Kyttöoikeudet
Valintakäyttäjän oikeuteen lisätään Hakemusten käsittely -oikeudet
- Valintakäyttäjän oikeudet myöntää Hakujen ja valintojen pääkäyttäjä
Myös Hakemuspalvelu, pääkäyttäjä- ja Hakemuspalvelu, hakemusten käsittely -oikeuksilla pääsee käsittelemään yhteishaun hakemuksia.
- Hakemuspalvelu, pääkäyttäjä -oikeuden myöntää oman oppilaitoksen Opintopolun vastuukäyttäjä
- Hakemuspalvelu, hakemusten käsittely -oikeuden myöntää Hakemuspalvelu, pääkäyttäjä.
Ohjeet
Hakemuspalveluun pääset Opintopolusta Hakemukset ja valinnat -kohdasta "Hakemuspalvelu: hakemukset".
Listalle tulee näkyviin kaikki haut, joihin virkailijalla on oikeudet ja joihin on tullut hakemuksia.
- Vastaanottava virkailija näkee aluksi koko haun hakemusten määrän.
- Nuolta klikkaamalla virkailija näkee omaan organisaatioon hakeneiden määrät hakukohteittain.
Hakua klikkaamalla virkailija saa kaikki oman oppilaitoksen hakemukset esille.
- Klikkaa vielä "Näytä hakemukset".
Hakemuksia voi hakea toimipisteittäin valitsemalla toimipisteen vasemman kulman organisaatiovalikosta.
Käsittelyvaiheella suodatus: Yhteishaussa käytetään vain täydennyspyyntö-vaihetta.
Hakemuksia voi etsiä myös hakijan nimellä, sähköpostiosoitteella, hakemusnumerolla ja oppijanumerolla
Rajaa hakemuksia -painikkeen takaa avautuvat lisärajaimet.
- Harkinnanvaraisesti hakeneet
- Kriteeri yhdistää hakemuksen ja rekisterin (pohjakoulutus / yksilöllistetty arvosana) tiedot.
- Valitse täppä "Vain harkinnanvaraiset" ja klikkaa "Ota käyttöön".
- Voit rajata tiettyyn hakukohteeseen ensisijaisesti hakeneita. Valitse ”Kaikki hakukohteet”.
- Hae ja valitse tämän jälkeen haluamaasi hakukohde.
- Klikkaa ”Rajaa hakemuksia” ja valitse täppä ”Hakenut ensisijaisesti”. Klikkaa tämän jälkeen ”Ota käyttöön” saadaksesi tulokset näkyviin.
Excel-tulostus.
- Exceliin tulostuu kaikki hakemuksen tiedot lisäkysymyksineen.
Hakijoille tai hakijalle voi lähettää viestejä palvelusta.
- Massaviesti hakijajoukolle
- Täydennyspyyntö hakijalle
- Täydennyspyynnössä tulee valita oma ja oikea hakukohde ensin.
- Käytetään harkiten ja tarpeen mukaan.
Täydennyspyyntö ja massaviesti
Vastaanottava oppilaitos pääsee muuttamaan hakemuksen käsittelyvaihetta (yhteishaussa on käytössä vain täydennyspyyntö-vaihe) ja tarkastelemaan sähköisiä liitteitä.
Hakemuksen oikean reunan muut käsittelymerkinnät, muistiinpanot ja pisteet ovat harmaana kaikille käyttäjille perusopetuksen jälkeisessä yhteishaussa. Ne eivät ole käytössä.
- Virkailija voi piilottaa harmaat käsittelymerkinnät itseltään asetus-kuvakkeesta.
Sähköiset liitteet löytyvät Liitepyynnöt-painikkeen takaa. Liitteet näkyvät myös hakemuksella.
- Ulkomaalainen todistus
- Ei päättötodistusta
- Musiikkialan ja opistovuoden liitepyynnöt (ei itse liitteet) näkyvät myös.
- Kuva- ja pdf-tiedostot ovat esikatseltavissa palvelussa.
- Liitteitä voi merkitä tarkistetuksi.
Vastaanottavan oppilaitoksen virkailija voi muokata hakijan hakemuksella vain
- yhteystietoja
- huoltajien tietoja
- lupatietoja.
Kaikista muutoksista tallentuu tiedot muutoshistoriaan.
Muutosten jälkeen on tärkeää muistaa lähettää vahvistussähköposti uudelleen hakijalle. Tämä viesti lähtee myös huoltajille, jos heidän sähköpostinsa on ilmoitettu hakemuksella.