Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2016\4

• Maanantaina 29.8.2016 kello 13.30-16.30
• Kokoushuone Louhi, Opetus- ja kulttuuriministeriö, Meritullinkatu 10, Helsinki

Jäsenet

• Ilmari Hyvönen, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja)
• Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (saapui klo 14.05)
• Jaana Backman, tutkimuspalvelujohtaja, Itä-Suomen yliopisto (saapui klo 13.38)
• Jaason Haapakoski, erityisasiantuntija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos – ESTE
• Juha Venho, tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu
• Eija Lantta, opintoasiainjohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
• Ilkka Niemelä, provosti, Aalto-yliopisto
• Manu Pajuluoma, tietohallintojohtaja, Lapin yliopisto
• Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu – ESTE
• Tuija Raaska, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
• Eva Maria Raudasoja, johtaja, Oulun yliopisto – ESTE
• Tuomo Rintamäki, tietohallintojohtaja, Metropolia ammattikorkeakoulu
• Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, Helsingin yliopisto (saapui klo 13.38)

Asiantuntijat

• Janne Kanner, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
• Walter Rydman, koordinaattori, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)

Muistio

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.31. Päätettiin käsitellä kohta 4 ennen kohtaa 3 ja hyväksyttiin asialista.

Vuoden viimeisten kokousten asialistat pyritään toimittamaan hyvissä ajoin, jotta FUCIO ja AAPA ehtivät tutustua käsiteltäviin asioihin.

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja muutoksitta.

3 Vuosisopimus (keskusteluasia)

Juha Haatajan (OKM) johdannon jälkeen keskusteltiin ohjausryhmän näkemyksistä vuoden 2017 KTTPO-CSC -vuosisopimuksen suhteen. Yleisesti todettiin seuraavien vuosien budjettien olevan suhteellisen tiukkoja eikä liikkumavaraa juurikaan ole. Jonkin verran priorisointia jouduttaneen tekemään.

Keskustelussa nostettiin esiin riski CSC:n ydintehtävien (suurteholaskenta, tallennus ja varastointi, korkeakoulujen runkoverkkoinfrastruktuuri ja siihen liittyvät palvelut) kärsimisestä yhtiön laajentuessa. Mainittujen ydintehtävien hoitamisessa Suomen malli on muihin pohjoismaihin verrattuna edullinen eikä tätä kilpailuetua kannata laajentumisen yhteydessä hukata. Riskin välttämiseen toivottiin kiinnitettävän erityistä huomiota.

Uuden supertietokoneen hankinnan suhteen Tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumi on tekemässä selvitystä tutkijoiden tarpeista suurteholaskennan näkökulmasta. Selvitys pohjautuu haastatteluihin. Uutena aiempaan nähden selvityksessä otetaan huomioon myös opettajien näkökulmat sekä katsotaan kokonaisuutta myös perinteisten kovien tieteenalojen ulkopuolelta. Samalla selvitetään erilaisia rahoitusvaihtoehtoja.

4 Asiat FUNET-työvaliokuntana

Luottamukselliset liitteet

4.1 Kustannusjaon 2017 lopullinen toteuma

Kanner esitteli lopullisen kustannusjaon ja sen mukaisesti päivitetyn FUNET:n budjetin vuodelle 2017. Organisaatioiden jäsenmaksut ovat alentuneet ja kustannukset pysyneet muutoinkin kurissa. 

4.2 Lyhyt tilannekatsaus Funet2020-asiakastarvetyöryhmän toimintaan (keskusteluasia)

Työryhmän toiminta alkoi aiottua myöhemmin loppukeväällä, mutta työ on tästä huolimatta tarkoitus saada valmiiksi jouluun mennessä. Tarkoitus on aloittaa puhtaalta pöydältä ja tarkastella laajasti tulevaisuuden tarpeita teemoittain. Lisäksi työryhmän jäseniä haastatellaan vielä erikseen. Valittuja teemoja ovat mm. tutkimus, koulutus, hallinto ja palvelukentän muutos sekä teknologianäkökulma. Kustannusjakokysymykset on rajattu tehtävän ulkopuolelle. Työryhmä toivottaa tervetulleeksi myös ohjausryhmän ajatukset ja kommentit esimerkiksi reunaehtojen osalta.

