A1. Täytä sähköinen hakemus

Täytä sähköinen hakemus

Hakeutuminen koulutukseen

Hakija, (virkailija)

Hakija täyttää hakemuksensa nettihaussa (joko tunnistautuneena tai ei-tunnistautuneena). Virkailija täyttää hakemuksen virkailijasovelluksen kautta. Tämä käyttötapaus sisältää hakemuksen täytön eri vaiheet (henkilötiedot, koulutustausta, hakutoiveet, osaaminen, lisätiedot, esikatselu ja valmis/lähetys sekä sitä seuraavat toimenpiteet vahvistuksen lähettäminen hakijalle, tallenna pdf tai tulosta pdf). HUOM! Jokaisen vaiheen tarkennukset löytyvät A1. käyttötapauksen alta, ks. A1.1-A1.6. (osa päivitetään vasta myöhemmin).

Hakija on valinnut hakukohteet/hakulomakkeen, jonka perusteella häneltä kysytään haun tarvitsemat tiedot (järjestelmä määrittelee käytettävän hakulomakkeen). Kuvattu käyttötapauksessa A0. Siirry hakulomakkeelle ja koulutushaussa.  Tunnistautunut hakija on lisäksi kirjautunut palveluun.

Hakija on täyttänyt hakemuksen a.) kokonaan ja tiedot siirtyvät opiskelijavalintarekisteriin (Tila: "Hakemus lähetetty") tai b.) osittain ja tiedot säilyvät hakijan tilillä kunnes hakemus on lähetetty (Tila: "Hakemus tallennettu keskeneräisenä"). Hakija saa hakemusnumeron, kun hakemus on tilassa "Hakemus lähetetty". Hakemusta voi muokata tai sen voi perua.

1. Hakija ilmoittaa henkilötietonsa. Järjestelmä muodostaa mahdolliset teemaan kuuluvat lisäkysymykset. Hakija vastaa lisäkysymyksiin. Ks. Tiedot. Hakija painaa sen jälkeen Seuraava ja siirtyy seuraavalle sivulle..
2. Hakija ilmoittaa koulutustaustansa. Järjestelmä muodostaa mahdolliset teemaan kuuluvat lisäkysymykset. Hakija vastaa lisäkysymyksiin. Hakijalle näytetään mahdolliset koulutustaustaan kiinnitetyt ilmoitukset. Ks. Tiedot. Hakija painaa sen jälkeen Seuraava ja siirtyy seuraavalle sivulle..
3. Hakija valitsee hakutoiveet (oppilaitos+koulutus valitaan listalta) ja priorisoi ne, mikäli hakukohteet ovat priorisoitavia. Hakukohteita voi siirtää ylös ja alas tyhjentämättä kenttiä. Hakukohde-kentän voi myös tyhjentää napin painalluksella. Järjestelmä muodostaa mahdolliset teemaan kuuluvat lisäkysymykset. Hakija vastaa lisäkysymyksiin. Hakijalle näytetään mahdolliset hakukohteisiin kiinnitetyt ilmoitukset. Ks. Tiedot. Hakija painaa sen jälkeen Seuraava ja siirtyy seuraavalle sivulle..
4. Hakija vastaa mahdollisiin osaamista/arvosanoja koskeviin kysymyksiin. Järjestelmä muodostaa mahdolliset teemaan kuuluvat lisäkysymykset. Hakija vastaa lisäkysymyksiin. Ks. Tiedot. Hakija painaa sen jälkeen Seuraava ja siirtyy seuraavalle sivulle.
5. Hakija vastaa mahdollisiin lisätiedoissa (omat perustelut yms. yhdistetty tähän) kysyttäviin kysymyksiin. Järjestelmä muodostaa mahdolliset teemaan kuuluvat lisäkysymykset. Hakija vastaa lisäkysymyksiin. Ks. Tiedot. Hakija painaa sen jälkeen Seuraava ja siirtyy kohtaan "Siirry esikatselemaan tietoja".
6. Hakija esikatselee hakemusta ja painaa lopuksi "Lähetä hakemus"
7. Hakijalle näytetään vahvistus siitä, että hakemus on vastaanotettu sekä ilmoitetaan hakulomakkeen numero ja muut oleelliset tiedot. Hakijalle lähetetään myös vahvistus vastaanotetusta hakemuksesta hänen valitsemaansa paikkaan, esim. sähköpostiin.
8. Hakijalle tarjotaan mahdollisuus tallentaa tai tulostaa hakemus pdf- tai html-muodossa.

