raportti, josta saa tiedon, kuinka moni korkeakoulu käyttää joustavaa hakua. Tämä vaatisi muutoksen Opintopolun raportointiin.

1. Nykytilan kuvaus

Korkeakoulut kehittävät kv-opiskelijoille ja hakijoille palveluitaan pitkälti toisistaan erillisinä. Yhteistyötä tehdään jonkin verran, mutta valtakunnallisten linjojen vetäminen tai korkeakoulusektorirajojen ylittäminen on haasteellista. Korkeakouluilla on myös kv-opiskelijoiden palveluihin varattuna hyvin erilaisia henkilöstöresursseja. Korkeakoulujen näkökulmasta sekä OPH:n opintopolku, Migrin EnterFinland ja toisaalta korkeakoulujen omat järjestelmät näyttäytyvät hyvin erillisiltä. Tiedot eivät kulje kovinkaan paljoa järjestelmistä toiseen ja koko hausta maahantuloon -prosessi näyttäytyy sirpaleiselta. Korkeakoulut keskittyvät kilpailemaan keskenään ja myös palvelut nähdään kilpailuetuna nimenomaan omalle korkeakoululle. Ajatus siitä, että voisimme korkeakoulusektorina ja valtiona kilpailla muiden valtioiden ja toisaalta ulkomaisten korkeakoulujen kanssa, on vieras tai ainakin näyttäytyy sellaisena. 

Hakijan näkökulmasta palvelu ei vaikuta harkitulta kokonaisuudelta. Ensin keskustellaan korkeakoulun hakijapalveluiden/markkinoinnin kanssa, siitä siirrytään itse hakemuksen täyttämiseen opintopolussa, jossa paikka myös otetaan vastaan. Tämän jälkeen aloitetaan oleskelulupaprosessi täysin erillisessä EnterFinland-järjestelmässä ja lopulta saadaan tunnukset ja siirrytään käyttämään korkeakoulun opinto- ja muita järjestelmiä. Palvelulla ei ole yhtä luukkua vaan palvelu pitää löytää oikeasta paikasta. Korkeakoulut neuvovat hakijaa ja lopulta valittua myös maahantuloon liittyvissä asioissa, mutta neuvonta on tietysti vain pintapuolista ja erilaisten linkkien lähettelyä koska sisältöjen neuvonta kuuluu migrille ja tarvittaessa muille viranomaisille (esimerkiksi Kela, maistraatit, opiskelija-asuntosäätiöt, YTHS, kaupungit ja kunnat ja niin edelleen). Palvelu kokonaisuudessaan hakemuksesta valinnan kautta oleskelulupaan ja lopulta maahantuloon kestää luvattoman kauan ja tämä saa monet hakijat valitsemaan jonkin toisen maan. Sekä palvelun sirpaleisuudesta että kestosta eri kohdissaan korkeakoulut saavat jatkuvasti palautetta.

Stressitestinä korona osoitti myös sen, että epävarmuus siitä pääseekö (pandemian takia) maahan, onko opetus etänä vai läsnä, voiko syksylle saada oleskelulupaa, jos maahanpääsystä ei ole takeita pandemiatilanteen takia, ja niin edelleen vaikuttaa todella paljon palvelujen toimivuuteen ja asiakkaiden tyytyväisyyteen palveluun. Viranomaisten (OPH-migri-korkeakoulut-OKM) välinen vuoropuhelu toiminnasta pandemian aikana ei näyttäytynyt selkeältä, eikä asioita katsottu kokonaisuutena vaan jokainen koitti selvitä omassa nurkassaan. Mikäli järjestelmä toimisi paremmin, se kenties kestäisi paremmin myös pandemian kaltaiset katastrofitilanteet. 

Kokonaisuudessaan nykytilannetta värittävät yhteisen tekemisen puute, erityisesti jo mainittujen viranomaistahojen ja korkeakoulujen kesken, sisäinen kilpailuasetelma ja hakijalle epäselvänä näyttäytyvät palvelut. 

Korkeakoulujen ja muiden palvelutuottajien käyttämät resurssit ja syntyvät kustannukset kv-hakijaa kohden ennen Suomeen saapumista ovat huomattavat ja ei ole yhdenkään toimijan kannalta järkevää, että niukkoja resursseja hukataan keskenäiseen kilpailuun ja yhteistyön puutteeseen. Tarvittaessa tarkemmat kustannuslaskelmat maahantuloprosessin jäykkyyvdestä ovat laskettavissa ja prosessin sujuvoittamisesta syntyvät kustannysssäästöt ovat todennettavissa. 

