d2) Ylläpidä valinnan vaiheen valintatapajonoja

Ylläpidä valinnan vaiheen valintatapajonoja

Valmistautuminen hakuun

OPH:n tai Oppilaitoksen virkailija (pääkäyttäjä/rekisterinpitäjä: oikeus toimenpiteeseen kaikissa niissä organisaatioissa/hakukohteissa, joihin virkailijalla on oikeus; vastuukäyttäjä/katselija: oikeus nähdä tiedot niiden organisaatioiden/hakukohteiden osalta, joihin virkailijalla on oikeus)
Toinen aste: OPH:n virkailija

Ylläpitää hakukohteen tai valintaryhmän valinnan vaiheiden valintatapajonoja täyttösääntöineen.

• Hakukohde/valintaryhmä on valintajärjestelmässä, ja sille on luotu tarvittavat valinnan vaiheet.
• Virkailijalla on oikeus toimenpiteen suorittamiseen.

Valintatapajono täyttösääntöineen on liitetty valinnan vaiheeseen ja tallentunut järjestelmään.

1. Virkailija hakee hakukohteen/valintaryhmän, jonka valintatapajonoja tahtoo ylläpitää
2. Virkailija valitsee valinnan vaiheen, jonka valintatapajonoja haluaa ylläpitää.
Valintatapajonon lisääminen
3. Virkailija valitsee toiminnon, jolla voi lisätä valintatapajonon. Valinnan vaiheeseen liittyy yksi tai useampi valintatapajono.
4. Virkailija nimeää valintatapajonon.
5. Virkailija määrittää valintatapajonon aloituspaikkojen lukumäärän. Virkailija määrittää myös varasijojen täyttöehdon (oletusarvoisesti kaikki hylkäämättömät ovat varasijalla, mutta virkailija voi rajata joukkoa antamalla määrän, montako varasijalla olevaa huomioidaan - ei ketään, määrä kokonaislukuna tai kaikki). Hakukohteen viimeisen valinnan vaiheen valintatapajonojen aloituspaikkojen yhteenlasketun lukumäärän tulee olla sama koko hakukohteen aloituspaikkojen lukumäärä (ks. käyttötapaus a2) Ylläpidä hakukohteen aloituspaikkojen lukumäärää).
6. Virkailija määrittää valintatapajonoon liittyvän poissaolevien täyttöehdon (täytetäänkö poissaolevaksi ilmoittautuvien opiskelijoiden tilalle hakijoita varasijalta kyllä/ei - oletusarvona ei)
7. Virkailija määrittää valintatapajonossa huomioitavat hakijaryhmät. Jos hakijaryhmiä ei ole määritelty, kaikki valinnan vaiheessa mukana olevat hakijat huomioidaan valintatapajonossa. Hakijaryhmät valitaan hakukohteeseen/valintaryhmään lisättyjen hakijaryhmien joukosta. Oletusarvona on, että kaikki hakijat ja hakijaryhmät huomioidaan. Tällä vaiheella voidaan rajata huomioitavien joukkoa käsittämään vain tietyn tai tietyt hakijaryhmät.
