Palvelun yleiskuvaus
Korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelussa (OILI) tarkoituksena on, että korkeakoulujen yhteishaussa opiskelupaikan saanut henkilö (opiskelija) voi sähköisesti ja saumattomasti ilmoittautua opiskelijaksi korkeakouluun. CSC tuottaa korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelun korkeakouluille yhteisen osan. Palvelu tarjotaan korkeakoulujen käyttöön syksystä 2014 alkaen. Palvelun pääasiallisina käyttäjinä tulevat olemaan korkeakoulut, niihin ilmoittautuvat opiskelijat ja ilmoittautumispalvelua ohjaavat korkeakoulujen ja ylioppilaskuntien tai opiskelijakuntien virkailijat.
Korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu toimii uuden opiskelupaikan saaneen opiskelijan käyttämänä. Palvelu käynnistyy, kun vahvasti tunnistautunut opiskelija asioi Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi-palvelussa ja ottaa vastaan korkeakoulujen yhteishaussa saamansa uuden opiskelupaikan. Opintopolku.fi-palvelu kutsuu palvelua ja siirtää opiskelijan asioimaan palvelussa. Palvelu noutaa opiskelijan tiedot opiskelijavalintarekisteristä ja korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta.
Palveluun on tallennettu korkeakoulu- ja opiskelupaikka- (koulutus-) kohtaisesti sääntöjä, jotka ohjaavat opiskelijaksi-ilmoittautumista ja lukukausi-ilmoittautumista (ilmoittautumista). Säännöt voivat olla riippuvaisia opiskelijakohtaisista opiskelijavalintarekisteristä ja korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta saaduista tiedoista. Palvelu ohjaa opiskelijan ilmoittautumisprosessia korkeakoulu- ja opiskelupaikkakohtaisten sääntöjen mukaan opiskelijakohtaisten, noudettujen tietojen perusteella. Sääntöjen opiskelijakohtaisen tulkinnan perusteella Ilmoittautumiseen voi kuulua pakollisia tai vapaaehtoisia maksuja.
Palvelu tarjoaa opiskelijan käytettäväksi reaaliaikaisen verkkomaksamisen mahdollistavan maksupalvelun. Palvelu mahdollistaa sääntöjen mukaan määräytyvien kysymysten esittämisen opiskelijalle ja tallentaa opiskelijan vastaukset. Lopputuloksena palvelu kokoaa korkeakoululle lähetettävän viestin palveluun noudetuista ja palvelussa syntyneistä opiskelijakohtaisista tiedoista. Viesti lähetetään korkeakoulukohtaiseen palvelusoitteeseen tai tallennetaan välivarastoon korkeakoulun noudettavaksi. Lisäksi palvelu lähettää Opintopolku.fi-palvelulle tiedon ilmoittautumisen lopputuloksesta.
Palvelu ohjaa opiskelijan asioinnin seuraavaan vaiheeseen korkeakoulukohtaisesti määriteltyyn osoitteeseen. Palvelussa on käyttöliittymä, mikä mahdollistaa koko palvelua ohjaavalle virkailijalle palvelua koskevien sääntöjen ylläpidon sekä korkeakoulun virkailijalle korkeakoulukohtaisten sääntöjen ylläpidon korkeakoulutasolla tai opiskelupaikkakohtaisesti.
OILI-järjestelmä on vastuussa ilmoittautumistiedon vastaanottamisesta ja keräämisestä, sekä tiedon palauttamisesta Opintopolkuun. Korkeakouluilla on pääsy OILIn tietoihin www-käyttöliittymän kautta. Lisäksi OILI lähettää ilmoittautumis- ja maksutiedot korkeakoulun rajapintaan, mikäli korkeakoulu on sellaisen toteuttanut.
Palvelun hallinta
OILI-palvelun hallinta pohjautuu pitkälti ITIL-malliin, jota sovelletaan tähän palveluun parhaiten sopivaksi; riittävän kevyesti, mutta tarpeeksi kattavasti. Palvelun hallinan keskeiset osat ovat:
- Palvelustrategia
- Palvelusuunnittelu
- Palvelutransitio
- Palvelutuotanto
- Jatkuva palvelun parantaminen
Palvelustrategia
OILI-palvelun strategiana on lyhyellä aikavälillä saada korkeakouluille tuotettua ketterästi ja laadukkaasti palvelu, jolla voidaan hoitaa Opintopolusta korkeakouluihin paikan vastaanottaneiden opiskelijoiden ilmoittautumiset yhteishauissa. Lyhyen aikavälin strategia on tavoitteena saada toteutettua kevääseen 2015 mennessä. Pidemmän aikavälin strategiana on lisätä toiminnallisuuksia korkeakoulujen tarpeiden ja prioriteettien mukaan niin, että OILI-palvelusta voisi tulla korkeakoulukentän standardi kaikkeen ilmoittautumiseen. OILI-palvelun strategista roadmapia suunnitellaan yhdessä palvelun tilaajaorganisaatioiden kanssa, jolloin korkeakoulut saavat palvelusta mahdollisimman kattavan hyödyn kustannustehokkaaseen hintaan.
