2023-12-13 Tietovirta- ja sanastotyön koordinaatioryhmän kokous

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

• Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14:04
• Todettiin, että tämä on TIES:n viimeinen kokous nykyisellä ohjausmallilla ja rakenteella
• Hyväksyttiin asialista

2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan ja keskustelumuistion hyväksyminen

• 2023-11-10 Tietovirta- ja sanastotyön koordinaatioryhmän kokous
• Hyväksyttiin

3 Ajankohtaiskatsaukset jaostoista

3.1 Analytiikkajaoston katsaus / Kytölä (OKM)

• • Analytiikkajaoston kokoukset
  • Analytiikkajaoston jatkosta vuonna 2024:
    
    • Jatkamiselle on nähty perusteet
    • OKM:n eri osastot varaavat oppimisanalytiikan jatkoon resurssia, tästä muodostuu yhteinen "pooli"
    • Tulossa todennäköisesti uusi oma asettamispäätös 
    • Teemana oppimisanalytiikka pysyy, myös tekoälyyn liittyvät kysymykset vahvemmin jatkossa, mietinnässä tekoälysuositus, mahdollisesti tarpeita ottaa kantaa myös esim. algoritmien käyttöön tai sisältöihin
    • Kokoontumiset todennäköisesti hieman aiempaa harvemmalla syklillä

3.2. OKSA-sanastojaoston katsaus / Kotomäki (OKM)

• • 2023 kokoukset
  • OKSA:n 3. laitoksen julkaisu edistyy, todennäköisesti on valmis tammikuun alkupuolen aikana
    • Kolme julkaisukanavaa:
      • suomi.fi palvelu
      • Sanastokeskuksen TEPA-termipankki
      • Ministeriön julkaisusarja
  • Vuoden 2024 alusta OKSA-jaoston puheenjohtajana toimivat Petri Haltia, Tomi Kytölä ja Erja Vitikka
    • Kolmen puheenjohtajan puheenjohtajisto
  • Sanastokeskuksen sanastotyön hankintaa jatketaan, Riina Kosunen jatkaa Sanastokeskuksen asiantuntijana
    • Työlistaa on paljon, ja sitä priorisoidaan vuoden 2024 ensimmäisessä kokouksessa
  • Tiedoksi: Jatkuvan oppimisen sanastotyöstä tehdään erillinen sopimus ja sitä rahoitetaan erikseen JOD hankkeesta

3.3. OPH:n asettaman koodisto-ja organisaatiopalveluryhmän katsaus / Kivipelto (OPH)

• • Yhteistyöryhmän kokoukset
    
    • Ryhmän toimikausi päättyy vuoden loppuun
    • Ryhmä koettu hyödyllisenä ja tarpeellisena
    • Parhaillaan käynnissä kysely miten työtä halutaan jatkaa
    • Ryhmä on ollut OPH:n asettema ja mahdollisen uuden vastaavan ryhmän asettaminen tapahtuisi OPH:n kautta
    • Myös Digivisio haluaisi hyödyntää koodistopalvelua jatkossa, Digivisio ja OPH jatkavat asiasta keskustelua 
  • Osaamiseen liittyvistä luokituksista (OKM/Kytölä)
    • TEM:n puolella on pitkään ollut käytössä ESCO-luokitus, koulutuksen puolella tätä ei ole paljon käytetty
    • ESCO-luokitus otettava ehkä käyttöön tai päätettävä minkälainen osaamisluokitus koulutuksessa tulisi olla
    • Tiedetään, että ESCO ei kokonaan vastaa tarpeisiin, osin toimii hyvin
    • Alkuvuonna tehtävä pikaisesti tähän tarvittavat päätökset
    • Mikä olisi hyvä tapa käsitellä?
  • Käytiin keskustelua foorumista, joka olisi sopiva osaamiseen liittyvien luokitusten miettimiseen, ja todettiin seuraavaa:
    • Nykyisessä organisaatio- ja koodistopalveluryhmässä on käyty enemmän olemassa olevien koodistojen asioita, ei ehkä sopivin sinne
    • Asiana on laajempi kuin vain koodistopalvelujen tai JOD:n asia - voisi ottaa esille uudessa Tietojohtamisen koordinaatioryhmässä