2. Pilotin kuvaus

Tarpeelliset palvelut alatyöryhmässä on kerätty yhteen niitä kriittisiä palveluita, jotka ovat tärkeässä asemassa kansainvälisen opiskelijan opintojen aloittamisen näkökulmasta tarkasteltuna. Palvelut on kerätty yhteen taulukkoon, joka löytyy alempana raportilta (liite 1). Tavoitteena on, että taulukon pohjalta saadaan kehitettyä "yhden sivun läpyskä", jota voidaan jakaa korkeakouluille ja muille kriittisille toimijoille, jotka ovat osana kansainvälisen opiskelijan palvelukenttää. Opiskelijoiden opintojen etenemisen kannalta on tärkeää, että kaikilla toimijoilla on mahdollisimman selkeä kuva niistä palveluista ja toimijoista, jotka ovat keskeisessä roolissa opiskelijan arkielämässä hänen opiskellessaan kohti tutkintoa ja työelämään siirtymistä. Esitteen keskeisenä tavoitteena on asettaa yhteiset minimistandardit kansainvälisen opiskelijan palveluille sekä muistuttaa ja selkeyttää opiskelijan palveluprosessia ja sitä kautta lisäksi mahdollisesti yhdenmukaistaa esim. korkeakoulujen palveluprosessia kansainvälisen opiskelijan suuntaan. 

Pilotissa on toisena tavoitteena kehittää taulukon pohjalta palveluesite (esim. Checklist), joita voidaan jakaa kansainvälisille opiskelijoille sekä sähköisenä että fyysisenä esitteenä.  Esitteessä huomioidaan tavoitettavuus. Taulukko tulee uudelleen muotoilla toimimaan opiskelijan näkökulmasta. Tällä hetkellä taulukko on tehty palveluntuottajan silmin.

Pilotin tavoitteena on asettaa kansainvälisen opiskelijan palveluiden minimitaso sekä viestiä se etenkin korkeakouluille sekä potentiaalisille hakijoille/opiskelijoille. Pilotin lopputuloksena on toiminpide-ehdotukset palveluntuottajille kv-opiskelijoiden minimipalvelutason suhteen.

Pilotissa hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan kv-opiskelijoiden palveluista vastaavien tahojen kansallisia verkostoja.

Pilotissa luodaan palvelumuotoilun keinoin kuvaus kv-hakijan/opiskelijan palveluketjusta. Työhön otetaan mukaan maassa olevia kv-opiskelijoita.

Pilotissa selvitetään kyselytutkimuksella syitä siihen, miksi osa haussa opiskelupaikan saaneista kv-opiskelijoista ei saavu missään vaiheessa Suomeen tutkintoa suorittamaan.

Pilotin tavoitteena on lisäksi kehittää korkeakoulujen yhteinen Suomen kieli- ja kulttuurikurssi Suomeen saapuville kv-opiskelijoille. Kurssin suorittaminen voidaan toteuttaa hybridimallilla siten, että se aloitetaan etänä kotimaasta käsin ja suoritetaan loppuun opiskelijan Suomeen saavuttua. Kurssin kehittämisessä voidaan hyödyntää aiempaa kehitystyötä, jota on tehty Erasmus Intensive Language Course opintojen yhteydessä.

2.1 Toteutustavat

Ensimmäisessä vaiheessa sisällöntuottajat toteuttavat yhdessä markkinointiviestinnän asiantuntijoiden kanssa taulukon pohjalta toimivan esitteen palveluntuottajille. Kun esite on valmis, sitä jaetaan eri toimijoille syksyn aikana (mm. korkeakoulut, OPH, opiskelijajärjestöt). Ensimmäisessä vaiheessa hyödynnetään palvelumuotoilun menetelmiä.

Toisessa vaiheessa sisällöntuottajat muokkaavat palvelutaulukon toimimaan opiskelijan näkökulmasta toimivaksi, jonka jälkeen sisällöntuottajat yhdessä markkinointiviestinnän asiantuntijoiden kanssa taittavat opiskelijaesitteen. Valmista esitettä jaetaan mm. korkeakouluihin hyödynnettäväksi kansainväliseen opiskelijamarkkinointiin. Esitteen pohjana hyödynnetään pilotissa toteutetun kyselytutkimuksen tuloksia.

Pilotin kolmannessa vaiheessa kehitetään pilotin osallistujien toimesta korkeakoulujen yhteinen Suomen kieli- ja kulttuurikurssi Suomeen saapuville kv-opiskelijoille. Kurssin suorittaminen voidaan toteuttaa hybridimallilla siten, että se aloitetaan etänä kotimaasta käsin ja suoritetaan loppuun opiskelijan Suomeen saavuttua. Korkeakoulut voivat ottaa pilotissa kehitetyn kurssipohjan osaksi omaa opetustarjontaansa ja toteuttaa sen oman henkilökuntansa toimesta.

