d7) Ylläpidä valintakoekutsuihin liittyviä sääntöjä

Ylläpidä valintakoekutsuihin liittyviä sääntöjä

Valmistautuminen hakuun

OPH:n tai oppilaitoksen virkailija, (pääkäyttäjä/rekisterinpitäjä: oikeus toimenpiteeseen kaikissa niissä organisaatioissa/hakukohteissa, joihin virkailijalla on oikeus; oppilaitoksen vastuukäyttäjällä oikeus toimenpiteeseen korkeakoulusektorilla; muiden sektorien vastuukäyttäjät/ kaikki katselijat: oikeus nähdä tiedot niiden organisaatioiden/hakukohteiden osalta, joihin virkailijalla on oikeus)

Ylläpitää hakukohteen tai valintaryhmän valintakoekutsujen muodostamiseen liittyviä sääntöjä sekä kutsujen sisältöjä.

• Virkailijalla on oikeus toimenpiteen suorittamiseen.
• Hakukohde/valintaryhmä on luotu järjestelmään.

Hakukohteeseen/valintaryhmään on luotu valintakoekutsuihin muodostamiseen liittyvä säännöstö ja valintakoekutsut. 

1. Virkailija hakee hakukohteen/valintaryhmän, jonka valintakoekutsujen muodostamiseen liittyviä sääntöjä haluaa ylläpitää.

Uuden valintakoekutsusäännön luominen
2. Virkailija valitsee toiminnon, jolla voi ylläpitää valintakoekutsuihin liittyviä sääntöjä.
3. Virkailija valitsee, onko hakukohteessa/valintaryhmässä käytössä valintakoekutsut vai ei. Tieto voidaan merkitä muokattavaksi virkailijan muokkausnäytön kautta. Jos valintakoekutsun käyttäminen merkitään valintaryhmään, tarkoittaa se, että kutsu on käytössä kaikissa valintaryhmän hakukohteissa, ellei niihin erikseen toisin määritetä. Hakukohteessa tieto on hakukohdekohtainen.
4. Virkailija valitsee, millä perusteella hakijalle osoitetaan kutsu (onko kyseessä kaikki hakijat vai ko. vaiheessa tietyn statuksen omaavat hakijat - hyväksytty/kutsuttu kokeeseen).
5. Jos kyseessä on kaikki hakijat, niin virkailija valitsee, millä perusteella hakijalle osoitetaan kutsu. Vaihtoehdot ovat a) valintaryhmän ylimpään hakutoiveeseen, b) hakijan ilmoittamaan valintaryhmän hakutoiveeseen, c) virkailijan osoittamaan valintaryhmään kuuluvaan hakutoiveeseen, d) juuri kyseiseen hakutoiveeseen, e) kaikkiin valintaryhmän hakutoiveisiin. Nämä koskevat vain hakijoita joiden status on joku muu kuin hylätty.
5. Virkailija valitsee, käytetäänkö a.) kaikille samaa kutsusisältöä, b.) rajattavalle joukolle samaa kutsusisältöä vai c.) hakijakohtaisesti osittain generoituvaa kutsusisältöä. Virkailija määrittää valitsemalleen vaihtoehdolle tarvittavat tarkenteet.
6. Virkailija luo valintakoekutsujen sisällöt kohdan 5 valintansa mukaisesti. Sisällöt luodaan viestipalvelussa, minkä jälkeen virkailija kiinnittää kunkin pohjan tarvittaessa kohdan 5 mukaiseen joukkoon.
7. Virkailija valitsee tavan jolla kutsu lähtee (kirje, sähköposti, hakijan valitsema viestintätapa). Vaihtoehtoja pitää valita vähintään yksi, mutta niitä voi valita useampiakin.
8. Järjestelmä ilmoittaa virkailijalle näytöllä onnistuneesta tallennuksesta.

Toimenpiteen voi tehdä myös itse toimenpiteestä lähtien, eli valiten toiminnon, jolla ylläpidetään valintakoekutsuihin liittyviä säännöstöjä. Jos näin tehdään, valitaan seuraavaksi hakukohde/valintaryhmä, jota kutsu koskee, ja sen jälkeen menetellään tyypillisen työnkulun mukaisesti.

hakukohde/valintaryhmä nimineen ja tunnisteineen, valintaryhmän tapauksessa siihen kuuluvat hakukohteet, valintakoekutsu, valintakoekutsun käyttäminen (on/ei), muokattavuus virkailijan muokkausnäytön kautta (kyllä/ei), hakijan saaman kutsun osoitus, Kutsusisällön valinta suhteessa hakijajoukkoon, kustun lähettämistapa

