Henkilötietojen käsittelytoimista
CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (Toimittaja) on tehnyt korkeakoulujen (Tilaaja) kanssa sopimukset, joiden yhteydessä suoritetaan sellaista palvelua, jossa Toimittaja toimii Tilaajan ylläpitämään henkilörekisteriin kuuluvien henkilötietojen käsittelijänä. Korkeakoulut ovat rekisterinpitäjiä OILI-palvelun suhteen ja CSC on tietojen käsittelijä. Jokaisella korkeakoululla on oltava voimassaoleva tietosuojaseloste OILIa koskien.
Tällä sivulla kuvataan tämänhetkiset (13.11.2018) ohjausryhmän hyväksymät käsittelytoimet, joita Toimittaja henkilötietojen käsittelijänä tekee Tilaajan puolesta, henkilötietojen tyypit sekä käsiteltävät henkilötiedot. Ohjausryhmä päivittää tarpeen mukaan ohjeita. Käsittelytoimien kuvaus liitetään osaksi sopimuksia.
| Henkilötietojen käsittelyperuste ja tarkoitus | Järjestelmään kerättävien henkilötietojen käytön tarkoituksena on:
Palvelun käytöstä lokiin kertyviä henkilötietoja käytetään teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen. Collected personal data is used to:
Personal data in the log files of the server is used for working out technical problems and investigating abuse of the service |
| Käsittelyn luonne | Osapuolet ovat sopineet, että Toimittaja käsittelee kyseisiä henkilötietoja vain Tilaajan pyynnöstä tukeakseen rekisterinpitäjää palvelun käytössä ja ongelmatilanteiden selvittämisessä. |
| Järjestelmätietojen käsittely | OILI-palvelun toimittamisesta sekä palvelun ylläpidosta ja sen käytöstä generoituu teknisten järjestelmien tuottamaa henkilötiedoiksi laskettavaa tietoa esimerkiksi lokitietoa. Näiden tietojen tarkoituksena on OILI-palvelun teknisen järjestelmän ylläpidon varmistaminen ja mahdollinen virhetilanteiden selvittäminen. Järjestelmätietojen osalta Toimittaja noudattaa CSC:n asiakasrekisterin tietotosuojaselostetta, jossa on tietoa muun muassa tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta (CSC:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste). Järjestelmätietoja ei luovuteta palvelusta eteenpäin. |
| Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät | Toimittaja käsittelee Tilaajan puolesta Sopimuksessa sovitun palvelun tuottamiseksi seuraavia Tilaajan henkilörekisteriin kuuluvia henkilötietoja: Virkailijat - opiskelijat Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
The OILI-service holds and processes the following personal data of students:
information about the use of the services generated by technical systems, such as logs, online identifiers |
| Tietojen alkuperä | Hakijan tiedot ja tiedot hakukohteeseen ja koulutukseen liittyen saadaan Opintopolku-palvelun hakijarekisteristä. Ilmoittautumistiedot ja ilmoittautumiseen liittyvät maksutiedot saadaan opiskelijalta itseltään. Voimassaolevat opiskeluoikeus ja lukuvuosi-ilmoittautumistiedot sekä maksutiedot saadaan Virta-tietovarastosta ilmoittautumisoikeuden varmistamiseksi. Jatkavan opiskelijan tunnistetiedot luetaan Haka-tunnistautumisesta. Personal information and information about the study place and study programme from the Studyinfo -service. Enrolment information and payment details are collected from the person enrolling. Valid study rights, registrations for the academic year and payments will be collected from national VIRTA database. Personal information of a continuing student is collected from the Haka identification. |
| Tietojen luovuttaminen | Hakijan henkilötiedot, hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät sekä ilmoittautumiseen liittyvät tiedot laitetaan saataville ilmoittautumisen kohteena olevalle yliopistolle tai ammattikorkeakoululle Jos ilmoittautumiseen liittyy maksuja, hakijan osoitetiedot välitetään Paytrail-palvelulle maksujen suorittamista varten. Ilmoittautumistieto luovutetaan Opintopolun opiskelijavalintarekisteriin. Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Personal information of the student, information about the study place and enrolment details are made available only for a university or university of applied science concerned If enrolment includes payments, the address of the applicant will transferred to Paytrail service Enrolment information will be transferred to Studyinfo.fi Personal data is not transferred outside EU/ETA. |
| Henkilötietojen käsittelyn kesto | Henkilötietoja säilytetään OILI-järjestelmässä yhden (1) vuoden ajan ilmoittautumisesta. |
| Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröity voi itse oikaista antamiaan henkilötietoja tai pyytää niiden poistamista ottamalla yhteyttä tunnistuslähteeseensä sen välittämien tietojen oikaisemiseksi. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. As a data subject, you have the right to inspect the data about yourself that has been saved into the customer register and to demand the correction of inaccurate data or its removal, provided that there is a legal justification for its removal. You also have the right to withdrawal your approval or change it. Please contact home organization if there is inaccurate data provided by it. As a data subject, you have the right under the General Data Protection Regulation (as of 25.5.2018) to oppose the collection of your data or to request that it be restricted and to make a complaint about the processing of personal data to the supervisory authority. |
| Kehen voi olla yhteydessä | Kaikki tätä palvelua koskevat tietosuojaan liittyvät yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjän ilmoittamaan osoitteeseen. |