Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2014\2

  • Perjantaina 28.11.2014 kello 12-15
  • Kokoushuone Väinämöinen, Opetus- ja kulttuuriministeriö, Meritullinkatu 10, Helsinki

Jäsenet

  • Ilmari Hyvönen, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja)
  • Jaana Backman, tutkimuspalvelujohtaja, Itä-Suomen yliopisto
  • Jaason Haapakoski, erityisasiantuntija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
  • Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö
  • Tommi Kangasaho, tietohallintojohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
  • Eija Lantta, opintoasiainjohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
  • Ilkka Niemelä, provosti, Aalto-yliopisto
  • Jussi-Pekka Pispa, tietohallintojohtaja, Tampereen teknillinen yliopisto
  • Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu
  • Tuija Raaska, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Eva Maria Raudasoja, johtaja, Oulun yliopisto
  • Tuomo Rintamäki, tietohallintojohtaja, Metropolia ammattikorkeakoulu
  • Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, Helsingin yliopisto

Asiantuntijat

  • Janne Kanner, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Antti Mäki, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)

Muistio

Muistio liitetiedostona: word, pdf

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

  • Hyvönen avasi kokouksen kello 12:01.
  • Hyväksyttiin ennakkoon lähetetty asialista kokouksen työjärjestykseksi.

2 Edellisen kokouksen päätöslistan ja keskustelumuistion hyväksyminen

  • Mäki esitteli päätöslistan (wiki-linkki) ja keskustelumuistion (Liite 1).
  • Edellisessä kokouksessa todettiin Funet-yhteisön päättäneen, että tämä ohjausryhmä toimii Funet-työvaliokuntana (1/25.9.2014). Pohdittiin, että siirrettäisiin työvaliokuntatehtävä erilliselle tekniselle ryhmälle, joka valmistelisi päätökset Funetin osalta.
  • (17) Tarkastellaan Funetin asioita valmistelevan työvaliokunnan ja teknisen ryhmän tai vastaavan tarvetta seuraavassa kokouksessa, kun käsitellään Funettia laajemmin.
  • Hyväksyttiin päätöslista ja keskustelumuistio ohjausryhmän kokouksesta 25.9.2014.
  • (18) Tästä ja tulevista ohjausryhmän kokouksista ei tehdä keskustelumuistiota vaan päätöspöytäkirja ja tarvittaessa yhteenveto esille nousseista asioista.  

3 Kokonaisarkkitehtuurityön isokuva ja liitokset 

  • Raaska esitteli Arkkitehtuurityön alueet (Liite 2).
  • Todettiin, että ohjausryhmän tehtävänä on koordinoida arkkitehtuureiden muodostaman kokonaisuuden julkaisemista. Ohjausryhmän päätösvallassa on kaksi arkkitehtuurialuetta ja  muilla arkkitehtuureilla on omat päätösrakenteensa. Muita arkkitehtuurialueita koskevan  työn etenemistä esiteltäisiin tälle ohjausryhmälle ja niihin otettaisiin tarpeellisella tavalla kantaa.  Iso kuva ja priorisointi ovat asioita, joihin ohjausryhmä voisi kontribuoida ja näihin asioihin esitystapa ei anna informaatiota. Asioiden visualisointiin kannattaisi käyttää alan ammattilaisia.
  • (19) Kokonaisarkkitehtuurityön isokuva liitoksineen edellyttää asian paremmin visualisoivaa ja jäsentävää toteutustekniikkaa kuin diaesitys. Laaditaan verkkosivusto, asian parempaa sitämistä, hallitsemista ja laajemmalle yleisölle jakamista varten. Sivustossa esitetään kuvaus kokonaisarkkitehtuurien hallintamallista ja tämän ohjausryhmän roolista. Sivuston alkuun tehdään johdon yhteenveto. Sivustolla on tarpeen tuoda henkilöt, tekijät navigoitavana ulottuvuutena esille sekä korostaa itsenäisiä arkkitehtuureita ja niitä yhdistävien arkkitehtuureiden liitoksia. Yhteentoimivuus- ja yhteismitallisuus voisivat olla perusnäkökulmana ja lisäksi voitaisiin myös esittää, mihin palveluihin arkkitehtuurit vaikuttavat.