8. Virkailija määrittää mihin tietoihin (yksi tai useampi, prioriteettijärjestyksessä) perustuu jonon hakijoiden järjestys. Nämä tiedot käytännössä määräävät valintatapajonon tuloksen. Tieto voi olla viittaus laskentakaavaan tai virkailijan manuaalisesti syöttämään hakijakohtaiseen tietoon tai hakijan hakulomakkeella antamaan tietoon. Virkailija valitsee tiedot, hakua voidaan rajata edellisessä virkkeessä mainituilla vaihtoehdoilla. Käytännössä prioriteettijärjestykseen asettaminen tarkoittaa sitä, että hakijat järjestetään ensisijaisesti keskinäiseen järjestykseen korkeimmalle hierarkkiassa asetetun tiedon perusteella (esim. parhaan arvon siinä omaava hakija on ensimmäinen ja muut seuraavat arvojen mukaisessa järjestyksessä). Milloin kaksi tai useampi hakijoista omaa saman arvon, vertaillaan heidän arvojaan siinä tiedossa, joka on asetettu vertailuhierarkkiassa toiseksi korkeimmaksi, ja tässä arvossa parempi hakija asetetaan jonossa toisen edelle. Samoin jatketaan niin kauan kuin tasapistetilanteessa olevia hakijoita ja vertailtavia tietoja on käytettävissä. Jono järjestetään näiden arvojen mukaan, ja mikäli vertailtavien tietojen jälkeenkin useampi hakija on samalla jonosijalla, saavat he saman sijoituksen jonossa.
9. Virkailija määrittelee valintatapajonon liittyvät mahdolliset hyväksymisehdot. Hyväksymisehto voi koostua virkailijan antamista syötteistä, matemaattisista operaattoreista (+, -, x, /), relaatiot (<, >, =. >=. <=, !=), laskentaelementeistä tai osoittimista toisiin valintatapajonoihin. Esim. yhteispisteiden pitää olla suurempi tai yhtä suuri kuin 0.75 x valintatapajonon 2 viimeisen hyväksytyksi tulleen hakijan pistemäärä tai tiedon minimiarvosta/sisällön olemassaolosta.
10. Tasapistetilanteita varten virkailija määrittää ratkaisuperiaatteen tasapisteessä oleville hakijoille (valitaan kaikki, ei valita ketään, arvonta).
11. Virkailija määrittää valintatapajonon suoritusjärjestyksen suhteessa muihin valinnan vaiheen valintatapajonoihin. Jonot suoritetaan "järjestyksessä", eli 1. -> n. Tällöin jonot käsitellään yksi kerrallaan määritellyssä järjestyksessä, ja hyväksyttävät hakijat huomioidaan samassa järjestyksessä. Myöhemmät jonot eivät vaikuta saman valinnan vaiheen aiemmin käsiteltyihin jonoihin.
12. Virkailija tallentaa tekemänsä lisäykset.
13. Valintatapajonot tietoineen tallentuu järjestelmään, ja virkailija saa onnistuneesta tallennuksesta ilmoituksen näytöllä.