4 Tilannekatsaus summatasoisen tiedonkeruun selvitykseen ja työn etenemiseen - Orenius (OPH) 

• Orenius esitteli materiaalin pohjalta: Summatason tiedonkeruut Tilannekatsaus_TIES 20231213.pdf
• Taustaksi muistioon myös vanhempaa lisämateriaalia:
  • TIES:n kesäkuun kokouksessa esitelty materiaali: Summatason tiedonkeruut tiivistelmä 20230605 (1).pptx
  • Työtilauksen liite_ Summatasoisen tiedonkeruun tarvemuistio_20230224.pdf
  • Summatasoiset tiedonkeruut -selvitys_ 20230106.pdf
• Tiivistys keskustelusta:
  • Asia vaatii vielä jäsentämistä, mm. tiedonkeruinen kokonaisvolyymistä ei ole kokonaiskuvaa vielä (kuinka monta erilaista summatason keruuta ministeriön ja OPH:n eri tahoilla olisi, mitkä voi / kannattaa keskittää). Lisäksi muitakin asioita selvitettävänä, mm. onko esim. OPH:lla mahdollisuus velvoittaa kohderyhmiä vastaamaan keruisiin. 
  • Summatasoisen tiedonkeruun asiaa on edistetty ensisijaisesti varhaiskasvatuksen ja esi- ja perusopetuksen näkökulmasta.  On pyritty kartoittamaan muitakin kyselyjä, mutta niitä ei vielä tiedossa. Etsitään nyt ehkä laajemminkin yhteistä summatasoisen tiedonkeruun mallia. 
  • Tilastokeskuksen näkökulmia (Rautanen): 
    • Huomioitavaksi kannattaa ottaa myös tiedon kattavuuden ja laadun varmistamiseen liittyvät näkökulmat
    • Jos Tilastokeskus tulisi jatkossa pyytämään ja käyttämään näitä datoja, kattavuus ja laatu kiinnostavat kovasti
    • Tilastokeskuksella on Tilastolain perusteella mahdollisuus velvoittaa vastaamaan
  • Tilastokeskus (Rautanen) korjasi väärinymmärryksen, joka koski sitä, että Tilastokeskus ei voisi tehdä summatason tiedonkeruita
    • Tilastokeskuksella on mahdollisuus tehdä summatason tiedonkeruita
    • Tilastokeskuksen johto on yleisestikin ottanut kannan, että tiedonkeruita on mahdollista jatkaa
    • Tilastokeskuksen näkökulmasta paras ratkaisu olisi edelleen se, että kaikki tarvittavat tiedot saadaan mahdollisimman kattavasti tietovarantoihin 
  • OKM ja Tilastokeskus keskustelevat summatasoisen tiedonkeruun teemasta uudelleen nyt kun väärinymmärrys on selvitetty
  • Todettiin yleisesti, että pelkästään teknisesti toimiva työkalu ei takaa sitä, että tiedonkeruulla saatu tieto on kattavaa ja laadukasta - tarvitaan jonkinlaista laadunvarmistamista 

5  Ajankohtaiskatsaus OPH:n tiedon hyödyntämisen edistämiseen - Puranen (OPH) 

• Puranen esitteli materiaalin pohjalta: TIES 131223 Ajankohtaiskatsaus OPHn tiedon hyödyntämisen edistämiseen, Puranen, OPH.pptx
• Loppuraportti tammikuussa 2024 valmis
• Loppuraportti voisi olla käsiteltävänä aiheena myös uudessa ohjausmallissa

• Loppuraporttiin on tulossa ehdotuksia jatkotoimenpiteistä mm. tietopalveluun liittyvän yhteistyön käynnistämisestä erillisyksiköiden kanssa. Keskustelua käydään vielä myös OKM:n kanssa.

• Keskusteltiin siitä mistä kanavista ja mille tahoille tulee erilaisia tieto- ja tilastopyyntöjä

  • Vipunen ja Vipusen palautelista on tunnistettu omaksi kokonaisuudeksi
    • OPH:n tilastotiimi ja muitakin OPH:n asiantuntijoita lukee Vipusen palautteita ja on vastaamassa palautteisiin opetushallinnon puolelta
  • Systemaattisesti ei vielä ole kartoitettu mitä kautta ja mistä aiheista ja kuinka paljon tulee muita tiedusteluja Vipusen palautelistan ulkopuolelta
  • Osa tiedusteluista menee suotaan asiantuntijoille, jotka mahdollisesti etsivät vastaukset itse Vipusesta. Myös OPH:n Mediatiimille tulee tiedusteluja.
• Todettiin, että olisi hyvä luoda yhtenäisiä toimintamalleja tietopyyntöihin vastaamiseen. Välillä on isojakin pyyntöjä eri tahoilta, ja isoilta medioilta. Olisi hyvä, että on samanlaisia käytäntöjä OPH:ssa ja OKM:ssa suhteessa erilaisiin tietopyyntöihin

6 Jatkuvan oppimisen digitalisaatio -ohjelman (JOD) tietoalustan ja mahd. muiden ajankohtaisten tilannekatsaus - Kytölä (OKM)