Palvelusuunnittelu
OILI-palvelun suunnittelu, varsinkin pitkällä tähtäimellä ja jatkokehityksen kannalta kattaa seuraavat kokonaisuudet:
- Palvelun suunnittelun koordinointi
- Palvelun jatkokehityksen ja strategian koordinointi yhteistyössä tilaajien (korkeakoulut) kanssa.
- Palvelun koordinointi kokonaisuutena, huomioonottaen kaikki palvelunhallinnan osa-alueet
- Palvelutason hallinta ja saatavuuden hallinta
- Palvelutason määrittely, saatavuuden määrittely ja muutokset tarpeen mukaan tilaajien kanssa
- Toimenpiteet, joilla palvelutaso ja saatavuus taataan
- Kapasiteetin hallinta
- Palvelun jatkuvuuden hallinta
- Palvelun elinkaaren suunnittelu sopimuskauden aikana
- Palvelun elinkaaren suunnittelu ensimmäisen sopimuskauden jälkeiseen aikaan yhdessä tilaajien kanssa
- Tietoturvan hallinta
Palvelutransitio
Palvelutransition tavoitteena on varmistaa palvelun sujuva käyttöönotto.Palvelutransition keskeiset vaiheet OILI-palvelun osalta ovat seuraavat:
- Suunnittelu
- Palvelun toteutus
- Palvelun testaaminen ja mahdolliset pilotoinnit
- Käyttöönoton suunnittelu ja valmistelu
- Käyttöönotto, transitio
- Katselmointi ja transition päättäminen
Palvelutuotanto
Palvelutuotanto sisältää käytännössä seuraavat prosessit, jotka toteutetaan:
- Poikkeustilanteiden hallinta
- Havaitaan järjestelmässä tai prosesseissa poikkeamat tai virhetilanteet
- Raportoidaan näistä poikkeamista ja analysoidaan nämä
- Tehdään tarvittavat toimenpiteet ja tiedotetaan tarvittavia tahoja
- Vaatimustenmukaisuuden hallinta
- Varmistetaan, että muutokset, korjaukset tai uudet ominaisuudet vastaavat tarpeita ja vaatimuksia
- Identiteetin hallinta (idM)
- Vastataan mm. virkailijoiden tunnuksista, pääsynhallinnasta ja oikeuksista järjestelmään
Jatkuva palvelun parantaminen
Jatkuva palvelun parantaminen on keskeistä varsinkin kriittisissä ja tärkeissä palveluissa. Palvelua on tarkoitus kehittää jatkuvasti seuraavan menentelmän mukaan:
Improvement initiatives typically follow a seven-step process:
- Tunnistetaan kehittämistarve
- Määritellään, miten kehittämiskohdetta voidaan mitata
- Keratään kehittämiskohteeseen liittyvää dataa
- Prosessoidaan ja anaylsoidaan kerätty data
- Esitetään ja käytetään saatu informaatio palvelun parantamiseen
- Toteutetaan parannus käytännössä
Palvelun määrittely, toteutus ja jatkokehitys
Palvleun määrittely perustuu korkeakoulujen kanssa yhteistyössä määriteltyihin vaatimuksiin jo esiselvitysvaiheesta (2013) alkaen. Palvelun keskeiset vaatimukset on käyty korkeakoulujen kanssa yhteistyössä läpi ja niistä on koostettu palvelun roadmap, jota päivitetään palvelun toteutuksen sekä koko sen elinkaaren aikana tarpeien mukaan. OILI-palvelun roadmap löytyy täältä, josta voi tarkastella tarkemmin sitä, missä vaiheessa mitäkin ominaisuuksia palveluun on suunniteltu tulevan. Palvelun fokus on vuonna 2014 ja alkuvuonna 2015 siinä, että korkeakoulujen tuolloin meneillään olevat yhteishaut saadaan järjestettyä ilmoittautumisineen.
Tarkempia määrittelyitä koostetaan toteutuksen aikana palvelun wikialueella sijaitsevaan dokumentaatioon, jossa ne pysyvät ajan tasalla. Korkeakoulujen edustajat (palvelun tilaajat) voivat olla mukana palvelun uusien ominaisuuksien määrittelyssä tarvittaessa. Näin pystytään varmistamaan se, että tilaajan ääni tulee kuulluksi ja uudet ominaisuudet pystytään määrittelemään kaikille tilaajille parhaiten sopivalla tavalla. CSC palvelun toteuttajana kuitenkin pidättää oikeuden tehdä päätökset ominaisuuksien toteutuksesta (ja toteutusjärjestyksestä) ja ilmoittaa tilaajille aina palvelun kehittämiseen liittyvistä päätöksistä tai muista ratkaisuista. CSC esittelee palvelun uudet ominaisuudet ja kehityksen etenemisen korkeakouille yhteisesti, yhdessä sovittavalla tavalla.
Palvelun määrittelyssä, toteutuksessa ja jatkokehityksessä CSC on sitoutunut kuulemaan seuraavia tahoja:
- Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä
- Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opintohallinnon ja tietohallinnon yhteistyöryhmä
- Palvelun tilaajakorkeakoulujen edustajat ja asiantuntijat
Palveluun kohdistuvien vaatimusten ja uusien ominaisuuksien hallintaan tullaan käyttämään kaikille tilaajakorkeakouluille avointa Jira-projektia, jonne muutostarpeet ja jatkokehitysaihiot tullaan tallentamaan hallittavuuden varmistamiseksi.