Tässä ohjeessa kerrotaan tiivistettynä, miten voi tehdä omalle oppilaitokselle hakulomakkeen
jatkuviin lukio hakuihin Opintopolun hakemuspalvelussa.
Sisältö
Yleistä hakulomakkeesta
Hakulomake koostuu virkailijoiden tekemistä lomakeosioista ja kysymys- ja toimintoelementeistä.
Lomakkeelle tuodaan automaattisesti aina Henkilötieto-osio. Hakukohteet-osio tuodaan myös
automaattisesti hakulomakkeelle, jos hakulomake on kiinnitetty johonkin hakuun Opintopolun
koulutustarjonnassa.
Lomakkeen alalaidassa ovat valintaruudut lomakkeiden eri kieliversioiden (suomi, ruotsi ja
englanti) tekoon. Alalaidan kautta pääsee myös muokkaamaan kyseiseen hakulomakkeeseen
liittyvää vahvistussähköpostia, jonka hakija saa lähetettyään hakemuksensa. Lukitse lomake -
toiminto lukitsee lomakkeen, jolloin muutoksia siihen ei voi tehdä ennen kuin se avataan
uudelleen. Sulje/avaa -toiminnallisuus taas sulkee tai avaa kaikki hakulomakkeen osiot. Näin muun
muassa osioiden siirtely uuteen järjestykseen helpottuu.
Lomake tallentaa automaattisesti virkailijan tekemät muutokset, paitsi sähköpostipohjien
muokkauksissa on muistettava tallentaa muutokset erikseen. Tämän automaattitallennuksen saa
myös pois päältä, jos haluaa tehdä rauhassa isompia muutoksia hakuajan ollessa käynnissä. Kun
laitat automaattitallennuksen takaisin päälle, tallentaa se tekemäsi muutokset heti.
Testihakemus / Virkailijatäyttö-painikkeesta virkailija pääse näkemään tekemänsä muutokset,
vaikka hakuaika ei olisi vielä alkanut. Tästä muodostuva linkki on kertakäyttöinen, eikä sitä saa
jakaa hakijoille. Kyseisen painikkeen vierestä löytyvä Lomake-linkki muodostaa taas linkin
lomakkeelle, jolta pääsee suoraan julkiselle lomakkeelle. Tätä linkkiä voi jakaa hakijoille tai sen voi
laittaa omille kotisivuilleen.
Pikaohje
- Kirjaudu Opintopolun virkailijapuolelle.
- Valitse yläpalkista palkki ”Hakemukset ja valinnat” ja ”Hakemuspalvelu: lomakkeet"
3. Klikkaa ”Uusi lomake” ja nimeä lomake
4. Hakukohteet-osio tuodaan automaattisesti hakulomakkeelle, jos hakulomake on kiinnitetty
johonkin hakuun
5. Henkilötiedot-osio tuodaan lomakkeelle automaattisesti
6. Lomakkeelle voi valita eri elementtejä alhaalla olevasta +-painikkeesta
Lomake-elementtien tarkemmat kuvaukset
Jatkuvien hakujen lomakkeelle jokaisen oppilaitoksen on itse lisättävä seuraava infoteksti:
”Hakemuksella antamiasi tietoja käytetään opiskelijavalintaan. Näiden tietojen lisäksi
opiskelijavalinnassa voidaan käyttää perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen
valtakunnalliseen KOSKI-tietovarantoon tallennettuja tietoja, ylioppilastutkintolautakunnasta ja
korkeakouluista saatavia tutkinto- ja arvosanatietoja sekä väestötietojärjestelmästä saatavia
henkilötietoja. Henkilötietojesi käsittely perustuu lakiin valtakunnallisista opinto- ja
tutkintorekistereistä (884/2017).
Opiskelijavalinnan jälkeen tietosi siirtyvät oppilaitokselle, josta sait opiskelupaikan. Tietojasi
voidaan lakiin perustuen luovuttaa myös muille viranomaisille sekä tutkimustarkoitukseen.
Tiedot säilytetään lain mukaan viisi vuotta, jonka jälkeen tiedot siirretään Kansallisarkiston
päätöksen mukaan pysyvään säilytykseen. Opiskelupaikan vastaanottamistiedot säilytetään lain
mukaan pysyvästi.
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi sekä vaatia tietojen oikaisemista tai käsittelyn rajoittamista.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Lisätietoja: [Opintopolun tietosuojaseloste] (https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/opiskelijavalintarekisterin-tietosuojaseloste).
Saat vahvistusviestin vastaanotetusta hakulomakkeesta sähköpostiisi.”
Tämän infotekstin otsikoksi voi kirjoittaa esimerkiksi Hakemuksen tietojen käyttö.
Seuraavia elementtejä ei tule käyttää jatkuvien hakujen hakulomakkeella:
Pohjakoulutusmoduuli, pohjakoulutusmoduuli (kk-yhteishaku), pohjakoulutusristiriita, arvosanat
(peruskoulu ja lukio), lupatiedot