• JOD tietoalustaksi valittu DigiFinlandin Tietojohtaja
  • Aikataulu kriittinen JOD näkökulmasta: v. 2025 tehtävä kokonaisuus valmiiksi. Tietojohtajan osalta on suurin valmius lähteä liikkeelle heti.
  • Tietojohtajan osalta säästää kustannuksissa se että se on valmis paketti, jossa mm. käyttöottoprojekti
  • Tekoäly-asiat tuovat reunaehtoja alustalle sen suhteen mitä alustalta vaaditaan
  • Tietojohtajan kanssa määräaikaisen sopimuksen valmistelu käynnissä: 3 vuotta + optiona 1-2 vuotta
  • Ovi pidetään auki muillekin ratkaisuille: on oltava siirrettävissä muuhun ympäristöön tarvittaessa ja parin vuoden päästä tehtävä tästä arvio.
  • Ajatus ja toive on, että nykyisiä osaajia osallistetaan mukaan (mm. OPH, CSC, KEHA)
  • Tietojen saannin sopimuksia valmistellaan
    • 200 tietolähdettä on tunnistettu ja käydään läpi ja priorisoidaan. Osa on avoimia ja osa suljettuja.
  • Yksilölle tulevat palvelut ovat tietoalustan ytimessä ensin. Valtorilta on hankinnassa kehittämis-, testaus- ja tuotantoympäristöt. Pyritään viemään loppuun niin, että tammikuussa 2024 olisi sopimukset ja ympäristöt olemassa.
  •  Vuoden vaihteessa tulossa lisää kehittäjiä mukaan, myös sovellusarkkitehtiosaajia tulossa
• Hanke käynnistää vuoden vaihteen jälkeen ICT 2 -vaiheen kilpailutuksen,  jossa haetaan tunnistetut puuttuvat osaajat
• CSC on mukana analytiikkapuolella, auttamassa tekoälyn ja analytiikan saralla, esim. työpaikkailmoitusdata-analyysin kanssa. Toiveena, että CSC tekisi työn niin valmiiksi, että saataisiin työpaikkailmoitusdatan osalta valmis tuote CSC:ltä.
• Substanssiosaamista on myös KEHA:n puolella teemoista, joista opetushallinnolla ei ole
• JOD Hankkeen käytännön koordinaatio tapahtuu Hanketoimiston kautta
  • Lisäksi on kehittämisryhmä: KEHA, OPH, Digivisio, OKM ja TEM 
  • Tavoitteena poikkihallinnollinen näkökulma
  • Petri Lempinen avainroolissa, ohryn pj.
• RRF rahoituksen näkökulmasta kaksi osaa: JOD:n osuus ja Digivision osuus

7 Nykyisen tietovirta- ja sanastotyön koordinaatioryhmän retro ja ajatuksia tulevaan rakenteeseen - Haapamäki (OKM)

• Tulossa uusi ohjausmalli, jota katsottiin jo viimeksikin:
  • "Opetushallinnon digitaalisten palveluiden tietojohtamisen ohjaus- ja johtoryhmä" - osallistujina johtajia ja asiantuntijoita
  • Johtoryhmän alla on kaksi koordinaatioryhmää:
    • 1) "Opetushallinnon tietojohtamisen koordinaatioryhmä" - ikään kuin nykyinen TIES ja VIpunen yhdessä
      • Työtä tuetaan CSC:ltä hankittavalla asiantuntijatyöllä
    • 2) "Opetushallinnon tietojärjestelmäkehityksen koordinaatioryhmä"
• Tiedustelut jäsenistä lähdössä eri tahoille
• Tilastokeskukselle varataan paikka tietojohtamisen koordinaatioryhmään
• Pidettiin lyhyt retro nykyisen TIES:n toiminnasta
  • Todettiin, että paljon on ollut asioita ja ehkä on ollut aika lailla pistemäisiä asioita viime aikoina.
  • Uudessa rakenteessa olisi perustellumpaa tuoda käsittelyyn laajempia tietovirtoja, esim. identiteetinhallintaan liittyviä asioita.
  • Haaste nykyisessä on osin ollut se, että asioita on jo edistetty muissa niille dedikoiduissa ryhmissä. Tässä yleisemmässä koordinaatioryhmässä on ollut haaste miettiä, mikä on lisäarvo tuoda samoja asioita myös tänne.
  • Nykyinen TIES on kuitenkin myös edistänyt ja varmistanut tiedon jakamista, ettei asioita mene ohi.
  • TIES on ollut hyvä yhteistyöfoorumi Tilastokeskuksen kanssa.

8 Muut ja ilmoitusasiat 

• OPH:n, OKM:n ja Tilastokeskuksen johtajatapaaminen maaliskuussa (tai myöhemmin keväällä)
  • Tapaamista valmistelevien nimettyjen koordinaattoreiden kesken on jo aloitettu asialistan työstäminen. 
  • Tunnistettu tähän mennessä seuraavia aiheita:
    • Pääjohtajien puheenvuorot 
    • Opetushallinnon yhteistyö kulttuuritilastoinnissa
    • Keskeisen tietovarannot koulutustilastojen lähteenä
    • Koulutusdatan tutkimuskäyttö (mm. Datahuone mukana)
    • Tietojohtaminen ja tiedon hyödyntäminen opetushallinnon alla - tarkoitus ottaa tässä esille myös edellä keskustellut tiedonkeruu-uudistukset.

9 Kokouksen päätös

• Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:50