4.3 Kansainväliset kilpailutukset
4.3.1 Osallistuminen SUNETin keskitetyn oppimisalustan hankintaan (päätösasia)

Ruotsin tutkimusverkko SUNET apunaan NORDUnet on kilpailuttamassa keskitetysti tarjottavan oppimisalustan kaikkien Ruotsin korkeakoulujen käyttöön. Ruotsista on kysytty muiden pohjoismaiden kiinnostusta osallistua syyskuun alussa käynnistyvään hankintaan.

Todettiin ajatuksen olevan sinänsä mielenkiintoinen, mutta tieto on tullut myöhään eikä tarjouskilpailun yksityiskohtiin voi enää juurikaan vaikuttaa. Korkeakouluista on jonkin verran noussut esiin ajatuksia oppimisalustojen uusimisesta, mutta voimakasta tarvetta ei tällä hetkellä vaikuta olevan. Toisaalta järjestelmien hinnat ovat varsin korkeat ja toisaalta muut tarjolla olevat työkalut kattavat jo useita oppimisalustojen tyydyttämiä tarpeita.

Osallistumispyynnön perusteella parhaan hyödyn saamiseksi olisi osallistuttava kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn, johon ei tällä hetkellä ole mahdollisuutta sijoittaa henkilöresursseja.

(70) Päätettiin ettei kilpailutukseen lähdetä mukaan. Seurataan kuitenkin mielenkiinnolla kilpailutuksen tuloksia.

4.3.2 Osallistuminen GÉANTin ja NORDUnetin video- ja verkkoneuvottelupalvelun hankintaan (päätösasia)

GÉANT on kilpailuttamassa yhdessä NORDUnetin kanssa seuraavan sukupolven video- ja verkkoneuvottelupalveluja pilvi- ja/tai keskitetty yhteinen palvelu -mallilla. GÉANT kysyy Euroopan tutkimusverkkojen kiinnostusta osallistua hankintaan, jonka on tarkoitus käynnistyä 9.9.

Hankkeen taustalla on mm. nykyisin käytössä olevien järjestelmien heikko yhteentoimivuus ja epäluotettavuus. Suunnitellut käyttömallit ovat joko puhtaana pilvipalveluna tarjottava kokonaisuus tai paikallinen asennus, jossa palvelu on kuitenkin keskitetty.

Keskustelussa hankintaan osallistumista kannatettiin lämpimästi. Erityistä huomiota tulee kiinnittää palvelun elinkaareen ja kehitykseen. Mahdollisessa hankinnassa on syytä vielä korostaa palvelunäkökulmaa pelkän kilpailutuksen lisäksi. Lisäksi painotettiin nykyisin käytettäviin järjestelmiin nähden selvästi parempaa yhteentoimivuutta. Tosin nykyisten järjestelmienkin toimintaa voisi tässä suhteessa parantaa.

(71) Keskustelun pohjalta päätettiin lähteä mukaan kilpailutukseen. 

5 Muiden ryhmien keväällä 2016 käsittelemät sekä syksyn aikana käsiteltäväksi tulevat keskeiset asiat (keskusteluasia)

5.1 Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä

• Kevään asiat
  
• Hyväksytty korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamalli
• Linjattu, ettei tällä hetkellä ole tarvetta tehdä kategorista päätöstä korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon tulevaisuuden skenaarioiden (kopio/perustietovaranto) välillä. Tietovarantoa kehitetään nykytilanteessa siten, että se vastaa kasvavassa määrin korkeakoulujen tarpeisiin.
• Liitetty VIRTA-opintotietopalvelu kansalliseen palveluväylään.
• Päätetty VIRTA-opintotietopalvelun yhteisen tietoarkkitehtuurin omakustanteisen laajentamisen sallimisesta ja perusperiaatteista.
• Perehdytty ihmiskeskeiseen tiedonhallintaan (MyData) ja sovittu oppijan ja tutkijan omien tietojen hyödyntämiseen liittyvien toimintatapojen kehittämisestä. Keskusteltu ORCID-tutkijatunnisteen käyttöönotosta.
• Käsitelty OKM:n tiedonkeruisiin ja korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon liittyvät muutokset.
• Edistetty tietojen avaamista.
• Syksyn aiheita
  