4 Alustava runko Korkeakoulujen ICT-palveluiden nykytilan ja tavoitearkkitehtuurin kuvauksesta

  • Mäki esitteli AAPA:n ja FUCIO:n pääsihteereiden kanssa valmistellun luonnoksen ICT-kartan rungoksi (Liite 3). Tavoitteena on tarkastella ICT-palveluita sen suhteen, millä tasolla ne järjestetään, onko nähtävissä päällekäisyyttä ja, voidaanko linjata tavoiteesta jonkin palvelun järjestämistason muutokseksi. Keskeinen jatkokehitystä ohjaava kysymys on, onko FUCIO:n ja jatkossa AAPA:n jäsenten omassa korkeakoulussaan "mielenkiintoisimmiksi" ja tärkeimmiksi kokemat hankkeet/projektit oikea lähtökohta. Jatkossa on myös linjattava, mitä kansallisia palveluita tulisi ottaa mukaan CSC:n tuottamien lisäksi, esim. OPH:n ja kansalliskirjaston tuottamat palvelut.
  • Pohdittiin, pitäisikö erikseen ottaa palvelun järjestämisen tasona huomioon korkeakoulujen muiden yhteistyörakenteiden ja valtakunnallisten palveluiden välillä puolivaltakunnalliset toimijat, kuten Certia ja OTM? Miten voitaisiin pohtia kansallisesta näkökulmasta asioita, joihin huomiota haluttaisiin kiinnittää, ennen kuin asiat nousevat esille korkeakoulujen hankkeina? Miten saataisiin lisää ajantasaisuutta ja herkkyyttä uusien hankkeiden havaitsemiseksi ajoissa?
  • (20) Korkeakoulujen ICT-palveluiden nykytilan ja tavoitearkkitehtuurin kuvausluonnoksen pohjalta jatketaan. Täydennetään tarkastelua lisäämällä ulottuvuuksia: onko pakollinen vai vapaaehtoinen ICT-palvelu eli onko kyse säädöksiin perustuvasta vai muusta; tietoa siitä, missä vaiheessa asia on, mitä siinä nyt tehdään, mihin se johtaa; tieto rahoituslähteestä. Tarkastelun tietopohja pitää tarkentaa Aapan ja Fucion ja kanssa ja hyödyntää myös RAKETTI-OPI:n puitteissa luodut opiskelun ja opetuksen tuen kehittämistä koskevat korkeakoulukortit. Pitää myös valmistella, miten asiantuntijatasolla voitaisiin arvioida, mitä näistä yksittäisistä havainnoista kannattaa käsitellä, mikä olisi asian merkittävyyden kriteeri.

5 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen

5.1 Ernst & Youngin selvitys CSC:n asemasta

  • Tiedoksi Selvitys (Liite 4).
  • Hyvönen kertoi, että asiaa ei voida esitellä, koska omistajaohjaus ei ole vielä valmistellut asiaa loppuun.

5.2 AAPA:n strategia

  • Rintamäki ja Kangasaho esittelivät tiedoksi Ammattikorkeakoulujen digitalisoinnin kehittämisohjelma 2014-2020:n (Liite 5 ja Liite 5a). 

5.3 OKM\KTPO - CSC -sopimus palveluista vuonna 2014

  • Tiedoksi päättyvän kauden sopimus ja liitteet (Liite 6).