2.2 Osallistujat

Korkeakoulut (mahdollisesti ainakin Oulun yliopisto ja Turun ammattikorkeakoulu) ja muut palveluntuottajat (esim. Opetushallitus)

2.3 Resurssitarvearvio ja kustannusarvio (mikäli tarvitaan erillistä rahoitusta)

Henkilöresurssit (mm. kehitystyö, esitteen taitto) 5000 €

Painokustannukset 1000 €

3. Muut huomiot ja toimenpide-ehdotukset

Opiskelijoille kriittisten palveluiden toteuttamisen kannalta on tärkeää ratkaista vahvaan etätunnistautumiseen liittyvä problematiikka. Opintojen sujuvan aloittamisen ja aikaiseen opintoihin kiinnittymisen kannalta olisi tärkeää, että opiskelijat saisivat mahdollisimman kattavasti korkeakoulujen ja muiden toimijoiden palvelut käyttöönsä heti opiskelupaikan vastaanottamisen jälkeen. Palveluiden käyttöönotto edellyttää monesti hakijan/opiskelijan vahvaa tunnistamista. Tähän ei ole käytössä luotettavia menetelmiä etenkään EU- ja ETA-maiden ulkopuolisten henkilöiden kohdalla. Yhteiseksi tavoitetilaksi tulisi ottaa käyttöön kansainvälisten opiskelijoiden kansallinen tunnistamisväline mahdollisimman nopealla aikataululla. Prosessin sujuvoittamisen kannalta kannattaisi harkita hakijan vahvan tunnistautumisen käyttöönottoa jo siinä vaiheessa, kun hän jättää hakemuksensa Opintopolkuun. Samalla saadaan vähennettyä työvaiheita lisäksi korkeakoulujen hakijapalveluissa, kun ei tarvitse erikseen tunnistaa hakijaa ja yhdistää hänen tietojaan mahdollisiin edellisiin hakuihin. Tunnistamistiedot eivät myöskään siirry eri toimijoiden välillä.

Kansainvälisen opiskelijan prosesseissa tehdään myös tällä hetkellä päällekkäisiä toimia, esimerkiksi alkuperäisten tutkintotodistusten tarkistaminen. Migri tarkistaa tutkintotodistukset ensi oleskeluluvan myöntämisen yhteydessä ja korkeakoulut myöhemmin opiskelupaikan vahvistamisen yhteydessä. Myös edellä mainittu opiskelijan tunnistaminen on toiminto, mikä tehdään useaan kertaan monen eri tahon toimesta. Tunnistamistietoja jakamalla saadaan vähennettyä moneen kertaan tehtyä työtä. Päällekkäisiä toimia vähentämällä saadaan sujuvoitettua maahantuloprosessia opiskelijan silmin ja ylipäätään nopeutettua sekä sujuvoitettua koko maahantuloprosessia, mikä on koko pilotin laajempi tavoite. 

Jäykät prosessit toimivat kv-opiskelijan maahantulon esteenä opiskelijan vanhvasta tahdosta ja opiskelumotivaatiosta huolimatta. Kaikkien tahojen, jotka tuottavat palveluita, tulisi edistää toimintaprosessien sujuvoittamista osana omaa sisäistä kehittämistoimintaansa sekä kansallisessa yhteistyössä, jotta korkeakoulujen on mahdollista menestyä globaalissa kilpailussa potentiaalisista hakijoista ja motivoituneista kv-opiskelijoista. Kilpailu opiskelijoista on kovaa ja Suomelle maana ei ole kannattavaa antaa etumatkaa muille kilpailijamaille vaikeasti tavoitettavilla palveluilla ja jäykillä toimintaprosesseilla.

Opintojen onnistuneen suorittamisen ja valmistumisen jälkeisen työllistymisen auttamiseksi korkeakoulujen olisi syytä vahvistaa aiempaa enemmän kv-opiskelijoiden sosiaalista integroitumista suomalaiseen yhteiskuntaan. Alatyöryhmän suosituksena on kerätä yhteen useita korkeakouluja konsortioksi ja yhteistyössä valmistella yhteinen hanke-esitys ja -hakemus (esim. ESR) sosiaalisen integraation edistämiseksi kv-opiskelijoiden keskuudessa. Hanke mahdollistaisi kehittämisresurssit tämän tavoitteen saavuttamiseksi.

4. Liitteet