Kirjautuneen/tunnistautuneen hakijan työnkulku:

Hyväksy = Käytä tietoja haussa, Muokkaa = Muokkaa tietoja tätä hakua varten

• 1a. Hakijalle näytetään henkilötiedot, jotka ovat järjestelmässä (lähde esim. VTJ). Hakijalle näytetään vaihtoehdot hyväksy/muokkaa.
• 1a1. Hakija painaa Hyväksy tiedot, minkä jälkeen Seuraava -painike aktivoituu.
• 1a2. Jos hän painaa muokkaa, tiedot siirtyvät muokkaustilaan (aktivoituvat) ja hakija lisää/muokkaa tietoja. Hakijan pitää hyväksyä muutokset ennen siirtymistä seuraavalle välilehdelle.

• 2a. Hakijalle näytetään koulutustaustan, joka on järjestelmässä (lähde esim. TOR). Hakijalle näytetään vaihtoehdot hyväksy/muokkaa.
• 2a1. Hakija painaa hyväksy, minkä jälkeen Seuraava -painike aktivoituu.
• 2aa. Jos hän painaa muokkaa, tiedot siirtyvät muokkaustilaan (aktivoituvat) ja hakija lisää/muokkaa tietoja. Hakijan pitää hyväksyä muutokset ennen siirtymistä seuraavalle välilehdelle.

• 3a. Hakija siirtää aiemmin muistilistalle tallentamansa hakutoiveet hakulomakkeelle.
• 3b. Hakija klikkaa koulutushakua ja käy hakemassa koulutuksia ja palaa sen jälkeen hakulomakkeen hakutoiveet-välilehdelle.

• 4a. Hakijalle näytetään arvosanatiedot, jotka ovat järjestelmässä (lähde esim. TOR). Hakijalle näytetään vaihtoehdot hyväksy/muokkaa.
• 4a1. Hakija painaa Hyväksy tiedot, minkä jälkeen Seuraava -painike aktivoituu.
• 4a2. Jos hän painaa muokkaa, tiedot siirtyvät muokkaustilaan (aktivoituvat) ja hakija lisää/muokkaa tietoja. Hakijan pitää hyväksyä muutokset ennen siirtymistä seuraavalle välilehdelle.

• 1-7b. Hakija voi jokaisen vaiheen yhteydessä tehdä myös "välitallennuksen" (Tallenna tiedot ja jatka myöhemmin) jolloin jo syötetyt tiedot säilyvät hänen asiointitilillään ja hän voi jatkaa hakemuksen täyttöä myöhemmin.

Ei-tunnistautuneen hakijan vaihtoehtoinen työnkulku:

• 3a. Hakija siirtää aiemmin muistilistalle tallentamansa hakutoiveet hakulomakkeelle.
• 3b. Hakija klikkaa koulutushakua ja käy hakemassa koulutuksia ja palaa sen jälkeen hakulomakkeen hakutoiveet-välilehdelle.

