Palvelut

Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon palvelut

Synergiaryhmä on käsitellyt opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon palveluita työpajassaan 11.2.2015-12.2.2015. Ryhmä on tuottanut ehdotuksen, jota joukko työpajaan osallistuneita (Tapio Ekholm, Pekka Linna, Virve Peltoniemi, Suvi Remes) on työstänyt edelleen. Tämä työ on kestänyt 27.2.2015 saakka, minkä jälkeen ehdotus on annettu Synergiaryhmän arvioitavaksi. Synergiaryhmän jäsenten kommenttien jälkeen tarkistettu versio on viety KOOTuki-ryhmän käsiteltäväksi.

KOOTuki-ryhmä pyysi korkeakouluilta arvion 10.4.2015 mennessä, voisiko heidän edustamansa korkeakoulu sitoutua käyttämään ehdotuksen mukaisia määrityksiä opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon prosesseista. Korkeakoulujen toivottiin toteavan

• vastaavatko määritykset karkealla tasolla korkeakoulunne opetuksen ja opiskelun tuen ja hallinnon prosesseja tukevia palveluja;
• ovatko määritykset hyväksyttävissä käytettäväksi korkeakoulun opintohallinnon ja tietohallinnon viitearkkitehtuurin määrityksinä; sekä
• antamaan tarvittaessa palautetta määritysten täsmentämiseksi tai jatkokehittämiseksi.

Palveluilla on tässä yhteydessä tarkoitettu sellaista toiminnallisuutta tai syötettä, joka tulee vastuulliselle prosessille ulkoisena toimintana (vrt. itewiki). Palvelu on sellainen lisäarvoa tuottava toiminto, joka kuuluu prosessin kokonaisvastuun sisälle, mutta josta itsestään prosessilla ei ole tuotannollista tai toiminnallista vastuuta. Palvelut voidaan – ja usein varmaan tarkoituksenmukaisinta onkin – toteuttaa tietojärjestelmiä enemmän tai vähemmän hyödyntäen, mutta palvelu ei tässä käytetyn mukaisena käsitteenä kuitenkaan edellytä tätä.

Korkeakoulujen reaktiot poikkesivat toisistaan merkittävästi. Tässä sivustossa julkaistaan korkeakoulujen reaktiot myös niiltä osin, kuin ne on alunperin lähetetty lähetetty vain valmistelijoiden tietoon. Tarkoituksena on, että reaktiot löytyvät tästä sivustosta viimeistään 6.5.2015. Siinä vaiheessa, kun kaikki reaktiot on saatu koottua näille wiki-sivuille, asiasta tiedotetaan erikseen sekä näillä sivuilla että Synergiaryhmän sähköpostilistalla.

Tällä pääsivulla esitellään palveluluokat ja niihin liittyvät korkeakoulujen kommentit. Näiden määritysten valmistelutapaan liittyvät kommentit (aikataulu, kuvaustapa, toimintamalli) esitellään erillisellä sivulla. Tämän sivun alisivuilla esitellään kuhunkin palveluluokkaan kuuluvat palvelut.

KOOTuki-ryhmä päätti kokouksessaan 16.4.2015, että

• valmisteluvastuussa oleva CSC:n DOO-koordinaatiotiimi tekee tarkan yhteenvedon palautteesta jatkotyön pohjaksi
• KOOTuki-ryhmä tarjoaa määritykset korkeakoulujen käytettäväksi niille korkeakouluille jotka ovat pitäneet määrityksiä käyttökelpoisina ja haluavat hyödyntää niitä omassa toiminnassaan
• CSC:n DOO-koordinaatiotiimi kehittää tavan julkistaa määrityksiä koskevan työn niin, että korkeakoulujen asiantuntijat hahmottavat helposti
  • mikä on viimeisin versio;
  • mitkä ovat olleet version saamat kommentit
  • mikä on se versio, joka on työn alla
  • mitä työtä on aikaisemmin tehty
• Määritykset julkistetaan korkeakoulujen käytettäviksi, kun tähän on saatu tuotettua edellä kuvatun kaltainen toimintamalli
• KOOTuki-ryhmä ei tässä vaiheessa esitä Korkeakoulujen tietohallinto ja ICT -ohjausryhmälle, että määritykset julkaistaisiin korkeakoulujen yhteisinä valtakunnallisina määrityksinä
• Määrityksiä kehitetään mahdollisimman pian edelleen Synergiaryhmän vetämänä yhteistyössä opintohallinnon ja tietohallinnon vastuuhenkilöiden verkostojen kanssa
• Määrityksiä päivitetään uuteen versioon KOOTuki-ryhmän ohjauksessa
  • Kun opintohallinnon ja tietohallinnon vastuuhenkilöiden verkostot ovat sitä mieltä, että määritykset ovat hyväksyttävissä kaikissa korkeakouluissa, KOOTuki-ryhmä vie määritykset Korkeakoulujen tietohallinto ja ICT -ohjausryhmään
  • KOOTuki-ryhmän jäsenet ottavat vastuulleen sen, että verkostojen kokouksessa käsitellään valmistelussa olevia määrityksiä

