Huom! Vältä PDF-tiedostoja. Jos voit kertoa saman asian html-sivuna, älä tee PDF-tiedostoa. Jos sisältö pitää tulostaa, pdf-tiedosto on paikallaan.
Saavutettavaa PDF-tiedostoa on helppo lukea ja sen sisältöön pääsee käsiksi myös eri apuvälineillä. Tällaisia apuvälineitä ovat esimerkiksi ruudunlukuohjelmat. Käyttäjä voi kuunnella ruudunlukuohjelmalla pdf-tiedoston sisällön tai lukea tiedoston pistekirjoituksena.
Saavutettavan PDF-tiedoston ominaisuudet
Saavutettava PDF-tiedosto voi sisältää tekstiä, kuvia, linkkejä ja taulukoita. PDF-tiedostoja tehdään yleensä word-tiedostosta, mutta ne voidaan tuottaa myös muista tiedostomuodoista.
Seuraavassa on listattu saavutettavan PDF:n ominaisuuksia.
- Elementit on merkattu tagien avulla (otsikot, kappaleet, listat, taulukot ym. ja esimerkiksi otsikot H-tageilla).
- Pitkässä tai monisivuisessa dokumentissa sisältö on merkattu kirjanmerkeillä.
- Sisällön lukemisjärjestys on looginen.
- Käyttäjä voi käyttää toiminnallisia elementtejä, kuten linkit ja lomake-elementit, voi käyttää pelkällä näppäimistöllä ja ruudunlukijalla.
- Kuvilla on tekstivastineet eli kuvien olennainen sisältö on selostettu ns. alt-tekstinä.
- Dokumentin pääkieli on määritetty (esim. lang=fi).
- Tiedoston ominaisuuksissa on määritelty tiedoston otsikko (tämä on eri kuin tiedoston nimi), helpottaa esim. tiedoston löytymistä hakukoneilla.
- Tiedostossa on käytetty helposti luettavaa fonttia (ns. sans serif).
- Tekstin ja taustan välillä on riittävä värikontrasti.
- Dokumentin lomakekentät on merkattu tagien avulla, kentissä on vihjeteksti ja kentistä toiseen pystyy siirtymään ilman hiirtä, esim. tab-näppäimellä.
- Saavutettava PDF noudattaa ISO 14289 -standardia PDF/UA.
Miten PDF-dokumentin voi tarkistaa?
Jos word-tiedosto on tehty saavutettavaksi, niin myös siitä tuotettu PDF-tiedosto on yleisesti saavutettava. Jos PDF-tiedosto on tehty ei-saavutettavasta word-tiedostosta eli esim. helppokäyttöisyystoimintoa ei ole käytetty (Tiedosto – Tiedot – Tarkasta ongelmien varalta – Tarkista helppokäyttöisyys), PDF-versio on tarkistettava erikseen ja sen saavutettavuuspuutteet on korjattava.
Ohjeita saavutettavan PDF-tiedoston luomiseksi Word-ohjelmalla (Office 2010)
- Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tallenna nimellä.
- Napsauta Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallennusmuoto-luettelon kohdalla olevaa nuolta ja valitse sitten PDF.
- Valitse Asetukset.
- Tarkista, että Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten -valintaruutu on valittu, ja valitse sitten OK.
- Valitse Tallenna.
Ohjeet helppokäyttöisten PDF-tiedostojen luominen
Jos PDF-tiedosto on tuotettu muusta kuin word-tiedostosta tai muulla tavoin kuin toiminnolla Tiedosto – Vie – Luo PDF tai XPS-tiedosto). Pdf-tiedoston tarkistukseen voi esimerkiksi käyttää seuraavia työkaluja:
- Adoben Acrobat Pro -ohjelma
- Ladattava PDF-tarkistusohjelma PAC: Free PDF Accessibility Checker (PAC 3)
- Verkossa toimiva tarkistustyökalu PAVE: PDF Accessibility Validation Engine
Ohjelmistokohtaisia PDF-ohjeita (linkit englanninkielisille sivuille)
- Adobe Acrobat Pro: Adoben saavutettavuusohje Create and verify PDF accessibility, Acrobat Pro ja WebAIMin ohje PDF Accessibility - Defining PDF Accessibility
- Adobe InDesign: Adobe saavutettavuusohje Creating accessible PDFs - Adobe InDesign
- PowerPoint: Officen saavutettavuusohje Make your PowerPoint presentations accessible to people with disabilities ja WebAIMIN ohje PowerPoint Accessibility
- Word: Officen saavutettavuusohje Make your Word documents accessible to people with disabilities
- Excel: Officen saavutettavuusohje Make your Excel documents accessible to people with disabilities
- Celian dokumenttien saavutettavuusohjeet (suomeksi): Saavutettavat asiakirjat