Kaikkia hakijoita koskeva vaihtoehtoinen työnkulku:
4d-5d. Hakijalle ei näytetä yhtään hakukohdekohtaisia kysymyksiä, jolloin hän ei vastaa yhteenkään kysymykseen

Aikuiskoulutuksen hakulomakkeen täyttäminen:

• 2d. Hakija siirtyy tekemään osaamiskartoituksen ulkoiselle sivustolle ja palaa sen jälkeen täyttämään hakulomaketta.
• 3d. Järjestelmä tunnistaa hakijan ilmoittaman perustutkinnon, jolloin hakijalle ehdotetaan paremmin koulutusta vastaavaa koulutusta
• 7a. Hakijan koulutustaustan ollessa perus- tai keskikoulu, yhteenvetosovilla näytetään tieto, että hakija vapautetaan tutkintomaksuista.

Virkailijan työnkulku:
Virkailija voi syöttää hakijan täyttämän paperihakemuksen nettihaun kautta tai virkailijasovelluksen kautta.

Jos virkailija täyttää hakemuksen nettihaun kautta, työnkulku noudattaa tunnistautumattoman hakijan työnkulkua (järjestelmä ei näytä hakijan tietoja, vaan tiedot perustuvat paperihakemuksella oleviin, hakijan ilmoittamiin tietoihin).

Jos virkailija täyttää hakemuksen virkailijasovelluksen kautta, työnkulku noudattaa kirjautuneen/tunnistautuneen hakijan työnkulkua (järjestelmä hakee ne tiedot, jotka ovat rekisterissä ja virkailija hyväksyy tiedot/muokkaa tietoja paperihakemuksella olevien tietojen mukaisesti).

1. Hakija yrittää täyttää jo lähetetyn hakulomakkeen uudelleen. Järjestelmä ei salli hakulomakkeen uudelleen täyttämistä, vaan näyttää herjan hakijan syöttäessä henkilötunnuksen ("Tällä henkilötunnuksella on jo haettu. Jos haluat muokata hakulomaketta, kirjaudu asiointitilille ja muokkaa hakulomaketta siellä tms.")

Hakulomaketeemojen tiedot ja säännöt (specs-109)

• Hakija ei pääse siirtymään hakulomakkeella eteenpäin, jos jokin pakollinen tieto puuttuu tai hakulomakkeella on muodollinen virhe. 
• Hakijan täytyy voida siirtyä hakulomakkeelle suoraa reittiä pitkin (URL-osoite). Vaatimuksen korvaa: Hae koulutukseen painike.
• Hakija voi painaa Back-painiketta menettämättä keskeneräistä hakulomaketta yhden session aikana
• Hakijan siirtyessä pois keskeneräiseltä hakemukselta, hakijalle näytetään varoitus ("Oletko varma, että haluat poistua keskeneräiseltä hakemukselta?")
• Järjestelmä tunnistaa mahdollisen ristiriidan tutkinnon tasokuvausten ja hakijan ilmoittaman työkokemuksen välillä (ja näyttää ristiriidasta ilmoituksen hakijalle)
• Järjestelmä tunnistaa mahdollisen ristiriidan hakijan ilmoittaman kielitaidon ja hakukohteen valintaperusteiden välillä (ja näyttää hakijalle ilomoituksen ristiriidasta, ei kuitenkaan estä hakua)
• Hakemuksella/hakijatiedoissa pitää näkyä tiedon lähde (rekisteri/hakija/muu)
• Hakemukselle pitää voida syöttää tietoja, jotka ovat "ristiriidassa" rekisterissä jo olevien tietojen kanssa. Esim. hakijan ilmoittama nimi tallentuu hakemukselle vaikka hakija olisi jo rekisterissä ja nimi olisi toinen (vrt. case YSHJ, jossa rekisterissä olevat tiedot aiheuttivat herjan hakemuksen täyttötilanteessa)
  
  

• hakija voi täyttää hakemuksen keskeneräisenä (tallentaa tiedot muistiin myöhempää työstöä varten) mutta hakemus on vireillepano vasta, kun se on lähetetty ja siirtynyt opiskelijavalintarekisteriin (hakemus lähetetty, hakija saanut hakulomakenumeron).
• moduuleihin kiinnitetyt ilmoitukset: tarkempi speksaus puuttuu/tarjontaan syötettävä tieto?