Jatkokehitys organisoidaan siis osana Synergiaryhmän työtä. Korkeakouluyhteisö voi kuitenkin jo sitä ennen käydä keskustelua palvelukuvauksista ja yhteisiin määrityksiin liittyvistä tarpeista. Synergiaryhmän tapaamiset ja sähköpostilista tarjoavat tähän yhden mahdollisuuden. Toisaalta korkeakoulujen asiantuntijat voivat myös jatkaa esille tuoduissa kommenteissa olevaa keskustelua käyttämällä näiden wiki-sivujen kommentointitoimintoa.

Alla olevassa kaaviossa asia näytetään visuaalisesti: kuviossa on ylhäällä opiskelija, joka etenee kohti asiantuntijuutta ja tutkintoa oman prosessinsa mukaisesti. Tässä prosessissa on vaiheita, joissa opiskelijaa tuetaan tässä etenemisessä vuorovaikutteisella prosessilla, joka määritellään tässä työssä palveluprosessiksi: se on se osa palvelu- ja tukiyksiköiden toimintaa, joka tuottaa opiskelijalle välitöntä hyötyä tämän edetessä kohti omia tavoitteitaan.

Image Added

Tämän mukaisesti esimerkiksi tiedon tarjoaminen eri opiskeluvaihtoehdoista on palveluprosessi, jossa opiskelija etsii tuota tietoa, kertoo esimerkiksi koulutusohjelmansa ja sen, mitä valintoja on jo tehnyt ja tämän pohjalta virkailija tai verkkopalvelu tarjoaa opiskelijan kannalta relevantit vaihtoehdot. Mutta tässä tilanteessa noiden tietojen säilyttäminen ei ole opiskelijalle tarjottu palvelu. Opiskelijalle tarjottuja palveluita eivät myöskään ole tutkintorakenteet sisältävän tietokannan tai tämän edellyttämän palvelimen ylläpitäminen. Nämä ovat palvelun järjestämisen edellyttämiä tuki- tai taustaprosesseja.

KOOTuki-ryhmän asettamassa ja Synergiaryhmän tekemässä työssä keskitytään erityisesti määrittelemään opintojen järjestämiselle ja koulutuksen järjestämiselle tarjottuja palveluja eli niitä vuorovaikutuskokonaisuuksia, jotka tuottavat noille korkeakoulun ydinprosesseille välitöntä arvoa. Kun korkeakouluyhteisöllä on yhtenäinen käsitys näistä palveluista ja yhteinen kieli, jolla puhua niistä, on kussakin korkeakoulussa mahdollista hahmottaa omassa talossa näille prosesseille annettu tuki. Mitä prosessin osia tuetaan keskitetysti ja mitä ei tueta lainkaan. Missä hyödynnetään tietotekniikan tarjoamia mahdollisuuksia ja missä näitä ei hyödynnetä. Yhteisen kielen ansiosta tällaisen harjoituksen tuloksia voidaan myös vertailla toisista korkeakouluista vastaavassa tarkastelussa saatuihin tuloksiin.

Palvelukuvaukset sekä niitä koskeva kehitystyö

Viimeisin KOOTuki-ryhmässä käsitelty versio

Tässä sivustossa julkaistaan korkeakoulujen yhteisisiksi tarkoitetut määritykset opiskelun ja opetuksen sekä niiden tuen ja hallinnon palveluista. Julkaistuna on aina uusin versio, jossa on merkitty tiedoksi päivämäärä, jolloin KOOTuki-ryhmä on version käsitellyt. Tämä sivusto tarjoaa siis aina pysäytyskuvan palveluiden viimeisimmästä hyväksytystä versiosta. Tällä hetkellä esillä on KOOTuki-ryhmässä 13.3.2015 käsittelyssä ollut versio, joka kattaa lähinnä opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon palvelut, ei opiskelijan opiskelutoiminnan ja opettajan opetustoiminnan palveluja itseään.

Palveluluokat 13.3.2015 ja niistä saadut kommentit

...