5.4 Ohjausryhmän seuraamien hankkeiden ja projektien lista

  • Mäki esitteli julkisen wiki-sivun, jota toimintansa päättänyt RAKETTI-Tietohallinto-ohjausryhmä on käsitellyt viimeisen kerran kokouksessaan 28.5.2014. 
  • (21) Listan seuraamista ja ylläpitoa jatketaan. Listalle ehdotettavat asiat esitellään, sihteerin tekemän ennakkovalmistelun pohjalta, ohjausryhmälle siten, että asian seuraamisen perusteet voidaan arvioida. Ohjausryhmä tutustuu kokouksissaan tarkemmin erikseen päättämiinsä hankkeisiin.

6 Toimintasuunnitelma: kokoukset ja niiden teemat

6.1 Ehdotus kokousajankohdista

  • Mäki esitteli ehdotuksen Doodle-kyselyn (linkki) pohjalta. Kaikille sopivia aikoja ei löydetty.
  • (22) Ohjausryhmän seuraava kokous pidetään 28.1.2015. Sihteeri etsii uudet ajankohdat myöhemmille kokouksille siten, että varmistetaan niiden sopivuus Arenen ja Unifin edustajille. 

6.2 Kevään kokousten teemat

  • Hyvönen esitteli teemat kevään kokouksille.
  • (23) Kevään kokousten teemat ovat:
    • Tammikuun loppu
      • Funet-vuosiraportti ja –palveluvalikoima
      • Vuosisopimuksen valmisteluprosessi
      • Yhteentoimivuusmalli ja hallintamalli
      • KA-SIG
    • Maaliskuu
      • ICT-palveluiden nykytilan ja tavoitearkkitehtuurin kuvauksen ensimmäisen version hyväksyminen
      • Korkeakoulujen johdon ICT-kokouksen agenda
    • Toukokuun alku
      • 2016 vuonna CSC:ltä hankittavien palveluiden (KTPO-CSC-sopimus) arviointi valmistelun pohjaksi.
  • Korkeakoulujen johdon ICT-kokous pidetään 27.5.2015.

6.3 Kokouksissa pääsääntöisesti, tarpeen mukaan käsiteltävät asiat

  • Kokonaisarkkitehtuurityöhön liittyvät asiat
  • Yhteentoimivuusmallin täydennykset ja muutokset
  • FUNET-asiat
  • Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen

7 Hallinnolliset asiat

7.1 Nimetyt varajäsenet

  • Ohjausryhmän jäsen voi estyessään lähettää sijaisen, joka ensisijaisesti olisi jäsenen edustamasta taustaverkostosta (10/25.9.2014). 
  • (24) Pysyvän varajäsenensä voi ilmoittaa sihteerille, jolloin varajäsen lisätään pysyvästi ohjausryhmän jakelulistalle.

7.2 Matkakulut

  • Tiedoksi ohje matkakulujen laskuttamisesta: wiki-sivu.

8 Muut esille tulevat asiat

  • OKM:n seminaarikalenteri vuodelle 2015 tullee joulukuun ensimmäisellä viikolla korkeakouluihin.
  • Tutkimuslaitosten FUNET-asiat siirtyvät Valtorille, tarkoittaa, että tutkimuslaitosten sijaan Valtori vaihtuu sopijapuoleksi FUNET:ssa. CSC tapaa VM:än ja OKM:n kanssa ja selvittää asiaa jatkossa.

9 Kokouksen päättäminen

  • Hyvönen päätti kokouksen kello 14:51.

