...
Esim. opiskelijavalinnassa valittujen listan tulostaminen on henkilötietojen käsittelyä.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
4.1.2 Korkeakoulun henkilörekisterin käsite
...
Rekisterinpitäjä tarkoittaa yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty (HeTiL 3 § 4 kohta). Valtakunnallisten valintarekisterien rekisterinpitäjä on opetushallitus. Korkeakoulukohtaisten opintotietorekisterien rekisterinpitäjä on kyseinen korkeakoulu. Korkeakoulun on päätettävä, kuka henkilökunnassa edustaa rekisterinpitäjää, jotta edustajan yhteystiedot voidaan ilmoittaa rekisteriselosteessa.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
4.1.2.1 Opintotietorekisteri
...
Opintotietorekisterin sähköiseen järjestelmään viedään tiedot, jotka muuttavat opiskelijan rekisterissä olevia tietoja tai statusta (esim. myönnetty lisäaika tutkinnon suorittamiseen, uusi opinto-oikeus, muuttunut osoite). Opintotietorekisteriin tallennetaan myös tieto hylätyistä opintosuorituksista tai hylätyistä hakemuksista, jos tieto on tarpeen korkeakoulun toiminnan kannalta. Tieto sekä myönnettyjen että hylättyjen hakemusten vireillepanosta, käsittelystä ja asiassa annetusta päätöksestä voidaan tallettaa korkeakoulun asianhallintajärjestelmään, diaariin. Diaari on tiettyä tehtävää varten perustettu itsenäinen henkilörekisteri, siltä osin kun siinä on luonnollista henkilöä koskevia tietoja[4]. Asianhallintajärjestelmään sisältyvät asiakirjat eivät kuulu diaarin henkilörekisteriin.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
4.1.2.2 Opiskelijavalinnan henkilörekisterit
...
Kaikissa sekä yhteishakuna että yhteishaun ulkopuolella järjestettävissä opiskelijavalinnoissa pätevät henkilötietojen käsittelyä koskevat yleiset periaatteet (HeTiL 2 luku). Tietojen käsittelyn pitää olla asiallisesti perusteltua valinnan kannalta. Valinnassa saa kerätä vain tietoja, jotka ovat valinnan kannalta tarpeellisia. Esimerkiksi työkokemustietoja saa kysyä vain, jos tietoa käytetään valintapäätöksen tekemiseen. Jos hakijalta pyydetään ansioluettelo, häntä on ohjeistettava sen laatimisessa, ettei luettelosta tarpeettomasti ilmene esimerkiksi perhesuhteita tai muita valintaan vaikuttamattomia seikkoja.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
4.1.5 Arkaluonteiset henkilötiedot
...