Hakijan saaman valintakoekutsun osoitus:
A) Valintaryhmän ylimpään hakutoiveeseen = Voidaan käyttää vain valintaryhmään kuuluvissa hakukohteissa (tai valintaryhmässä). Vaihtoehto tarkoittaa, että valintakoekutsu osoitetaan siihen valintaryhmän hakutoiveeseen, jonka hakija on asettanut hakemuksensa ensisijaisuusjärjestyksessä korkeimmalle. Käytännössä järjestelmä siis tarkistaa, mitkä valintaryhmään kuuluvat hakukohteet löytyvät hakijan hakemuksesta, sekä osoittaa niistä valintakoekutsulle korkeimman prioriteetin omaavan.
B) Hakijan ilmoittamaan valintaryhmän hakutoiveeseen = Voidaan käyttää vain valintaryhmään kuuluvissa hakukohteissa (tai valintaryhmässä). Vaihtoehto tarkoittaa, että valintakoekutsu osoitetaan siihen hakutoiveeseen, jossa hakija on ilmoittanut haluavansa osallistua kokeeseen. Käytännössä virkailija luo tämän vaihtoehdon valitessaan viittauksen hakijan hakemuksessaan ilmoittamaan tietoon (vastaus koepaikkaa koskevaan kysymykseen). Useita viittauksia on mahdollistettava, koska saman kysymyksen eri vastausvaihtoehdot johtavat eri paikkoihin kohdistettaviin kutsuihin, eli erilaisiin sisältöihin.
C) Virkailijan osoittamaan valintaryhmään kuuluvaan hakukohteeseen = Voidaan käyttää vain valintaryhmään kuuluvissa hakukohteissa (tai valintaryhmässä). Vaihtoehto tarkoittaa, että valintakoekutsu osoitetaan virkailijan valitsemaan hakukohteeseen. Valinta voidaan tehdä valintakoekutsua luotaessa tai vaihtoehtoisesti myöhemmin valintojen totettamisen yhteydessä. Käytännössä virkailija antaa tällöin tiedon siitä, mihin kutsu kohdistetaan.
D) Juuri kyseiseen hakukohteeseen = Voidaan käyttää joko hakukohteessa tai valintaryhmässä. Vaihtoehto tarkoittaa, että valintakoekutsu kohdistuu aina juuri siihen hakukohteeseen, jossa se on käytössä. Valintaryhmän tapauksessa kutsu lähtee kaikkiin niihin hakukohteisiin, jotka ovat hakijan hakemuksessa hakutoiveina.
E) Kaikkiin valintaryhmän hakutoiveisiin = Voidaan käyttää valintaryhmässä. Vaihtoehto tarkoittaa, että valintakutsu lähtee kaikista niistä valintaryhmän hakukohteista, jotka ovat hakijan hakemuksessa hakutoiveina. Vastaa pitkälti vaihtoehtoa d.

Valintakoekutsun sisällön valinta suhteessa hakijajoukkoon: (HUOM! Ensin suoritetaan valintakoekutsun osoittaminen ja siihen liittyvät rajaukset, nämä koskevat aina sillä tavoin jo rajattua hakijajoukkoa, milloin hakijat huomioidaan valintaryhmässä vain yhteen hakukohteeseen).
A) Kaikille sama kutsu = Käytetään täsmälleen samaa sisältöä kaikille hakukohteen/valintaryhmän hakijoille. Koskee kaikkea muuta sisältöä paitsi vastaanottajan tietoja (=hakijan nimi ja osoite). Ei mahdollista lisätä tarkenteita. Voidaan käyttää minkä vain valintakoekutsun osoitusvaihtoehdon kanssa.
B) Rajattavalle joukolle sama kutsu = Käytetään osin tai täysin eri sisältöä eri hakijoille. Tässä vaihtoehdossa kaikki vaihtoehdot tulee tallentaa sisällön luomisen yhteydessä, ja ne tulee osoittaa käytettäviksi kyseiseen hakukohteeseen/valintaryhmään. Kunkin pohjan tiedot ovat keskenään saman sisältöiset lukuunottamatta vastaanottajan tietoja (=hakijan nimi ja osoite). Lisättävä tarkenne siitä, keille mikäkin pohjista osoitetaan. Mahdollisia tarkenteita ovat: hakijan sukunimen alkukirjain (virkailija lisää huomioitavat kirjaimet), hakijan sijainti sukunimen alkukirjaimen mukaan järjestettävällä hakijalistalla (esim. 0-100. 101-234, 235-loppuun, tässä vaihtoehdossa ensimmäinen rajaus alkaa aina 0:sta ja viimeinen päättyy "loppuun" eli käsittelee loput listalla olevat), hakijaryhmään kuuluminen (vastaa jotakin hakukohteeseen/valintaryhmään liitettyä hakijaryhmää).
C) Hakijakohtaisesti generoituva kutsu =  Käytetään osin samaa sisältöpohjaa, johon generoituu hakijakohtaisesti tietoja sääntöjen perusteella. Käytännössä tämä vaihtoehto on laajemmin sisällöltään muokkautuva vaihtoehto a tai b. Virkailija valitsee ensiksi luoko hän kaikille saman muokkautumattoman pohjan, vai vaihtoehdon b kaltaisesti rajattavalle joukolle kohdistuvan pohjan. Virkailija lisää pohjaan kaikille yhteiset osiot (pl. aina generoituva hakijan nimen ja yhteystietojen osuus), sekä generoituvat tiedot. Generoituville tiedoille tulee merkitä kutsuun paikka, sekä mistä tieto tuodaan paikalle (vrt. esim. "mail merge"). Generoituva tieto voi olla: koekutsun osoitus (TARKENNA), ennakkotehtävien ohje (TARKENNA), VOIKO OLLA JOKIN MUU?