Hakemusten käsittely – Lähettävät opinto-ohjaajat

Käyttöoikeudet

• Opinto-ohjaajan oikeudet sisältävät hakemusten käsittelijän oikeudet.
  • Opinto-ohjaajan oikeudet myöntää hakujen ja valintojen pääkäyttäjä.

Ohjeet

Hakemuspalvelu löytyy osoitteesta virkailija.opintopolku.fi valikosta Hakemukset ja valinnat >> Hakemuspalvelu: Hakemukset

Yhteishaun hakemukset

• Listalle tulee näkyviin kaikki haut, joihin opinto-ohjaajalla on oikeudet ja joihin on tullut hakemuksia.
• Valitse "Perusopetuksen jälkeisen koulutuksen yhteishaku 2023".
  • Näet haun nimen vieressä omien oppilaidesi hakemusten määrän.

• Klikkaa vielä "Näytä hakemukset":

• Hakemuksia voi etsiä myös hakijan nimellä, sähköpostiosoitteella, hakemusnumerolla ja oppijanumerolla.

Hakija: Aakkosjärjestyksen voi kääntää klikkaamalla.

Viimeksi muokattu: Muuttuu klikkaamalla vaihtoehdoksi "Hakemus jätetty". Näillä voi tarkistaa, kuka milloinkin on tehnyt muutoksia lähetettyyn hakemukseen ja milloin uusin hakemus on jätetty.

Liitepyynnöt: Punainen pallura näkyy aina, kun hakijalta on pyydetty liitteitä, vaikka hakijan tuleekin toimittaa liitteet oppilaitokseen postitse tai turvasähköpostilla.

• • Hakemukselle voi ladata liitteitä ainoastaan silloin, kun hakijan pohjakoulutus on "ulkomailla suoritettu koulutus" tai "ei päättötodistusta". Muut liitteet vastaanottava oppilaitos pyytää joko postitse tai turvasähköpostilla.

Käsittelyvaihe: Opo ei voi muuttaa käsittelyvaiheita. Vastaanottava oppilaitos voi käyttää käsittelyvaiheena täydennyspyyntöä.

Valinta: Punainen valintatieto "Kesken" ei muutu haku- ja valintaprosessin aikana. Valinnat toteutetaan erillisessä valintapalvelussa.

Rajaa hakemuksia: Painikkeen takaa avautuu lisärajaimet:

• Klikkaa "Ota käyttöön" täpättyäsi haluttu lisärajain. Esimerkiksi:
  
  • Lähtökoulu ja -luokka/luokat
    • Jos opolla on yksi koulu, se on valmiiksi valittuna. 

• • Ei hakeneet -linkistä pääsee Valpas-palveluun
    • Hakijan kohdalla lukee "Ei hakemusta".
  • Muokatut hakutoiveet.
  • Harkinnanvaraisesti hakeneet.
  • Rajaus kysymyksellä ja vastauksella.

Liitepyynnöt-välilehti

Hakemuksella on Liitepyynnöt-välilehti, josta näkee hakukohteella pyydetyt liitteet sekä toimitusosoitteet

• harkintaan perustuvan valinnan liitteisiin
• vaativan erityisen tuen liitteisiin.

Esimerkki:

Muiden hakijalta pyydettyjen liitteiden osoitteet opo voi nähdä klikkaamalla hakemukselta "Muokkaa hakemusta".

Käsittelymerkinnät eivät ole käytössä

Hakemuksen oikean reunan käsittelymerkinnät, muistiinpanot ja pisteet eivät ole opoille käytössä yhteishaussa ja näkyvät siksi harmaana.

• Virkailija voi piilottaa itseltään harmaat käsittelymerkinnät asetus-kuvakkeesta.

Hakemusten muokkaus

Opo voi muokata  hakijan hakemuksella vain

• yhteystietoja 
• huoltajien tietoja 
• lupatietoja.

Kaikista muutoksista tallentuu tiedot muutoshistoriaan.

Klikkaa "Muokkaa hakemusta", tee hakemukselle korjaus ja tallenna ylälaidasta.

• Muutosten jälkeen on tärkeä muistaa lähettää vahvistussähköposti uudestaan hakijalle. Tämä viesti lähtee myös huoltajille, jos heidän sähköpostinsa on ilmoitettu hakemuksella.

Hakemuksen tulostus

Jos virkailija haluaa tulostaa hakemuksen, se onnistuu näin:

• Klikkaa ”Muokkaa hakemusta”.
• Valitse ylälaidasta ”esikatselu”.
• Valitse Ctrl + p.
• Valitse tulostin tai tulosta hakemus pdf-tiedostoksi.

Excel-tulostus

• Valitse "Lataa Excel".
• Exceliin tulostuu kaikki hakemuksen tiedot lisäkysymyksineen.

Täydennyspyyntö ja massaviesti

Hakijoille voi lähettää hakemusta koskevan viestin (massaviesti)

• Käytetään harkiten ja tarpeen mukaan. Tarkoitettu ennemmin vastaanottaville oppilaitoksille.

Hakijan vahvistussähköposti

Jos hakija on kirjoittanut sähköpostinsa hakulomakkeelle, hän saa vahvistussähköpostin lähetettyään hakemuksen.

• Hakija saa osoitteesta noreply@opintopolku.fi viestin otsikolla ”Opintopolku: hakemuksesi on vastaanotettu”.
• Hakijan hakemuksessa on muokkauslinkki, josta hän pääsee takaisin hakemukselle.
  • Hakija voi muokata hakemustaan vain hakuajan aikana.
• Huoltajalle tulevassa vahvistusviestissä ei ole muokkauslinkkiä.
• Ks. ohjeet alla, jos muokkauslinkki on vanhentunut.

Jos vahvistussähköpostia ei tule, kannattaa ensin katsoa roskapostikansio ja sähköpostin muut mahdolliste kansiot.

• Opo voi tarkistaa, että sähköpostiosoite on varmasti kirjoitettu oikein ja korjata se tarvittaessa, ja korjauksen jälkeen lähettää vahvistussähköposti (ks. yllä Hakemusten muokkaus).

Esimerkki hakijan saamasta vahvistussähköpostista:

Huoltajalle tuleva vahvistusviesti, jos hakija on kirjoittanut huoltajan tai huoltajien sähköpostin hakulomakkeelle:

Jos hakijan muokkauslinkki on vanhentunut

• Jos hakija haluaa tehdä muutoksia hakemukselleen, mutta muokkauslinkki on vanhentunut, hän saa tilattua uuden klikkaamalla ”Tilaa uusi hakemuslinkki sähköpostiisi”:

• Hakija voi muokata hakemustaan hakuajan aikana. Opo voi muokata hakijan yhteystietoja hakemukselle myös hakuajan jälkeen.