Valintatapajonon muokkaaminen
3a. Virkailija valitsee toiminnon, jolla voi muokata valintatapajonoa.
4a. Virkailija tekee haluamansa muutokset valintatapajonolle.
5a-11a. -
12a. Virkailija tallentaa tekemänsä muutokset

Valintatapajonon poistaminen
3b. Virkailija valitsee toiminnon, jolla voi poistaa valitun valintatapajonon
4b. Järjestelmä varmistaa, haluaako virkailija todella poistaa valitun valintatapajonon
5b-12b. -
13b. Järjestelmä ilmoittaa virkailijalle näytöllä onnistuneesta poistosta.

13a. Tallennus ei onnistu. Järjestelmä ilmoittaa virkailijalle näytöllä, ettei tallennus onnistunut.

valintatapajono: termi, joka osoittaa, mitä valintaperusteiden osaa ollaan käsittelemässä
valintatapajonojen käsittelyjärjestys: saman valinnan vaiheen valintatapajonojen keskinäinen suoritusjärjestys. Järjestyksessä 1-> n. Myös toiminto, jolla järjestys voidaan antaa tai sitä muuttaa.
valintatapajonon aloituspaikkojen lukumäärä: valintatapajonosta valittavien henkilöiden määrä, numeerinen kokonaisluku. Myös mahdollisuus tiedon syöttämiseen ja muokkaamiseen sekä tyhjentämiseen (voivat olla yhden kentän tiedon käsittelyä näppäimistön kautta, ei tarvita jokaiselle eri painiketta). Tähän yhteyteen pitäisi tulla virkailijan näytöllä huomautus, jos hän yrittää syöttää luvun, joka ei ole sallittu (ylittää hakukohteelle annetun aloituspaikkojen lukumäärän).
varasijojen täyttöehto: montako varasijalla olevaa huomioidaan tästä jonosta (ei ketään, kaikki tai määrä kokonaislukuna). Toiminnot tiedon antamiseen ja muokkaamiseen.
valintatapajonon poissaolevien täyttöehto: täytetäänkö jonosta uusia hyväksyttyjä poissaolevaksi ilmoittautuvien tilalle, valinta kyllä/ei. Oletusarvona ei.
jonoon liittyvät hakijaryhmät: lista hakijaryhmistä, joiden hakijat huomioidaan valintatapajonossa. Myös toiminnot huomioitavien hakijaryhmien lisäämiseen/poistamiseen. Hakijaryhminä tarjotaan kaikki kyseiseen hakukohteeseen/valintaryhmään liitetyt hakijaryhmät. Oletusarvoisesti valintana on "kaikki hakijat". Jos tästä poiketaan, määriteltävä hakijaryhmäkohtaisesti kyllä/ei/ei vaikutusta. Mikäli tietoa muokataan "kaikki" -vaihtoehdosta, tulee valittavaksi "muut hakijat", jonka kohdalla tulee myös valita kyllä/ei/ei vaikutusta. Myös mahdollinen ehtojen välinen ja/tai -operaattori (oletusarvoisesti ei ole, mutta on voitava lisätä). Kts. tästä vielä myös Huomioita -kohta.
jonon hakijoiden järjestyksen määrittävät tiedot: Laskentakaavan tiedot, joihin jonon järjestäminen perustuu, näiden asema hierarkiassa suhteessa toisiinsa. Myös toiminnot, jolla viitataan tietoon, poistetaan viittaus, muokataan tietoa (käytännössä vaihdetaan osoitettavaa tietoa) ja muutetaan viitattavien tietojen hierarkkista järjestystä. Kts. myös kohta 8 työnkulussa.
tasapistetilannesääntö: miten toimitaan tilanteessa, jossa hierarkkiset järjestyksen määrittelevät tiedot on käsitelty, ja aloituspaikkamäärän rajalla on edelleen henkilöitä samalla jonosijalla. Lasketaanko kaikki mukaan, vai jätetäänkö kaikki ulkopuolelle (tällöin lopullinen hyväksyttävien määrä poikkeaa aloituspaikkojen määrästä) vai arvotaanko jonosijalla olijoista mukaan niin monta, että aloituspaikkamäärä täsmää. Valinta näiden kolmen vaihtoehdon väliltä.
jonon hyväksymisehdot: mahdollinen lisätarkenne sille, mitä "hyväksyttävän" statuksen saavan hakijan tulee täyttää. Oletusarvoisesti näitä ei ole. Voidaan valita käytettäväksi, jolloin myös määritetään tarkennus siten, että ehdoksi annetaan sääntö, jonka on täytyttävä hyväksymisen saavuttamiseksi. Ehtoa täyttämätön hakija ei voi koskaan nousta "hyväksytyksi", vaikka jossain tilanteessa mahtuisikin jonosijallaan aloituspaikkamäärän mukaiseen hyväksyttävien joukkoon. Ehdon logiikkana on, että hakijan tietyn tiedon arvon tulee täyttää annettava ehtokaava. Kaavassa voidaan viitata laskentakaavan tietoihin tai saman hakukohteen/valintaryhmän toisiin valintatapajonoihin. kts. työnkulun kohta 9.
valintatapajonon nimi: Valintatapajonon nimi ja tunniste (yksi kieli riittää)
mihin hakukohteeseen/valintaryhmään ja valinnan vaiheeseen jono kuuluu: Tieto siitä, mihin hakukohteisiin/valintaryhmiin ja niiden valintaryhmiin valintatapajono kuuluu. Myös toiminnot liittämiseen ja poistamiseen.