Asialista

Asialista liitetiedostona: word, pdf

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

2 Edellisen kokouksen päätöslistan ja keskustelumuistion hyväksyminen

3 Kokonaisarkkitehtuurityön isokuva ja liitokset 

  • Arkkitehtuurityön alueet (Liite 2). Tuija Raaska esittelee

4 Alustava runko Korkeakoulujen ICT-palveluiden nykytilan ja tavoitearkkitehtuurin kuvauksesta

  • AAPA:n ja FUCIO:n pääsihteereiden kanssa valmisteltu luonnos ICT-kartan rungoksi (Liite 3). Antti Mäki esittelee:
  • Tavoitteena on tarkastella ICT-palveluita sen suhteen, millä tasolla ne järjestetään, onko nähtävissä päällekäisyyttä ja, voidaanko linjata tavoiteesta jonkin palvelun järjestämistason muutokseksi 
  • Pohjaa tavoitteille etsitään AAPA:n ja FUCIO:n strategioista, lisäksi KA-SIG:n työ saattaa tuottaa tavan tunnistaa tavoitteita. Jatkossa myös muut asiakasohjauksen ryhmät ja tuottanevat tavoitteita, mitä voitaisiin huomioida (vrt. liite 2).  
  • Onko ICT-palveluiden karsimistapa oikea? 1., 2. ja 4. välilehdillä karsittu lista, 3. välilehdellä kaikki (syksyllä 2014 tunnistetut)
  • Onko FUCIO:n ja jatkossa AAPA:n jäsenten omassa korkeakoulussaan "mielenkiintoisimmiksi" ja tärkeimmiksi kokemat hankkeet/projektit oikea lähtökohta?
  • Mitä kansallisia palveluita tulisi ottaa mukaan CSC:n tuottamien lisäksi, esim. OPH:n ja kansalliskirjaston tuottamat palvelut?

5 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen

5.1 Ernst & Youngin selvitys CSC:n asemasta

5.2 AAPA:n strategia

  • Ammattikorkeakoulujen digitalisoinnin kehittämisohjelma 2014-2020 (Liite 5 ja Liite 5a). Tuomo Rintamäki ja Tommi Kangasaho esittelevät

5.3 OKM\KTPO - CSC -sopimus palveluista vuonna 2014

  • Päättyvän kauden sopimus ja liitteet (Liite 6). Tiedoksi

5.4 Ohjausryhmän seuraamien hankkeiden ja projektien lista

  • Julkinen wiki-sivu, jota toimintansa päättänyt RAKETTI-Tietohallinto-ohjausryhmä on käsitellyt viimeisen kerran kokouksessaan 28.5.2014. Antti Mäki esittelee

6 Toimintasuunnitelma: kokoukset ja niiden teemat

6.1 Ehdotus kokousajankohdista

  • Doodle-kysely (linkki). Antti Mäki esittelee

  • 28.1. keskiviikko, kello 12-15

  • 19.3. torstai, kello 12-15

  • 13.5. keskiviikko, kello 13-16

6.2 Kevään kokousten teemat

  • Ilmari Hyvönen esittelee:
  • Tammikuun loppu
    • Funet-vuosiraportti ja -palveluvalikoima
    • Yhteentoimivuusmalli ja hallintamalli
    • KA-SIG
  • Helmi-maaliskuun vaihde
    • ICT-palveluiden nykytilan ja tavoitearkkitehtuurin kuvauksen ensimmäisen version hyväksyminen
    • Korkeakoulujen johdon ICT-kokouksen agenda
  • toukokuun alku
    • 2016 vuonna CSC:ltä hankittavien palveluiden (KTPO-CSC-sopimus) arviointi valmistelun pohjaksi
  • 27.5.2015 Korkeakoulujen johdon ict

6.3 Kokouksissa pääsääntöisesti, tarpeen mukaan käsiteltävät asiat

  • Ilmari Hyvönen esittelee:
  • Kokonaisarkkitehtuurityöhön liittyvät asiat
  • Yhteentoimivuusmallin täydennykset ja muutokset
  • FUNET-asiat
  • Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen

7 Hallinnolliset asiat

7.1 Nimetyt varajäsenet

7.2 Matkakulut

8 Muut esille tulevat asiat

9 Kokouksen päättäminen

Liitteet

2014_11_28 Luottamukselliset liitteet (edellyttää kirjautumista)

Julkiset liitteet

 

  • No labels