• Koulutuksen suunnittelun ja valmistelun palvelut
• Opiskelijavalinnan palvelut
• Opetuksen ja opiskelun palvelut
• Oppimista tukevat palvelut

Valmistelutilanne

Valmista

• Viety taulukkoon
  • Jyväskylän yliopisto
  • Helsingin yliopisto
  • Opetushallitus

Korkeakoulujen vastaukset esitettyihin kysymyksiin

...

Palvelujen osalta määrittely on vielä keskeneräinen ja puutteellinen, eikä prosesseilla ja palveluilla ole riittävää keskinäistä vastaavuutta. Yleisesti palvelut vaikuttavat vielä hyvin keskeneräisille, joten ne eivät ole tällaisenaan hyväksyttävissä yhteisen viitearkkitehtuurin pohjaksi.

Palvelun määrittely ja suhde tulisi avata selkeämmäksi

Palvelujen jakoa voisi vielä kehittää substanssijaottelun mukaisesti pienempiin kokonaisuuksiin. Esim. tutkinnon ja opintojaksosuorituksen rinnastaminen on varsin haastavaa yhden palvelun näkökulmasta, koska kyseessä on hyvin eri tason asioita.

Osittain palvelut ja osapalvelut ovat hieman ristiriitaisia keskenään, kaipaavat rajaamista ja selkeyttämistä, tai ovat hyvin järjestelmäkeskeisiä.

...

Palveluiden osalta vastaavuus on karkealla tasolla olemassa, mutta palveluiden kuvaukset ovat esitetyissä määrittelyissä vielä kesken ja yläprosesseja on syytä tarkentaa. Vaatii lisää valmistelua.

Palvelun määrittelyssä käytetyt ilmaisut ovat vähän epäselviä: mitä tarkoittaa prosessin vastuu? Miten on mahdollista olla jonkin kokonaisvastuun sisällä, mutta ei kuulua tuotannolliseen tai toiminnalliseen vastuuseen. Mitä siis muut vastuut ovat? Esimerkiksi: miksi "koulutuksen suunnittelu" palveluna ei kuuluisi koulutussuunnittelun prosessin tuotannolliseen tai toiminnalliseen vastuuseen?

Kuusi kommenttia palvelujen luokittelua (ylätaso/alipalvelu/puuttuva palvelu) koskien, ja 11 kommenttia liittyen termeihin ja niiden selityksiin.

...

Palvelun määritelmä erikoinen. Tyypillisesti prosessi tuottaa palvelun, eikä päinvastoin. Prosessi joka ei tuota palvelua tai ”tuotetta”, ei ole ainakaan kokonaisarkkitehtuurikuvauksen kannalta mielekäs tai hyödyllinen. Toki palvelulla voi olla interaktio useaan prosessiin. 

Ilmeisesti tarkoituksena on ollut kuvata ”ulkoisia palveluita”, mutta kokonaisuus ei ole siltä osin ole eheä. Vai ovatko kaikki opetuksen ja opiskelun palvelut ulkoisia palveluita?

...

Palvelujen määritys on mielestämme vähän kapulakielinen tai tekninen. Taideyliopisto on tarjonnut Tom Gravesin määritelmään perustuvaa kuvausta.

Palvelujen tunnistamisessa voisi olla hyödyllistä palvelujen tuottajien ja keskeisimpien asiakkaiden tunnistaminen, sillä se auttaa täsmentämään kokonaisuuksia.

14 kommenttia palvelujen luokittelua (ylätaso/alipalvelu/puuttuva palvelu/kokonaisuuksien yhdistäminen/jakaminen) koskien, ja 12 kommenttia liittyen termeihin ja niiden selityksiin.

Viimeisin työversio

Synergiaryhmä ja tämän asettama toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmä kehittävät palvelukuvauksia jatkuvasti. Tältä sivulta löytyvät kehitystyön epäviralliset väliaikatulokset antavat viimeisiä KOOTuki-ryhmässä hyväksyttyjä määrityksiä paremmin kuvan palveluja koskevasta käsityksestä korkeakoulujen asiantuntijoiden keskuudessa. Merkittävimmät muutokset ovat palvelujen sitominen yksiselitteisesti prosesseihin (palvelut tukevat prosesseja) ja systemaattisen näkökulman kehittäminen palvelujen määritystyöhön. Palvelukuvauksissa on täsmennetty palvelun asiakas ja tämä päämäärä, palvelun asiakkaalle tuottama lisäarvo sekä lyhyesti kuvattu palvelu.

Synergiaryhmän tekemät (valmiit) palvelukuvaukset alisivulla.

...