• Ammattikorkeakoulujen julkaisujen syöttöpalvelun toteutuksen periaatteet.
• Tutkimustietoja laajemmin sisältävän tutkimustietovarannon toteutus.
• Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja tietovirtojen jatkokehitys.
• MyData
• Tietojen avaaminen.
• Asetuskauden jälkeinen järjestäytyminen: Ryhmän toimivalta on rajattu koskemaan viranomaistietovirtoja, mutta tässä kontekstissa se käsittelee laajasti sekä tutkimuksen että koulutuksen piiriin kuuluvia asioita. Tämän ohella olisi tarvetta käsitellä myös operatiivisia asioita ja sopia niistä yhteentoimivuuden määrityksistä, jotka eivät ole lakisääteisiä.

Ohjausryhmässä otettiin esille tietojen avaamisen myötä ilmennyt asia, jossa korkeakoulut saavat enenevässä määrin pyyntöjä opintorekisterien tietojen käyttämiseen. Voisi olla järkevää linjata asiasta yleisemmin, jolloin pyynnöt voidaan käsitellä nopeammin. Keskustelussa mainittiin samankaltaisuus väestötietojärjestelmään verrattuna

5.2 Tietovirta- ja sanastotyön koordinaatioryhmä

• 16.5.2016 esillä oli kansallinen palveluarkkitehtuuri ja sen palvelunäkymät. Koordinaatioryhmä tarkasteli kansalaisen palvelunäkymään liittettäviä tietoja sekä opetushallinnon tietosisältöjen että VIRTA-opintotietopalvelusta saatavien korkeakoulusektorin tietojen osalta. Lisäksi koordinaatioryhmälle esiteltiin VRK:n suomi.fi:n tunnistautumisratkaisut ja tilannekatsaus. Koordinaatioryhmä sopi toimivansa opetushallinnon alan yhteystahona kansallisen palveluarkkitehtuuriin liittyvissä kysymyksissä. (https://confluence.csc.fi/display/TIES/2016_05_16_koordinaatioryhman_kokous)
• 6.4.2016 aiheena oli mm. OPH:n ylläpitämän koodistopalvelun kehitys valtakunnalliseksi koodistopalveluksi ja yhteisten koodistojen muutoksenhallinta. Prosessiuudistuksen valmistelua on jatkettu kokouksessa perustetussa pienryhmässä.
• Syksyllä teemoina mm. luokitusyhteistyö, tiedon avaaminen, sanastojen julkaisemisen ja ylläpidon mallit sekä kansallisen palveluarkkitehtuuriin liittyvät kysymykset.

5.3 Avoimen tieteen ja tutkimuksen asiantuntijaryhmä

• 3.2. Hyväksytty avoimen tieteen ja tutkimuksen viitearkkitehtuuri sekä palvelukartta ja keskusteltu mm. pitkäaikaissaatavuuden toimintamallista.
• 1.6. Tilannekatsaus avoimesta datasta (VM) sekä selvitys pitkäaikaissaatavuuden turvaamiseksi tarvittavien käyttöoikeuksien hallinnasta.
• Syksyn kokouksissa esille otetaan ainakin rinnakkaistallentamisen kansalliset ohjeet sekä avoimuuden juridiset esteet. 27.9. järjestetään avoimuuden pyöreä pöytä biolääketieteen ja terveystieteen näkökulmasta.
• Yksityiskohtaisempi katsaus (1,5 sivua) erillisessä liitteessä
  

5.4 Tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumi

 Yhteistyöfoorumi tulee syksyn aikana käsittelemään tieteellisen laskennan tulevaa kehittämistä ja laatimaan erilaisia tulevaisuusskenaarioita.

5.5 Tutkimuksen tuen ja hallinnon ryhmä (TUHA)

• ORCID-yhteistyöryhmä on perustettu koordinoimaan tutkijatunnisteen käyttöönottoa, huolehtimaan ORCID-ryhmäjäsenyydestä ja edistämään tunnisteen käyttöä sekä tutkijoille suunnatuissa palveluissa että korkeakoulukentän sähköisissä järjestelmissä (www.tutkijatunniste.fi).

