OILI opiskelijaksi ilmoittautumis- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelun ohjausryhmän kokous
Aika: ti 29.5.2018 klo 10.00 - 12.00
Paikka: https://connect.funet.fi/oili
ASIALISTA
1. Kokouksen avaus
2. Asialistan hyväksyminen
3. Edellisen kokouksen pöytäkirja
4. Palvelun tilannekatsaus
5. Korkeakoulujen ja CSC:n välinen puitesopimus ja OILI
- Puitesopimuksen esittely, Outi Tasala/CSC
- Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus
6. Visio2030-selvitys
- Visio2030-selvityksen esittely, Jonna Korhonen/CSC
- Keskustelu
7. Tiedoksi
- Ohjausryhmän jäsenen nimeäminen Jukka Kohtasen/VY tilalle käsittelyssä KOOTuella 30.5.2018
8. Muut asiat
9. Seuraava kokous
MUISTIO
Aika: 29.5.2018
Paikka: connect.funet.fi/oili
Läsnäolijat
- Marjut Anderson, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (sihteeri)
- Jonna Korhonen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Mikko Markkola, Tampereen yliopisto (puheenjohtaja)
- Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu (varapuheenjohtaja)
- Marko Wilen, Laurea ammattikorkeakoulu
Asiantuntijavieras
- Outi Tasala, CSC
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Mikko Markkola avasi kokouksen klo 10.01.
2. Asialistan hyväksyminen
Ehdotettiin, että kohta 5. Korkeakoulujen ja CSC:n välinen puitesopimus ja OILI käsitellään ennen kohtaa 4. Palvelun tilannekatsaus. Asialista hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
3. Edellisen kokouksen muistio (liite 1)
Muistio hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
4. Palvelun tilannekatsaus (liite 2)
Marjut Anderson esitteli lyhyesti palvelun kuulumiset. Todettiin, että palvelu toimii kuten pitää.
5. Korkeakoulujen ja CSC:n välinen puitesopimus ja OILI
Outi Tasala esitteli Korkeakoulujen ja CSC:n välisen puitesopimusmallin (liite 3). Marjut Anderson kertoi OILI-palvelun osalta sopimuksen vaikutuksista. OILI-palvelun palvelukuvaus, korkeakoulukohtainen palvelutilaus sekä kaikilta Tilaajilta yhtenäinen Käsittelytoimien kuvaus CSC:lle liitetään puitesopimukseen.
Ohjausryhmällä ei ole tarpeita sisällöllisille muutoksille OILI-sopimukseen ja CSC valmistelee tämän pohjalta palvelukuvauksen ja palvelutilauksen muotoilun puitesopimuksen alle. Liitteet käsitellään seuraavassa kokouksessa.
Asian käsittelyn yhteydessä käytiin läpi tietosuoja-asetukseen liittyvät asiat.
- Korkeakoulut ovat rekisterinpitäjiä OILI-palvelun suhteen ja CSC on tietojen käsittelijä. Jokaisella korkeakoululla on oltava voimassaoleva tietosuojaseloste OILIa koskien.
Tämä on rekisterinpitäjän (korkeakoulun) velvollisuus. Tietosuojaseloste on sama kuin rekisteriseloste rikastettuna tietosuoja-asetuksen informointia koskevilla vaatimuksilla. CSC informoi kutakin korkeakoulua asiasta sen varmistamiseksi.
OILI-palvelun yhteydessä on ollut opiskelijoille nähtävillä rekisteriseloste, josta on voinut tulla väärinkäsitystä rekisterinpitäjästä. Korkeakoulujen edustajana ohjausryhmä pyytää CSC:tä poistamaan itsensä rekisterinpitäjänä ja toteuttamaan opiskelijan tullessa hakijan polun kautta OILIin reitin korkeakoulujen tietosuojaselosteisiin. - Ohjausryhmä ohjeistaa CSC:tä miten tietojen käsittely tule jatkossa tehdä korkeakoulujen puolesta.
CSC toimittaa ohjausryhmän pyynnöstä heille kuvauksen siitä miten tietoja nyt käsitellään. Käsittelytoimien kuvaus / ohjeistus käsitellään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa syyskuussa 2018.
6. Visio2030-selvitys
Jonna Korhonen esitteli lyhyesti Oppijana 2030 -selvitystä (liite 4).
Selvityksessä päästiin pureutumaan syvimmälle tarjontatiedon osalta ja ilmoittautumisprosessin todettiin linkittyvän tiiviisti tarjontatiedon mukana saatavilla oleviin tietoihin. Selvitys toimitetaan tilaajalle (OKM) ja asiaa tullaan käsittelemään ja mahdollisia jatkotoimia toteuttamaan syksyllä.
7. Tiedoksi
Ohjausryhmän jäsenen nimeäminen Jukka Kohtasen/VY tilalle on käsittelyssä KOOTuen kokouksessa 30.5.2018.
8. Muut asiat
Ei asioita.
9. Seuraava kokous
Sovittiin syksyn kokousajat seuraavasti:
Pe 7.9. klo 10 – 14 (Tampere)
To 29.11. klo 9 -11 (AC)