Valintatapajonoja voidaan käsitellä myöskin valintaryhmän tasolla. Tällöin ne vaikuttavat kaikkiin valintaryhmään kuuluviin hakukohteisiin ja valintaryhmiin samalla tavoin, ellei niissä toisin määritellä. Mahdollisia niihin tehtäviä muutoksia ei ylikirjoiteta muokkauksen yhteydessä.

Valintatapajonoihin ei liity laskentaa. Valintatapajonot järjestyvät määritettyjen tietojen perusteella. Hakijan status voi olla "hyväksytty" (aloituspaikkamäärän mukainen määrä parhaiten sijoittuneita hakijoita), "varalla" (hyväksyttävissä oleva, mutta ei mahdu sijoitukseltaan aloituspaikkamäärään), "hylätty" (hylätty hakija, joka ei voi tulla missään tapauksessa hyväksytyksi), "peruttu" (hakijan aiempi status muuttuu täksi, jos hän ottaa toisen opiskelupaikan vastaan, ilmoittaa peruvansa opiskelupaikan tai se perutaan) tai "hyväksytty toisesta jonosta" (hakijaa ei huomioida enää kyseisessä jonossa).

Toisella asteella hakijan status voi olla "kutsuttu kokeeseen" (aloituspaikkamäärän mukainen määrä parhaiten sijoittuneita hakijoita valintaryhmän ylimmässä hakutoiveessa), "hylätty" (hylätty hakija joka ei voi tulla missään tapauksessa hyväksytyksi), "kutsuttu kokeeseen ylempään hakutoiveeseen".

Jonojen käsittelyjärjestyksen kolmannen vaihtoehdon toteutettavuus ja tarpeellisuus on vielä keskusteltava tarkemmin.

Hakijaryhmien huomioimisesta jonoissa (kts. myös hakijaryhmiä koskevat käyttötapaukset):

Hakijaryhmät huomioidaan valintatapajonoissa kahdella tavalla. Joko siten, että hakijat otetaan käsiteltäväksi jonossa vain jos he kuuluvat/eivät kuulu tiettyyn hakijaryhmään tai siten, että hakijaryhmään kuuluminen/kuulumattomuus voi muuttaa hakijan jonosijaa. Tässä tiiviisti lisäkuvausta ensimmäisestä tapauksesta viitaten tietokenttään.

Oletusarvoisesti jokaisessa jonossa huomioidaan kaikki kohteen hakijat, ja heidät järjestetään jonoon. Joukkoa voidaan kuitenkin rajata siten, että jonossa käsitellään vain tiettyjen hakijaryhmien hakijoita. Tällöin kullekin hakukohteen/valintaryhmän hakijaryhmälle annetaan mukaan/poislukeutuvuusehto. Ehdoksi voidaan määritellä myös neutraalius, eli "ei vaikutusta". Käytännössä tällöin hakijan on kuuluttava "kyllä" huomioitaviin hakijaryhmiin kuuluakseen tässä jonossa käsiteltävään hakijoiden joukkoon. Vastaavasti hakija ei saa kuulua mihinkään "ei" käsiteltävään hakijaryhmään. "ei vaikutusta" eli neutraaliin hakijaryhmään kuuluminen ei vaikuta hakijan tilanteeseen pois/mukaanlukevasti suhteessa muihin hakijaryhmiin.

Jos jonoon kohdistuu useita hakijaryhmiä, joilla on vaikutusta jonoon kuulumiseen, on näiden välille voitava vielä rakentaa ja/tai ehtoja. Esimerkiksi, että hakijan on kuuluttava sekä hakijaryhmään a että hakijaryhmään b tullakseen huomioiduksi jonossa. Tai että hakijan on kuuluttava joko hakijaryhmään a tai b tullakseen huomioiduksi jonossa.