Ne hakijat, joilla on suomalainen henkilötunnus yksilöidään automaattisesti (huom! poikkeuksena itseoikaisut esimerkiksi juridisesti sukupuoltaan korjanneilla henkilöillä ja ne hetulliset, joiden nimi poikkeaa hakemuksella riittävästi VTJ:stä löytyvästä nimestä), sillä henkilötunnus on yksilöllinen ja sillä voi luotettavasti yksilöidä henkilön automaattisesti. Henkilön perustiedot tarkistetaan Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Jos hakemuksella ilmoitetut nimitiedot ja henkilötunnus täsmäävät väestötietojärjestelmän kanssa, henkilö yksilöityy automaattisesti ja saa oppijanumeron. Jos hakemuksella syötetyssä nimessä on pieni virhe, se korjaantuu nimitietoja haettaessa. Jos virhe on suuri tai henkilön syöttämä nimi on kokonaan eri kuin väestötietojärjestelmään tallennettu, yksilöinti jää virkailijan päätettäväksi.
Henkilötunnuksettomat hakijat on virkailijan aina erikseen yksilöitävä käsin. Tämä tapahtuu tarkistamalla, että hakijalta löytyy henkilötietojärjestelmästä vain yhdet tiedot. Tarkistamisessa hyödynnetään käytettävissä olevia tietoja, kuten esimerkiksi nimitiedot, syntymätiedot, asuintiedot ja kansalliset tunnisteet.
Yksilöinti tulee tehdä hakemusten käsittelyn kautta. Hakemuspalvelusta voi tarkistaa kaikki ne hakijat, jotka tulee yksilöidä. Tämä tapahtuu rajaamalla hakemukset hakuehdolla "yksilöimättömät".
Klikkaa aktiiviseksi jäävästä hakemuksesta hakemusnäytöllä linkkiä "Tee yksilöinti henkilöpalvelussa.", jonka kautta voit siirtyä hakijan tietoihin henkilöpalvelussa ja hakea duplikaatit.
Henkilötietojen muokkausnäytöllä paina painiketta "Hae duplikaatit".
Henkilöpalvelusta löytyy nyt duplikaattinäkymä, jonka avulla vertailut ja henkilöiden mahdolliset yhdistämiset ovat yksinkertaisemmin tehtävissä Opintopolussa järjestetyissä jatkuvissa hauissa. Näytölle haetaan valitun henkilön duplikaatit alla olevan perusteella:
- ensimmäisenä listataan kandidaatit, joiden syntymäaika on sama kuin alkuperäisellä henkilöllä
- tämän jälkeen listataan nimien samankaltaisuuden mukaan laskevassa järjestyksessä (eli samankaltaisin nimi ensimmäisenä, viimeisenä huonoimmat kandidaatit)
Jokaiselle duplikaatille haetaan kaikki ne henkilötiedot, jotka löytyvät järjestelmästä (2.aste ja korkeakoulut). Näytöllä näkyvät tiedot ovat hakijan viimeisimmältä hakemukselta. Jokaisen henkilön kohdalla on myös linkki hakijan hakemukseen. Muut hakemukset-riville haetaan hakijan muut hakemukset, jotka löytyvät järjestelmästä. Yksilöimättömien hetuttomien hakijoiden hakemukset yhdistetään sähköpostiosoitteen ja henkilönumeron perusteella, siksi myös yksilöimättömillä voi löytyä useampia hakemuksia. Tässä on hyvä muistaa, että hakemukset aukeavat virkailijan käyttöoikeuksien mukaisesti. Jos et saa hakemusta auki, niin sinulla ei ole siihen oikeutta.
Jos jokin tai jotkin hakijat ovat valitun henkilön duplikaatteja (tarvittavat tunnistetiedot ovat samoja), niin valitse ne ruksaamalla ja linkitä henkilöt Yhdistä valitut-painikkeella ja siirry takaisin yksilöimään ko. hakija jos sitä ei ole vielä yksilöity.
Jos valitulla henkilöllä ei ole yhtään duplikaattia henkilöpalvelussa, niin tästä tulee ilmoitus näytölle (Henkilöllä ei ole duplikaatteja).
Tarkista ennen linkitystä jokaisen hakijan hakemuksen henkilötiedot ja varmista, että kyseessä on sama henkilö (käytä tarkistetietoina osoitetta, puhelinnumeroa, passinumeroa).
Ohessa muistilista yksilöintiä varten:
- Jos yhdelläkään duplikaatilla on hetu, muut linkitetään siihen (hetullinen on jo yksilöity automaattisesti).
- Jos kaikki duplikaatit ovat hetuttomia, aktiiviseksi jäävän hakemuksen henkilöstä tehdään primäärihenkilö (jos on jo yksi yksilöity henkilö, muut liitetään siihen).
- Jos löytyy kaksi yksilöityä henkilöä, joiden voidaan epäillä olevan sama henkilö, ota yhteyttä Opintopolun virkailijaneuvontaan (virkailija@opintopolku.fi). Jatkuvien hakujen tiimi voi purkaa toisen henkilön yksilöinnin.
Lopuksi yksilöi henkilö klikkaamalla "Yksilöi ilman hetua". Vahvista valintasi.
Onnistuneen yksilöinnin jälkeen henkilötunnuksettoman henkilön statukseksi muuttuu "yksilöity hetuton". Hakemukselle yksilöintitieto päivittyy automaattisesti noin tunnin viiveellä.
