Käytännesäännöissä ei ole huomioitu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaikutuksia.
5.1 Tiedon antaminen henkilötietoja sisältävästä asiakirjasta
...
5.1.2 Julkisen tiedon luovuttaminen viranomaisen asiakirjasta kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa[1]
...
Jos viranomaisen asiakirja on julkinen eikä kuulu viranomaisen henkilörekisteriin, asiakirjasta voi antaa tiedon kopiona tai tulosteena kenelle hyvänsä (JulkL 9 §, 16.1 §). Tällaisesta asiakirjasta voi antaa tiedon myös teknisenä tallenteena tai muuten sähköisessä muodossa, mutta tällaisen tiedonantotavan käyttäminen on viranomaisen harkinnassa (JulkL 16.2 §). Korkeakoulun hallussa on monia opiskelijoita koskevia, opiskelijan henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja, jotka eivät ole osa opintotietorekisteriä. Tällaisista asiakirjoista (esimerkiksi ote pöytäkirjasta) voidaan siis antaa tieto suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi ja antamalla siitä kopio tai tuloste. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.
...
5.1.3 Salassa pidettävän tiedon antaminen ja luovuttaminen viranomaisen asiakirjasta
Salassa pidettäviä tietoja voi antaa ja salassa pidettäviä henkilötietoja voi viranomaisen rekisteristä luovuttaa vain, jos JulkL:n 7 luvussa säädetyt edellytykset salassa pidettävien tietojen antamiseen täyttyvät tai jos kyse on asianosaisjulkisuuden piiriin kuuluvasta tiedosta (JulkL 11 §) tai jos kysyjä haluaa saada tiedon itseään koskevasta asiakirjasta (JulkL 12 §). Viranomaisen sisällä salassa pidettävän tiedon voi antaa niille, jotka tarvitsevat kyseistä tietoa työ- tai luottamustehtävissään. Jos esimerkiksi opiskelija on liittänyt opintotukilautakunnalle osoittamaansa hakemukseen terveydentilaansa koskevia tietoja, lautakunnan sihteeri välittää nämä tiedot edelleen lautakunnan jäsenille.
...
[1] Kts. Tietosuojavaltuutetun opas ”Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisen henkilörekisteristä”. Saatavilla verkosta osoitteessa: <http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6Jfpq2GsB/Henkilotietojen_luovuttaminen_viranomaisten_henkilorekistereista.pdf> 12.5.2017.
[2] Kts. myös tietosuojavaltuutetun opas ”Salassapidettävien henkilötietojen luovuttaminen viranomaisen henkilörekisteristä viranomaisen luvalla”. Saatavilla verkosta osoitteessa <http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6JfqDAzGZ/Salassapidettavien_henkilotietojen_luovuttaminen_viranomaisen_henkilorekisterista_viranomaisen_luvalla.pdf> 12.5.2017.
...