• TUHA-seminaarin 21.4. pääaiheena oli tutkimuksen yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja kansallinen tutkimuksen arviointi. Iltapäivällä järjestettiin työpaja tutkimuksen alueen yhteisistä sähköisistä järjestelmistä. Seuraavassa yhteenvedossa työpajan keskeiset tulokset:

• ORCID-tunnus nähtiin tärkeäksi, koska sen avulla voidaan saman tutkijan eri lähdejärjestelmissä olevia tietoja yhdistää toisiinsa. Samoin sen hyöty tutkijalle itselleen on ilmeinen. ORCIDista käyty keskustelu yhdistyi mielenkiintoa herättäneeseen MyData-konseptin esittelyyn.

• ATT-hankkeen yhteydessä demonstroitua kansallista tutkimusinfrastruktuuripalvelua pidettiin erittäin hyödyllisenä kehityskohteena. Todettiin sen rakentamisen edellyttävän korkeakoulujen yhdessä sopimia kriteerejä, joiden pohjalta tutkimusinfrastruktuuri voidaan palveluun lisätä. Tämän ohella tutkimusinfrastruktuureille on luotava yhteiset MERIL-yhteensopivat metatiedot. TUHA-verkostossa toimiva tutkimusinfrastruktuuriryhmä paneutuu aiheeseen.

• Lisäksi työpajassa esitelty ajatus valtakunnallisesta tutkimustietovarannosta ja siihen kytketyistä palveluista sai myönteisen vastaanoton.

5.6 Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä

1.  Viitearkkitehtuurityö: oppijan ja opettajan IT-palveluiden yhteisen kehittämisen (opiskelun ja opetuksen) viitearkkitehtuuri
   
   • Opiskelijan ja opettajan prosessit
   • Koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosessit
2. Digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen työkohteet 2016:
   • Yhteistyöryhmä valitsi digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen työkohteiksi tässä vaiheessa kolme esiselvitettävää aihiota ja toivoi muista tarkemmat projektiehdotukset.
   • Jatkotoimenpiteitä varten esiselvitettäviä aihioita ovat:
     1. Digitaaliset pääsykokeet, sähköiset suoritustavat ja osaamisen osoittaminen; opiskelijavalintaprosessin sähköistäminen; aikaan, paikkaan ja organisaatioon sitoutumatta (a).
        
     2. Tietosuojan oikea tulkinta digitalisaation mahdollistajana Uusi kokonaisuus Koulutus- ja opetusyhteistyön tukeminen. Pohjana aihiot koulutus- ja opetustarjonnan kuvaaminen ja suoritustietojen siirto (l).
     3. Uusi kokonaisuus käsiteltäisiin vielä ehdotuksen tarkemman määrittelyn ja aikatauluun sidotun suunnitelman pohjalta sähköpostitse (c & j).
   • Lisäksi määriteltäisiin tarkemmin, mistä on kyse uudessa aihiossa (m) Opiskelijapalautteet, palautekyselyt ja näiden järjestäminen ja yhdisteleminen.
3. Sähköinen valintakoe / sähköinen osaamisen osoittaminen
4. Valtakunnallisten palvelujen tilanne.
   • OILIn jatko 2017
   • Uusi VIRTA-hallintamalli
5. Syksyllä tavoitteena tutustuminen Kansalliseen palveluväylään.
   

6 Koulutus- ja opetusyhteistyö liittyen tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen ja arkkitehtuurityöhön (keskusteluasia)

Liite 1: alustus
Liite 2: yhteentoimivuuden kehittäminen ja arkkitehtuurityö (luonnos)

Keskustellaan Ilmari Hyvösen alustuksen pohjalta hallituksen kärkihanke 3:n toimenpiteistä, jotka koskevat korkeakoulujärjestelmän digitalisaatiota.

Ilmari Hyvönen alusti hallituksen  kärkihanke 3:n toimenpiteistä, jotka koskevat korkeakoulujärjestelmän digitalisaatiota. Tavoitteena ovat nykyistä huomattavasti paremmin yhteentoimivat hallinnon järjestelmät ja prosessit, jolloin korkeakoulujen omat järjestelmät, opintopolku.fi, Virta ja Koski toimivat yhteen ja työnjako järjestelmien välillä on selvä.

Yksittäisinä tavoitteina Hyvönen nosti esille seuraavia:

1. Opetustarjontatiedon on liikuttava yli korkeakoulurajojen.
2. Opiskelijoiden on kyettävä sujuvasti ilmoittautumaan tarjottuun opetukseen ja samalla saatava käyttöoikeudet toisen korkeakoulun relevantteihin järjestelmiin.
3. Liikkuvien opiskelijoiden suoritukset on voitava kirjata joustavasti oman korkeakoulun rekisteriin.

