Kv-hakeutuja löytää kaiken englanninkielisen koulutustarjonnan Studyinfo.fi-palvelusta. Hakukoneen ominaisuuksia räätälöidään kv-hakijan tarpeita tukevaksi. Kv-hakeutujan prosessia tukee Opintopolku.fi-palvelun etusivun ajankohtaisosiot, kv-hakeutujan muistilista ja tietosivut koulutuksesta Suomessa sekä opisjelijoiden haastattelut hakuprosessin vaiheista.
Dokumentissa on kuvattu se, miten kv-hakeutuja käyttäjä näkee palvelun ja mitkä ovat kohtaamispisteet viranomaisen kanssa.
Kv-hakeutujan prosessi
- Koulutuksesta tiedon etsiminen (kuvaukset ja pääsyvaatimukset, kuten kielikokeet)
- Koulutukseen hakeminen (kirjautuminen palveluun ja/tai hakemuksen täyttäminen / täydentäminen)
- Viisumin hakeminen edustustosta, jos saa kutsun valintakokeisiin.
- Osallistuminen valintakokeisiin (pääsy- ja soveltuvuuskokeet)
- Oleskeluluvan hakeminen, jos valitaan koulutukseen (Migri)
- Paikan vastaanotto
- Asunnon hakeminen (Hoas)
- Ilmoittautuminen opiskelijaksi (todistukset ja maksut)
Virkalija ottaa yhteyttä hakeutujaan / tiedottaa hakeutujaa seuraavissa prosessin vaiheissa:
1a. Hakuaikamuistutukset (käyttäjän kirjautuminen palveluun edellytyksenä)
2a. Tieto hakemuksen vastaanottamisesta, haun etenemisen aikataulu ja hakemuksen täydennyspyynnöt
3a. Valintakoekutsu tai jälkiohjauskirje.
3b Tietoa viisumin hakemisesta. (Tiedotus, lisäksi mahd. muistutus. Esim. eu-hakijat ja hakijat, joilla voi jo olla oleskelulupa schengenalueella. Miten kattavasti voidaan kohdentaa hakulomakkeen avulla?).
5a. Hyväksymiskirje opintoihin valituille /tai jälkiohjauskirje. Hyväksymiskirjeessä sisältönä: tietoa prosessin tulevista vaiheista, yhteinen kirjepohja.
5b. Tietoa oleskeluluvan hakemisesta. (Tiedotus, lisäksi mahd. muistutus)
6a. Muistutus paikan vastaanottamisesta.
7a. Tietoa asunnon hakemisesta (Study in Finland -sivusto)
8a. Muistutus opiskelijaksi ilmoittautumisesta
Esimerkkejä kv-hakeutujan kohdennetuista viesteistä
Viestityyppi | Määritelmä | Lähetysmuoto | Lisätiedot/tietosisällöt | |
| Hakuaikamuistutukset | Hakijaa saa automaattisia viestejä hakuajoista | järjestelmän sähköposti / asiointili | Käyttäjän on oltava kirjautuneena käyttäjän henkilökohtaisille sivuille. Esim. järjestelmä muodostaa muistutkset muistilistan sisältöjen perusteella. | |
Automaattiviesti vastaanotetusta hakemuksesta | Hakija saa automaattisen viestin tiedoksi vastaanotetusta hakemuksesta. | järjestelmän sähköposti / asiointili | OPH:n virkailija tekee räätälöidyn viestipohjan ko. automaattiviesteille
| |
| Automaattiviesti hakukelpoisuudesta | Hakija saa viestin, jossa kerrotaan esim. että korkeakoulukelpoisuus on tarkistettu (viesti lähtee, kun virkailija on käsitellyt asian) | järjestelmän sähköposti /asiointilit | OPH:n virkailija tekee viestipohjan. Kv-hakeutuja, onko erityistä tiedontarvetta? | |
| Hakemuksen täydennyspyyntö | Hakija saa viestin, jossa pyydetään täydentämään hakemusta. | oppilaitoksen virkailija lähettää viestin sähköpostilla | ||
Kutsu valintakokeeseen | Valintakoekutsukirje lähetetään hakijalle, joka kutsutaan valintakokeeseen.
| oppilaitoksen virkailija lähettää kutsun postitse tai sähköpostilla / asiointili | Oppilaitoksen virkailija voi käyttää OPH:n virkailijan tekemää kirjepohjaa.
Kv-hakeutujan kirjepohjan sisältönä voi olla myös tietoa viisuminen hakemisesta, linkki UM:n sivuille.
| |
Valintakokeen tulos | Hakija saa tiedon valintakokeen tuloksesta | oppilaitos lähettää tiedon postitse tai sähköpostilla / asiointili |
| Nykytila: AMK:ssa tekstiviestipalvelu käytössä osalla. Hakija ottaa hakemuksella kantaa siihen, saako tuloksen lähettää tekstiviestillä. |
| Hyväksymiskirje opintoihin valituille | Hakijalle lähetetään tieto valintojen tuloksista hyväksymiskirjeenä (tai jälkiohjauskirjeenä) | oppilaitos lähettää tiedon postitse tai sähköisessä muodossa / asiointili | Oppialaitoksen virkailija voi käyttää OPH:n virkailijan tekemää kirjepohjaa, Hyväksymiskirjeessä sisältönä: tietoa prosessin tulevista vaiheista, kuten paikan vastaanottaminen, opintoihin läsnäolevaksi ilmoittautuminen ja asunnon hakeminen. Kv-hakeutujan kirjeen sisältönä voi olla myös tietoa oleskeluluvan hakemisesta. Sisältö esim. yhteistyössä Migrin ja UM:n kanssa. | |
| Automaattimuistutus paikan vastaanottamisesta | Hakijalle lähetetään muistutus tiettynä ajankohtana ennen paikan vastaanottamisen määräpäivää. | oppilaitos lähettää tiedon postitse tai sähköisessä muodossa / asiointitili | OPH:n virkailija tekee räätälöidyn viestipohjan ko. automaattiviesteille | |
| Jälkiohjauskirje niille joita ei valita koulutukseen | hakijalle lähetetään tietoa valintojen tuloksista jälkiohjauskirjeenä, jos hakijaa ei valita koulutukseen. Kv-hakeutujan kirjeen sisältö? | oppilaitos lähettää tiedon postitse tai sähköisessä muodossa / asiointitili | Oppilaitoksen virkailija voi käyttää OPH:n virkailijan tekemää kirjepohjaa. | |
| ||||
Muutamia tarkistettavia asioita kv-näkökulmasta
- Palvelun löydettävyys
- Palautteen keruun tavat
- Wizardin mahdollisuus (esim. alueellinen rajaus tai rooli) Kv-hakijalla esim. pohjakoulutus.
- Navigointitavat (erilaisten tapojen kytkeminen toisiinsa)
- Kuinka kattavasti englanninkielinen tarjonta jatkossa OPH:n palvelussa. Esim. erillishaut.
Kv-hakeutujan prosessi kuvana: Kv-hakijan prosessi_word.docx
Opintopolun tietosisällöt englanniksi: Runkokäsikirjoitus.
Opintopolun navigaatio: Navigaatio (suomenkielinen palvelu)