Keskustelussa tavoitteet katsottiin hyviksi, mutta priorisointia tarvitaan vielä. Esimerkiksi tietojen virtaaminen rekistereiden välillä on olennaista, mutta onko opetustarjonnan näyttäminen opiskelijalle yhtä kiirellinen tehtävä. Samassa yhteydessä keskusteltiin pidemmälle viedyn automaation hankaluuksista tilanteessa, jossa opiskelijalle on kertynyt suorituksia useista korkeakouluista. Kuinka hänelle silloin näytetään vain ne opinnot, jotka vielä täytyy suorittaa?

Keskustelussa mainittiin myös korkeakoulujen nykyinen kireä tilanne, jonka johdosta osaajia on vähän varsinkin aikataulun ollessa vielä epäselvä. Lisää tietoa otetaan mielellään vastaan hankesuunnitelman kehittyessä.

7 Ohjausryhmän toiminta ja tehtävät tulevaisuudessa (keskusteluasia)

Ohjausryhmän toimeksianto päättyy vuoden 2016 lopussa. Muiden ryhmien (ka.csc.fi) toimikaudet jatkuvat vuosiin 2017 ja 2018. Lisäksi tiedonkeruiden ohjausryhmän toimeksianto tullee muuttumaan. Keskusteltiin ryhmän toiminnan jatkumisesta sen tehtävien ja roolien näkökulmasta. Ryhmän loppuraportin kirjoittaminen aloitetaan.

FUNETiin liittyvien asioiden lisäksi ryhmällä nähtiin olevan myös siitä riippumattomia tehtäviä. Tietohallinnon ennakoidun kehityksen perusteella lähivuosina tulee tapahtumaan paljon muutoksia. Siksi tuli vahvasti esille ohjausryhmä kokonaisuutta hallitsevana tahona verrattuna muihin enemmän yksityiskohtiin paneutuviin ryhmiin. Ohjausryhmä voi pyrkiä ymmärtämään laajoja eri ryhmien toimeksiannot ylittäviä asioita ja sitä kautta miettiä millaisiin toimiin kannattaa panostaa. Jonkinlainen kokoava ja koordinoiva foorumi tarvitaan ja nykyisessä rakenteessa tämä rooli sopii luontevimmin ICT-ohjausryhmälle. Lisäksi korostettiin ohjausryhmän merkitystä tiedonjaossa.

Seuraavassa toimeksiannossa ohjausryhmän mandaatti tulee miettiä huolellisesti. Kuinka kokonaiskuva otetaan hallintaan? Millaisilla mekanismeilla tai menetelmillä ohjausryhmä pystyy konkreettisesti vaikuttamaan nykyisessä hallinnollisessa rakenteessa.

Ohjausryhmän vaikuttavuuden oletettiin parantuvan, kun materiaalit ovat myös FUCIOn ja AAPAn saatavissa. Tosin ohjausryhmän aineiston on valmistuttava aikaisemmin, jotta vuorovaikutusta edellisten ja muiden ryhmien kanssa saadaan luotua. Yhteistyötä tarvitaan myös ylempänä toivotun kokonaisuuden hallinnan kannalta. Muutoin yhteistä tavoitetilaa on hyvin hankala muodostaa.

Lisäksi todettiin, että tarvetta johdon kokoukselle on syytä harkita. Sille on asetettu ehkäpä liian kunnianhimoiset tavoitteet.

8 Seurattavat asiat

Seurattavien asioiden lista

Todettiin ettei listalle ole kesän jälkeen tullut uusia asioita.
(72) Päätettiin, että lista päivitetään ja vanhimmat asiat poistetaan.

9 Ilmoitus- ja muut esille tulevat asiat

• ICT-johdon kokousta 27.9. ei järjestetä
• Parhaillaan laaditaan hankintayhteistyösopimusta uuden kirjastojärjestelmän hankkimiseksi. Työryhmässä ovat edustettuina ammattikorkeakoulut, SYN (Suomen yliopistokirjastojen neuvosto), Erikoiskirjastot ja Kansalliskirjasto.
  

10 Kokouksen päättäminen

 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.30.